基于文件連續(xù)體理論的檔案數(shù)據(jù)治理模型及路徑研究

摘 要：文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)治理過程中仍然具有強(qiáng)大生命力。立足大數(shù)據(jù)時代背景，從檔案數(shù)據(jù)治理內(nèi)涵出發(fā)，分析文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)治理過程中的適用性，提出將文件連續(xù)體理論引入檔案數(shù)據(jù)治理過程，建立連續(xù)治理思維，構(gòu)建連續(xù)治理模型，并從治理環(huán)境、治理機(jī)制、治理體系、治理能力等方面探索檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理路徑。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)據(jù)治理；文件連續(xù)體理論；連續(xù)治理模型；連續(xù)治理路徑

Abstract： The theory of record continuum still has strong vitality in the process of archival data governance. Withthe big data era as research background， to begin from the connotation of archival data governance， this paperanalyzes the applicability of the theory of record continuum in the process of archival data governance and proposesto introduce the theory of record continuum into the process of archival data governance， establish a continuousgovernance mentality， build a continuous governance model， and explore the path of archival data continuousgovernance from the aspects of governance environment， governance mechanism， governance system andgovernance capability， etc.

Keywords： Archival data governance; Theory of record continuum; Continuous governance model; Continuousgovernance path

目前，檔案數(shù)據(jù)治理已成為業(yè)界新的研究熱點(diǎn)，但現(xiàn)有研究主要聚焦于檔案數(shù)據(jù)治理相關(guān)概念、治理內(nèi)容及問題定位的研究，從基礎(chǔ)理論角度面向檔案數(shù)據(jù)治理過程的研究成果相對較少。[1]文件連續(xù)體理論重視電子文件的連續(xù)性、強(qiáng)調(diào)電子文件的前端控制與全程管理、鼓勵多元部門跨機(jī)構(gòu)合作，在檔案數(shù)據(jù)治理過程中仍然具有強(qiáng)大生命力。[2]本文從檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)涵出發(fā)，分析文件連續(xù)體理論在檔案數(shù)據(jù)治理過程中的適用性，提出將其引入檔案數(shù)據(jù)治理過程，建立檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理思維，構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理模型，并從治理環(huán)境、治理機(jī)制、治理體系、治理能力等方面探索檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理路徑。

1 文件連續(xù)體理論與檔案數(shù)據(jù)治理

1.1 文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論是20世紀(jì)90年代繼文件生命周期理論之后提出的新型文件運(yùn)動理論，認(rèn)為“文件是往復(fù)運(yùn)動于從生成到處置的連續(xù)體中的一個過程”，主張“從文件形成到作為檔案保存和利用的全過程采用連貫一致的管理方式”。[3]

文件連續(xù)體理論的提出，拓寬了文件生命周期理論的研究范圍，提醒人們文件的形成和文件的保存具有同等重要作用，主張文件形成機(jī)構(gòu)和保管機(jī)構(gòu)進(jìn)行跨機(jī)構(gòu)合作，對文件的形成、保管和長久利用實(shí)施一體化管理。為此，文件連續(xù)體理論構(gòu)建了一個四軸四維坐標(biāo)體系，通過文件的來源、保管、業(yè)務(wù)、憑證四軸，圍繞文件的形成、捕獲、組織、聚合四維，描述了文件從形成到保存利用的完整運(yùn)動過程，體現(xiàn)了文件運(yùn)動在時間和空間上的連續(xù)性和完整性，揭示了文件運(yùn)動各階段相互關(guān)聯(lián)、相互影響和相互轉(zhuǎn)化的可能。[4]

1.2 檔案數(shù)據(jù)治理。當(dāng)前，關(guān)于數(shù)據(jù)治理尚未有統(tǒng)一定義。劉越男教授認(rèn)為，數(shù)據(jù)治理是為有效實(shí)施數(shù)據(jù)管理建立起來的一個框架結(jié)構(gòu)，在此框架下要明確數(shù)據(jù)的決策權(quán)和責(zé)任制，要建立數(shù)據(jù)制度、標(biāo)準(zhǔn)和程序并予以監(jiān)督和執(zhí)行。[5]

