財務(wù)共享模式下的供應(yīng)商付款智能審批體系研究
——基于華潤醫(yī)商的案例分析

文 · 華潤醫(yī)藥商業(yè)集團有限公司 張歡

一、引言

后疫情時代，全球經(jīng)濟處于深度調(diào)整中，我國經(jīng)濟下行的趨勢尚未逆轉(zhuǎn)，國有企業(yè)仍面臨消費收縮、供給沖擊、預(yù)期減弱三重壓力。國務(wù)院國資委要求央國企強化精益化管理水平，著力提升盈利能力，穩(wěn)定宏觀經(jīng)濟大盤。為加強財務(wù)管理水平、提升公司整體經(jīng)營效率，越來越多企業(yè)的改革重心由“管理規(guī)范化”“程序標準化”向“流程優(yōu)化”轉(zhuǎn)變，而財務(wù)共享服務(wù)正是這種轉(zhuǎn)變中最重要的價值體現(xiàn)之一。財務(wù)共享服務(wù)為集團內(nèi)部成員提供了標準化、流程化、高效率、低成本的財務(wù)服務(wù)，而供應(yīng)商付款審批流程，則是財務(wù)共享服務(wù)中心最為普遍的業(yè)務(wù)流程，改進并強化該業(yè)務(wù)流程對企業(yè)而言具有極為重要的意義。供應(yīng)商付款審批流程通過與票據(jù)影像系統(tǒng)、E R P系統(tǒng)、網(wǎng)銀系統(tǒng)、供應(yīng)商管理系統(tǒng)等對接，實現(xiàn)基于信息系統(tǒng)的高效共享服務(wù)。但是，在財務(wù)共享中心實施過程中，不同的企業(yè)特別是大型企業(yè)集團，普遍存在E R P 等業(yè)務(wù)系統(tǒng)較復(fù)雜、供應(yīng)商付款業(yè)務(wù)場景較多的情況，在標準化方面有待加強，并且，隨著新技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，在如何讓付款審批更自動、更智能方面，亟須進行深入研究。

二、文獻綜述

隨著人工智能和大數(shù)據(jù)技術(shù)的迅速發(fā)展，財務(wù)信息化、智能化成為近年來的熱門話題，是大型企業(yè)集團關(guān)注和應(yīng)用的焦點。財務(wù)共享服務(wù)在歷經(jīng)多年發(fā)展后已經(jīng)從概念導(dǎo)入時期進入快速發(fā)展階段，越來越多的中國企業(yè)開始建立起財務(wù)共享服務(wù)中心，而在理論界將財務(wù)共享服務(wù)與智能化應(yīng)用相結(jié)合的研究也越來越多。

程平 等（2018）將研究重心放在財務(wù)共享服務(wù)中心現(xiàn)有業(yè)務(wù)流程進行改進與優(yōu)化設(shè)計上，認為費用報銷流程具有代表性，標準化程度高，并且具有重復(fù)性的特點，故而將機器人流程自動化（RPA）技術(shù)與費用報銷流程相結(jié)合，圍繞財務(wù)共享服務(wù)中心費用報銷流程在報銷申請、票據(jù)自動審批、資金支付管理三大核心模塊進行機器人流程自動化的優(yōu)化設(shè)計。

李青霞（2021）基于大數(shù)據(jù)背景，闡述了財務(wù)審批方式、資金監(jiān)管方式、信息采集方式、財務(wù)核算手段發(fā)生改變的財務(wù)管理工作現(xiàn)狀，提出了進行綜合財務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)的搭建，主要包括資金審批、使用和管理全流程信息化處理、費用報銷業(yè)務(wù)智能化處理路徑以及以會計核算軟件為核心的系統(tǒng)接口智能化改造，以此影響和引導(dǎo)企業(yè)未來的發(fā)展方向。

蔣堅強 等（2021）以某通信運營公司A為例，介紹了光學(xué)字符識別（OCR）、規(guī)則引擎、自然語言處理（NLP）、機器學(xué)習(xí)技術(shù)在財務(wù)審核領(lǐng)域的探索與實踐。A公司依托人工智能技術(shù)完成了合同智能審閱平臺與單據(jù)智能審核平臺的建設(shè)與打造，主要包括合同智能審閱和單據(jù)智能審核，有效提升了審核效率，解放了財務(wù)人力，促進了業(yè)財融合，為財務(wù)的轉(zhuǎn)型與突破提供了重要支持。

