檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響

孫阿娜

（聊城市衛(wèi)生健康綜合執(zhí)法支隊，山東聊城 252000）

0 引言

隨著我國社會的高速發(fā)展、科技水平的快速提升，檔案載體材料隨之產(chǎn)生變化，并對檔案管理行為理念提出了更高要求，而原有的檔案管理行為理念并不適應(yīng)新時代社會發(fā)展中形成的檔案載體材料，所以需要深度分析檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，了解檔案載體材料和形成方式與檔案管理行為理念之間的關(guān)系，基于現(xiàn)代思維與檔案載體材料、形成方式對檔案管理行為理念進(jìn)行積極創(chuàng)新，從根本上提高檔案管理水平，確保檔案管理方式與理念之間能夠形成高度統(tǒng)一，推動檔案管理工作的長效發(fā)展。

1 檔案的載體材料與檔案的形成方式

我國具有悠久的文化歷史，在我國數(shù)年的發(fā)展歷程中，檔案載體材料與形成方式會隨著科技水平的提升而不斷地產(chǎn)生變化，甲骨、竹簡、紙張、磁盤等作為載體材料不斷更新，利用一定工具刻畫可閱讀的符號，使檔案得以形成，并在長久的發(fā)展中得以傳承。而隨著文字的產(chǎn)生，紙質(zhì)的檔案載體材料逐漸受到社會大眾廣泛依賴，與石類檔案載體材料不同的是，紙質(zhì)檔案載體材料具有較強(qiáng)的統(tǒng)一性，是利用書寫工具刻畫文字所形成的檔案，二者的差異具體體現(xiàn)在檔案載體材料形成方式的不同，而這種差異與檔案的信息內(nèi)容關(guān)系不大。文字的產(chǎn)生，使得檔案的管理需求增加，一方面是由于文字具有較強(qiáng)的實(shí)用性以及便利性，能夠更加適用于文化間的交流，再加上綜合發(fā)展下人們對文化生活的不斷追求，使得檔案的數(shù)量激增；另一方面則是由于以文字為載體、以紙類載體材料為核心的檔案具有較強(qiáng)的儲存性和流通性，便于人們使用和儲存，于是出現(xiàn)檔案數(shù)量激增的現(xiàn)象。而隨著時代發(fā)展與科技水平的提高，使得越來越多的科學(xué)技術(shù)廣泛運(yùn)用，在大數(shù)據(jù)時代背景下，信息大量產(chǎn)生，人類識讀字符也逐漸從紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化材料，以光盤等數(shù)字化材料為載體的檔案逐漸受到人們認(rèn)可，與紙質(zhì)檔案材料相比，數(shù)字化載體材料更加輕便、高效、利于儲存、不易丟失，并且更加方便人們使用。隨著檔案載體材料和形成方式的變化，人們對檔案的管理需求以及使用需求也在發(fā)生改變，檔案管理行為理念也越加重視使用者的需求，這不僅僅是社會時代發(fā)展的必然結(jié)果，更是檔案管理發(fā)展的必然需求，只有順應(yīng)時代發(fā)展，才能切實(shí)保證檔案管理能夠始終滿足人的需求。并且隨著社會的不斷發(fā)展，新的檔案載體材料與形成方式會不斷更新，勢必會對檔案管理行為理念產(chǎn)生影響，所以需要基于現(xiàn)代化的發(fā)展眼光加強(qiáng)對檔案載體材料與形成方式的深入探究，明確載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，結(jié)合當(dāng)下時代發(fā)展趨勢，對傳統(tǒng)的管理理念以及等管理行為方式進(jìn)行積極創(chuàng)新，以現(xiàn)代化的管理手段提高檔案管理質(zhì)量。

2 檔案形成方式與檔案管理理念的關(guān)系

在當(dāng)前的社會背景下，大數(shù)據(jù)時代已經(jīng)到來，使得人們必須面對數(shù)以億計的信息數(shù)據(jù)，而這使得以信息技術(shù)為載體的電子檔案數(shù)量驟然激增，傳統(tǒng)的檔案管理行為和理念只能適用于以紙質(zhì)載體材料為主的管理方式，傳統(tǒng)檔案管理更加注重紙質(zhì)檔案的儲存，而隨著檔案載體材料和形成方式的改變使得檔案管理的重點(diǎn)逐漸從儲存與保護(hù)向檔案的高效率利用轉(zhuǎn)變，也更加重視用戶的需求。與傳統(tǒng)檔案載體材料不同的是，以信息技術(shù)為載體的電子檔案具有較強(qiáng)的儲存性，不易丟失、不易損壞，并且可以實(shí)現(xiàn)長時間儲存，同時還可以在同一段時間內(nèi)對電子檔案進(jìn)行反復(fù)查閱。電子檔案可以在信息技術(shù)的支持下實(shí)現(xiàn)復(fù)制，也就是說以信息技術(shù)為載體的電子檔案有較高的利用率，會隨著后期加工導(dǎo)致檔案的原始內(nèi)容發(fā)生一定變化，導(dǎo)致檔案管理工作重點(diǎn)產(chǎn)生偏移，以此為切入點(diǎn)探究檔案形成方式與檔案管理理念之間的關(guān)系，檔案形成方式的改變使檔案管理人員的管理工作升級轉(zhuǎn)型，引導(dǎo)人們對檔案的原始件加以關(guān)注的同時，正確認(rèn)識電子檔案的原始性價值，并利用一定的管理手段以及管理方式對檔案的原始件加以保護(hù)。這不僅凸顯了檔案管理人員的工作價值，更進(jìn)一步體現(xiàn)了檔案管理的行為理念，需要現(xiàn)代檔案管理工作者能夠積極承擔(dān)自身工作職責(zé)，明確自身工作意義，有效地維護(hù)檔案的真實(shí)性。

