信息技術(shù)在行政檔案管理工作中的應(yīng)用探究

文/蔣怡莉

行政檔案系企事業(yè)單位最為關(guān)鍵的資源，對(duì)其良好運(yùn)轉(zhuǎn)和長效發(fā)展意義重大。在信息科技日益進(jìn)步的當(dāng)今時(shí)代，信息化已然成為人類社會(huì)的全新發(fā)展方向，各企事業(yè)單位也紛紛將信息技術(shù)引入自身檔案管理中，使得原有管理模式發(fā)生革命性轉(zhuǎn)變。而就目前來看，雖說信息技術(shù)已在多數(shù)企事業(yè)單位普及，但其在行政檔案管理環(huán)節(jié)的應(yīng)用狀況尚不夠理想，仍存在諸如人才匱乏、信息外泄或失真等問題，這勢必會(huì)對(duì)檔案資源管理最終效果造成消極影響，甚至威脅企業(yè)的長久發(fā)展。由此得知，應(yīng)深入探索信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用機(jī)制及途徑，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)和檔案工作的有機(jī)融合，使企事業(yè)行政效率的全面提高成為可能。

一、信息技術(shù)在行政檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值

1.優(yōu)化檔案資源配置，提升檔案管理水平

行政檔案所涉及的數(shù)據(jù)資源不計(jì)其數(shù)，管理工作極為繁雜，稍有不慎便會(huì)出現(xiàn)紕漏，給單位的日常運(yùn)轉(zhuǎn)帶來負(fù)性影響。而信息技術(shù)的應(yīng)用，可有效破除以往檔案管理的諸多局限，促使檔案工作朝著數(shù)字化方向大步前進(jìn)。從職能方面來看，傳統(tǒng)行政檔案工作更偏于資源儲(chǔ)存，而信息化檔案工作則更注重管理和服務(wù)，且能夠顯著強(qiáng)化管理的規(guī)范性及合理性，使檔案資源的配置得以優(yōu)化，確保內(nèi)部可享受到兼具高效性和便捷性的高質(zhì)量服務(wù)。除此以外，有效推進(jìn)行政檔案工作和信息技術(shù)的融合還能將檔案工作從業(yè)者從繁雜的工作中解放出來，在信息技術(shù)加持下，檔案工作將更加規(guī)范化和綜合化，資源管理水平也將得到大幅提升，為各項(xiàng)檔案工作的有序推進(jìn)夯實(shí)了基礎(chǔ)[1]。

科技的迅猛發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)的普及促使社會(huì)向信息化方向不斷前進(jìn)，在如此環(huán)境下，行政檔案管理轉(zhuǎn)型發(fā)展迫在眉睫。傳統(tǒng)管理模式在檔案存儲(chǔ)、資源檢索等方面的短板在信息時(shí)代愈發(fā)凸顯，將信息技術(shù)融入行政檔案管理是大勢所趨。本文就信息技術(shù)和行政檔案管理的融合發(fā)展展開討論，指出信息技術(shù)給檔案管理帶來的便利及其應(yīng)用局限，并提出優(yōu)化策略

2.提供決策支持，推動(dòng)業(yè)務(wù)高效進(jìn)展

企業(yè)日常運(yùn)營會(huì)產(chǎn)生諸多檔案資源，而這些檔案的實(shí)際利用狀況也會(huì)反過來影響企業(yè)運(yùn)營。通常來說，完整且準(zhǔn)確的信息資源可協(xié)助管理層作出科學(xué)決策，便于其及時(shí)且高效地處理工作問題，對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)作至關(guān)重要。由此看來，加大信息技術(shù)同行政檔案工作的融合力度是十分必要的。同時(shí)，行政檔案還能為管理層提供往期業(yè)務(wù)信息，使其能對(duì)以往經(jīng)營狀況有清晰且全面的認(rèn)知，并據(jù)此來明確未來階段的經(jīng)營方案和發(fā)展規(guī)劃，使得企業(yè)整體經(jīng)營戰(zhàn)略更具科學(xué)性。信息化建設(shè)在行政檔案工作中的有效落實(shí)，為管理層及時(shí)調(diào)用檔案資源創(chuàng)造了便利條件，能最大限度挖掘并應(yīng)用價(jià)值資源，為決策的確定提供了有力支持，是推動(dòng)各項(xiàng)業(yè)務(wù)高效進(jìn)展的重要途徑。