鄒偉平 等（2022）進行了智慧財務(wù)共享管理的探索，以國網(wǎng)河北電力公司建立的“AI財務(wù)蜂眼”系統(tǒng)為案例，詳細介紹了該系統(tǒng)“全票種報賬終端”和“人工智能單據(jù)審核系統(tǒng)”兩大部分的財務(wù)功能與運作流程。該智能系統(tǒng)不僅實現(xiàn)了會計業(yè)務(wù)過程的自動化，而且通過人工標注和審核的積累進行智能算法訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，實現(xiàn)了算法迭代升級，提升了企業(yè)的創(chuàng)新水平。

李小俊(2023)以J醫(yī)藥企業(yè)財務(wù)共享構(gòu)建為例，探討了醫(yī)藥企業(yè)在財務(wù)共享方面的建設(shè)流程及效果。J公司近年來不斷強化ERP系統(tǒng)，并于2021年逐漸開始了對財務(wù)共享服務(wù)平臺（FSSC）的搭建。該舉措將業(yè)務(wù)處理模式成功轉(zhuǎn)型，由分散重復(fù)的傳統(tǒng)模式轉(zhuǎn)型為高度集成的平臺化服務(wù)共享模式，從而為建設(shè)業(yè)財融合的價值型財務(wù)、智能高效的數(shù)字化財務(wù)奠定了基礎(chǔ)，同時，為財務(wù)共享平臺研究提供了良好的實踐經(jīng)驗。

綜觀上述文獻研究，對財務(wù)智能的探索實現(xiàn)了由管理體系構(gòu)建到流程優(yōu)化和再造的轉(zhuǎn)變。前些年智能財務(wù)尤其是智能審批的研究重心在于規(guī)則引擎的建立和完善，即把規(guī)則預(yù)置到規(guī)則庫形成規(guī)則引擎，從而實現(xiàn)自動把業(yè)務(wù)語言轉(zhuǎn)成會計語言，實現(xiàn)審核過程的自動化。但是，隨著大型企業(yè)集團業(yè)務(wù)量的逐漸增加，類型更加復(fù)雜，規(guī)則引擎往往無法窮舉出所有業(yè)務(wù)的審核規(guī)則并進行配置，梳理審核規(guī)則也需要大量資源投入。近年來，財務(wù)智能的概念逐漸由自動化向智能化拓展，A I智能審核成為新的研究方向。通過對A I的訓(xùn)練，迭代更新算法，不僅考慮規(guī)則引擎的校驗結(jié)果，而且會考慮到其他潛在風(fēng)險因素，使判斷依據(jù)更為全面、智能。

除此之外，前人對財務(wù)智能審批的探索和應(yīng)用多集中于費用報銷環(huán)節(jié)，因為費用報銷在會計核算中的占比大、標準化程度高，并具有重復(fù)性的特點。但本文的案例華潤醫(yī)商處于醫(yī)藥流通行業(yè)，其供應(yīng)商為藥品制造企業(yè)。由于醫(yī)藥行業(yè)商品種類繁多，供應(yīng)商的數(shù)量非常龐大，因此應(yīng)付賬款管理在集團財務(wù)核算中占據(jù)相當(dāng)大的比重，對集團的經(jīng)濟利潤效益產(chǎn)生直接影響。對供應(yīng)商智能審批流程的研究有利于補充智能審批在該領(lǐng)域中的空缺，為流通零售業(yè)提供一定借鑒。

