試論檔案數(shù)字化工程建設的若干問題

文/莊茜

本文試論企業(yè)檔案數(shù)字化建設的相關(guān)問題，無疑會對檔案數(shù)字化建設給以有益的參考與助推作用，值得同行業(yè)者給予關(guān)注

檔案數(shù)字化作為一個新的時代課題，需要厘清幾個基本問題：什么是檔案數(shù)字化?檔案怎樣數(shù)字化?檔案如何數(shù)字化?要弄清上述問題，需要從信息化、數(shù)字化、智能化的角度，研究、探討和處理檔案數(shù)字化的基礎性課題，以促進檔案數(shù)字化工程在系統(tǒng)性管理、規(guī)模化增長以及動態(tài)化循環(huán)等方向的全面發(fā)展。

一、檔案與數(shù)字化概述

檔案是機關(guān)團體、企業(yè)單位開展各類業(yè)務活動直接形成的原始信息和原始憑證，也是其核心的信息資源及重要資產(chǎn)。《中華人民共和國檔案法》對檔案的基本含義解釋為：“檔案是指過去和現(xiàn)在的國家機構(gòu)、社會組織以及個人從事政治、經(jīng)濟、科學、技術(shù)、文化、宗教等活動直接形成的對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄?！睓n案傳輸借助的媒介各式各樣，一方面通過記錄形式辨別差異，例如文字刻鑄、圖表繪制、聲像攝錄等；另一方面通過直讀、機讀等閱讀方式表達，還可以利用載體形式的不同特征進行傳輸，例如在竹木、紙張、布帛、金屬片等載體表面記錄信息。

隨著社會科學技術(shù)逐步發(fā)展與提高，檔案的內(nèi)容、類型、形態(tài)、載體也隨之不斷演變。國內(nèi)外的檔案經(jīng)歷類似的演變階段，即從最開始以自然物作為記載材料，隨后演變?yōu)橐约垙垶橛涊d材料，后來演變?yōu)楣獗P電子數(shù)據(jù)等各類新型記載材料為主的檔案。

數(shù)字化是通過新型數(shù)字技術(shù)將不同信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，并借助數(shù)字科技打造數(shù)字管理體系，生成相應的數(shù)據(jù)資產(chǎn)。數(shù)字化的本質(zhì)在于加速資源整合，利用互聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)信息系統(tǒng)、傳感器、機器視覺等技術(shù)將物理世界中的數(shù)據(jù)進行轉(zhuǎn)換，統(tǒng)一處置、研判實現(xiàn)合理高效的利用價值。

檔案的數(shù)字化，是將紙質(zhì)檔案文件利用技術(shù)手段轉(zhuǎn)化為能夠保存在光盤或檔案管理系統(tǒng)內(nèi)，并可以在計算機系統(tǒng)內(nèi)廣泛應用的數(shù)字圖像、視頻的加工過程。伴隨著計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及存儲技術(shù)等各類技術(shù)運用的更新迭代，誕生了一種全新的檔案信息業(yè)態(tài)，它通過將不同載體的檔案資料以互聯(lián)網(wǎng)形式連接將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，通過數(shù)字化模式進行留存，運用計算機系統(tǒng)加以集中處置，在有序結(jié)構(gòu)的檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)精確、高效地實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。

二、檔案數(shù)字化建設的必要性

作為數(shù)字檔案建設的基本工作，檔案數(shù)字化憑借高新技術(shù)將傳統(tǒng)載體的檔案信息整合成為數(shù)字檔案，在不同層次的網(wǎng)絡領(lǐng)域內(nèi)利用計算機開展相關(guān)工作。對于搜索、查閱電子檔案等諸如此類的日常應用，無論是管理水平還是安全性能均有大幅度提升，同時強化了檔案業(yè)務部門的服務水平和工作效率。檔案作為原生信息資源的數(shù)字化建設是順應潮流發(fā)展的新措施，更是順應時代更迭的新需求，其發(fā)展前景與長遠規(guī)劃意義深遠。

通過檔案信息管理的方式，將檔案內(nèi)容進行分類，分析研判后設計檢索與編目的方式，并進行數(shù)字化儲存等以供查閱與咨詢，可提供高效安全的檔案信息全套服務。因此，當下的信息化檔案管理呈現(xiàn)出它獨特且創(chuàng)新的后天優(yōu)勢，同步展現(xiàn)了優(yōu)越的核心競爭力。

1.檔案數(shù)字化建設強化安全

在實際使用中，由于自然災害等不可抗力和人為因素，導致檔案出現(xiàn)了不可逆的損毀、丟失、篡改等現(xiàn)象，但通過先進技術(shù)手段把傳統(tǒng)載體的檔案變更為數(shù)字化電子檔案后，檔案的使用無疑將變得更為安全。特別是對于歷史久遠的檔案資料，通過數(shù)字化的管理與復制備份，兼具安全與實用雙重性能。

2.檔案數(shù)字化建設降低成本

以手工作業(yè)為主的傳統(tǒng)檔案管理，憑借粗放型模式，即增加人員經(jīng)費的方式進行管理，致使人力、物力管理成本明顯上升。通過數(shù)字化管理檔案將原本紙質(zhì)媒介的文件記錄對象變成機讀檔案，不但節(jié)省了經(jīng)費和占地空間，并且檢索便捷，減少復印檔案導致的不必要的浪費，有利于提高經(jīng)濟效益與社會效益。

