出版物作為檔案保管的本質(zhì)研究

桑晟 祝慶軒 張珉

摘 要：出版物與出版物檔案系兩種截然不同的事物，不存在邏輯上的種屬關(guān)系，其所發(fā)揮的主要功能也存在差異。究其根源來(lái)說(shuō)，是由其自身結(jié)構(gòu)決定的。而兩者結(jié)構(gòu)上的相似，決定了出版物與出版物檔案之間存在轉(zhuǎn)化的可能。對(duì)于不同主體，出版物能夠作為檔案保管的本質(zhì)正在于出版物發(fā)生了文件橫向運(yùn)動(dòng)。正確認(rèn)識(shí)這一現(xiàn)象背后的本質(zhì)，具有重要的理論意義和實(shí)踐意義。

關(guān)鍵詞：檔案；文件；原始記錄；來(lái)源原則；檔案保管；出版物；橫向運(yùn)動(dòng)；文化傳播

Abstract： Publications and publication archives are two completely different things， and there is no logical speciesrelationship. Their main functions are also different. Basically this is determined by their own structures. But thesimilarity of the two structures determines the possibility of their transformation. For different subjects， the essencethat publications can be kept as archives lies in the lateral movement of the documents. It is of great theoretical andpractical significance to correctly understand the essence behind this phenomenon.

Keywords： Archives; Document; Original record; Principle of provenance; Archive keeping; Publications; Lateralmovement; Culture communication

伴隨人類社會(huì)生產(chǎn)生活實(shí)踐，會(huì)形成諸多事物概念，各樣事物彼此間均有較為清晰的界線，從而將不同事物有序區(qū)別開(kāi)來(lái)。然而，社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)又不是彼此孤立展開(kāi)的，正是由于人類活動(dòng)的復(fù)雜性和關(guān)聯(lián)性，作為活動(dòng)的伴生物也會(huì)彼此間存在有機(jī)聯(lián)系。出版物與檔案正是彼此概念不同但又互相關(guān)聯(lián)的兩者。也正是基于這種關(guān)聯(lián)性，促成檔案管理實(shí)踐中，在特定環(huán)境下出版物能夠作為檔案保管的可能性。[1]郭東升先生在《出版物檔案概念及其理論實(shí)踐》一文中指出：出版物與出版物檔案系兩個(gè)完全不同的事物，各級(jí)各類檔案館應(yīng)充分重視出版物文件材料，將其納入檔案館室及個(gè)人的歸檔和收集范圍，并形成出版物檔案的收集、保管、利用等工作規(guī)范。這一觀點(diǎn)筆者是持肯定態(tài)度的，此類檔案文件材料的價(jià)值，絕不能因?yàn)楦拍罱缍▎?wèn)題而漠視。然而，郭先生在文章中認(rèn)為：“從實(shí)體角度看，出版物與其相對(duì)應(yīng)的出版物檔案是同一事物，這是它們的相同點(diǎn)……從概念角度看，出版物檔案的外延小于出版物外延。一般出版物個(gè)體，即非出版物檔案?jìng)€(gè)體，與出版物檔案?jìng)€(gè)體在一定條件下可以相互轉(zhuǎn)化?！盵2]筆者認(rèn)為這些觀點(diǎn)有待進(jìn)一步商榷。

1 出版物與出版物檔案的關(guān)系

出版物均是以傳播為使命而形成，并通過(guò)特定載體將其所蘊(yùn)含的知識(shí)信息加以傳遞的，而檔案是社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的、有一定價(jià)值、具有原始記錄作用的固化信息。從概念界定兩者的關(guān)系，主要看該事物是否具有在社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中的直接形成性以及原始記錄性。

