淺談如何建立工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)

榮存元

項(xiàng)目的計(jì)劃管理不僅僅是簡(jiǎn)單的橫道圖和幾個(gè)節(jié)點(diǎn)，而應(yīng)該是一系列相互關(guān)聯(lián)的事項(xiàng)有機(jī)組成的系統(tǒng)，而這種系統(tǒng)應(yīng)該在項(xiàng)目初期給予充分的規(guī)劃和闡述，否則當(dāng)工程出現(xiàn)滯后、紛亂如麻等問(wèn)題并成為習(xí)慣，就很難糾正了。而國(guó)內(nèi)的很多項(xiàng)目管理恰恰缺少的是系統(tǒng)的思維，當(dāng)工程運(yùn)行正常或者超前時(shí)，計(jì)劃管理被忽視，當(dāng)進(jìn)度滯后時(shí)，再慌亂的臨時(shí)編制一個(gè)趕工計(jì)劃。頭疼醫(yī)頭，腳疼醫(yī)腳。

在工程建設(shè)項(xiàng)目中，項(xiàng)目管理者充分重視，運(yùn)用系統(tǒng)的思維，建立科學(xué)、全面的計(jì)劃系統(tǒng)[1]，項(xiàng)目在推進(jìn)過(guò)程中將更加順暢。本文以工程建設(shè)業(yè)主方的視角，淺談如何在實(shí)際工作中用簡(jiǎn)易的方法建立工程建設(shè)項(xiàng)目的計(jì)劃系統(tǒng)并發(fā)揮其積極作用。

1 計(jì)劃的分級(jí)管理

建立計(jì)劃系統(tǒng)的首要任務(wù)就是明確計(jì)劃的分級(jí)管理。分級(jí)管理有利于體現(xiàn)計(jì)劃的層次感、完整性和條理性，有利于明確不同責(zé)任主體的管理職責(zé)，有利于實(shí)現(xiàn)工程計(jì)劃的分級(jí)下達(dá)與層層匯總[2]。分級(jí)管理劃分原則：第1，一級(jí)計(jì)劃。項(xiàng)目業(yè)主或其主管機(jī)構(gòu)確定的里程碑計(jì)劃，在項(xiàng)目決策階段審批、確定，明確項(xiàng)目的全面和階段性投入使用的時(shí)間，是項(xiàng)目全體參與方的最終奮斗目標(biāo)。第2，二級(jí)計(jì)劃。業(yè)主建設(shè)項(xiàng)目組根據(jù)項(xiàng)目決策工期，制訂項(xiàng)目實(shí)施策略，進(jìn)行工作分解，形成包括地質(zhì)勘察、設(shè)計(jì)、采購(gòu)、招投標(biāo)、施工、調(diào)試、竣工驗(yàn)收等全部工作的總體控制性計(jì)劃，是協(xié)調(diào)各參與方的基礎(chǔ)，各方須在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)完成各自的工作，才能保證下步工作的開(kāi)展。第3，三級(jí)計(jì)劃。各承包商依據(jù)合同工期要求，在各自承包范圍內(nèi)對(duì)工作進(jìn)行分解，為保證能夠按合同要求完成而做出的總體控制性計(jì)劃，確定主要單項(xiàng)工程和與其他標(biāo)段交接界面的節(jié)點(diǎn)，由業(yè)主或者監(jiān)理審核批準(zhǔn)后作為工程實(shí)施的指導(dǎo)。第4，四級(jí)計(jì)劃。承包商及其分包商在三級(jí)計(jì)劃的基礎(chǔ)上，將各項(xiàng)工作進(jìn)一步分解到各個(gè)流水段、各個(gè)工序而形成的實(shí)施計(jì)劃，每細(xì)分項(xiàng)原則歷時(shí)不超過(guò)一周，便于控制，是現(xiàn)場(chǎng)各級(jí)管理人員的施工管理依據(jù)。有些項(xiàng)目中，四級(jí)計(jì)劃可能是分包商編制的，但需由總承包商整合成一個(gè)整體。經(jīng)過(guò)審批的項(xiàng)目四級(jí)計(jì)劃作為目標(biāo)計(jì)劃，是項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤的基準(zhǔn)。