3.節(jié)省人力成本，提高處理效率及準(zhǔn)確率

近些年，機(jī)械替代人工在各領(lǐng)域極為普遍，檔案文件的生成及管理也由人工操作漸漸轉(zhuǎn)為智能化處理，這一轉(zhuǎn)變?cè)谡宫F(xiàn)信息科技強(qiáng)大功能的同時(shí)，也使得行政檔案工作的效率及效益得以同步提升。在信息技術(shù)支持下開展檔案管理，可有效減少人力投入，也降低了因人工失誤所致的檔案記錄、分類及排序環(huán)節(jié)的誤差風(fēng)險(xiǎn)，且數(shù)字化處理更為迅速便捷，資源處理速度遠(yuǎn)高于人工操作。

二、信息技術(shù)在我國行政檔案管理中的應(yīng)用局限

1.安全問題

涉及計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)及大數(shù)據(jù)等先進(jìn)手段的信息技術(shù)是行政檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的必要技術(shù)，但在資源高度開放與共享的互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，檔案安全問題愈發(fā)突出。在對(duì)行政檔案進(jìn)行管理時(shí)，往往需結(jié)合檔案等級(jí)來實(shí)施層級(jí)化管理，針對(duì)保密性較強(qiáng)的文件，應(yīng)通過系統(tǒng)操作予以加密。與此同時(shí)，還要借助數(shù)據(jù)監(jiān)測等技術(shù)來掌控整個(gè)管理系統(tǒng)的運(yùn)作狀況，做好防火墻的裝置及完善工作，為檔案文件的安全提供保障。若不能及時(shí)在檔案管理系統(tǒng)中落實(shí)加密設(shè)置及權(quán)限管理，很大概率會(huì)出現(xiàn)資源外泄、損毀等不利于企業(yè)健康運(yùn)營的危險(xiǎn)事件，對(duì)企業(yè)帶來的經(jīng)濟(jì)損失及負(fù)面影響是難以估量的[2]。由此可見，若想推動(dòng)行政檔案工作的信息化發(fā)展，解決資源安全問題勢在必行。

2.人才問題

部分行政檔案管理崗在職人員雖具備豐富的檔案工作經(jīng)驗(yàn)，但其專業(yè)技術(shù)和思想觀念相對(duì)滯后，其所儲(chǔ)備和積累的方法往往更適用于傳統(tǒng)的紙質(zhì)行政檔案，在信息化管理中稍顯不足，這是制約行政檔案信息化管理高效推進(jìn)的主要因素之一。想要真正做到信息化檔案管理，檔案工作者不光要悉知現(xiàn)代化的檔案管理技術(shù)及技巧，同樣也需擁有出色的信息化業(yè)務(wù)能力，可靈活運(yùn)用各類智能檔案處理軟件及信息系統(tǒng)，從而更加輕松地勝任信息化檔案建設(shè)及后續(xù)的管理工作。就目前來說，一些行政檔案管理者的專業(yè)知識(shí)儲(chǔ)備及業(yè)務(wù)能力還需進(jìn)一步強(qiáng)化，個(gè)別企業(yè)尚未意識(shí)到自身檔案工作的滯后性，也沒能科學(xué)規(guī)劃檔案人才的選聘及培教管理方案，檔案工作的信息化發(fā)展面臨一定阻礙。

3.信息收集問題

雖然多數(shù)企事業(yè)單位已著手準(zhǔn)備行政檔案工作的信息化建設(shè)，但在實(shí)際管理中卻未能充分發(fā)揮并利用信息技術(shù)在檔案處理方面的價(jià)值。部分單位在歸整檔案文件時(shí)欠缺完整性和連貫性，使得檔案管理的總體效率及質(zhì)量難以得到改進(jìn)。同時(shí)，各單位行政檔案信息涉及面較廣，并非局限于單一科室。檔案獲取渠道的多元化及信息內(nèi)容的差異化顯著增加了工作的繁雜度，同時(shí)也將對(duì)信息的完整度及準(zhǔn)確性造成一定影響，阻礙了信息化建設(shè)在行政檔案工作中的穩(wěn)步推進(jìn)。除此以外，單位內(nèi)部所提供的資源文件因科室差異而不同，信息數(shù)據(jù)欠缺統(tǒng)一性，且部分檔案數(shù)據(jù)難以在信息化管理系統(tǒng)中完整顯示出來，并因此失去自身價(jià)值，同時(shí)還會(huì)對(duì)檔案信息共享造成一定破壞，這對(duì)行政檔案的信息化管理是非常不利的。