1.1 直接形成性。出版物出版通知單、合同、清樣、樣書(shū)，是根據(jù)出版過(guò)程中每一個(gè)環(huán)節(jié)的需要而形成的，通過(guò)不同主體之間的交流、合作，發(fā)揮推動(dòng)出版物最終出版的作用?？梢哉f(shuō)，它們是出版活動(dòng)開(kāi)展的“見(jiàn)證人”，對(duì)于出版活動(dòng)而言，具有直接形成性。出版工作包括選題的申報(bào)、“三審三?！?、書(shū)號(hào)申請(qǐng)、排版設(shè)計(jì)和印刷五個(gè)環(huán)節(jié)。面世的出版物則是印刷單位按照此前確定的出版清樣進(jìn)行印刷的產(chǎn)品，它是在出版活動(dòng)的最后一個(gè)環(huán)節(jié)形成的。故而，它植根于出版活動(dòng)，是在出版活動(dòng)中直接形成的，具有直接形成性。

1.2 原始記錄性。根據(jù)當(dāng)前學(xué)界主流觀點(diǎn)，原始記錄性是檔案的本質(zhì)屬性，也是檔案區(qū)別于其他事物具有本質(zhì)上意義的特性，是事物內(nèi)部的屬性。[3]出版物出版通知單、合同、清樣、樣書(shū)通過(guò)附加于文件之上的簽字、印章等記錄，據(jù)以為憑，將其作為出版物出版的原始記錄。而市面上顧客能夠購(gòu)買到的出版物，雖然通過(guò)封面、扉頁(yè)等可以了解到該出版物的出版單位、作者、出版日期、印數(shù)等信息，但這些信息只是對(duì)出版物出版情況的注釋，不再扮演“主角”身份，意在向讀者介紹其背景信息，出版物更主要發(fā)揮的作用則是將其所蘊(yùn)含的知識(shí)信息進(jìn)行有效傳播，而不再是出版過(guò)程的原始記錄。換而言之，正是本質(zhì)屬性的更迭，使得出版物得以更好地發(fā)揮傳播作用。因此，對(duì)于出版物而言，其早已脫離原始記錄的“繭房”，“飛向”信息傳播的“天空”。

1.3 出版物與出版物檔案系不同事物。根據(jù)上述分析，出版物的本質(zhì)屬性非檔案的原始記錄性，其不屬于檔案家族中的成員。這一現(xiàn)象可以與建筑施工活動(dòng)進(jìn)行類比，在檔案管理過(guò)程中，會(huì)將伴隨樓宇建筑過(guò)程形成的施工圖、竣工圖、變更圖等圖紙歸檔保存，這是因?yàn)樗鼈冋鎸?shí)、原始地記錄了樓宇建造的全過(guò)程。人們可以通過(guò)查閱圖紙，了解當(dāng)初樓宇建筑的相關(guān)信息。而最終建成的鱗次櫛比的樓宇，作為商品進(jìn)行出售，顯然不會(huì)被稱為檔案。

由此，我們不難發(fā)現(xiàn)，出版物與出版物檔案并不存在郭東升先生所論述的“出版物與出版物檔案是兩個(gè)相容關(guān)系的概念，兩者為種屬關(guān)系，出版物檔案為種，出版物為屬”。更進(jìn)一步說(shuō)，自然也就無(wú)從談起“出版物與其所對(duì)應(yīng)的出版物檔案為同一事物”。[4]

綜上，可以得出如下結(jié)論：出版物與出版物檔案為兩種截然不同的事物，不存在邏輯上的種屬關(guān)系，其所發(fā)揮的主要功能也存在差異。究其根源來(lái)說(shuō)，是由其自身結(jié)構(gòu)決定的。

2 出版物與出版物檔案的結(jié)構(gòu)差異

客觀世界不同事物均有其不同的結(jié)構(gòu)，結(jié)構(gòu)的差異決定了事物具有不同的屬性，進(jìn)而決定其自身所能擁有的價(jià)值。出版物與出版物檔案為兩種不同的事物，故其結(jié)構(gòu)也存在差異。出版物的結(jié)構(gòu)一般是知識(shí)信息與載體的結(jié)合體，知識(shí)信息通過(guò)依附在特定載體上，將其信息進(jìn)行固化，以通過(guò)穩(wěn)定的形式將其知識(shí)信息進(jìn)行傳播。出版物檔案的結(jié)構(gòu)則一般是原始信息與載體的結(jié)合體，“原汁原味”的信息通過(guò)“鎖入”特定載體中，確保其信息的真實(shí)可靠，以便一定時(shí)日后人們通過(guò)出版物檔案進(jìn)一步了解出版的過(guò)程。

