醫(yī)院文書(shū)檔案管理數(shù)字化發(fā)展存在的問(wèn)題及解決對(duì)策

文 | 三明市第一醫(yī)院辦公室 馮曉玲

一、醫(yī)院文書(shū)檔案管理數(shù)字化發(fā)展情況

（一）管理制度有待完善

文書(shū)檔案管理制度應(yīng)當(dāng)隨醫(yī)院的實(shí)際發(fā)展進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，保證檔案文件的接收數(shù)量與質(zhì)量的歸檔需求，但是部分醫(yī)院并未及時(shí)完善管理制度，沒(méi)有對(duì)檔案接收過(guò)程做出規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化與精細(xì)化的約束，同時(shí)沒(méi)有明確劃分檔案部門的管理職責(zé)，導(dǎo)致工作人員在分類和整理等環(huán)節(jié)中遇到諸多問(wèn)題，在沒(méi)有統(tǒng)一操作規(guī)定的情況下使管理工作逐漸流于形式，降低了檔案的管理質(zhì)量。

（二）管理隊(duì)伍素質(zhì)較低

醫(yī)院管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)有現(xiàn)對(duì)文書(shū)檔案管理工作造成了不利影響。目前大部分醫(yī)院在這方面仍舊存在問(wèn)題：一是不重視文書(shū)檔案數(shù)字化管理人才的引進(jìn)與培養(yǎng)；二是已有的工作人員綜合素質(zhì)還有待提高。

（三）管理系統(tǒng)較為落后

部分醫(yī)院的文書(shū)檔案管理系統(tǒng)較為落后，數(shù)字化建設(shè)程度較低，而數(shù)字平臺(tái)具有生命周期短、更新建設(shè)快等特點(diǎn)，在管理軟件升級(jí)后容易出現(xiàn)兼容失敗等問(wèn)題，需要專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)管理系統(tǒng)進(jìn)行定期檢查與維護(hù)，而大部分醫(yī)院并沒(méi)有意識(shí)到其重要性，沒(méi)有設(shè)立專門的維護(hù)隊(duì)伍或配備專業(yè)的維護(hù)人員，導(dǎo)致管理系統(tǒng)在實(shí)際使用中容易出現(xiàn)多種問(wèn)題，降低了檔案管理質(zhì)量和效率。

（四）檔案安全存在風(fēng)險(xiǎn)

檔案的風(fēng)險(xiǎn)也來(lái)自于醫(yī)院內(nèi)部，其一是醫(yī)院方面缺少專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行安全維護(hù)，導(dǎo)致在計(jì)算機(jī)被入侵時(shí)失去相應(yīng)的抵御能力，使文書(shū)檔案發(fā)生惡意篡改或盜取等問(wèn)題；其二是相關(guān)的管理人員缺乏信息安全意識(shí)，沒(méi)有按照規(guī)定程序調(diào)取文書(shū)檔案，或在操作過(guò)程中發(fā)生誤觸，降低了文書(shū)檔案的真實(shí)性與安全性，此外還有可能造成管理系統(tǒng)難以正常運(yùn)行，信息服務(wù)發(fā)生中斷等損失。

二、醫(yī)院文書(shū)檔案管理數(shù)字化建設(shè)對(duì)策

（一）健全檔案管理機(jī)制

1.改變管理模式

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)根據(jù)管理工作的實(shí)際情況改變管理模式，完善相應(yīng)的管理機(jī)制，具體包括文書(shū)檔案的管理、文件安全的管理、電子元數(shù)據(jù)的管理和應(yīng)急預(yù)案的制定，在設(shè)計(jì)過(guò)程中要充分體現(xiàn)超前控制意識(shí)，保證監(jiān)管的全面性，使管理組織的工作得到協(xié)調(diào)，促進(jìn)醫(yī)院文書(shū)檔案管理的一體化。