金波等學(xué)者則認(rèn)為，數(shù)據(jù)治理是數(shù)據(jù)資源及其應(yīng)用過程中的相關(guān)管控活動、績效和風(fēng)險管理的集合。[6]綜合來看，兩種觀點(diǎn)都強(qiáng)調(diào)對數(shù)據(jù)資源的內(nèi)部管理與應(yīng)用、外部監(jiān)督與調(diào)控。因此，作為數(shù)據(jù)治理的重要組成部分，檔案數(shù)據(jù)治理本質(zhì)上是更高層次的檔案數(shù)據(jù)管理，是以質(zhì)量控制為基礎(chǔ)、以整合集成為核心、以共享利用為目標(biāo)、以安全保管為基石，鼓勵多部門協(xié)同合作共同參與檔案事務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)善治的活動和過程。從宏觀上來看，它強(qiáng)調(diào)決策過程的協(xié)調(diào)性，鼓勵不同利益主體的相互合作，尊重社會的分工優(yōu)化和利益的多元分配。[7]

1.3 檔案數(shù)據(jù)治理過程中文件連續(xù)體理論的適用性。實(shí)踐離不開理論的指導(dǎo)。文件連續(xù)體理論主張對電子文件實(shí)施“前端控制”和“全程管理”，鼓勵文件形成機(jī)構(gòu)和文件保管機(jī)構(gòu)共同參與電子文件管理過程，倡導(dǎo)“連續(xù)性”開展各項(xiàng)管理工作，為電子文件管理提供了一種全新的管理模式，在大數(shù)據(jù)時代的檔案數(shù)據(jù)治理過程中仍然具有普遍適用性。

首先，文件連續(xù)體理論和檔案數(shù)據(jù)治理的研究對象一致。文件連續(xù)體理論是在電子文件大量涌現(xiàn)、傳統(tǒng)文件生命周期理論不能合理解釋電子文件運(yùn)動規(guī)律的背景下提出的新型理論，電子文件是其核心研究對象。大數(shù)據(jù)時代，以數(shù)據(jù)為顆粒度的電子文件管理已經(jīng)成為現(xiàn)實(shí)，文件連續(xù)體理論的研究對象也相應(yīng)由粗粒度的電子文件轉(zhuǎn)向細(xì)粒度的電子數(shù)據(jù)。電子檔案數(shù)據(jù)正是檔案數(shù)據(jù)治理的基本研究對象，整個治理過程圍繞電子檔案數(shù)據(jù)的收集、整理、保管、利用全生命周期展開。[8]因此，兩者從研究對象角度來看是一致的。

其次，文件連續(xù)體理論和檔案數(shù)據(jù)治理均主張對電子數(shù)據(jù)實(shí)施連續(xù)的、一體化的全程管理?！斑B續(xù)體”思想是文件連續(xù)體理論的核心思想，它認(rèn)為電子文件時代文件與檔案的運(yùn)動過程或管理階段是一個界線模糊的連續(xù)體。[9]其間，“不存在可辨別的獨(dú)立部分，只有互相交織的一系列連續(xù)元素”，反對將文件和檔案割裂開來進(jìn)行管理。該思想同樣適用于以電子數(shù)據(jù)檔案為基本研究對象的檔案數(shù)據(jù)治理過程。

最后，檔案數(shù)據(jù)治理所強(qiáng)調(diào)的跨區(qū)域、跨部門、跨行業(yè)多元主體協(xié)同合作、共同參與檔案數(shù)據(jù)治理活動，與文件連續(xù)體理論所主張的“跨越文件保存機(jī)構(gòu)，推進(jìn)文檔一體化管理”思想不謀而合。綜上所述，大數(shù)據(jù)時代，文件連續(xù)體理論仍然適用于檔案數(shù)據(jù)治理過程，將文件連續(xù)體理論引入檔案數(shù)據(jù)治理過程，基于其“連續(xù)體”思想，確立連續(xù)治理思維，構(gòu)建連續(xù)治理模型，對推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理具有重要意義。