由于出版物與出版物檔案結(jié)構(gòu)方面的差異（主要是所存儲(chǔ)的信息特點(diǎn)差異），使得兩者在屬性方面存在不同。出版物的屬性側(cè)重于傳播性，其使命主要是將其所蘊(yùn)含的知識(shí)信息傳播至受眾，而出版物檔案的屬性則側(cè)重于原始記錄性，其任務(wù)主要是原始地記錄出版過(guò)程中的歷史信息。當(dāng)然，除了主屬性，兩者也都包含知識(shí)性、信息性、文化性等附屬屬性，這正是由兩者結(jié)構(gòu)所決定的，也是文獻(xiàn)家族（圖書(shū)、情報(bào)、檔案等）所共有的屬性。兩者屬性的差異，進(jìn)一步?jīng)Q定其所擁有的價(jià)值差異。出版物因?yàn)槠渲饕獋鞑ブR(shí)信息，故其價(jià)值包括文化價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、傳播價(jià)值和參考價(jià)值。而出版物檔案因真實(shí)可靠性，可作為溯源歷史的第一手資料，其價(jià)值則主要包括憑證價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值等。

出版物和出版物檔案因其所擁有的價(jià)值不同，決定了它們所能發(fā)揮作用的差異。出版物在知識(shí)信息傳播方面發(fā)揮主要作用，而出版物檔案則在原始記錄和文化傳承方面發(fā)揮主要作用。出版物與出版物檔案的結(jié)構(gòu)、屬性、價(jià)值、主要作用方面對(duì)比，可用以下表格直觀表達(dá)。

正是由于出版物檔案較之出版物結(jié)構(gòu)上的差異，決定了兩者在屬性、價(jià)值、發(fā)揮的作用等方面“分道揚(yáng)鑣”?？梢哉f(shuō)出版物檔案的主要特質(zhì)，如原始記錄性、憑證價(jià)值等閃耀著檔案的寶貴品質(zhì)。而出版物檔案的非主要特質(zhì)，如信息性、知識(shí)性、文化價(jià)值等則“反映文獻(xiàn)所共同具有的性質(zhì)，從另一方面證明檔案與文獻(xiàn)的血緣關(guān)系以及檔案學(xué)與圖書(shū)館學(xué)、情報(bào)學(xué)的血緣關(guān)系”。[5]

然而，我們不難發(fā)現(xiàn)，出版物和出版物檔案在結(jié)構(gòu)上又有微妙的相似，即兩者均是特定信息附著在載體上。正是這種結(jié)構(gòu)上的相似，決定了出版物與出版物檔案之間存在轉(zhuǎn)化的可能。因?yàn)樾畔⒃诠δ芊矫妫哂卸鄻有?，不同主體對(duì)出版物的使用需求是不同的，故同一事物對(duì)應(yīng)不同主體時(shí)，會(huì)呈現(xiàn)出不同的價(jià)值形態(tài)。具體來(lái)說(shuō)，對(duì)于讀者大眾來(lái)說(shuō)，他們主要還是通過(guò)閱讀出版物獲取其中知識(shí)，獲取出版物的文化價(jià)值；對(duì)于發(fā)行商，他們主要還是通過(guò)將出版物發(fā)行，發(fā)揮其社會(huì)價(jià)值，從而追求經(jīng)濟(jì)效益。那么，讀者大眾、發(fā)行商是否會(huì)將出版物作為檔案進(jìn)行保管呢？答案是否定的?；蛞蜃x者大眾沒(méi)有參與到出版活動(dòng)中來(lái)，或因出版物無(wú)從體現(xiàn)發(fā)行商的工作職能，對(duì)于這些主體而言，便沒(méi)有將出版物據(jù)以為憑的需求，其自然也就不會(huì)發(fā)揮憑證價(jià)值。更進(jìn)一步來(lái)說(shuō)，哪些主體會(huì)將出版物作為憑據(jù)？一定是與出版活動(dòng)過(guò)程有密切關(guān)系，且能通過(guò)對(duì)應(yīng)的出版物反映其職能的出版物，會(huì)被主體視為憑據(jù)，并作為檔案進(jìn)行留存。這類主體主要包括作者、文字編輯和美術(shù)編輯。因此，我們有必要深入分析同為出版物，為什么在有的社會(huì)活動(dòng)中會(huì)被視為檔案，而有的社會(huì)活動(dòng)則不會(huì)。換言之，出版物能夠作為檔案保管的本質(zhì)究竟是什么？

