信息化背景下高校資產(chǎn)管理路徑優(yōu)化探析

葉 楠， 鄭友廣， 徐紅巖

（徐州醫(yī)科大學a.后勤管理處；b.江蘇省新藥研究與臨床藥學重點實驗室；c.科學技術處，江蘇徐州 221004）

0 引 言

隨著《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》《“十四五”國家信息化規(guī)劃》等有關文件出臺，信息化已上升為國家戰(zhàn)略，成為貫徹新發(fā)展理念、加快高質量發(fā)展的戰(zhàn)略舉措。信息化有力地促進社會生產(chǎn)力水平提高，給我國高等教育的辦學理念、科學研究、管理體制等帶來了深刻的變革［1］。近年來，我國高校辦學規(guī)模和科研實力不斷增強，固定資產(chǎn)總量不斷攀升，對資產(chǎn)管理的要求也愈來愈高。為管理好數(shù)量種類繁雜的固定資產(chǎn)，高校亟須大力推進互聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈、大數(shù)據(jù)等信息化建設，以彌補傳統(tǒng)資產(chǎn)管理模式之不足。

1 信息化對高校資產(chǎn)管理的意義

1.1 有利于管理規(guī)范化

高校資產(chǎn)管理是一項復雜的系統(tǒng)工程，涵蓋計劃、采購、使用、處置、評價5 個階段的管理，需要高校二級院系、科技管理、資產(chǎn)管理、財務管理等多個部門之間密切配合。在整個資產(chǎn)管理過程中，在不同的審批程序上，二級院系、行政部門不按規(guī)定辦事常有發(fā)生［2］。通過建設資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，切實將職責、權限落到人，實現(xiàn)對資產(chǎn)全流程管理，相關人員只需按照流程按部就班，從而達到流程管事目的。

1.2 有利于管理高效化

隨著移動辦公普及，依托資產(chǎn)管理系統(tǒng)，教職工通過手機APP、筆記本電腦等移動終端，可實時訪問資產(chǎn)管理系統(tǒng)，辦理申購、調撥、處置、查詢等業(yè)務［3］；資產(chǎn)管理員也可以實時登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)，完成各類資產(chǎn)審批和申報工作。這種讓信息多跑路、教職工少跑路的操作流程既方便了教職工，又提高了工作效率。

1.3 有利于管理精細化

傳統(tǒng)高校資產(chǎn)管理模式無法對資產(chǎn)進行動態(tài)監(jiān)管［4］，統(tǒng)計結果缺乏精準性。在信息化背景下，資產(chǎn)管理部門基于資產(chǎn)管理系統(tǒng)可以全面、客觀地掌握各二級院系現(xiàn)有儀器設備的名稱、存放地點、使用年限、使用頻率等信息。通過分析以上數(shù)據(jù)，資產(chǎn)管理部門可以及時獲得校內哪些儀器設備數(shù)量不足，哪些已經(jīng)閑置，哪些已經(jīng)被淘汰，為儀器設備采購、調配和處置提供決策依據(jù)。

1.4 為上級主管部門做出評價提供參考

通過不斷挖掘、開發(fā)資產(chǎn)管理系統(tǒng)，能夠實現(xiàn)該系統(tǒng)與上級主管部門系統(tǒng)相互對接，以便上級主管部門掌握高校各類儀器設備的數(shù)量規(guī)模、類型及分布、管理使用等方面的整體狀況，有助于上級主管部門對各高校資產(chǎn)管理水平做出更加科學的考核評價，該評價結果將影響上級主管部門對各高?？蒲性O備經(jīng)費撥款的支持力度［5］。

