淺談水利工程檔案保管措施

梁艷麗，馬 娥

（河南省陸渾水庫(kù)運(yùn)行中心，河南 洛陽(yáng) 471003）

1 確保水利工程檔案的完整是做好檔案保管工作的前提

水利工程檔案貫穿水利工程項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是真實(shí)的歷史紀(jì)錄，是工程質(zhì)量管理、資金監(jiān)管的重要依據(jù)，也是工程運(yùn)行管理、維修養(yǎng)護(hù)的重要依據(jù)。第一、圍繞特定的生產(chǎn)對(duì)象形成的；第二、隨著水利工程生產(chǎn)建設(shè)的進(jìn)程而形成的；第三、水利工程生產(chǎn)建設(shè)的邏輯程序決定了水利工程檔案的成套性；第四、水利工程檔案是由文件資料轉(zhuǎn)化來(lái)的。它包括有保存價(jià)值的文件、圖紙、光盤(pán)等載體的文件材料。

水利工程檔案具有極高的保存和利用價(jià)值，凡進(jìn)館的水利工程檔案要收集齊全并進(jìn)行嚴(yán)格、全面的檢查。一方面要檢查檔案質(zhì)量，確保其遵循專(zhuān)業(yè)性、成套性、現(xiàn)實(shí)性和復(fù)用性的特點(diǎn)，確保其完整無(wú)缺；另一方面要仔細(xì)檢查檔案的保管質(zhì)量，包括各種載體的質(zhì)量、信息記錄的質(zhì)量，有無(wú)霉斑、蟲(chóng)蛀、受潮等痕跡，以采取適當(dāng)?shù)拇胧?，確保檔案能夠長(zhǎng)久地保存。因此，確保水利工程檔案的完整是做好檔案保管工作的前提。

2 水利工程檔案的損壞規(guī)律

水利工程檔案貫穿水利工程建設(shè)過(guò)程的各個(gè)階段，水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù)，除了做好水利工程檔案的收集、整理等工作外，還應(yīng)掌握水利工程檔案的損壞規(guī)律，以防止水利工程檔案的損壞。水利工程檔案的損壞規(guī)律包括兩個(gè)部分：一是檔案制成材料損壞規(guī)律；二是檔案保護(hù)的技術(shù)方法。近年來(lái)隨著水利工程項(xiàng)目增多，隨之產(chǎn)生的水利工程檔案數(shù)量也相應(yīng)增加，檔案制成材料的種類(lèi)也增加，有紙質(zhì)檔案、音像檔案等不同載體的檔案。水利工程檔案的損壞，一般是由人為因素或自然因素造成的。人為因素是指檔案人員和利用者在工作中因操作失誤而引起的。自然因素包括內(nèi)因和外因兩個(gè)方面：內(nèi)因是指水利工程檔案制成材料的老化。不僅要了解損壞檔案的內(nèi)在因素，同時(shí)還應(yīng)了解破壞檔案的外界因素。在水利工程檔案已經(jīng)形成，內(nèi)因既定的情況下，人們對(duì)檔案存在環(huán)境控制的效果，對(duì)于保護(hù)檔案，起到?jīng)Q定性作用。外因是指水利工程檔案保管環(huán)境中各種有害因素的影響，主要包括不適宜的溫濕度、光、灰塵、磨損等物理因素；各種有害雜質(zhì)、有害氣體、污斑等化學(xué)因素；還有鼠類(lèi)、霉菌等生物因素對(duì)檔案的危害。掌握水利工程檔案的損壞規(guī)律，有針對(duì)性地加強(qiáng)防護(hù)，才能避免水利工程檔案的損壞，相應(yīng)地延長(zhǎng)檔案的使用壽命，使其更長(zhǎng)久地服務(wù)于生產(chǎn)工作中。

3 提供有利于水利工程檔案保管的條件

3.1 應(yīng)建設(shè)專(zhuān)用的水利工程檔案庫(kù)房

維護(hù)水利工程檔案的完整與安全，是水利工程建設(shè)過(guò)程的重要內(nèi)容，為水利工程檔案創(chuàng)造良好的保管條件是必要和必需的，凡大中型水利工程都應(yīng)建造符合檔案管理要求的檔案庫(kù)房。從安全方面考慮，庫(kù)房要遠(yuǎn)離民用住宅，遠(yuǎn)離危險(xiǎn)源，也應(yīng)避免建在地勢(shì)較低和樓頂?shù)奈恢谩n案庫(kù)房?jī)?nèi)應(yīng)配備符合實(shí)際需要的檔案柜或密集架，并配備空調(diào)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備。水利工程檔案庫(kù)房是保存檔案的重要場(chǎng)所，一般情況下，只有專(zhuān)職人員能夠進(jìn)入，非專(zhuān)職人員原則上不能進(jìn)入。