3 出版物作為檔案保管的本質(zhì)探微

筆者認(rèn)為，出版物能作為檔案保管，既非權(quán)宜之計(jì)，也非充當(dāng)檔案的替代品，其本質(zhì)在于出版物在作為檔案保管的過(guò)程中發(fā)生了文件橫向運(yùn)動(dòng)。

文件橫向運(yùn)動(dòng)是由蘇州大學(xué)吳品才教授于21世紀(jì)初提出的，該理論正確地認(rèn)識(shí)到文件能夠“橫跨兩個(gè)先后開(kāi)展的，不同的且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間發(fā)生運(yùn)動(dòng)”。[6]這一理論科學(xué)揭示了在對(duì)文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律考察過(guò)程中，不能僅將研究視角局限在時(shí)間的單一維度中，應(yīng)跳出思想認(rèn)知的“樊籬”，從更廣闊的空間范疇探究文件與不同社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間的內(nèi)在關(guān)系。此后，在吳教授的研究基礎(chǔ)之上，筆者進(jìn)一步深化對(duì)文件橫向運(yùn)動(dòng)的認(rèn)識(shí)，認(rèn)為發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)的文件，能夠伴隨主、客體的擴(kuò)展而呈現(xiàn)出價(jià)值的更迭，并為文件橫向運(yùn)動(dòng)賦予新定義，即“文件橫向運(yùn)動(dòng)是指彼此有機(jī)關(guān)聯(lián)的文件或文件群體，在不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中不斷運(yùn)動(dòng)的情形。具體地說(shuō)，文件價(jià)值推動(dòng)文件或文件群體在與之對(duì)應(yīng)的社會(huì)活動(dòng)中次第運(yùn)動(dòng)，并在空間范圍內(nèi)依次呈現(xiàn)出現(xiàn)行價(jià)值、憑證價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、文化價(jià)值的升級(jí)”。[7]

出版物以清樣為藍(lán)本，一經(jīng)完成批量印刷后，其便進(jìn)入發(fā)行環(huán)節(jié)，發(fā)揮現(xiàn)行性，即它“為了完成或達(dá)到其所為之形成的目標(biāo)而具有的法律的或行政的效力或力量”，[8]將其所蘊(yùn)含的知識(shí)信息進(jìn)行傳播。此后，絕大多數(shù)的出版物以發(fā)揮知識(shí)傳播的使命繼續(xù)“奔波”，直至其生命周期的終結(jié)。這也恰恰生動(dòng)地體現(xiàn)了出版物的文化傳播價(jià)值，反映的是社會(huì)大眾對(duì)出版物文化傳播屬性的追求。