三、華潤醫(yī)商智能付款體系的構(gòu)建和應(yīng)用

（一）案例企業(yè)簡介

華潤醫(yī)商是華潤醫(yī)藥旗下全資的大型醫(yī)藥流通企業(yè)，主要從事醫(yī)藥商品營銷、物流配送、供應(yīng)鏈服務(wù)以及零售經(jīng)營等相關(guān)業(yè)務(wù)，目前與國內(nèi)外近萬家醫(yī)藥生產(chǎn)企業(yè)保持著長期穩(wěn)定的合作關(guān)系，建有以北京為中心覆蓋全國28個省市七大區(qū)域的營銷網(wǎng)絡(luò)。2020年度華潤醫(yī)商發(fā)生經(jīng)營性供應(yīng)商付款業(yè)務(wù)的子公司將近400家，付款審批達百萬筆，全年支付經(jīng)營性付款金額達1800億元，供應(yīng)商付款業(yè)務(wù)多且雜，財務(wù)核對及付款審批工作量巨大。

2021年，在華潤集團的指導(dǎo)下，華潤醫(yī)商以“財務(wù)專業(yè)化、 精益化、數(shù)智化、規(guī)范化、集約化”五化財務(wù)為工作方向，以財務(wù)數(shù)智化建設(shè)和業(yè)財深度融合為抓手，積極探索財務(wù)管理創(chuàng)新變革，利用大智移云等新技術(shù)，拓展共享邊界，開展供應(yīng)商付款智能審批項目，擬通過優(yōu)化財務(wù)共享系統(tǒng)功能、建立統(tǒng)一標準化平臺、打通各系統(tǒng)接口等一系列舉措，實現(xiàn)經(jīng)營性付款業(yè)務(wù)從前臺到支付全流程自動化操作，實現(xiàn)各環(huán)節(jié)風(fēng)險有效識別及管控。

華潤醫(yī)商應(yīng)付賬款管理在集團財務(wù)核算中占據(jù)較大比重，供應(yīng)商付款管理對企業(yè)的供應(yīng)鏈管理和財務(wù)風(fēng)險控制具有重要的意義。第一，通過合理的供應(yīng)商付款管理，可以提高供應(yīng)鏈的效率，減少庫存積壓和資金占用，降低企業(yè)的運營成本。第二，優(yōu)化現(xiàn)金流管理，控制財務(wù)風(fēng)險。及時準確地支付供應(yīng)商款項可以保證企業(yè)的現(xiàn)金流暢通，避免因拖欠供應(yīng)商款項而導(dǎo)致信用危機和法律糾紛。第三，良好的供應(yīng)商付款管理可以增強企業(yè)與供應(yīng)商之間的合作關(guān)系，建立互信互利的長期合作關(guān)系。同時，及時準確地支付供應(yīng)商款項可以提高企業(yè)的形象和信譽度，增強市場競爭力。

（二）背景分析

近年來，在健康中國戰(zhàn)略和信息化發(fā)展大背景下，醫(yī)藥企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型刻不容緩。華潤醫(yī)商作為國內(nèi)知名醫(yī)藥企業(yè)，業(yè)務(wù)、區(qū)域范圍廣，其財務(wù)共享模式下供應(yīng)商付款智能審批體系的研究意義重大。目前，華潤醫(yī)商集團內(nèi)部存在多套差異的ERP系統(tǒng)并行，供應(yīng)商審核付款業(yè)務(wù)在實際開展過程中在不同區(qū)域間以及區(qū)域內(nèi)部在審批方式、流程及審批要點等方面均存在較大差異，同時，在財務(wù)人員投入配比上較其他財務(wù)共享循環(huán)亦高，業(yè)務(wù)管理的難點主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

1.審核業(yè)務(wù)量大且復(fù)雜

集團企業(yè)經(jīng)營性業(yè)務(wù)頻繁，單據(jù)數(shù)量大、涉及金額高且付款方式復(fù)雜、多樣，資金付款風(fēng)險高。例如，審核時需考慮產(chǎn)品有效期、庫存余量、毛利率等。其中，大部分審批指標需依據(jù)線下手工測算或是人工從其他系統(tǒng)拉取相關(guān)數(shù)據(jù)等進行再加工計算，計算耗時長且手工測算數(shù)據(jù)準確性無法保證。審批完成后還需線下進行排款、付款，資金管理崗位壓力較大。

2.相關(guān)系統(tǒng)交互不完全

（1）業(yè)務(wù)審批流程與付款流程斷節(jié)。資金崗線下在銀行系統(tǒng)手工付款導(dǎo)致實際付款方式、金額及時間等可能與業(yè)務(wù)系統(tǒng)審批單不一致，線下付款狀態(tài)無法回傳業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員無法及時獲取付款進度，資金支付存在一定風(fēng)險。