2 基于文件連續(xù)體理論的檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理模型

2.1 建立檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理思維。將文件連續(xù)體理論的“連續(xù)體”思想引入檔案數(shù)據(jù)治理過程，打破傳統(tǒng)封閉的、割裂的檔案管理思維模式，建立檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理思維，推動檔案數(shù)據(jù)治理活動的連續(xù)開展。具體來說，這種連續(xù)思維主要體現(xiàn)在兩個方面：一方面，將治理對象視為一個連續(xù)體，即從治理對象的形成、保管到利用的這一全生命周期是連續(xù)的、不可分割的；另一方面，將治理過程視作一個連續(xù)體，即從頂層設(shè)計、機(jī)制建立、體系完善到治理的實(shí)施是一個完整的、持續(xù)的過程。連續(xù)治理思維的建立是開展檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理活動的前提和保障，是文件連續(xù)體理論的直接運(yùn)用。

2.2 構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理模型。如圖1所示，基于文件連續(xù)體理論的四軸四維坐標(biāo)體系，圍繞檔案數(shù)據(jù)治理，構(gòu)建治理主體、治理對象、治理策略、治理目標(biāo)四位一體的檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理模型。模型包括兩大過程、三大體系。其中，軸體系和維體系自內(nèi)而外共同反映了檔案數(shù)據(jù)資源從形成到保管和利用的全生命周期運(yùn)動過程；維體系自外而內(nèi)反映了從宏觀到微觀的檔案數(shù)據(jù)治理過程，模型的“連續(xù)性”不僅體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)動過程中，還體現(xiàn)在檔案數(shù)據(jù)的治理過程中，運(yùn)動過程和治理過程相互關(guān)聯(lián)、相互影響，共同構(gòu)成一個有機(jī)整體。

從運(yùn)動過程來看，軸體系包括來源、保管、業(yè)務(wù)和價值四軸，維體系包括形成、捕獲、組織和聚合四維，四軸四維相互交叉形成十六個坐標(biāo)，共同反映了檔案數(shù)據(jù)的形成、收集、保管、利用全生命周期，體現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)在時間和空間上的連續(xù)性。其中，數(shù)據(jù)來源軸是核心軸，從內(nèi)到外分別代表個人、部門、機(jī)構(gòu)和社會四類檔案數(shù)據(jù)來源，其坐標(biāo)變化帶動著其他軸坐標(biāo)的相應(yīng)變化。當(dāng)數(shù)據(jù)來源為某一個人時，個人形成的檔案數(shù)據(jù)所反映的業(yè)務(wù)活動是某一具體行為，所表現(xiàn)出的價值形式為個人的具體行為軌跡。當(dāng)來源為某一部門時，部門內(nèi)部所有個體形成的數(shù)據(jù)集反映了包含若干行為的某一部門活動，所表現(xiàn)出的價值形式為部門活動的憑證。當(dāng)來源為某一機(jī)構(gòu)時，機(jī)構(gòu)內(nèi)部所有部門及個人形成的數(shù)據(jù)全集反映了包含若干活動的某一職能，所表現(xiàn)出的價值形式為機(jī)構(gòu)的集體記憶。當(dāng)來源為包含機(jī)構(gòu)在內(nèi)的整個社會時，由各個社會組織形成的數(shù)據(jù)全集共同反映了社會整體意志，所表現(xiàn)出的價值形式為社會的集體記憶。