當(dāng)然，這絕非是所有出版物的“命運(yùn)歸宿”。仍有一小部分出版物“不甘于”落入“命運(yùn)的安排”，它們?cè)诎l(fā)揮現(xiàn)行性后，因不同主體對(duì)客體屬性的肯定性，即除出版單位之外的其他主體對(duì)其自身所具備屬性——記錄性的認(rèn)可，發(fā)生文件橫向運(yùn)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)價(jià)值升級(jí)，發(fā)揮憑證價(jià)值，這部分主體正是通過(guò)出版物所蘊(yùn)含的信息再現(xiàn)其形成過(guò)程的原始情況。值得說(shuō)明的是，這里的出版物運(yùn)動(dòng)過(guò)程，絕非文件生命周期理論所揭示的縱向運(yùn)動(dòng)形式。雖然這一情況下的出版價(jià)值形態(tài)呈現(xiàn)出從現(xiàn)行價(jià)值到憑證價(jià)值的更迭，看似與文件縱向運(yùn)動(dòng)理論所揭示的規(guī)律相同，但其所服務(wù)的主體已然發(fā)生變化，即主體不再是出版單位，而是拓展到與之相關(guān)的作者和編輯人員。也就是說(shuō)，出版物的這一運(yùn)動(dòng)過(guò)程中，它所處于的社會(huì)活動(dòng)背景由出版單位發(fā)行出版轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)作和編輯活動(dòng)的徹底結(jié)束，從單一出版單位的價(jià)值擴(kuò)展到更廣的主體范疇，這也正是文件橫向運(yùn)動(dòng)內(nèi)在原理中所揭示的文件主體拓展律。[9]體現(xiàn)了文件與社會(huì)活動(dòng)之間存在著共生且對(duì)應(yīng)的關(guān)系，正如王英瑋教授指出的：文件是社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)過(guò)程的有機(jī)組成部分，社會(huì)活動(dòng)本身所具有的歷史聯(lián)系性和完整性決定了文件之間的有機(jī)聯(lián)系性。[10]

我們可以對(duì)不同主體進(jìn)行詳細(xì)分析。

第一，作者。作者寫(xiě)作或創(chuàng)作過(guò)程是出版物形成的前期活動(dòng)，與載有其思想、觀點(diǎn)的出版物的出版活動(dòng)構(gòu)成因果關(guān)系，出版物正是在這種不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)間運(yùn)動(dòng)的，是寫(xiě)作或創(chuàng)作活動(dòng)的結(jié)果，構(gòu)成寫(xiě)作或創(chuàng)作活動(dòng)的最終閉環(huán)，與作者的手稿原件等共同形成原始憑證，真實(shí)地記錄了從創(chuàng)作到最終出版發(fā)表的全過(guò)程?？梢哉f(shuō)，對(duì)于作者而言，寫(xiě)作只是創(chuàng)作活動(dòng)的開(kāi)始，而其歸宿則是追求公開(kāi)發(fā)表。從某種意義上來(lái)說(shuō)，出版物通過(guò)發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)，發(fā)揮了創(chuàng)作活動(dòng)完結(jié)的信號(hào)燈作用。第二，編輯。根據(jù)工作職能劃分，編輯活動(dòng)與最終出版物的出版發(fā)行也屬于不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)。我們不妨將編輯工作視為作者創(chuàng)作工作的延續(xù)，即一份材料先經(jīng)作者進(jìn)行初步創(chuàng)作，而后由文字編輯和美術(shù)編輯對(duì)這份材料再做進(jìn)一步優(yōu)化、加工，最終出版發(fā)行的出版物中既凝結(jié)了作者的思想、觀點(diǎn)，也可以充分體現(xiàn)編輯的工作內(nèi)容和水平，是寫(xiě)作過(guò)程和編輯過(guò)程的再現(xiàn)。

基于上述主體分析不難發(fā)現(xiàn)，出版物在不同且又相關(guān)的社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)中，能夠伴隨空間視域下主、客體的擴(kuò)展，真實(shí)呈現(xiàn)出價(jià)值形態(tài)的更迭，由其以出版?zhèn)鞑槭姑默F(xiàn)行價(jià)值轉(zhuǎn)變?yōu)橛涗浕顒?dòng)歷史的憑證價(jià)值。將視角匯聚于出版物所對(duì)應(yīng)的活動(dòng)背景，在橫向運(yùn)動(dòng)的過(guò)程中，深刻揭示了出版物不僅記錄了歷史本身，更記錄了歷史形成的全過(guò)程，這也充分體現(xiàn)了來(lái)源原則思想的精髓，閃耀著歷史主義的光輝。

4 深化出版物作為檔案保管的本質(zhì)認(rèn)識(shí)的意義

以往學(xué)界在對(duì)出版物作為檔案保管時(shí)，由于理論上未能予以充分論證，以致在檔案工作實(shí)踐過(guò)程中出現(xiàn)混亂的情況。正如郭先生所列舉的事例：《臨清日?qǐng)?bào)》由于未能及時(shí)歸檔，以致館藏資源缺失，帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的文化損失。[11 ]正確把握出版物作為檔案保管的本質(zhì)，無(wú)論是在理論層面，還是實(shí)踐層面均有重要意義。