（2）業(yè)務(wù)系統(tǒng)與合同系統(tǒng)交互受限。合同審核與業(yè)務(wù)審批相分離，不同環(huán)節(jié)需重復(fù)審批，且付款單據(jù)審批完成后無法實現(xiàn)將合同執(zhí)行情況從業(yè)務(wù)系統(tǒng)回傳至合同系統(tǒng)，無法直觀了解合同履約進度，不便于后續(xù)跟進業(yè)務(wù)情況。

（3）業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間未完全打通。保證金未在前臺ERP系統(tǒng)進行核算，導(dǎo)致該部分管控缺少或需依據(jù)線下臺賬進行管理。折讓計算中的供應(yīng)商毛利測算需手工提取數(shù)據(jù)進行再加工。系統(tǒng)之間的“隔閡”導(dǎo)致業(yè)務(wù)人員、財務(wù)人員需耗費大量時間去進行梳理和管理。

3.審批流程設(shè)計存在缺陷，審批效率較低

審批流程效率低主要體現(xiàn)在以下三個方面。第一，業(yè)務(wù)系統(tǒng)審批流程配置人員崗位和數(shù)量受限，無法進行全量配置。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的審批流程僅支持固定模板配置，無法區(qū)分場景和金額，僅能配置統(tǒng)一審批流，導(dǎo)致部分人員存在無效審批情況，加大不必要工作量。第二，區(qū)域公司與商業(yè)公司間職責(zé)切分不明確，商業(yè)公司內(nèi)部存在審核要點不明晰、不統(tǒng)一情況，存在關(guān)鍵數(shù)據(jù)未審核、漏審核或重復(fù)審核情況，導(dǎo)致應(yīng)付賬款負數(shù)增加和存在長期掛賬金額，無法達到精細化管理要求。第三，大部分區(qū)域?qū)嵭芯€上線下審批并行方式進行審批，且業(yè)務(wù)系統(tǒng)無法實現(xiàn)移動端審批，對審批環(huán)境要求較高，現(xiàn)行方式多為審批單集中審批，一定程度上加大了審批難度，降低了審批時效性。

4.付款審核附件要求不統(tǒng)一、保管難

各區(qū)域?qū)徟郊蟠嬖诓町?，未統(tǒng)一附件要求；審批附件中線下附件占比多，且需重復(fù)打印至不同審批節(jié)點，增加營業(yè)成本，同時紙質(zhì)附件依托線下傳遞，導(dǎo)致附件歸檔和保管存在一定難度。

因此，為實現(xiàn)審核流程規(guī)范可視、審核要求標準統(tǒng)一，達到企業(yè)降本增效目的，進行智能付款審批的相關(guān)開發(fā)是迫切且必要的。

（三）華潤醫(yī)商智能付款體系的構(gòu)建和應(yīng)用

華潤醫(yī)商智能付款主要圍繞賬期付款和預(yù)付款兩大部分，整體分為三個階段實現(xiàn)體系構(gòu)建。

第一階段為藍圖搭建階段。為實現(xiàn)以智能付款審批為基礎(chǔ)搭建集團統(tǒng)一的智能結(jié)算平臺，整合智能付款、付款工作臺、發(fā)票、影像、ERP等功能，實現(xiàn)全國結(jié)算標準化、智能化、數(shù)字化，提升流程效率、降低付款風(fēng)險、加強集團現(xiàn)金流管控的目的。華潤醫(yī)商共享中心在各區(qū)域抽調(diào)業(yè)務(wù)、財務(wù)關(guān)鍵用戶等成立智能付款業(yè)務(wù)組，成立系統(tǒng)專項開發(fā)小組聯(lián)合其他對接系統(tǒng)負責(zé)人員基于河南區(qū)域現(xiàn)有RCG系統(tǒng)進行智能付款審批項目的需求調(diào)研、差異匯總、方案討論、指標梳理、審批流程梳理與確認。