從治理過程來看，檔案數(shù)據(jù)治理是一個系統(tǒng)性過程，包括治理主體、治理對象、治理策略、治理目標(biāo)等多個要素，涉及決策層、管理層、業(yè)務(wù)層和技術(shù)層等多方協(xié)作，映射到模型的四維體系中，從外到內(nèi)依次代表治理環(huán)境、治理機(jī)制、治理體系和治理能力四個維度。四維緊扣檔案數(shù)據(jù)治理這一中心任務(wù)，環(huán)環(huán)相套，從宏觀到微觀反映了檔案數(shù)據(jù)治理過程的連續(xù)性。

3 基于文件連續(xù)體理論的檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理路徑探索

通過上述分析可知，建立在檔案數(shù)據(jù)連續(xù)治理模型之上的檔案數(shù)據(jù)治理框架本質(zhì)上是一個連續(xù)的框架。軸體系上的治理主體、治理對象、治理策略、治理目標(biāo)四個要素相互關(guān)聯(lián)、相互作用；維體系中的治理環(huán)境、治理機(jī)制、治理體系、治理能力四個維度相互影響、相互滲透。有效的檔案數(shù)據(jù)治理應(yīng)當(dāng)緊扣檔案數(shù)據(jù)治理這一中心任務(wù)，圍繞治理框架四要素，沿著環(huán)境梳理、機(jī)制建立、體系完善、能力提升這一路徑由外而內(nèi)連續(xù)地開展檔案數(shù)據(jù)治理活動。

3.1 全面梳理治理環(huán)境。治理環(huán)境在連續(xù)治理模型中處于最外維，是對檔案數(shù)據(jù)治理過程的整體認(rèn)識和宏觀把握，泛指影響檔案數(shù)據(jù)治理的內(nèi)外部環(huán)境或促成因素，如數(shù)據(jù)環(huán)境、政策環(huán)境、社會環(huán)境、技術(shù)環(huán)境等。全面梳理治理環(huán)境，有利于明確檔案數(shù)據(jù)治理的目標(biāo)和方向。

首先，數(shù)據(jù)環(huán)境梳理，即厘清治理對象及其來源。從對象角度，檔案數(shù)據(jù)治理既可以理解為依據(jù)檔案數(shù)據(jù)的治理，強(qiáng)調(diào)一種新的社會治理形態(tài)，也可以理解為面向檔案數(shù)據(jù)的治理，強(qiáng)調(diào)一種新的治理問題。[10]從來源角度，傳統(tǒng)管理模式下，檔案數(shù)據(jù)主要來源于檔案部門。

其次，政策環(huán)境梳理，即厘清開展檔案數(shù)據(jù)治理的政策依據(jù)。近年來，從國家到行業(yè)陸續(xù)出臺了一系列法律法規(guī)，引領(lǐng)著檔案事業(yè)的發(fā)展?！洞龠M(jìn)大數(shù)據(jù)發(fā)展行動綱要》賦予了大數(shù)據(jù)作為建設(shè)數(shù)據(jù)強(qiáng)國、提升政府治理能力、推動經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型升級的戰(zhàn)略地位。新修訂的《中華人民共和國檔案法》和《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》都提出要推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理以適應(yīng)國家治理體系和治理能力現(xiàn)代化要求。

再次，社會環(huán)境梳理，即厘清檔案數(shù)據(jù)治理主體活動的社會現(xiàn)狀。傳統(tǒng)的檔案管理是典型的實(shí)體管理，圍繞檔案實(shí)體的收集、保管和利用展開，“重管輕用”現(xiàn)象明顯。大數(shù)據(jù)時代帶來的檔案利用便利導(dǎo)致檔案利用需求海量增加，檔案工作重心逐漸由檔案管理向檔案利用轉(zhuǎn)變，利用模式也發(fā)生了根本改變，由“供給導(dǎo)向”向“需求導(dǎo)向”轉(zhuǎn)變、由單向的“你來我調(diào)”模式向互動的“知識服務(wù)”模式轉(zhuǎn)變。