3.2 應(yīng)設(shè)置專(zhuān)職水利工程檔案工作人員

水利工程檔案工作已融入水利工程建設(shè)與管理的全過(guò)程，是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分，但在實(shí)際工作中存在重建輕管的現(xiàn)象：工程建設(shè)單位對(duì)檔案工作不夠重視，工程項(xiàng)目檔案管理人員配置不足，檔案工作經(jīng)費(fèi)欠缺，重視工程建設(shè)進(jìn)度，輕視文件和檔案管理工作，導(dǎo)致竣工驗(yàn)收時(shí)，檔案質(zhì)量不高，又再次返工整理文件資料，耗費(fèi)大量人力物力，拖延竣工驗(yàn)收的時(shí)間。所以，應(yīng)當(dāng)在水利工程建設(shè)初期就明確分工，設(shè)置專(zhuān)職檔案人員以及分管領(lǐng)導(dǎo)，明確相關(guān)人員的崗位職責(zé)，健全責(zé)任制度，使水利工程建設(shè)和檔案工作同步有序進(jìn)行，確保水利工程檔案規(guī)范和安全，同時(shí)也滿足水利工程建設(shè)項(xiàng)目在建設(shè)、管理、運(yùn)行和維護(hù)等活動(dòng)中產(chǎn)生的信息等方面的需要。

3.3 應(yīng)保證日常水利工程檔案的收集和整理

由于水利工程檔案所擁有的利用和參考價(jià)值，使得水利工程檔案成為了工程質(zhì)量管理的重要方面。所以，在水利工程建設(shè)初期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理，在工程階段驗(yàn)收和竣工驗(yàn)收時(shí)，要審查水利工程檔案的內(nèi)容和質(zhì)量。如果參建單位未按要求提交水利工程檔案，是不能通過(guò)驗(yàn)收的；如果水利工程檔案質(zhì)量達(dá)不到要求，項(xiàng)目法人也不能返還其工程質(zhì)量保證金。所以，水利工程檔案工作應(yīng)納入工作日常，不僅要注意日常文件資料的收集和整理，避免缺頁(yè)、破損、沾染污漬、發(fā)霉等情況發(fā)生，更要注意在水利工程建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的照片、錄音、錄像等聲像材料的收集和整理，并標(biāo)注清楚事由、時(shí)間地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容，做好日常水利工程檔案的收集和整理，為水利工程檔案的保管提供良好的條件。

4 水利工程檔案保管技術(shù)措施

4.1 水利工程檔案保管技術(shù)應(yīng)遵循的防護(hù)措施

在水利工程檔案保管工作中首先要樹(shù)立預(yù)防為主的觀念，隨時(shí)注意發(fā)現(xiàn)各種不利因素，加強(qiáng)和改進(jìn)防范和維護(hù)措施，把可能出現(xiàn)的損毀現(xiàn)象消滅在萌芽階段。堅(jiān)持預(yù)防為主，還要注意防治結(jié)合。對(duì)已經(jīng)損毀的水利工程檔案要及時(shí)修復(fù)，對(duì)不利的保護(hù)問(wèn)題及時(shí)治理，才能切實(shí)提高保護(hù)工作的效益和水平。檔案庫(kù)房應(yīng)做好以下防護(hù)措施：①檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防盜門(mén)、窗，并配置攝像裝置等設(shè)施，做到防患于未然。②檔案庫(kù)房應(yīng)安裝防光窗簾，減少日光照射，盡量使用普通鎢絲燈泡，因?yàn)槿展夂腿展鉄糁械淖贤饩€會(huì)加速檔案紙張的老化。③高溫環(huán)境加速紙張的水解、氧化，水利工程檔案保存環(huán)境的溫濕度調(diào)控應(yīng)符合一般檔案庫(kù)房的溫濕度要求，即溫度在14 ℃～24 ℃，相對(duì)濕度在45%～60%，可通過(guò)自然通風(fēng)、配置空調(diào)、去濕機(jī)等方法進(jìn)行調(diào)控，以達(dá)到庫(kù)房理想的溫濕度。④檔案庫(kù)房?jī)?nèi)禁止吸煙和使用明火，配置滅火器等消防器材，并建立嚴(yán)格的防火制度。⑤清理檔案庫(kù)房灰塵?；覊m對(duì)水利工程檔案的損害有三個(gè)方面：一是物理性破壞，可導(dǎo)致檔案字跡不清、損壞紙張纖維等；二是化學(xué)性破壞，可對(duì)水利工程檔案產(chǎn)生腐蝕作用；三是生物性破壞，可使水利工程檔案滋生霉菌。庫(kù)房周?chē)煞N樹(shù)、種草，進(jìn)行綠化，以防止風(fēng)沙和塵土，以避免灰塵對(duì)水利工程檔案的損壞。⑥庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放食品和雜物，應(yīng)保持干凈衛(wèi)生的環(huán)境。在高溫、潮濕情況下，害蟲(chóng)繁殖快，所以，要嚴(yán)格控制好水利工程檔案庫(kù)房的溫、濕度，并定期放置和更換防蟲(chóng)藥盒，以避免滋生微生物和害蟲(chóng)。因此，檔案保管工作應(yīng)滿足“十防”措施，即防火、防光、防水、防塵、防蟲(chóng)、防高溫、防低溫、防細(xì)菌、防霉菌、防有害氣體。做好這“十防”工作，就避免了自然和人為因素對(duì)檔案造成的損壞。