三、信息技術(shù)融入行政檔案管理的策略

1.健全信息化管理體系

良好的管理體系是順利開展信息化檔案工作的必要支持，各單位若想從本質(zhì)上推動(dòng)信息技術(shù)和行政檔案管理的融合發(fā)展，必須重視并認(rèn)真落實(shí)好管理體系的開發(fā)與完善工作。一方面，各單位要對(duì)紙質(zhì)檔案作出科學(xué)的改革規(guī)劃，實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案向電子檔案的完美轉(zhuǎn)變，借助先進(jìn)的統(tǒng)計(jì)算法來完成數(shù)字檔案的歸整、分類及排序工作。開發(fā)管理體系時(shí)，可將時(shí)間、科室及類別等視作檔案信息分類及管理的依據(jù)，且要在錄入環(huán)節(jié)加強(qiáng)管控，確保檔案信息的詳細(xì)與完整[3]；另一方面，各單位應(yīng)當(dāng)做好信息的安全防護(hù)工作，定期對(duì)管理系統(tǒng)中所儲(chǔ)備的檔案信息進(jìn)行維護(hù)，及時(shí)更新諸如安全衛(wèi)士、防火墻等軟件，同時(shí)要實(shí)時(shí)更新檔案信息，以保障信息的時(shí)效性。

2.優(yōu)化人才管理機(jī)制

檔案工作者觀念和技術(shù)的滯后是行政檔案信息化發(fā)展道路上的一大阻礙，這將直接影響單位行政檔案的管理及應(yīng)用水平。為消除人才貧瘠這一難題，各單位要對(duì)當(dāng)前人才管理機(jī)制作出相應(yīng)整改與優(yōu)化，在選聘階段加大考核力度，對(duì)應(yīng)聘人才進(jìn)行全方位綜合考評(píng)，從源頭處把控人才質(zhì)量。針對(duì)在職人員，要定期組織其參與系統(tǒng)的信息化培教，并推行混合培教模式，為在職檔案工作者提供更多的專業(yè)學(xué)習(xí)資源獲取渠道，以便其更加系統(tǒng)地掌握信息技術(shù)并將其靈活用于檔案管理工作中，從而提升單位行政檔案工作的信息化水平。在此同時(shí)，檔案工作從業(yè)者也應(yīng)當(dāng)積極解放思想，認(rèn)清時(shí)代形勢，在業(yè)余時(shí)間主動(dòng)搜集并學(xué)習(xí)同信息化檔案建設(shè)及管理有關(guān)的專業(yè)知識(shí)及技術(shù)方法，不斷精進(jìn)自身綜合實(shí)力[4]。此外，檔案工作者也要主動(dòng)發(fā)掘行政檔案中的價(jià)值信息，協(xié)助單位管理層創(chuàng)建并完善基于信息技術(shù)的專業(yè)化行政檔案管理體系，為檔案管理信息化水平的提升及單位的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展保駕護(hù)航。

3.完善檔案管理有關(guān)制度

制度既可作為行為的矩尺，亦可作為行為的保障。各單位要充分考慮時(shí)代趨勢和行政檔案工作的切實(shí)需求，以數(shù)字化行政檔案建設(shè)為起點(diǎn)，完善行政檔案工作有關(guān)制度，為信息化檔案管理提供方向指引和制度保障。首先，單位需維護(hù)行政檔案信息的完整性及安全性，并依據(jù)國家和區(qū)域?qū)π姓n案工作提出的標(biāo)準(zhǔn)來明確管理制度，從多方面約束在職人員的工作行為，并克服信息化建設(shè)期間出現(xiàn)的各類問題，確保崗位人員能規(guī)范地開展信息化管理工作。其次，單位要細(xì)化檔案管理崗位職責(zé)，依據(jù)內(nèi)部情況制定或重構(gòu)考核制度，在合理范圍內(nèi)適當(dāng)擴(kuò)充考核指標(biāo)，以規(guī)范人員行為，調(diào)動(dòng)其工作熱情，為行政檔案工作的信息化發(fā)展提供人才支撐。

通過上述分析與研究可以看出，信息技術(shù)的應(yīng)用為行政檔案管理帶來了諸多便利，各單位應(yīng)當(dāng)深入剖析信息技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用機(jī)制和具體途徑，大力推進(jìn)信息化行政檔案建設(shè)，不斷優(yōu)化檔案管理成效，使信息技術(shù)及行政檔案資源更好地服務(wù)于單位發(fā)展。