2 高校資產(chǎn)管理中存在的問題

2.1 缺乏信息化管理意識

國外大學開展信息化管理和研究較早，一般采用商業(yè)智能技術（Business Intelligence，簡稱BI）來收集和分析學校資產(chǎn)管理相關信息，為學校高層決策提供數(shù)據(jù)支持。我國信息化技術研究開展較晚，經(jīng)驗積累不足，一些高校缺乏信息挖掘、收集和利用意識。雖然我國高校存在規(guī)模巨大、類型豐富的資產(chǎn)數(shù)據(jù)資源，但對于數(shù)據(jù)的整理、分析和運用仍處于相對落后階段。①部分高校尚未建立科學、系統(tǒng)的資產(chǎn)管理數(shù)據(jù)庫，很難從歷史數(shù)據(jù)和管理資料中發(fā)現(xiàn)規(guī)律。②部分高校不斷擴大辦學規(guī)模，盲目增加儀器設備，導致出現(xiàn)一些呆賬、壞賬，影響了學校資產(chǎn)管理水平提高［6］。

2.2 資產(chǎn)管理機制不健全

高校資產(chǎn)管理機制未能覆蓋資產(chǎn)管理的全生命周期。目前，大部分高校在資產(chǎn)管理過程中，能夠涵蓋計劃、采購、使用、處置前4 個階段，但缺少績效評價階段。高校在資產(chǎn)管理過程中，未能有效開展績效考評，不利于實現(xiàn)提高資產(chǎn)使用效益、降低學校運行成本、建設節(jié)約型校園的資產(chǎn)管理目標。另外，部分高校存在“重采購、輕管理”思想，未能按照全生命周期對資產(chǎn)進行動態(tài)管理，從而出現(xiàn)賬實不符的情形［7-8］。

2.3 資產(chǎn)管理系統(tǒng)與財務系統(tǒng)相互獨立

高校資產(chǎn)信息的變動分別由財務管理、資產(chǎn)管理部門在各自系統(tǒng)中進行數(shù)據(jù)處理。資產(chǎn)管理部門根據(jù)二級院系申報的儀器設備購置、調撥、處置等信息在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中進行登記，并開具資產(chǎn)變動單，由二級院系資產(chǎn)管理員傳遞給財務管理部門，再由財務管理部門進行會計賬務處理。兩個部門之間存在協(xié)同溝通不暢、系統(tǒng)互不相容，容易造成大量的在途資產(chǎn)，使資產(chǎn)賬與財務賬無法實時對應。此外，多次重復輸入資產(chǎn)信息，導致資產(chǎn)登記途中的信息失真，往往需要進行人工對賬，增加了不必要的工作量，也使固定資產(chǎn)折舊與處置工作開展緩慢［9-10］。

2.4 資產(chǎn)清查難度大

高校儀器設備的種類和數(shù)量規(guī)模較大，存放地點分散，有些儀器設備因使用部門的原因，經(jīng)常性地發(fā)生搬遷，甚至有些儀器設備是高校投資給校外合作單位使用，這些因素給每年的資產(chǎn)清查帶來諸多難題。為了完成清查任務，一些高校不得已采用人工核對方法，使資產(chǎn)管理員產(chǎn)生畏難情緒，導致盤點效率低下，質量不佳。在實際盤點過程中，儀器設備存放地點發(fā)生位移，使用部門未能及時在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中作出變更，從而出現(xiàn)一物多盤、有賬無物等盤點錯誤［11］。

2.5 缺乏激勵考核評價機制

人們對資產(chǎn)的有效控制是資產(chǎn)管理的實質，但實際管理過程中偏差較大。大部分高校資產(chǎn)管理員是兼職，由于二級院系實驗室儀器設備數(shù)量多，價值高，資產(chǎn)管理工作量大且責任重，需要花費額外的精力來完成。另外，學校對二級院系及資產(chǎn)管理員尚未制訂資產(chǎn)管理績效考核評價制度，使二級院系和資產(chǎn)管理員產(chǎn)生“干多干少一個樣”，對資產(chǎn)管理工作應付了事，進而影響學校整體資產(chǎn)管理成效。