4.2 水利工程檔案根據(jù)制成材料不同采取相應(yīng)的保管措施

①底圖制成材料多為不耐久保存的硫酸紙或滌綸薄膜等，材料折疊的印跡容易斷裂，影響底圖的保管壽命，因此，底圖可以平放保存或者將底圖按套卷起來(lái)，放入專(zhuān)用底圖柜。②藍(lán)圖要將正面向內(nèi)，以手風(fēng)琴風(fēng)箱式折疊成A4幅面大小，右下角的圖標(biāo)應(yīng)反折后露在外面，采取折疊組卷保存。③膠片檔案應(yīng)避免陽(yáng)光照射和微生物的危害，還應(yīng)在適宜的溫濕度環(huán)境中保存。膠片在入庫(kù)前要進(jìn)行嚴(yán)格檢驗(yàn)，出入庫(kù)必須經(jīng)過(guò)溫、濕度的調(diào)節(jié)。④水利工程檔案中的磁性載體檔案分為磁帶檔案、磁盤(pán)檔案等。磁性載體檔案應(yīng)避免周?chē)艌?chǎng)的干擾，不要把磁化杯、磁鐵等磁性材料制品帶入檔案庫(kù)房。防磁是保護(hù)磁性材料的主要問(wèn)題，否則磁性記錄信號(hào)在外磁場(chǎng)中會(huì)衰減甚至消失，所以，應(yīng)將磁性材料放入防磁柜中保存，每隔6-12 月，磁帶需及時(shí)重新轉(zhuǎn)錄，重要的機(jī)讀磁盤(pán)，每3-5 年應(yīng)復(fù)制一次。為延長(zhǎng)磁盤(pán)檔案壽命，應(yīng)減少使用。拿取光盤(pán)時(shí)，不能觸碰數(shù)據(jù)區(qū)，避免機(jī)械劃傷和污染，同時(shí)還應(yīng)注意防塵和防有害氣體侵入，以避免磁介質(zhì)發(fā)霉分解，導(dǎo)致丟失數(shù)據(jù)。⑤在借閱利用方面也要做好保護(hù)措施，水利工程檔案的出借要有明確的歸還期限，借閱者應(yīng)當(dāng)悉心愛(ài)護(hù)，妥善保管，不能在檔案材料上修改、涂抹、勾畫(huà)或作其他標(biāo)記，更不能將檔案轉(zhuǎn)借他人，以防丟失、泄密。

5 做好水利工程檔案保管工作的意義

水利工程檔案是在水利工程前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段形成的，是具有保存價(jià)值的文字、圖像、圖表、音像等不同形式的歷史紀(jì)錄。這些文件材料反映了工程建設(shè)過(guò)程的具體情況，為工程質(zhì)量評(píng)定、事故責(zé)任的認(rèn)定、日后的維修保養(yǎng)提供依據(jù)和憑證，具有重要利用價(jià)值，一旦遭到破壞，很難使其恢復(fù)原貌。當(dāng)前，水利工程建設(shè)項(xiàng)目如雨后春筍，項(xiàng)目多、資金量大，做好水利工程檔案管理工作意義重大。水利工程檔案是為了利用而產(chǎn)生的，做好水利工程檔案保管工作是保證水利工程檔案利用的重要手段。設(shè)立專(zhuān)用的檔案庫(kù)房、設(shè)置專(zhuān)職檔案人員、做好日常的水利工程檔案的收集和整理，采取有效的防護(hù)措施，克服損壞檔案的各種因素，使水利工程檔案能在較長(zhǎng)時(shí)間內(nèi)發(fā)揮作用，更好地為水利事業(yè)服務(wù)，是檔案管理工作的意義之所在。