（1）要結(jié)合數(shù)字技術(shù)推動(dòng)管理的規(guī)范化，利用編碼等新型方式進(jìn)行存檔，及時(shí)更新管理軟件、優(yōu)化管理環(huán)境，實(shí)現(xiàn)檔案讀取的高效性，提高查詢或比對(duì)等環(huán)節(jié)的管理效率，減輕工作人員的管理壓力，促進(jìn)人力的解放；

（2）要正確落實(shí)歸檔雙軌機(jī)制，做到紙質(zhì)檔案與電子檔案的雙重保障，通過(guò)嚴(yán)密的備份工作規(guī)避文件丟失、破損等風(fēng)險(xiǎn)。在實(shí)際工作中需要有針對(duì)性地應(yīng)用該項(xiàng)機(jī)制，以免造成資源浪費(fèi)等問(wèn)題，價(jià)值較高的文書(shū)檔案可以全部采取雙軌制，價(jià)值較低的則采取單軌制，提高信息保存的相應(yīng)效益；

（3）要提高文書(shū)檔案的應(yīng)用率。提高檔案的應(yīng)用率可以從信息的查詢和共享等方面入手，比如可以利用大數(shù)據(jù)、人工智能等技術(shù)提取文書(shū)檔案關(guān)鍵詞，并進(jìn)行分類和打包，在調(diào)取資料時(shí)通過(guò)簡(jiǎn)單的搜索就能快速獲得所需檔案。

2.強(qiáng)化建設(shè)意識(shí)

醫(yī)院應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化建設(shè)意識(shí)，從管理層干部和基層管理人員兩方面入手：

（1）醫(yī)院管理層干部應(yīng)當(dāng)充分掌握文書(shū)檔案數(shù)字化建設(shè)的意義與內(nèi)涵，提高數(shù)字化管理學(xué)習(xí)的主動(dòng)性和積極性，真正認(rèn)可其建設(shè)的必要性與戰(zhàn)略地位，轉(zhuǎn)變成以自動(dòng)化為主的檔案管理思維，對(duì)檔案管理做出一定的資源傾斜，大力推廣新型技術(shù)，同時(shí)完善配套的軟硬件設(shè)備設(shè)施，達(dá)到提高檔案管理質(zhì)量與效率的目的，保證醫(yī)院文書(shū)檔案的利用效益；

（2）基層管理人員需要根據(jù)醫(yī)院相關(guān)的統(tǒng)籌業(yè)務(wù)與基礎(chǔ)建設(shè)要求進(jìn)行檔案管理工作，保證管理的科學(xué)性、嚴(yán)謹(jǐn)性和準(zhǔn)確性，充分發(fā)揮文書(shū)檔案的參考和決策等作用，以統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)將文書(shū)檔案的收集、傳輸、存儲(chǔ)融為一體，根據(jù)相關(guān)規(guī)范分類并整合文件，嚴(yán)格執(zhí)行操作流程，避免出現(xiàn)文書(shū)檔案的不達(dá)標(biāo)、丟失或混亂等問(wèn)題，通過(guò)意識(shí)的強(qiáng)化使管理工作更加適配醫(yī)院發(fā)展。

3.培養(yǎng)檔案管理人才

管理工作人員是醫(yī)院文書(shū)檔案管理的主要參與對(duì)象，直接決定了醫(yī)院檔案整體的信息化與數(shù)字化水平，因此要通過(guò)多種途徑加強(qiáng)對(duì)工作人員的教育力度，培養(yǎng)出綜合素質(zhì)符合發(fā)展要求的管理人才，在培養(yǎng)過(guò)程中主要基于以下4種方式實(shí)現(xiàn)基本目標(biāo)。

（1）開(kāi)設(shè)專業(yè)的數(shù)字化技術(shù)和檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，增強(qiáng)檔案工作人員的綜合素質(zhì)，使其能夠掌握數(shù)字平臺(tái)的操作方法，理解軟件的使用要求，保證醫(yī)院文書(shū)檔案管理工作的徹底落實(shí)。在實(shí)際培訓(xùn)中，可以派遣工作人員到檔案局等專業(yè)單位進(jìn)行交流學(xué)習(xí)，邀請(qǐng)機(jī)關(guān)行政管理人員作為培訓(xùn)教師，舉辦各類檔案培訓(xùn)活動(dòng)等；