3 優(yōu)化高校資產(chǎn)管理路徑與實踐

我校是一所省屬醫(yī)學院校，省高水平大學重點建設高校，設有18 個二級學院，設置28 個本科專業(yè)，2個博士學位授權一級學科，7 個碩士學位授權一級學科，在校生約14 000 人，學校各類固定資產(chǎn)總值約19.3 億元，數(shù)量約206 萬件。為管理好規(guī)模龐大的固定資產(chǎn)，學校強化資產(chǎn)管理信息化建設，實現(xiàn)資產(chǎn)從入庫、調撥、盤點到處置等業(yè)務全流程在線辦理，教職工使用手機訪問學校微信公眾號即可登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)實時辦理并查詢相關業(yè)務［12］。近年來，我校資產(chǎn)管理工作堅持以信息化和制度化為抓手，不斷深化改革，資產(chǎn)管理工作取得一定成效。

3.1 加強宣傳教育，增強資產(chǎn)管理信息化意識

校資產(chǎn)管理處每學期組織二級學院、行政部門資產(chǎn)管理員開展業(yè)務培訓，通過資產(chǎn)管理系統(tǒng)開展資產(chǎn)的購置、調撥、移交、報廢等工作。通過培訓，使每位資產(chǎn)管理員認識到信息化建設對資產(chǎn)管理的重要性和便捷性，增強其信息化管理意識［13］。

3.2 加強制度建設，完善資產(chǎn)管理運行機制

學校不斷制訂、修訂資產(chǎn)管理制度，完善資產(chǎn)管理運行機制。根據(jù)財政部《事業(yè)單位國有資產(chǎn)管理暫行辦法》（財政部令第100 號）《江蘇省省屬高等學校國有資產(chǎn)管理實施辦法》（蘇教財〔2020〕6 號），2022 年修訂了“徐州醫(yī)科大學國有資產(chǎn)管理辦法”，制訂了“徐州醫(yī)科大學國有資產(chǎn)處置管理辦法”等一系列規(guī)章制度。學校實行“統(tǒng)一領導、歸口管理、分級負責、責任到人”的管理機制［14］。成立由校長領銜的學校國有資產(chǎn)管理委員會，統(tǒng)一領導和協(xié)調全校國有資產(chǎn)管理；資產(chǎn)管理處是全校資產(chǎn)的牽頭管理部門，歸口管理學校各類國有資產(chǎn)，履行學校國有資產(chǎn)管理職責；計劃財務處負責資產(chǎn)全生命周期的價值核算、資產(chǎn)核對、監(jiān)督投資收益實現(xiàn)等工作。

2019 年以來，學校資產(chǎn)管理處陸續(xù)制定了多項資產(chǎn)管理線上辦理流程，主要有論證、采購、處置、辦理入庫及調撥流程等。實行資產(chǎn)管理實名制，個人使用的計算機、打印機保管人為使用人，公共資產(chǎn)如實驗室的儀器設備則指定專人保管，負責管理實驗室全部資產(chǎn)。學校資產(chǎn)管理系統(tǒng)已與人事管理系統(tǒng)相對接，確保每個部門管理的資產(chǎn)責任到人，實現(xiàn)資產(chǎn)“誰使用，誰負責”的制約機制。如遇教職工退休、調動，其名下保管的儀器設備須在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中完成交接，否則無法辦理相關手續(xù)［15］。

