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—— 以D 大學為例

吳倩，程田玉秀

（對外經(jīng)濟貿(mào)易大學黨委辦公室/校長辦公室，北京 100029）

黨的二十大報告提出要實施科教興國戰(zhàn)略。在國務(wù)院印發(fā)的《統(tǒng)籌推進世界一流大學和一流學科建設(shè)總體方案》中，提升科學研究水平和著力推進成果轉(zhuǎn)化被列為重要的建設(shè)任務(wù)。在各高校深化科技體制改革的過程中，提升科研管理水平和科研管理服務(wù)效能也成為一個重大命題?？蒲泻贤鳛楦咝：贤w系中的重要組成部分，是科研項目高效運行的保障。規(guī)范科研合同管理既是加強高校科研管理的必然要求，也是加強高校合同管理的迫切需要，對促進依法治校、提高高校內(nèi)部控制建設(shè)水平、提升高等學校治理能力具有重要作用。

在數(shù)字化浪潮的驅(qū)動下，通過技術(shù)手段優(yōu)化管理服務(wù)流程已成為共識，但科研合同管理信息化的實踐仍存在很多問題。筆者通過分析科研合同管理信息化的現(xiàn)狀，嘗試提出解決對策，并進一步分析D大學的案例，以期探索可落地的科研合同信息化管理方案，提高科研合同管理效率，挖掘數(shù)據(jù)價值，發(fā)揮數(shù)據(jù)效能，促進治理模式的變革、流程的再造，推進教育治理現(xiàn)代化。

一、高?？蒲泻贤芾硇畔⒒默F(xiàn)狀及問題

高?？蒲泻贤饕譃榭v向科研合同和橫向科研合同。橫向科研合同的簽約主體、種類均繁多，對科研成果實效的要求更為嚴格，且出現(xiàn)糾紛后多訴諸法律程序，因此，橫向科研合同的法律風險比較大[1]，也是科研合同管理的重點。

科研合同管理包含合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)項、作廢等環(huán)節(jié)，是科研項目管理的組成部分之一，但相較于整個科研項目的管理，又相對獨立。在管理過程中，科研合同管理容易出現(xiàn)以下幾類問題。

（一）制度不完善，流程不清晰

高?？蒲许椖康墓芾硪话銡w口于科研處?？蒲泻贤鳛楹贤囊环N，在部分高校中由法務(wù)部門歸口管理。管理部門的割裂導致了科研合同管理制度設(shè)計的割裂，很多高校只有籠統(tǒng)的合同管理辦法，并沒有專門的科研合同管理制度?？蒲泻贤旧泶嬖陧椖啃枨蠹逼?、簽訂合同不定時、經(jīng)費到賬不確定、學科專業(yè)差異及激勵政策不穩(wěn)定等諸多不確定因素。因此，對于科研合同的管理，高校需要考慮其特殊性與專業(yè)性，并采取針對性的管理辦法來滿足新形勢下精細化管理的需要。

（二）重前期審核，輕后期管理

很多高校都已意識到合同管理信息化的重要性，并上線了合同管理系統(tǒng)，但在實際使用過程中，存在著重前期審核、輕后期管理的問題。在合同簽訂前，合同需經(jīng)過學院、法務(wù)部門、科研管理部門、用印部門的層層審核。等到審核流程結(jié)束后，尤其是用印結(jié)束后，主動權(quán)就由審核部門轉(zhuǎn)移到申請人手上。在進行歸檔等操作時，由于缺少有利的約束條件，合同容易出現(xiàn)歸檔不及時、管理不到位的情況?？蒲泻贤芾硐到y(tǒng)應(yīng)包含合同簽訂、執(zhí)行、結(jié)項等環(huán)節(jié)的全周期管理，然而，很多高校都將精力集中于合同簽訂部分，對于合同執(zhí)行與合同結(jié)項環(huán)節(jié)中可能出現(xiàn)的合同撤銷、變更或者糾紛等情況，并未納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理。所謂的科研合同管理系統(tǒng)更類似于一個科研合同審核系統(tǒng)，對于閉環(huán)管理仍有一定的改進空間。

（三）平臺系統(tǒng)多，信息重復錄

一份科研合同涉及科研、法務(wù)、財務(wù)等多方面，部分高校不同平臺、系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)不連通，導致同一個課題、同一份合同的相關(guān)信息需要錄入多遍，有些事項還涉及重復審批，不僅科研人員認為行政事務(wù)占據(jù)了太多的時間，而且行政審核人員也會耗費很多精力。雖然科學研究是高校的主要任務(wù)之一，但很多高校并未配備足夠多的專職科研管理人員。行政人員身兼數(shù)職，科研合同管理的專業(yè)性不強，在使用系統(tǒng)的過程中也容易出現(xiàn)因?qū)ο到y(tǒng)不了解而耽誤進度的情況。建設(shè)信息系統(tǒng)的本意是為了提高效率、打破文件線下處理的時空限制，然而，無序的規(guī)劃導致每個部門都想建立信息系統(tǒng)，各系統(tǒng)、平臺不聯(lián)通導致的不便利反而加重了使用者和管理者雙方的負擔。