（2）鼓勵(lì)工作人員積極創(chuàng)新，勇于表達(dá)自身想法，提出相關(guān)問(wèn)題，促進(jìn)檔案管理模式的優(yōu)化與升級(jí)。通過(guò)檔案工作的實(shí)踐整合并積累相關(guān)的問(wèn)題案例，通過(guò)分析與學(xué)習(xí)明確日后的整改方向，提高檔案收集的規(guī)范性與完整性，正確劃分其保管期限；

（3）設(shè)置多重考核環(huán)節(jié)，包括人員的準(zhǔn)入、培訓(xùn)和日常工作，實(shí)現(xiàn)對(duì)高素質(zhì)人才的篩選，提高工作人員學(xué)習(xí)的積極性；

（4）醫(yī)院應(yīng)當(dāng)與周邊醫(yī)院建立良好的合作關(guān)系，加強(qiáng)在檔案管理方面的溝通，組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和交流，促進(jìn)共同發(fā)展。

4.優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)

醫(yī)院文書(shū)檔案管理系統(tǒng)需要以下四種方式進(jìn)行優(yōu)化和完善，為管理工作創(chuàng)造良好的基礎(chǔ)環(huán)境。

（1）保證配套的硬件與軟件設(shè)施滿足管理要求，提高檔案存儲(chǔ)的準(zhǔn)確性和可靠性，具體包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)和掃描儀等；

（2）對(duì)系統(tǒng)的文書(shū)檔案檢索模塊進(jìn)行升級(jí)，提高查詢的精度與速度，同時(shí)提前對(duì)查詢權(quán)限做出限制，登錄時(shí)要驗(yàn)證個(gè)人資料，價(jià)值較高的檔案只有高級(jí)管理人員才有權(quán)查看；

（3）構(gòu)建醫(yī)院內(nèi)部的信息庫(kù)與局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)文書(shū)檔案的信息共享與實(shí)時(shí)更新，為醫(yī)護(hù)人員工作提供更加便利的自動(dòng)化辦公環(huán)境，減少不必要的時(shí)間浪費(fèi)；

（4）根據(jù)醫(yī)院各部門的工作職權(quán)與性質(zhì)做好與管理系統(tǒng)的對(duì)接工作，保證檔案的真實(shí)性與有效性。

5.強(qiáng)化檔案防護(hù)體系

檔案防護(hù)體系的強(qiáng)化工作要從制度保障與操作規(guī)定兩方面著手處理。制度保障主要有兩種:

（1)引入保密制度，鑒定文書(shū)檔案價(jià)值并做好級(jí)別劃分，等級(jí)較高的設(shè)為保密信息，等級(jí)較低的設(shè)為公開(kāi)信息；

(2)引入審批制度，全面保障機(jī)密信息的安全性，要求工作人員提前上交調(diào)取申請(qǐng)報(bào)告，待審批通過(guò)后再給予其查看高等級(jí)檔案的權(quán)限。三、結(jié) 語(yǔ)

總之，醫(yī)院文書(shū)檔案數(shù)字化的全面建設(shè)有利于提高醫(yī)院的管理效率，將動(dòng)態(tài)化的大量信息輸入到數(shù)據(jù)庫(kù)中，便于快速檢索與查看；并增強(qiáng)了檔案管理質(zhì)量，基于電子備份規(guī)避了檔案缺失或受損等風(fēng)險(xiǎn)；提升檔案的利用效益，通過(guò)信息共享等功能充分落實(shí)各項(xiàng)醫(yī)療工作，全面發(fā)揮文書(shū)檔案的管理價(jià)值，促進(jìn)醫(yī)院整體運(yùn)作水平的優(yōu)化。