3.3 建立資產(chǎn)信息共享平臺，破除信息孤島

資產(chǎn)管理處與計劃財務處、科學技術處等多個部門互相協(xié)作，共同搭建信息化平臺，促成各部門之間信息實時對接。①打破財務系統(tǒng)和資產(chǎn)管理系統(tǒng)之間的壁壘［16］，使資產(chǎn)入庫、報廢的數(shù)據(jù)能夠及時被財務系統(tǒng)調取；②通過資產(chǎn)信息共享平臺，二級學院、行政部門可以在平臺上發(fā)布閑置或待處置的儀器設備、辦公家具等信息，有需求的二級學院、行政部門可以聯(lián)系資產(chǎn)管理處線上辦理資產(chǎn)調撥手續(xù)；③學校于2019 年建立大型儀器設備共享平臺，將各二級學院單價在10 萬元以上儀器設備均納入共享平臺統(tǒng)一管理，有實驗需求的教師或附屬醫(yī)院醫(yī)生，通過繳納一定的費用可以使用平臺上的儀器設備，避免了大型儀器設備開機不足現(xiàn)象發(fā)生，促進儀器設備的有效使用和良性循環(huán)。

3.4 規(guī)范資產(chǎn)購置管理，提高資金使用效益

為進一步加強固定資產(chǎn)購置管理特別是大型儀器設備的申購論證、審批管理，提高資金的使用效益，學校2022 年制訂“徐州醫(yī)科大學大型儀器設備購置論證辦法”。二級學院重要儀器設備購置：①按照學校“三重一大”決策制度履行學院黨政聯(lián)席會議集體研究決策程序，批準后填寫“徐州醫(yī)科大學大型儀器設備購置審批表”。②資產(chǎn)管理處組織專家進行論證，專家圍繞擬購儀器設備的科學性、共享性、運行成本、未來使用效益、是否須購進口等進行論證，如二級學院及本地區(qū)現(xiàn)有同類儀器設備數(shù)量較多且利用率較低；或二級學院缺乏合適的專兼職實驗管理人員及操作人員，則不得購置。二級學院使用省級及以上經(jīng)費購置單價在200 萬元以上（含）大型儀器設備，由省財政廳、科技廳、教育廳等主管單位對申購儀器設備的合理性進行聯(lián)合評議。③資產(chǎn)管理處將通過專家論證的大型儀器設備購置計劃報請分管校領導審批并按照學校“三重一大”決策制度批準后方可進入采購程序。

3.5 應用二維碼技術，提高資產(chǎn)清查效率

二維碼技術的開發(fā)和應用使每臺儀器設備在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中都有獨一無二的編碼，極大地提升了資產(chǎn)管理信息化水平。學校資產(chǎn)管理處為二級學院、行政部門辦理儀器設備入庫時，把資產(chǎn)信息輸入資產(chǎn)管理系統(tǒng)，該系統(tǒng)可以自動生成并打印出二維碼標簽，二級學院、行政部門將領取后的標簽張貼到儀器設備醒目處。每年進行資產(chǎn)清查時，經(jīng)辦人使用手機掃描二維碼標簽，即可登錄資產(chǎn)管理系統(tǒng)讀取該儀器設備的名稱、購置時間、資產(chǎn)編號、存放地、保管人等信息，現(xiàn)場盤點情況可以實時與系統(tǒng)中賬面信息進行比對，提高了資產(chǎn)清查效率。另外，為保證資產(chǎn)清查效果，資產(chǎn)管理處每年年底前邀請校內專家及資產(chǎn)管理員代表組成檢查組開展資產(chǎn)清查核查工作。檢查組通過看材料、查現(xiàn)場、問詢等方式，對各部門報送數(shù)據(jù)是否準確完整、標簽粘貼是否規(guī)范、實際設備信息與系統(tǒng)信息是否一致進行核查。