項(xiàng)目四級(jí)計(jì)劃要梳理工程所需的施工步驟、優(yōu)化各工序的邏輯關(guān)系、生成項(xiàng)目的關(guān)鍵路線，還要注重效率的分析和資源的鎖定，以及各項(xiàng)保證計(jì)劃實(shí)施的措施。例如，某公司新建一處辦公區(qū)，該辦公區(qū)包括主辦公樓、科技服務(wù)樓、安全培訓(xùn)樓等多個(gè)單體及外場(chǎng)道路綠化等工程。在該項(xiàng)目建設(shè)中，不同角色的參與單位，控制的計(jì)劃深度也是不同的，如表1 所示。

表1 計(jì)劃分級(jí)的細(xì)化程度

項(xiàng)目四級(jí)計(jì)劃是施工承包商層級(jí)的生產(chǎn)計(jì)劃，對(duì)于項(xiàng)目能否達(dá)到預(yù)定的目標(biāo)至關(guān)重要。在該計(jì)劃編制過(guò)程中，要對(duì)工作量、資源效率、限制條件等進(jìn)行詳細(xì)分析和規(guī)劃，要有理有據(jù)，不能拍腦袋。某辦公樓項(xiàng)目計(jì)劃分析表，如表2 所示。

表2 施工效率、歷時(shí)估計(jì)和風(fēng)險(xiǎn)分析

在計(jì)劃分級(jí)管理中，需要注意的問(wèn)題主要包括： 第1，各級(jí)計(jì)劃需上一層級(jí)管理機(jī)構(gòu)的批準(zhǔn)，非正式計(jì)劃不能作為進(jìn)度比較、工期索賠的依據(jù)。第2，要有統(tǒng)一的WBS 劃分，四級(jí)計(jì)劃必須在三級(jí)計(jì)劃的條目下進(jìn)行細(xì)分，不能重新劃分新的WBS，一個(gè)科學(xué)完整的計(jì)劃體系，需要保證各階段間保持一致性、承接性[3]。建議業(yè)主方下達(dá)或者參與三級(jí)、四級(jí)計(jì)劃的WBS劃分，因?yàn)檫@樣相當(dāng)于統(tǒng)一了項(xiàng)目計(jì)劃編制的規(guī)則和細(xì)度，對(duì)項(xiàng)目計(jì)劃管理能起到事半功倍的效果。第3，各級(jí)計(jì)劃要有統(tǒng)一的自上而下的編號(hào)。第4，在三、四級(jí)計(jì)劃中，施工效率分析表必不可少，此項(xiàng)工作比較繁瑣，但各項(xiàng)資源的需求量得到精確計(jì)算，同時(shí)還可以根據(jù)資源均衡的原理對(duì)工期進(jìn)行優(yōu)化。在這個(gè)過(guò)程中，尤其要關(guān)注一些緊俏資源的約束[4]，對(duì)這些資源要進(jìn)行提前鎖定、動(dòng)態(tài)跟蹤。第5，充分發(fā)揮項(xiàng)目參與者的積極性，參與到項(xiàng)目計(jì)劃的制訂過(guò)程中來(lái)，包括工序劃分、工序間關(guān)系、工期估計(jì)等[5]。第6，各級(jí)項(xiàng)目管理者尤其是業(yè)主方的項(xiàng)目經(jīng)理，要充分認(rèn)識(shí)到目標(biāo)計(jì)劃的嚴(yán)肅性，努力維護(hù)目標(biāo)計(jì)劃的地位。