3 檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念造成影響的應(yīng)對措施

3.1 強(qiáng)化服務(wù)創(chuàng)新理念

要想有效地應(yīng)對檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念的影響，還需要從自身角度出發(fā)，強(qiáng)化服務(wù)創(chuàng)新理念，以先進(jìn)的檔案管理理念配合檔案載體材料與形成方式的改變，并推動檔案管理工作有序進(jìn)行。社會發(fā)展使得檔案的形成方式與載體材料發(fā)生重大改變，而這首先就會對檔案管理理念造成沖擊，導(dǎo)致原有的檔案管理理念并不適用新時代社會發(fā)展下先進(jìn)的檔案載體材料形成方式，所以需要積極強(qiáng)化服務(wù)創(chuàng)新理念，以理念作為支撐推動檔案管理工作的進(jìn)步。由于電子檔案存在復(fù)制性，很難保證電子檔案的原始性以及內(nèi)容的真實(shí)性。而這一方面的改變使得檔案管理工作產(chǎn)生一定變化，傳統(tǒng)的檔案管理理念與思維很難適應(yīng)管理工作對象以及工作環(huán)境的改變，只有基于檔案載體材料和形成方式對服務(wù)理念進(jìn)行積極創(chuàng)新，才能更好地適應(yīng)社會的發(fā)展、滿足人們的迫切需求。這需要檔案管理人員做到與時俱進(jìn)，對檔案服務(wù)理念進(jìn)行積極創(chuàng)新，切實(shí)提高檔案資源的利用效率，以提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)為目標(biāo)，合理應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與信息技術(shù)對檔案進(jìn)行全過程管理，并在管理的過程中確實(shí)保障檔案資料的安全性以及內(nèi)容的真實(shí)性。同時，樹立檔案管理意識，正確認(rèn)識檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念所造成的影響，逐漸轉(zhuǎn)變檔案管理工作重點(diǎn)，以較強(qiáng)的檔案服務(wù)創(chuàng)新意識推動檔案管理功能的優(yōu)化，從根本上提高檔案資源的利用效率，推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展[1]。

3.2 建立檔案管理系統(tǒng)

建立檔案管理系統(tǒng)是應(yīng)對檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念產(chǎn)生影響的主要措施。在新時代發(fā)展背景下，檔案載體材料逐漸彰顯多元化的發(fā)展特點(diǎn)，這就使得檔案的信息量與檔案種類逐漸增加，傳統(tǒng)的管理方式已經(jīng)很難有效管理新時代社會發(fā)展產(chǎn)生的新興檔案，所以需要檔案管理部門建立檔案管理系統(tǒng)，以現(xiàn)代化的管理手段提高檔案管理工作質(zhì)量，滿足社會需要的同時推進(jìn)檔案事業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。傳統(tǒng)檔案多以紙類檔案載體材料為主，隨之產(chǎn)生的管理行為也逐漸側(cè)重于紙類檔案管理。而電子檔案的產(chǎn)生，從根本上改變了傳統(tǒng)的管理模式以及管理行為，如果按照傳統(tǒng)紙類檔案管理模式展開管理活動，不僅會對檔案管理人員造成較大的工作壓力，還會造成檔案管理工作效率慢、出錯率高的現(xiàn)象，導(dǎo)致檔案管理工作很難滿足新時代檔案管理工作的需求。建立檔案管理系統(tǒng)，以現(xiàn)代化的管理手段取代傳統(tǒng)重復(fù)性較高的工作內(nèi)容，使檔案管理工作變得簡單、高效，在減輕人員壓力的同時，也能更好地推進(jìn)檔案管理工作的有序進(jìn)行。首先，需要正確認(rèn)識檔案載體材料與形成方式對檔案管理行為理念所產(chǎn)生的影響，并在此基礎(chǔ)上增加資金投入，引進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)施設(shè)備，硬件設(shè)備包括計算機(jī)、機(jī)房、掃描儀等，軟件設(shè)備包括各類應(yīng)用系統(tǒng)以及相關(guān)平臺。其次，還需要安裝配套設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)、電源等。在檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，對檔案管理系統(tǒng)功能進(jìn)行開發(fā)，結(jié)合檔案服務(wù)理念、檔案管理工作需求以及時代發(fā)展趨勢創(chuàng)建個性化服務(wù)功能，使檔案管理系統(tǒng)能夠更好地滿足人們的需求[2-3]。