3.6 規(guī)范資產(chǎn)處置程序，防止國有資產(chǎn)流失

為規(guī)范二級學院、行政部門資產(chǎn)處置程序，學校資產(chǎn)管理處制定了線上工作流程。申請?zhí)幹脠髲U資產(chǎn)時須由二級學院、行政部門的資產(chǎn)管理員在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提交報廢申請，經(jīng)二級部門負責人審批后再提交資產(chǎn)管理處審核：報廢資產(chǎn)原值2 萬元以上資產(chǎn)時，二級部門須按照“三重一大”事項經(jīng)黨政聯(lián)席會或處長辦公會研究同意后再提交資產(chǎn)管理處審核；報廢資產(chǎn)原值單價小于20 萬元，二級部門組織技術鑒定并在資產(chǎn)管理系統(tǒng)中提交報廢申請；報廢資產(chǎn)原值單價大于20 萬元（含），二級部門在組織技術鑒定后還應填報“徐州醫(yī)科大學固定資產(chǎn)報廢鑒定意見書”，由資產(chǎn)管理處組織二次鑒定。資產(chǎn)管理處匯總報廢資產(chǎn)信息、提出處置建議報校長辦公會或黨委常委會審批，超出學校處置權限的，報上級主管部門審批。報廢資產(chǎn)的處置審批結束后，由資產(chǎn)管理處派工作人員到二級部門回收報廢資產(chǎn)，暫存到學校倉庫，然后在資產(chǎn)管理系統(tǒng)進行銷賬處理，最后通過公開招標程序完成資產(chǎn)報廢處置。報廢資產(chǎn)處置收入遵循“收支兩條線”原則，全部上交學校。

3.7 建立科學合理的績效評價體系，加強監(jiān)督管理

為考核評價學校二級學院、行政部門資產(chǎn)管理績效，調動其資產(chǎn)管理工作積極性，學校2021 年制訂“徐州醫(yī)科大學國有資產(chǎn)管理績效評價辦法”。資產(chǎn)管理績效評價以自然年度為周期，由學校資產(chǎn)管理處負責組織實施，每年3 月底前對上一年度資產(chǎn)管理情況進行評價。績效評價指標體系由基礎管理指標、日常管理指標和附加指標組成。①基礎管理指標。對領導重視、兼職資產(chǎn)管理崗位設置、制度建設及執(zhí)行情況、檔案管理等內容進行評價，重點評價資產(chǎn)管理工作的規(guī)范性。②日常管理指標。對資產(chǎn)配置、自用管理、資產(chǎn)處置和信息管理等內容進行評價，重點評價資產(chǎn)管理工作的合規(guī)性。③附加指標。對大型儀器設備面向校內外開放共享及使用和學習交流情況進行評價。

資產(chǎn)管理績效評價方法分為單位自評、材料審核、現(xiàn)場復核、綜合評定4 個環(huán)節(jié)。評價小組根據(jù)二級學院、行政部門自評材料及現(xiàn)場復核，按自評占30%、復核占70%計算二級學院、行政部門綜合得分，形成績效評價結果?？冃гu價綜合得分90 分以上（含90分）為優(yōu)秀；80-89 分為良好；70-79 分為合格；70 分以下為不合格，限期整改。資產(chǎn)管理績效評價結果與二級學院、行政部門下一年度資產(chǎn)配置計劃關聯(lián)。二級學院、行政部門資產(chǎn)管理績效被評定為優(yōu)秀的，不僅給予物質獎勵，也在資產(chǎn)配置計劃方面優(yōu)先保障；被評定為不合格的，則會核減、調整其資產(chǎn)配置計劃。

4 結 語

學校通過加強資產(chǎn)管理制度建設，完善資產(chǎn)管理運行機制，建立資產(chǎn)信息共享平臺和績效評價體系等舉措，優(yōu)化了學校資產(chǎn)管理整體效能，為提高辦學水平和科研水平起到了重要支撐作用。學校的資產(chǎn)管理工作也得到上級主管部門的肯定，在2022 年省屬高校國有資產(chǎn)管理績效考核中位列全省第四，蟬聯(lián)優(yōu)秀。在信息化背景下，高校應全面開發(fā)和升級資產(chǎn)管理系統(tǒng)，真正做到動態(tài)掌握資產(chǎn)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)資產(chǎn)全生命周期管理，促進學校資產(chǎn)管理水平向著科學化、規(guī)范化的目標前進，為推動學校事業(yè)高質量發(fā)展保駕護航。