2 計(jì)劃的滾動(dòng)調(diào)整

由于資源、環(huán)境、自然條件等因素的影響，會(huì)造成實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度產(chǎn)生偏差，如果這種偏差不能及時(shí)糾正，必將影響進(jìn)度目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中采取相應(yīng)措施來(lái)進(jìn)行管理，對(duì)保證計(jì)劃目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)具有重要意義。

計(jì)劃調(diào)整有2 種方式—定期調(diào)整或者在進(jìn)度偏差足夠大時(shí)調(diào)整。對(duì)于后者，什么時(shí)候才能達(dá)到調(diào)整計(jì)劃的必要，不同的人關(guān)于“度”的理解是不一樣的。在某些管理方面比較糟糕或者影響因素比較多的項(xiàng)目，計(jì)劃經(jīng)常進(jìn)行調(diào)整，而項(xiàng)目管理者卻發(fā)現(xiàn)經(jīng)常拿著一份過(guò)時(shí)的計(jì)劃，有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)到底以哪個(gè)計(jì)劃為準(zhǔn)的困惑。

定期滾動(dòng)調(diào)整是一種有效的計(jì)劃管理手段。例如，在某辦公區(qū)建設(shè)項(xiàng)目中，業(yè)主項(xiàng)目組建立月度計(jì)劃滾動(dòng)制度，并在項(xiàng)目計(jì)劃管理制度中明確給予說(shuō)明。月度滾動(dòng)計(jì)劃，就是項(xiàng)目的四級(jí)計(jì)劃審批完成后，每個(gè)月底檢查進(jìn)度完成情況，根據(jù)實(shí)際施工情況調(diào)整、細(xì)化下月計(jì)劃。這樣做的優(yōu)點(diǎn)如下：

第1，形成制度，納入到項(xiàng)目管理體系。現(xiàn)場(chǎng)施工時(shí)刻都在變化，但不可能時(shí)刻都在調(diào)整計(jì)劃，規(guī)定定期調(diào)整能夠保持時(shí)刻有計(jì)劃，計(jì)劃調(diào)整有序而不會(huì)太亂。第2，在每月調(diào)整計(jì)劃時(shí)，會(huì)發(fā)現(xiàn)原來(lái)沒(méi)有發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題。第3，主動(dòng)調(diào)整，在一段周期內(nèi)所有人員都有一個(gè)明確的目標(biāo)，而不是像不定期調(diào)整那樣進(jìn)度偏離很多后推動(dòng)計(jì)劃的被動(dòng)調(diào)整，這是計(jì)劃月度滾動(dòng)調(diào)整的最突出效果。

滾動(dòng)調(diào)整計(jì)劃可由Microsoft Project 專業(yè)軟件編制，操作順序如下：第1，承包商編制完成四級(jí)計(jì)劃，經(jīng)監(jiān)理和業(yè)主討論同意，按程序進(jìn)行簽字審批后，保存為比較基準(zhǔn)計(jì)劃，具體為窗口菜單—工具—跟蹤—保存比較基準(zhǔn)。第2，每月底調(diào)整計(jì)劃，主要調(diào)整為工作增減、單項(xiàng)工期變化、邏輯關(guān)系變化等。第3，觀察新調(diào)整計(jì)劃是否引起關(guān)鍵路線的變化，與目標(biāo)計(jì)劃的調(diào)整幅度有多大，“比較基準(zhǔn)計(jì)劃”為批準(zhǔn)的四級(jí)計(jì)劃，“時(shí)間差異”為現(xiàn)行滾動(dòng)計(jì)劃與比較基準(zhǔn)計(jì)劃的差異，差異為正時(shí)，表示比基準(zhǔn)計(jì)劃延后，差異為負(fù)時(shí)，表示比基準(zhǔn)計(jì)劃提前，具體為：窗口菜單—視圖—表：差異[6]。