針對全集團進行明確審核流程。當(dāng)?shù)夭少彶块T及財務(wù)人員主要審核合同/協(xié)議、前款核銷情況、近效期情況、滯銷情況、采購單價大于上筆情況、付款方式、毛利情況等指標；區(qū)域則按不同的需求審核重點指標，并按大型、中型、小型公司體量設(shè)計不同的金額進行區(qū)域跳轉(zhuǎn)審核。

第二階段為方案落地階段。華潤醫(yī)商審批系統(tǒng)存在差異，各單位在E R P系統(tǒng)中進行審批，崗位設(shè)計與職責(zé)分工不同，審批附件要求也存在不同，同時未實現(xiàn)付款單、付款合同、付款明細單等單據(jù)的線上信息傳遞；在各區(qū)域各級審核人員的審核指標要點、職責(zé)切分過程中，因各流程環(huán)節(jié)存在大量重復(fù)性內(nèi)容，往往會耗費當(dāng)?shù)貥I(yè)務(wù)、財務(wù)、總經(jīng)理大量精力，導(dǎo)致采購合同審核出現(xiàn)滯后等情況。針對上述問題，華潤醫(yī)商集團進行針對性完善系統(tǒng)開發(fā)，展開系統(tǒng)集成測試，召集選定試點區(qū)域關(guān)鍵用戶進行充分UA T 測試并完成湖北區(qū)域、河南區(qū)域其他公司的推廣，整體實現(xiàn)了將關(guān)鍵控制點前移至合同簽訂與錄入環(huán)節(jié)；對控制點指標設(shè)置進行前期充足的數(shù)據(jù)積累并進行數(shù)據(jù)分析；付款按照授權(quán)跳轉(zhuǎn)管理層審批，以實現(xiàn)付款申請的審批節(jié)點職責(zé)切分，并按制度進行規(guī)范。

在歷經(jīng)試點、試推廣階段后，截至20 2 2年3月，覆蓋集團28省共近4 0 0家機構(gòu)上線智能付款審批系統(tǒng)，完成了智能付款體系的全面完善。

如圖1所示，智能付款以主數(shù)據(jù)系統(tǒng)、合同系統(tǒng)及數(shù)據(jù)倉庫為數(shù)據(jù)基礎(chǔ)，以E R P出入庫信息為指標計算取數(shù)來源，以折讓系統(tǒng)、保證金系統(tǒng)作為個性化參數(shù)配置依據(jù)，通過發(fā)票系統(tǒng)管控付款依據(jù)，在報賬平臺統(tǒng)一指標管控，對付款審核實現(xiàn)全面線上管理審批，最終錄入EBS系統(tǒng)完成賬務(wù)處理。

圖1 智能付款審批系統(tǒng)架構(gòu)

智能付款審批系統(tǒng)統(tǒng)一了ERP與報賬、發(fā)票、影像等外部系統(tǒng)接口，統(tǒng)一了智能付款指標標準，統(tǒng)一了多套ERP指標計算及取數(shù)來源，統(tǒng)一了計算邏輯，實現(xiàn)了全集團智能付款指標標準的統(tǒng)一計算口徑，并改變單向傳達弊端，通過財務(wù)報賬系統(tǒng)與合同系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、影像發(fā)票系統(tǒng)、財務(wù)核算系統(tǒng)、資金系統(tǒng)的信息交互，實現(xiàn)了閉環(huán)管理，打通了系統(tǒng)斷點，以智能付款審批為基礎(chǔ)搭建集團統(tǒng)一的智能結(jié)算平臺，實現(xiàn)了全國結(jié)算標準化、智能化、數(shù)字化，提升了流程效率，降低了付款風(fēng)險，加強了集團現(xiàn)金流管控。

依托智能付款審批系統(tǒng)，優(yōu)化后的華潤醫(yī)商的供應(yīng)商付款審批流程如圖2所示。其整體流程以合同為依據(jù)，通過影像系統(tǒng)校驗發(fā)票真實性，推送報賬系統(tǒng)后選擇對應(yīng)發(fā)票信息，報賬系統(tǒng)以供應(yīng)商維度取ERP系統(tǒng)各項指標數(shù)據(jù)，校驗是否異常，報賬系統(tǒng)通過各項指標情況跳轉(zhuǎn)不同審核人員審核，明確流程責(zé)任。審批完成后自動創(chuàng)建付款單到共享中心完成付款流程。涉及的主要變更點主要體現(xiàn)在如下三個方面。