3.3 完善檔案管理方式

檔案管理形式的改變，勢必會對管理方式造成一定影響，所以需要檔案管理人員依據(jù)檔案管理系統(tǒng)對檔案管理方式加以完善，有效應(yīng)對檔案載體材料和形成方式對檔案管理行為理念所造成的影響，使其能夠有效提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，助力檔案管理工作的有效開展。首先，檔案管理人員需要加強(qiáng)對計算機(jī)技術(shù)、云計算以及大數(shù)據(jù)技術(shù)等多種現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段的有效應(yīng)用，以先進(jìn)的現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)手段代替?zhèn)鹘y(tǒng)重復(fù)性的檔案管理工作內(nèi)容，使檔案管理工作能夠?qū)崿F(xiàn)精細(xì)化、現(xiàn)代化，在切實(shí)減輕管理工作工作壓力的同時，提高管理工作效率，推動檔案管理工作轉(zhuǎn)型。檔案管理工作并非一項簡單的工作內(nèi)容，也并非一句口號，需要檔案管理人員付諸行動，將檔案管理工作落到實(shí)處，積極適應(yīng)檔案載體材料和形成方式的變化，推動檔案管理方式的完善與改革，并將諸多載體材料中的檔案數(shù)據(jù)信息轉(zhuǎn)化為電子文件的形式，統(tǒng)一載體和使用資源，利于后期管理工作的開展。其次，充分進(jìn)行數(shù)據(jù)分析研究，基于大量檔案數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上，對內(nèi)容進(jìn)行充分分析，了解并掌握社會發(fā)展需求，對此加以合理開發(fā)利用，使檔案信息資源的價值能夠得以充分發(fā)揮。更好地服務(wù)于社會各項工作，滿足當(dāng)前社會發(fā)展對檔案資源社會共享的使用需求。最后，還需要在大量檔案數(shù)據(jù)信息的基礎(chǔ)上對其進(jìn)行深度的開發(fā)與利用，形成可靠的儲存模式，以切實(shí)保證檔案數(shù)據(jù)信息安全為原則對檔案加以儲存和管理。根據(jù)檔案種類以及信息內(nèi)容進(jìn)行合理分類，做好異地儲存和備份工作，在保證檔案安全性與完整性的同時，建立更加便捷、高效的查詢系統(tǒng)。檔案管理方式的變化能夠從根本上轉(zhuǎn)變?nèi)藗儗n案管理的固有印象，在打破傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案空間、時間束縛的基礎(chǔ)上，改變了檔案信息的查閱方式，使人們能夠在不同地點(diǎn)、相同時間段內(nèi)共同查閱同一份檔案信息，這極大提高了檔案信息的利用效率，方便人們查閱的同時也能更好地發(fā)揮檔案的自身價值[4-5]。

3.4 豐富檔案管理內(nèi)容

在新時代社會發(fā)展背景下，檔案管理人員也需要做到與時俱進(jìn)，通過不斷創(chuàng)新檔案管理方式、豐富檔案管理內(nèi)容，更好地適應(yīng)社會發(fā)展，為人們提供更優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)，切實(shí)提高檔案的利用價值，推動檔案管理工作的有效開展。首先，管理人員能夠不斷提高自身的專業(yè)素養(yǎng)以及綜合專業(yè)能力，能夠善于利用檔案管理系統(tǒng)、各項操作平臺等。通過理論知識了解檔案管理工作的重要意義以及檔案載體材料和形成方式與檔案管理行為理念之間的關(guān)系，在提高自身的綜合專業(yè)素養(yǎng)的同時，提高檔案管理工作水平。其次，對檔案管理工作內(nèi)容積極創(chuàng)新，通過積極研發(fā)新的檔案管理功能以及服務(wù)項目，滿足人們不同的檔案管理服務(wù)需求，提高人們滿意度的同時，也能更好地發(fā)揮檔案管理工作的重要功能，使檔案管理人員工作的價值能夠得到最大限度發(fā)揮，推動檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。最后，檔案管理部門還需要為檔案管理人員提供培訓(xùn)通道，鼓勵檔案管理人員積極學(xué)習(xí)，不斷提高自身專業(yè)水平，提高自身服務(wù)意識以及創(chuàng)新意識[6-7]。

4 結(jié)語

電子文件的出現(xiàn)使得檔案管理工作面臨著更高的挑戰(zhàn)，但也說明了檔案載體和形成方式對檔案管理行為理念的影響，基于現(xiàn)代社會發(fā)展背景，運(yùn)用現(xiàn)代化的發(fā)展理念以及科學(xué)技術(shù)對檔案管理行為理念加以積極創(chuàng)新，順應(yīng)時代發(fā)展潮流、推動檔案管理工作進(jìn)步的同時，提高檔案資源的利用效率，發(fā)揮檔案管理的積極作用，切實(shí)維護(hù)檔案的安全性以及內(nèi)容的真實(shí)性，使其能夠有效滿足社會發(fā)展以及人們的使用需求。