最后，技術(shù)環(huán)境梳理，即厘清開展檔案數(shù)據(jù)治理需要依托的技術(shù)條件。大數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)倉庫、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析等數(shù)據(jù)技術(shù)的推廣使用，為檔案數(shù)據(jù)治理活動提供了物質(zhì)基礎(chǔ)；云計算、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等現(xiàn)代信息技術(shù)的迭代發(fā)展，為檔案數(shù)據(jù)治理活動提供了技術(shù)支持。

3.2 建立健全治理機(jī)制。治理機(jī)制處于連續(xù)治理模型的次外維，旨在立足全局視角，建立或健全檔案數(shù)據(jù)治理的組織領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)同合作、質(zhì)量控制、安全保障等機(jī)制，保證檔案數(shù)據(jù)治理活動的順利開展。

第一，建立組織領(lǐng)導(dǎo)機(jī)制。包括三層涵義：一要加強(qiáng)黨對檔案工作的全面領(lǐng)導(dǎo)，成立黨委領(lǐng)導(dǎo)下的檔案數(shù)據(jù)治理委員會，全面統(tǒng)籌和協(xié)調(diào)檔案數(shù)據(jù)治理工作；二要加強(qiáng)對檔案數(shù)據(jù)治理工作的規(guī)劃和監(jiān)管，將檔案數(shù)據(jù)治理成效納入事業(yè)總體發(fā)展規(guī)劃和考評指標(biāo)；三要加強(qiáng)對基層檔案工作者的指導(dǎo)與監(jiān)督，建立專職為主、兼職為輔的治理工作鏈，并落實(shí)責(zé)任與分工。第二，建立部門協(xié)同合作機(jī)制。建立以檔案機(jī)構(gòu)為主、其他社會組織與個人為輔的協(xié)同合作機(jī)制，形成檔案數(shù)據(jù)互通互聯(lián)、共建共享的治理格局。第三，完善數(shù)據(jù)質(zhì)量控制機(jī)制。加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)的前端控制與全程管理，面向檔案數(shù)據(jù)全生命周期，嚴(yán)格把控各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)質(zhì)量，制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式、強(qiáng)化元數(shù)據(jù)管理，確保檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)完整、準(zhǔn)確可靠、規(guī)范一致和可聯(lián)可控。第四，健全數(shù)據(jù)安全保障機(jī)制。在綜合評估檔案數(shù)據(jù)安全狀態(tài)的基礎(chǔ)上，加強(qiáng)對檔案信息系統(tǒng)的安全防護(hù)及治理活動的監(jiān)管，并能夠針對各類突發(fā)狀況建立應(yīng)急處理預(yù)案。

3.3 合理構(gòu)建治理體系。治理體系處于連續(xù)治理模型由外而內(nèi)的第三維，旨在從微觀角度明確檔案數(shù)據(jù)治理的治理主體、治理對象、治理策略及治理目標(biāo)，回答“誰來治理、治理什么、怎么治理以及治理目標(biāo)是什么”等問題。[11 ]映射到模型中，就是要圍繞檔案數(shù)據(jù)治理這一中心任務(wù)，科學(xué)把握檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)動規(guī)律，加強(qiáng)組織體系、資源體系、制度體系、目標(biāo)體系等治理體系建設(shè)。