圖2 智能付款審批流程

1.關(guān)鍵控制點前移，流程線上化、標準化

結(jié)合風(fēng)險管控需求，對于預(yù)付款需先簽訂相關(guān)合同方可發(fā)起付款，預(yù)付款訂單需強制關(guān)聯(lián)合同，以達到加強對合同簽訂與錄入的管理。將關(guān)鍵控制點移至事前，并取消后續(xù)環(huán)節(jié)中審核預(yù)付款合同的重復(fù)控制點，避免重復(fù)審批，同步實現(xiàn)付款計劃與付款合同的線上審批管理。

同時，打破原業(yè)務(wù)系統(tǒng)配置人員數(shù)量、屬性限制，打破時間和空間的壁壘，實現(xiàn)全程線上審批，流程配置實現(xiàn)可跨公司、跨區(qū)域、多流程節(jié)點配置審批人；打通報賬平臺和內(nèi)部通信平臺，系統(tǒng)自動推送審批提醒至當(dāng)前審核節(jié)點人的內(nèi)部通信軟件，通過PC端和移動端雙平臺均可審批，針對疑問點可實現(xiàn)線上“溝通”和“反饋”留痕，以實現(xiàn)審批流程便捷，告別冗長煩瑣的傳統(tǒng)紙質(zhì)審批，審批速度更加高效。

此外，智能付款審批系統(tǒng)實現(xiàn)了標準化管理，各城市公司統(tǒng)一明確職責(zé)切分，各區(qū)域統(tǒng)一審批節(jié)點和審批指標，規(guī)范管理流程。明確業(yè)務(wù)部門對業(yè)務(wù)活動真實性、合理性、合規(guī)性、準確性負責(zé)、及時提出異常指標的處理方式，當(dāng)?shù)刎攧?wù)負責(zé)監(jiān)督業(yè)務(wù)合規(guī)性、異常指標的跟進和落實，城市公司管理層負責(zé)審核業(yè)務(wù)合規(guī)性、準確性、異常指標的確認，區(qū)域管理層針對大額付款單進行審核、異常指標的確認，共享中心對已審批完成單據(jù)支付的及時性、準確性負責(zé)。

2.建立指標庫，強化風(fēng)險管控

建立集團統(tǒng)一指標庫，初步實現(xiàn)指標智能校驗。華潤醫(yī)商財務(wù)共享中心通過對相關(guān)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的提取和計算邏輯的配置，完成了集團制度文件及風(fēng)險管理需求設(shè)定的必選10項指標，及以區(qū)域為維度配置的9項可選指標。具體如圖3所示。

圖3 華潤醫(yī)商指標庫列示

3.專設(shè)報表，增強數(shù)據(jù)可視性

為方便數(shù)據(jù)統(tǒng)計、滿足風(fēng)控需求，華潤醫(yī)商在報賬平臺開發(fā)“智能付款綜合查詢”“智能付款明細綜合查詢”“智能付款異常指標查詢”等特定報表模塊，其數(shù)據(jù)實時更新，實現(xiàn)了多維度報表統(tǒng)計。同時，消除了原業(yè)務(wù)系統(tǒng)僅可查詢本公司數(shù)據(jù)以及需對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行再加工的弊端，方便統(tǒng)計查詢異常數(shù)據(jù)及單據(jù)付款情況，跟進處理異常情況，為后續(xù)搭建內(nèi)控管理平臺提供可能性。

（四）華潤醫(yī)商智能付款體系的創(chuàng)新分析

目前，華潤醫(yī)商智能付款審批已實現(xiàn)全集團覆蓋，2022年處理總單據(jù)量達百萬單，總支付金額2000多億元，智能付款實現(xiàn)了100%機構(gòu)覆蓋。華潤醫(yī)商智能付款審批系統(tǒng)在以下方面有明顯的提升。