3.檔案數(shù)字化建設提高效率

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案庫用以保管文件實體，而現(xiàn)在的數(shù)字化檔案豐富了職能屬性，成為電子信息的交互中心。通過數(shù)字化檔案管理，一方面完成高效率的歸檔流程，通過新手段、新技術(shù)的應用，使檔案檢索變得更加簡便快捷，不受時空約束的同時為業(yè)務發(fā)展與研究決策提供了更為高效的支持。

三、全方位助推檔案數(shù)字化工程建設

檔案數(shù)字化工程建設是一項系統(tǒng)工程，涉及體制機制、保障體系、基礎設施、應用系統(tǒng)、數(shù)字資源以及人才建設等諸多領(lǐng)域的要素。各種要素之間相互促進，相輔相成。要加快實現(xiàn)檔案數(shù)字化，就必須全方位多維度地推進檔案數(shù)字化工程建設。

1.調(diào)整健全體制規(guī)制

首先要從管理體制著手，逐步形成與檔案、信息、技術(shù)類部門合作的方式，形成各業(yè)務部門的聯(lián)合管理與共建模式。按照數(shù)字檔案建設的各項要求，以轉(zhuǎn)型創(chuàng)新為主導，調(diào)整并健全數(shù)字檔案管理制度系統(tǒng)。要針對數(shù)字檔案管理、利用、安全保障等方面建立健全各項規(guī)章制度，制定電子文件管理流程，修訂完善檔案工作流程和電子文件歸檔范圍，明確具體要求，合理設置查找權(quán)限，確保檔案安全有序以及科學化管理。

2.構(gòu)建數(shù)字化檔案室

信息數(shù)字檔案室不是傳統(tǒng)意義上的存放管場所，它要成為信息集控中心，既要有客觀的基礎條件又要有一定的技術(shù)支撐。根據(jù)數(shù)字檔案室基本網(wǎng)絡結(jié)構(gòu)、主要技術(shù)流程以及軟硬件設備配置基本要求，建立符合未來特定時期數(shù)字檔案管理特點、適應數(shù)字檔案室各種管理工作和業(yè)務需要的基礎設施，為數(shù)字檔案提供物質(zhì)保障。完成數(shù)字檔案室的籌劃與建設，需要符合相應的規(guī)范性文件要求，根據(jù)最新版本的《電子文件管理系統(tǒng)通用功能要求》規(guī)定，集成管理不同類別的數(shù)字檔案資源，通過登記、分類、編目、存儲、統(tǒng)計、移交、用戶管理等基礎功能，實現(xiàn)電子文件的規(guī)范性，提供安全可靠的保障。

3.配置先進系統(tǒng)設施

檔案信息化工程建設是集強大功能于一身的技術(shù)應用系統(tǒng)，確保檔案管理能夠在不同業(yè)務領(lǐng)域?qū)崿F(xiàn)安全性能與常規(guī)功能的契合，展示性能優(yōu)秀與高效便捷的成果。技術(shù)應用系統(tǒng)是數(shù)字檔案構(gòu)建的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)檔案管理例如目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字化圖像管理等，主要根據(jù)輔助紙質(zhì)檔案以及數(shù)字化副本管理工作的需要進行設置，管理的對象功能相對簡單。數(shù)字檔案應用系統(tǒng)要與辦公自動化、互聯(lián)網(wǎng)、人工智能系統(tǒng)相銜接才能有效實現(xiàn)電子文件歸檔與管理工作。數(shù)字應用系統(tǒng)建設內(nèi)容多樣、搜索高效、管理嚴格，其成果展示不論在效率抑或是質(zhì)量方面，均有目共睹。

4.開發(fā)信息資源集成

檔案信息資源建設至關(guān)重要，是檔案信息化工程建設的根本與信息來源。作為基礎與核心，檔案信息資源建設主要包括館藏檔案的數(shù)字化和電子文件的收集與應用。

檔案信息的資源采集強調(diào)程序規(guī)范，在開發(fā)信息資源集成的過程中，要嚴格評估程序合規(guī)和技術(shù)規(guī)范，要積極發(fā)揮主觀能動性，在合法合規(guī)的前提下有序開展。全方位推進電子歸檔與檔案管理，認真做好數(shù)字檔案資源集成，確保數(shù)字檔案資源的完整性、真實性、安全性和實用性，以此滿足不同信息的共享需求。

5.狠抓人才業(yè)務培訓

人能盡其才則百事興，檔案數(shù)字化信息建設面臨著人才缺失的現(xiàn)狀。與其他行業(yè)相比，數(shù)字檔案建設領(lǐng)域所需人才大多為專業(yè)復合型人才。高標準的度量與篩選之下，擅長檔案業(yè)務又掌握信息技術(shù)的專業(yè)人才往往數(shù)量稀少，可能大量出現(xiàn)“引得進，留不住”或者“培養(yǎng)緩慢，流失嚴重”的局面。面對深化改革新形勢、創(chuàng)新發(fā)展新要求、高質(zhì)量建設新挑戰(zhàn)，通過培養(yǎng)人才與吸引人才雙管齊下，為數(shù)字檔案的建設與運營壯大人才隊伍規(guī)模，全面提升檔案人才隊伍專業(yè)技能，為數(shù)字檔案建設工作提供充分可靠的人力資源保障。