加強高等院校檔案信息化管理

張琪

隨著信息化時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法適應(yīng)社會的發(fā)展和人們的需求，各種不同領(lǐng)域的檔案管理工作也在向信息化管理方面轉(zhuǎn)變，而高等院校作為培養(yǎng)專業(yè)人才的重要途徑之一，其檔案管理工作實現(xiàn)信息化管理更是勢在必行?；诖?，該文以《關(guān)于加強高等院校檔案信息化管理的研究》為題，從高等院校檔案管理概述，高等院校檔案信息化管理的重要勝以及加強高等院校檔案信息化管理的幾點研究方面進(jìn)行了分析與探討。

傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能在滿足高等院校發(fā)展的要求，因而高等院校必須傳統(tǒng)的檔案管理格局，向檔案信息化管理方面轉(zhuǎn)變。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理，不僅能提高高等院校的管理水平，還能充分滿足高等院校的發(fā)展要求。因此，作為新形勢下的高等院校，應(yīng)充分意識到加強高等院校檔案信息化管理的重要性，并充分結(jié)合自身檔案管理特點和檔案管理現(xiàn)狀，以便采取更有效的措施，做好檔案信息化管理工作。

高等院校檔案管理

近年來，隨著高等院校不斷的擴大招生規(guī)模，各種檔案信息資料也在不斷增加，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)無法在適應(yīng)高等院校的發(fā)展需求。高等院校的檔案信息資料主要有黨務(wù)、財會、行政、教學(xué)、設(shè)備、科研、教師、學(xué)生和上級管理部門下達(dá)文件等信息資料，檔案管理通常由相關(guān)實物、文件資料、文獻(xiàn)、記錄信息構(gòu)成，具有眾多功能，例如統(tǒng)一管理、集中存貯、隨時查詢、原始記錄等。高等院校的檔案管理還具有以下特點：信息量、涉及領(lǐng)域廣、類別多、檔案進(jìn)出頻繁等。高等院校的檔案主要儲存于檔案室內(nèi)，傳統(tǒng)的檔案均由實物組成，而在查詢檔案信息時，難免就需要頻繁進(jìn)出檔案室，不僅耗時且還容易導(dǎo)致檔案丟失、損壞。因而實現(xiàn)檔案信息化管理，將檔案資料輸入計算機中，需要查詢檔案信息的人員利用計算機就能直接查閱自身所需的檔案信息，這樣不僅去除了地形限制、節(jié)省了時間，也避免了實物檔案丟失、損壞，同時還有助于進(jìn)一步提高高等院校的整體管理水平。高等院校必須重視檔案信息化管理工作，并加強檔案信息化管理研究，以便促進(jìn)高等院校步入一個良好、快速的發(fā)展階段。

高等院校檔案信息化管理的重要性

滿足了學(xué)校信息資源共享的要求。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理后，檔案信息的價值得以充分體現(xiàn)，即有助于提高學(xué)校信息資源的利用效率，還充分滿足了學(xué)校信息資源共享的要求。且服務(wù)對象也由單一查閱擴展成群體共享。檔案信息化管理的核心是知識管理，主要作用就是為學(xué)生和其他有需要用戶提供豐富的學(xué)習(xí)功能與知識共享機制，以此確保能夠隨時滿足使用者需要，這樣不僅有助于提升使用者的創(chuàng)造能力，還能進(jìn)一步體現(xiàn)出學(xué)校的綜合實力，能為學(xué)校的發(fā)展提供良好的保障。

將高等院校的檔案信息集成化。傳統(tǒng)的高等院校檔案信息主要存儲于建立的檔案室內(nèi)，作為檔案管理的重要基地，這樣使得檔案管理工作十分被動，無法適應(yīng)學(xué)校快速發(fā)展的檔案管理業(yè)務(wù)流程，而實現(xiàn)檔案信息化管理，能夠積極地促進(jìn)檔案管理業(yè)務(wù)流程的合理重組，使檔案信息集成化，從而形成多種存在相互聯(lián)系的管理職能，以此徹底改變傳統(tǒng)檔案管理工作格局、面貌。實現(xiàn)檔案信息化管理，有助于提高檔案信息查全率，還能進(jìn)一步提高檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化與規(guī)范化水平。