1.實現(xiàn)ERP統(tǒng)一應(yīng)付模塊功能、統(tǒng)一ERP接口

在構(gòu)建過程中，完成了ERP業(yè)務(wù)系統(tǒng)應(yīng)付模塊差異統(tǒng)一性，涉及供應(yīng)商黑名單管理、采購結(jié)算單管理（稅票勾稽）、采購結(jié)算補差單管理、采購付款單管理（預(yù)付款單）、采購發(fā)票池管理（供應(yīng)商稅票登記）、采購發(fā)票批審核管理、未付款明細查詢、采購結(jié)算單明細查詢8大模塊功能；統(tǒng)一付款相關(guān)接口、指標相關(guān)接口、發(fā)票影像接口、紅字發(fā)票申請接口等31套ERP應(yīng)付接口，統(tǒng)一實現(xiàn)經(jīng)營性業(yè)務(wù)從合同、訂單、到貨、稅票勾稽、付款、退貨、開具紅字信息票等全流程的統(tǒng)一化的閉環(huán)管理。實現(xiàn)集團采購業(yè)務(wù)從發(fā)起到資金支付全過程的標準化、智能化、線上化，提升業(yè)務(wù)管理透明度。例如，前臺E R P系統(tǒng)對接國稅平臺自動獲取專用發(fā)票信息，改變原業(yè)務(wù)員需收到紙質(zhì)發(fā)票后才可進行付款單制作的情況，并通過發(fā)票明細自動匹配入庫單、訂單明細，實現(xiàn)發(fā)票自動匹配，減少業(yè)務(wù)人員手工工作量。同時，系統(tǒng)實現(xiàn)發(fā)票需在影像系統(tǒng)進行掃描后自動回寫發(fā)票狀態(tài)為“實物已達到”至業(yè)務(wù)系統(tǒng)，以保證跟蹤原始憑證歸檔的完整性。

2.形成事前、事中到事后的全方位管理

華潤醫(yī)商智能付款審批系統(tǒng)實現(xiàn)了從事前、事中到事后的全方位管理。事前加大區(qū)域的管控力度，預(yù)付款備案需提前審批至區(qū)域；提升合同規(guī)范性，降低經(jīng)營風(fēng)險和后續(xù)環(huán)節(jié)管理工作量，將部分管理工作前置以加強業(yè)務(wù)的合規(guī)性。事中則通過系統(tǒng)控制加強交易行為管控，將交易活動控制在合同范圍內(nèi)并實現(xiàn)合同執(zhí)行情況的反寫，減少人工管理點；通過付款與審批流程的強制關(guān)聯(lián)，實現(xiàn)付款可控可追溯，降低資金風(fēng)險。在事后，輸出相關(guān)報表以便統(tǒng)計付款數(shù)據(jù)、風(fēng)險數(shù)據(jù)等，以便后續(xù)跟進解決措施執(zhí)行情況等。

3.資源整合，實現(xiàn)降本提效

華潤醫(yī)商智能付款審批系統(tǒng)通過系統(tǒng)自動計算指標數(shù)據(jù)，降低一線業(yè)務(wù)、財務(wù)人員負擔(dān)，同時提升了數(shù)據(jù)精準度及時效性。系統(tǒng)自動校驗控制點指標，對于符合滿足控制點指標的申請單進行自動審批，對于異常情況推送相關(guān)節(jié)點進行審批，提高流程效率，付款自動排款等減少人工投入量和干預(yù)量，為后續(xù)優(yōu)化本地人員結(jié)構(gòu)、實現(xiàn)降本增效提供可能性。截至2023年8月底，自動審批單據(jù)量占比63%，平均每單審批時效提升80%，達到有效管理、高效審核的目的。

在智能付款審批推廣過程中，權(quán)責(zé)轉(zhuǎn)變，促進業(yè)財融合，整合各區(qū)域、各系統(tǒng)資源的優(yōu)勢，更好地推廣各區(qū)域的先進思想和技術(shù)，實現(xiàn)各系統(tǒng)與報賬系統(tǒng)的有效交互。對區(qū)域提出合理指標進行積極開發(fā)與跨區(qū)域推廣，做好區(qū)域間的連接紐帶，對共性需求集中開發(fā)改變過去各區(qū)域重復(fù)導(dǎo)入人力、財力開發(fā)的弊端。通過上線財務(wù)共享中心，打通國稅系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)等，實現(xiàn)系統(tǒng)自動計算校驗指標，用系統(tǒng)代替人工，釋放本地財務(wù)原發(fā)票審批、數(shù)據(jù)計算、賬務(wù)處理和付款等壓力并同步提高審核的準確性、降低付款風(fēng)險，通過明確本地財務(wù)負責(zé)異常指標的跟進和落實的職責(zé)范圍等，使財務(wù)可以更好地了解業(yè)務(wù)、服務(wù)業(yè)務(wù)，最終促進業(yè)財融合、財務(wù)專項工作，推動業(yè)財轉(zhuǎn)型。