每月的滾動(dòng)計(jì)劃都有統(tǒng)一的格式和連續(xù)的編號(hào)，比如“SGQJH01-01-03”表示承包商在合同范圍內(nèi)，基于第1版三級(jí)計(jì)劃和第1 版四級(jí)計(jì)劃的第3次滾動(dòng)調(diào)整，這可以保證計(jì)劃調(diào)整的連續(xù)性和條理性。

在月底檢查時(shí)，即使項(xiàng)目進(jìn)展的還算順利，偏差不是很大，那么滾動(dòng)計(jì)劃還可實(shí)現(xiàn)將未來(lái)一兩個(gè)月的計(jì)劃做得更精細(xì)，更具有指導(dǎo)性。因?yàn)轫?xiàng)目的各項(xiàng)信息是隨著時(shí)間的推進(jìn)而逐步收集，信息也越來(lái)越豐富，而計(jì)劃的內(nèi)在特點(diǎn)就是“遠(yuǎn)粗近細(xì)”。每個(gè)月編制滾動(dòng)計(jì)劃時(shí)，業(yè)主、監(jiān)理、承包商共同討論編制，實(shí)際上是每月都對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行一次深層次的思考，對(duì)未來(lái)一個(gè)月的計(jì)劃安排進(jìn)行細(xì)致的梳理，對(duì)項(xiàng)目的進(jìn)展意義重大。

項(xiàng)目管理者要進(jìn)行管理理念的宣貫，避免在計(jì)劃調(diào)整時(shí)出現(xiàn)思想混亂。項(xiàng)目計(jì)劃“滾動(dòng)調(diào)整”并不意味著計(jì)劃可以“隨意變化”，也不意味著工期節(jié)點(diǎn)有“退讓空間”。調(diào)整計(jì)劃是以維護(hù)目標(biāo)計(jì)劃為前提，是為了更好地完成和實(shí)現(xiàn)目標(biāo)計(jì)劃。

3 網(wǎng)絡(luò)圖與橫道圖的配合使用

網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)是一種科學(xué)的計(jì)劃管理方法，目前已經(jīng)廣泛應(yīng)用于工程建設(shè)領(lǐng)域，對(duì)進(jìn)度計(jì)劃的編制、優(yōu)化和控制等效果明顯[7]。網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)作為一種手段，也有自身的缺點(diǎn)。

橫道圖計(jì)劃與網(wǎng)絡(luò)圖計(jì)劃優(yōu)缺點(diǎn)比較：第1，橫道圖計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)是編制簡(jiǎn)單，層次感比較強(qiáng)，缺點(diǎn)是整體邏輯關(guān)系不直觀，不能全面地反映出各工作之間的關(guān)系和相互影響，關(guān)鍵路線容易忽略。第2，網(wǎng)絡(luò)圖計(jì)劃的優(yōu)點(diǎn)是整體邏輯關(guān)系直觀，關(guān)鍵路線一目了然，在計(jì)劃執(zhí)行過(guò)程中，若因某一工作因故提前或拖后時(shí)，能從計(jì)劃中預(yù)見(jiàn)到它對(duì)其他工作及總工期的影響程度，便于及早采取措施，缺點(diǎn)是難以全部列出四級(jí)計(jì)劃的工作項(xiàng)，也無(wú)法顯示資源需要量的變化情況[8]。

基于上述優(yōu)缺點(diǎn)，在項(xiàng)目管理中，可以配合使用網(wǎng)絡(luò)圖與橫道圖兩種計(jì)劃技術(shù)，利用長(zhǎng)處，彌補(bǔ)短處。例如在某辦公區(qū)項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，業(yè)主項(xiàng)目組要求采用網(wǎng)絡(luò)圖和橫道圖相結(jié)合的方法配合使用?？偝邪鼏挝回?fù)責(zé)編制三級(jí)總體目標(biāo)計(jì)劃，同時(shí)編制項(xiàng)目網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃，編制軟件采用市場(chǎng)上常見(jiàn)的雙代號(hào)網(wǎng)絡(luò)圖軟件?？偝邪鼏挝挥?jì)劃管理人員于每周周例會(huì)前繪制前鋒線，跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展，在周例會(huì)上進(jìn)行匯報(bào)，直觀地表達(dá)項(xiàng)目進(jìn)展和進(jìn)度偏差，尤其是關(guān)鍵線路工作進(jìn)度情況。這種形式的進(jìn)度衡量方式對(duì)于業(yè)主、監(jiān)理、總承包單位的項(xiàng)目管理者非常實(shí)用，接受度高，項(xiàng)目溝通順暢。橫道圖主要用于編制滾動(dòng)計(jì)劃和單項(xiàng)計(jì)劃。網(wǎng)絡(luò)圖與橫道圖的配合使用，對(duì)項(xiàng)目的成功實(shí)施發(fā)揮了重要作用。