加強高等院校檔案信息化管理

轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)檔案管理工作思想。高等院校實現(xiàn)檔案信息化管理是體現(xiàn)教育現(xiàn)代化的重要環(huán)節(jié)，進(jìn)一步突出了教育的新特點與新性質(zhì)。在傳統(tǒng)的檔案管理工作思想中，我們通常只將檔案信息當(dāng)作一種文化資源，其主要作用也僅僅體現(xiàn)在信息憑證價值方面，但是在信息時代的今天，傳統(tǒng)的檔案管理工作思想顯然已無法滿足高等院校的發(fā)展需求，因而高等院校的檔案管理工作思想必須進(jìn)行轉(zhuǎn)變，以便充分體現(xiàn)出檔案信息的綜合價值，將檔案信息工作思想放在如何科學(xué)簡化文書立卷形式，深化檔案信息檢索規(guī)范。

對檔案工作人員提出更高要求。在傳統(tǒng)的檔案管理工作認(rèn)識上，有不少^對檔案管理的工作認(rèn)識僅是具備一定的操作性、對理論知識水平與業(yè)務(wù)技能水平要求較低，因此，導(dǎo)致一部分檔案管理^員在沒有受到正規(guī)教育和專業(yè)培訓(xùn)的情況下就進(jìn)行了上崗操作，從而致使檔案管理工作中存在不少問題。但是在實現(xiàn)檔案信息化管理的今天，檔案管理人員將面臨更多的信息化知識與技術(shù)，如果檔案管理人員對這些信息化知識與技術(shù)沒有一點了解，那么檔案管理工作將面臨無法正常、有效開展的困境。因此，就要求檔案管理人員必須具備一定的檔案管理基礎(chǔ)知識，對信息化知識與技術(shù)有足夠的了解，并熟練掌握檔案管理工作方法，從而為檔案管理工作的順利進(jìn)行奠定堅實的基礎(chǔ)。

加強對檔案形成中信息化的重視。高等院校必須加強對檔案形成中信息化的重視，并充分利用學(xué)校所具備的能量，發(fā)揮其主觀能動性，以此進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理的實現(xiàn)。實現(xiàn)檔案信息化管理即為實現(xiàn)文檔一體信息化管理，這點與傳統(tǒng)的檔案管理有著本質(zhì)的區(qū)別。但是應(yīng)注意一點，文檔一體化并不表示文件與檔案是一致的，通常我們將其清晰分為兩個階段與兩種概念。文件通常會經(jīng)過收集、整理、分類、存儲、統(tǒng)計等階段才能轉(zhuǎn)換為檔案，且這些階段均由人工操作完成，并具有較強的專業(yè)性質(zhì)，因此，要求必須具備較好業(yè)務(wù)技能水平與知識理論水平的檔案工作人員進(jìn)行。而檔案信息化管理的文件，形成的最初階段是在高等院校各職能部門的工作管理中，主要有個職能部門的相關(guān)工作人員操作完成，不在具有傳統(tǒng)那種需要較強專業(yè)的內(nèi)容，但是卻強調(diào)了一點，那就是必須更加重視檔案形成過程中的信息化，進(jìn)—步加強了檔案形成過程中的工作要求。

總之，本文對關(guān)于加強高等院校檔案信息化管理的研究進(jìn)行了分析與探討，具有十分重要的意義。高等院校檔案信息化管理的實現(xiàn)，不僅有助于提高高校自身的整體管理水平，滿足自身發(fā)展需求，還進(jìn)一步體現(xiàn)出了教育現(xiàn)代化，助推我國高等院校和教育事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。