（四）數(shù)據(jù)分析淺，治理效能差

信息系統(tǒng)在經(jīng)過一段時間的使用后，會積累大量數(shù)據(jù)。目前，高校使用科研合同管理系統(tǒng)更多的是為了滿足無紙化辦公的需要，提升工作效率，忽略了數(shù)據(jù)驅(qū)動教育決策的功能。雖然我們都了解數(shù)據(jù)分析的重要性，但在實際操作過程中，更多的是進行一些簡單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計，反映處理合同的數(shù)量、工作量等表象。如果高校將科研合同的數(shù)據(jù)與人事數(shù)據(jù)、學科數(shù)據(jù)、財務(wù)數(shù)據(jù)等其他業(yè)務(wù)部門數(shù)據(jù)結(jié)合進行分析，可獲得更多有價值的信息，能為學校的發(fā)展規(guī)劃、統(tǒng)籌決策提供更多的參考，實現(xiàn)科學決策、精準管理、個性服務(wù)的目標，助推高質(zhì)量教育體系的構(gòu)建。

二、加強高校科研合同管理信息化的對策

（一）制定管理辦法，完善管理流程

制度建設(shè)是高校治理體系的重要組成部分。目前，已制定科研合同管理辦法的高校較少，造成了在實際管理過程中出現(xiàn)了很多模糊地帶。針對科研合同，高校在制定管理辦法時，需要兼顧科研項目管理的便捷性和法律條款的專業(yè)性，在保障科研工作順利進行的同時防范合同風險，維護高校和科研人員的合法權(quán)益。有條件的高?？梢钥讨瓶蒲泻贤瑢Ｓ谜?，歸口科研管理部門專門管理，統(tǒng)籌管理科研項目和科研合同，完善管理流程，也為科研合同管理信息化的推進奠定基礎(chǔ)。

（二）提高審批質(zhì)量，加強人員培訓

在制度的規(guī)定下，高校要想解決目前存在的審批形式大于內(nèi)容、重復審批等問題，就需要梳理并優(yōu)化科研合同的審批流程，始終明確審核事項是為實際管理服務(wù)的宗旨，統(tǒng)籌考慮相關(guān)業(yè)務(wù)，精簡審核步驟，確保審核的都是實質(zhì)性要素。針對科研管理人員專業(yè)性不強的問題，首先，高校要以增強系統(tǒng)的易用性、易學性、實用性及用戶友好性為目標，對系統(tǒng)界面進行進一步優(yōu)化。其次，高校可通過召開專題培訓會、錄制培訓課程、發(fā)放操作手冊等方式向相關(guān)人員傳達最新規(guī)定，提供業(yè)務(wù)流程圖，保證相關(guān)人員可以用對、用好系統(tǒng)，提升管理效率。最后，高校要鼓勵科研人員與管理人員充分交流，開放思路，形成管理服務(wù)于科研、科研促進管理的雙贏格局。

（三）規(guī)劃系統(tǒng)建設(shè)，開放數(shù)據(jù)接口

信息化建設(shè)的本意是減輕手動管理的壓力。高校要考慮使用者和管理者雙方的便利程度，在設(shè)計過程中需要統(tǒng)籌規(guī)劃，如果僅僅為了滿足自己負責業(yè)務(wù)的便利性，就無法實現(xiàn)“讓數(shù)據(jù)多跑路，讓群眾少跑腿”的目的，也容易造成數(shù)據(jù)冗余。如果各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的建設(shè)都已相對成熟，高?？梢蚤_放數(shù)據(jù)接口，聯(lián)通各項系統(tǒng)內(nèi)的各項數(shù)據(jù)，發(fā)揮數(shù)據(jù)效能。各高校在實現(xiàn)科研合同管理信息化的過程中要考慮目前已建設(shè)系統(tǒng)的情況，選擇合適的方式實現(xiàn)科研合同乃至科研項目的全過程、全周期管理，提高科研管理水平和服務(wù)水平，激發(fā)教師的科研積極性，提高工作效率。

（四）加強數(shù)據(jù)分析，提升治理效能

信息化、數(shù)字化的變革實際上是管理模式的變革。高校要想使教育服務(wù)由被動響應(yīng)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)，就需要打破經(jīng)驗主義，以數(shù)據(jù)要素為核心，更新管理理念，變革管理模式，創(chuàng)新管理手段，優(yōu)化管理流程。而高校要分析科研合同管理中的某個問題，僅僅使用科研合同管理系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行分析可能不夠全面。因此，高校要促進科研管理數(shù)據(jù)的匯聚和共享，對各相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的字段數(shù)據(jù)、過程數(shù)據(jù)進行深度分析，建立模型，挖掘數(shù)據(jù)價值，進而支撐教育決策和管理，提供精準服務(wù)，真正實現(xiàn)數(shù)字治理的目的。