4.1 理論意義。有助于進(jìn)一步深刻理解文件橫向運(yùn)動(dòng)內(nèi)涵和發(fā)生原理，把握文件橫向運(yùn)動(dòng)理論的科學(xué)價(jià)值。正如前文所論述的，判斷一份文件是否發(fā)生橫向運(yùn)動(dòng)，關(guān)鍵看其在空間視角下，是否發(fā)生了價(jià)值升級(jí)的規(guī)律，進(jìn)一步厘清文件橫向運(yùn)動(dòng)與縱向運(yùn)動(dòng)理論的根本區(qū)別。特別值得注意的是，不可因出版物再次在作者手中發(fā)揮憑證價(jià)值，就認(rèn)為它因非現(xiàn)行價(jià)值的重現(xiàn)而發(fā)生“回流”現(xiàn)象。只有將縱橫運(yùn)動(dòng)理論進(jìn)行深刻認(rèn)識(shí)，才能真正把握文件復(fù)雜運(yùn)動(dòng)狀態(tài)下的基本規(guī)律，也有助于聚焦文件所對(duì)應(yīng)實(shí)踐活動(dòng)的背景信息，深刻認(rèn)識(shí)文件既是歷史的記錄者，也是歷史形成過(guò)程的記錄者的雙重角色，從而全面且科學(xué)地認(rèn)識(shí)來(lái)源原則。

4.2 實(shí)踐意義。出版物能夠作為檔案保管，不是文件生命周期理論所揭示的運(yùn)動(dòng)形態(tài)，這也就說(shuō)明了只有伴隨出版物出版過(guò)程形成的系列文件，是真實(shí)記錄其所出版的全過(guò)程，是第一手材料，是植根于出版單位職能和社會(huì)責(zé)任的，爾后隨著時(shí)光推移，發(fā)揮半現(xiàn)行價(jià)值、非現(xiàn)行價(jià)值。這些文件對(duì)于出版單位是檔案，應(yīng)進(jìn)行歸檔保存。而出版物則不宜作為出版單位的歸檔對(duì)象，表層上是因?yàn)檫@些文件是出版活動(dòng)之后的衍生產(chǎn)品，通過(guò)大量復(fù)制以達(dá)到知識(shí)信息傳播的使命，不是出版過(guò)程的原始記錄，對(duì)于原出版單位不具歸檔價(jià)值。更為根本地來(lái)說(shuō)，是因?yàn)樗鼈儧](méi)有發(fā)生文件橫向運(yùn)動(dòng)，即并沒(méi)有在不同空間范圍發(fā)生價(jià)值升級(jí)。而出版物對(duì)于作者和編輯而言，則能夠在不同空間范疇下，呈現(xiàn)出價(jià)值的升級(jí)，為作者和編輯提供其創(chuàng)作或編輯活動(dòng)的歷史憑證，是文件橫向運(yùn)動(dòng)的生動(dòng)體現(xiàn)。因此，我們應(yīng)正確認(rèn)識(shí)出版物與出版物檔案在概念上的根本區(qū)別，不宜將兩者混為一談?？茖W(xué)認(rèn)識(shí)出版物能作為檔案保管的本質(zhì)，有利于理論研究的深化，同時(shí)也有利于將理論指導(dǎo)實(shí)踐，推動(dòng)出版物檔案保管的規(guī)范性。

*本文系天津市哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目“可采性與證明力視域下企業(yè)電子文件真實(shí)性保障模式研究”（編號(hào)：TJTQ21-006）的階段性研究成果之一。

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（作者單位：1.中國(guó)醫(yī)學(xué)科學(xué)院放射醫(yī)學(xué)研究所 桑晟，碩士，館員；2.天津師范大學(xué)管理學(xué)院 祝慶軒，碩士，助理研究員；3.天津仁愛(ài)學(xué)院圖書(shū)館 張珉，碩士，館員 來(lái)稿日期：2023-06-15）