4 計(jì)劃的形成和優(yōu)化

在項(xiàng)目計(jì)劃管理中，業(yè)主方應(yīng)積極建立規(guī)范的計(jì)劃編制流程，并推動(dòng)形成按照流程執(zhí)行的文化，以保證建設(shè)高質(zhì)量的計(jì)劃系統(tǒng)。

典型的工程項(xiàng)目計(jì)劃形成流程，如圖1 所示。雖然項(xiàng)目各參與方的計(jì)劃目標(biāo)是一致的，但是在不同的管控節(jié)點(diǎn)上，關(guān)注側(cè)重點(diǎn)也有不同。第1，施工承包方的關(guān)注點(diǎn)包括：是否按照合同要求和上級(jí)計(jì)劃進(jìn)行編制；WBS劃分和施工工序是否完整；邏輯關(guān)系、歷時(shí)估計(jì)、工作浮時(shí)、關(guān)鍵路線是否合理；施工人員、機(jī)械設(shè)備能否到位；資源計(jì)劃是否均衡。第2，監(jiān)理方的關(guān)注點(diǎn)包括：是否能夠滿足項(xiàng)目重要節(jié)點(diǎn)和總工期要求；施工方案是否還有優(yōu)化空間；是否考慮節(jié)假日、冬季施工、雨季施工等相關(guān)影響；評(píng)估計(jì)劃是否可行。第3，業(yè)主方的關(guān)注點(diǎn)包括：相關(guān)政府審批能否順利；出圖計(jì)劃能否滿足現(xiàn)場(chǎng)需要；與項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)團(tuán)隊(duì)溝通投產(chǎn)需求；能否滿足項(xiàng)目決策文件的相關(guān)要求。

圖1 項(xiàng)目計(jì)劃形成流程圖（來(lái)源：作者自繪）

綜上，通過(guò)各層級(jí)的優(yōu)化，形成更切實(shí)、更精準(zhǔn)的計(jì)劃，以便更好地作為項(xiàng)目控制的依據(jù)。

5 結(jié)論

宏觀的計(jì)劃分級(jí)管理和微觀的WBS 劃分是科學(xué)的計(jì)劃系統(tǒng)的基礎(chǔ)，定期的進(jìn)度檢查和滾動(dòng)調(diào)整是計(jì)劃系統(tǒng)的靈魂，網(wǎng)絡(luò)計(jì)劃技術(shù)和橫道圖的配合使用則是計(jì)劃系統(tǒng)成功的關(guān)鍵途徑，上述技術(shù)與項(xiàng)目的計(jì)劃管理制度一起構(gòu)成一套完成的計(jì)劃系統(tǒng)，簡(jiǎn)單而有效。在項(xiàng)目啟動(dòng)階段，就要在實(shí)施策略里面明確計(jì)劃系統(tǒng)的要素和操作方法。完善的計(jì)劃系統(tǒng)與系統(tǒng)化的統(tǒng)計(jì)、高效的現(xiàn)場(chǎng)協(xié)調(diào)、技術(shù)和方案的創(chuàng)新、合理的獎(jiǎng)罰措施等一起，共同打造成功的項(xiàng)目管理。