第一，組織體系建設(shè)。組織體系對應(yīng)于治理主體要素，重點(diǎn)解決治理主體及主體間的相互關(guān)系問題。鼓勵和吸引各社會組織及公民個人廣泛參與檔案事務(wù)，形成黨委領(lǐng)導(dǎo)下的多元主體分工明確、職責(zé)清晰、協(xié)同合作的組織結(jié)構(gòu)體系。第二，資源體系建設(shè)。資源體系對應(yīng)于治理對象要素，重點(diǎn)解決“治理誰”這一核心問題。要不斷拓展收集范圍、加強(qiáng)質(zhì)量管控、調(diào)整資源結(jié)構(gòu)、加快數(shù)字轉(zhuǎn)型，深入推進(jìn)檔案資源體系建設(shè)。[12]第三，制度體系建設(shè)。制度體系對應(yīng)于治理策略要素，重點(diǎn)解決將采取何種方式、依靠何種手段、采取何種路徑推進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理的問題。第四，目標(biāo)體系建設(shè)。目標(biāo)體系對應(yīng)于治理目標(biāo)要素，重點(diǎn)解決檔案數(shù)據(jù)治理朝著什么方向進(jìn)行的問題。目標(biāo)體系包括廣泛參與的多主體建設(shè)目標(biāo)、監(jiān)督目標(biāo)和服務(wù)目標(biāo)等。四個體系相互關(guān)聯(lián)、相互影響、相互作用，共同構(gòu)成完整的檔案數(shù)據(jù)治理體系。

3.4 著力提升治理能力。治理能力在連續(xù)治理模型中處于最內(nèi)維，泛指治理主體在治理框架內(nèi)通過治理活動表現(xiàn)出來的綜合能力，主要以治理主體自身能力的形式呈現(xiàn)，如制度保障能力、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)能力、信息處理能力、創(chuàng)新應(yīng)變能力等，[13]旨在通過治理主體能力的不斷提升來促進(jìn)檔案數(shù)據(jù)治理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

不同治理主體的角色定位決定著治理能力訴求的差異，可以分為三個層次，包括領(lǐng)導(dǎo)層、業(yè)務(wù)層和相關(guān)層。相關(guān)層泛指間接參與檔案數(shù)據(jù)治理活動的人員。要不斷強(qiáng)化此類人員的檔案意識，增強(qiáng)其主人翁責(zé)任感，通過一定機(jī)制鼓勵其主動參與到檔案數(shù)據(jù)治理事業(yè)中來。具體到模型中，可以從數(shù)據(jù)管理、業(yè)務(wù)活動和價值發(fā)現(xiàn)三個視角來著力提升治理主體的治理能力。

一是提升數(shù)據(jù)管控能力。注重治理主體對檔案數(shù)據(jù)運(yùn)動過程的科學(xué)理解，完善數(shù)據(jù)管理機(jī)制，加強(qiáng)數(shù)據(jù)前端控制，對檔案數(shù)據(jù)實(shí)施全生命周期的管理與控制。二是提升業(yè)務(wù)把控能力。注重治理主體全局意識和統(tǒng)籌能力的培養(yǎng)，通過對一體化系統(tǒng)中各業(yè)務(wù)流程的協(xié)調(diào)與追蹤，實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)背后業(yè)務(wù)活動的全面把控。三是提升價值發(fā)現(xiàn)能力。注重治理主體檔案素養(yǎng)和現(xiàn)代信息技能的培養(yǎng)，整合海量數(shù)據(jù)資源、厘清復(fù)雜數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)、挖掘潛藏數(shù)據(jù)價值、提供高質(zhì)有效的檔案數(shù)據(jù)利用服務(wù)。

*本文系江蘇省檔案科技項(xiàng)目“治理現(xiàn)代化背景下檔案人才隊(duì)伍建設(shè)路徑研究”（項(xiàng)目編號：2022-6）；江蘇省高校哲學(xué)社會科學(xué)研究項(xiàng)目“數(shù)據(jù)治理背景下高校檔案數(shù)據(jù)化管理路徑研究”（項(xiàng)目編號：2022SJYB2014）；鹽城工學(xué)院學(xué)習(xí)貫徹黨的二十大精神哲學(xué)社會科學(xué)專項(xiàng)課題“數(shù)據(jù)驅(qū)動下高校檔案治理體系現(xiàn)代化建設(shè)研究”（項(xiàng)目編號：skc202216）等基金項(xiàng)目階段性研究成果。

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（作者單位：鹽城工學(xué)院 錢德鳳，碩士，副研究員、副研究館員 來稿日期：2023-06-19）