4.及時高效，提升企業(yè)形象

智能付款審批系統(tǒng)上線后，打破了原審批的時間、空間限制，通過指標管控和實現(xiàn)移動審批功能，提升審單時效性，付款進行動態(tài)查詢；通過按供應(yīng)商和收單方為維度設(shè)置聯(lián)絡(luò)人，及時以短信告知相關(guān)業(yè)務(wù)人員款項支付情況，提升供應(yīng)商信任度，維護良好的企業(yè)形象。

四、總結(jié)與展望

在大智移云物新技術(shù)條件下，企業(yè)需要不斷強化基于業(yè)財融合與財務(wù)共享的智能財務(wù)系統(tǒng)，實現(xiàn)財務(wù)會計向戰(zhàn)略決策支持、業(yè)務(wù)營運服務(wù)型的管理會計轉(zhuǎn)型。本文以華潤醫(yī)商為例，立足財務(wù)共享、業(yè)財融合、管理會計等理論和實踐，構(gòu)建了基于財務(wù)共享模式下的供應(yīng)商智能付款審批體系，以期為企業(yè)財務(wù)管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型建設(shè)提供參考。

供應(yīng)商付款審批是財務(wù)共享服務(wù)中心最為普遍的業(yè)務(wù)流程，但受制于場景多樣、周邊業(yè)務(wù)系統(tǒng)復(fù)雜、流程風(fēng)險控制點多等因素的影響，其標準化、自動化程度相對比較低。在財務(wù)共享模式下，要想實現(xiàn)人為管控與系統(tǒng)強控的更為有效結(jié)合，達到服務(wù)業(yè)務(wù)、不影響業(yè)務(wù)的目的，一方面要打通不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的斷點，將關(guān)鍵控制點前移，實現(xiàn)業(yè)財高度融合，優(yōu)化審批流程，明確職責(zé)分工，提高供應(yīng)商付款流程的標準化；另一方面要充分利用智能化信息技術(shù)，建立指標庫，實現(xiàn)自動化、智能化審單及靈活的多樣化報表看板，降本提效。

業(yè)財融合本質(zhì)上是業(yè)務(wù)必須創(chuàng)造價值，但由于企業(yè)內(nèi)部的財務(wù)和會計部門與各類業(yè)務(wù)部門的職能分工，導(dǎo)致業(yè)務(wù)和財務(wù)在組織和信息上的分離問題，并導(dǎo)致業(yè)務(wù)與價值創(chuàng)造和實現(xiàn)之間的關(guān)系被分割，出現(xiàn)了不融合問題。在供應(yīng)商付款智能審批項目實施過程中，很多企業(yè)存在業(yè)財融合局限于本地業(yè)務(wù)與本地財務(wù)的情況，共享中心僅承接智能付款環(huán)節(jié)未參與到智能審批環(huán)節(jié)，與經(jīng)營性業(yè)務(wù)存在嚴重脫節(jié)的客觀事實。另外，供應(yīng)商付款審批對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)基礎(chǔ)要求較高，只有了解業(yè)務(wù)才能服務(wù)業(yè)務(wù)，但很多企業(yè)的共享財務(wù)未參與過業(yè)務(wù)，未接觸前端業(yè)務(wù)系統(tǒng)就無法理解指標，更無法跟進解決指標問題。如何真正實現(xiàn)共享財務(wù)與業(yè)務(wù)的深度融合，需要在組織、制度、流程及人才培養(yǎng)等各方共同努力，這也是業(yè)財融合理論和實務(wù)都需進一步解決的難題。