三、D 大學科研合同管理信息化的設(shè)計和實踐

（一）D 大學科研合同管理信息化的現(xiàn)狀

D大學的科研課題和科研合同分別是由科研處和黨校辦使用科研系統(tǒng)和OA系統(tǒng)進行管理。2020年1月1日，OA系統(tǒng)正式上線合同管理模塊，實現(xiàn)了合同的線上審批、用印、歸檔，該模塊管理的合同包含科研合同在內(nèi)的以學校名義簽訂的所有合同。

（二）D 大學科研合同管理信息化產(chǎn)生的問題及原因分析

在合同管理模塊上線后，大部分人員都表示提高了辦公效率，但也有部分工作人員提出了“審核時間過長”“信息化程度有待提升”等問題。針對上述問題，筆者試圖通過對系統(tǒng)過程數(shù)據(jù)進行分析來查找深層次原因。

2020年1月1日至2022年3月1日，D大學共受理科研合同488份，其中，已歸檔合同有386份，仍處于審核狀態(tài)的合同有84份，作廢合同18份。筆者進一步分析已歸檔的386份合同，合同簽訂各流程所需時間如表1所示。從申請人提交合同到黨校辦審核完畢，最快在當天就能完成，最慢需要137天（此處天數(shù)指的是自然日，非工作日），61.14%的合同均能在5天內(nèi)審核完畢。審核包含部門負責人審核、法務(wù)審核、科研處審核、黨校辦審核，審核所需天數(shù)超過10天的合同，大部分是由于支撐材料不齊、合同條款需要修改而耽誤了時間。審核通過后即可用印蓋章，時間主要取決于經(jīng)辦人自身，這一過程最快在當天完成，69.34%的合同在5天內(nèi)完成蓋章步驟。歸檔指的是將雙方都簽字蓋章的合同掃描后上傳至合同管理模塊備案，最快的當天完成，平均所需時間52.85天，60.36%的合同所需時間在11天以上，除學校用章外，還需要考慮對方用章所需時間。

表1 合同簽訂各流程所需時間

表2 合同簽訂各流程所需時間統(tǒng)計分析

通過分析，我們發(fā)現(xiàn)“審核時間過長”的判斷更偏向主觀意愿，審核過程中耽誤的時間更多是由于自身材料的問題。因此，針對該問題，高校應(yīng)將更多的精力放在業(yè)務(wù)培訓上，引導科研人員重視合同及相關(guān)材料的規(guī)范性。相關(guān)管理人員也需要進一步發(fā)揮主觀能動性，對所提交材料進行實質(zhì)性審核而非形式性審核，盡早發(fā)現(xiàn)問題并將材料退回修改，避免在后續(xù)環(huán)節(jié)中出現(xiàn)問題，浪費科研人員、部門科研管理人員、學校合同管理人員的精力。

針對“信息化程度有待提升”的問題，主要是因為科研項目和科研合同的系統(tǒng)是兩個完全獨立的系統(tǒng)，數(shù)據(jù)未打通，后期還涉及財務(wù)問題，財務(wù)系統(tǒng)又獨立于上述兩個系統(tǒng)。因此，系統(tǒng)存在著多平臺數(shù)據(jù)不連通、信息重復錄入等問題。同時，各學院、研究院的專職科研管理人員數(shù)量較少，大部分管理人員身兼數(shù)職，在科研服務(wù)上投入的精力相對較少。

（三）D 大學科研合同管理信息化改革的方向

針對D大學科研合同管理系統(tǒng)存在的問題，從本質(zhì)上來看，不是技術(shù)不到位的問題，而是制度不完善、管理不科學、專職科研管理人員數(shù)量少、多平臺數(shù)據(jù)不連通的問題。針對該問題，D大學需制定單獨的科研合同管理辦法，明確科研合同歸口管理部門，針對現(xiàn)行合同管理模塊優(yōu)化審批流程，開放數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)與科研系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)的對接，新增合同變更管理與糾紛管理模塊，形成管理閉環(huán)，加強內(nèi)部控制，降低風險隱患，進而助力實現(xiàn)科研課題的全過程、全周期管理。后期，D大學要根據(jù)科研合同的歸口管理部門，將科研合同管理模塊遷移至更合適的系統(tǒng)中，并要加強人員的培訓。

四、結(jié)束語

推進教育信息化、數(shù)字化變革是推動教育高質(zhì)量發(fā)展的重要舉措，利用信息技術(shù)轉(zhuǎn)變管理理念，創(chuàng)新管理方式，提高管理效率，支撐教育決策、管理和服務(wù)[2]是新時代賦予教育的重要命題。高校要堅持應(yīng)用驅(qū)動、機制創(chuàng)新，加強信息系統(tǒng)的建設(shè)并推動信息系統(tǒng)的深度整合，通過強化數(shù)據(jù)驅(qū)動提升教育管理服務(wù)質(zhì)量，增強數(shù)據(jù)資源的可得性與易得性。