企業(yè)檔案鑒定的程序和方法與檔案資源開發(fā)利用

□ 江蘇徐州 王 巍

企業(yè)檔案記述并反映了企業(yè)的經(jīng)營管理、行政管理、組織管理、生產(chǎn)技術(shù)管理、財務(wù)審計、人事勞資以及會計及產(chǎn)品生產(chǎn)、科學技術(shù)研究、基本建設(shè)、設(shè)備儀器等重要內(nèi)容，在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動中起著不可估量的重要作用。近年來我們檔案室進一步深入貫徹實施《檔案法》，提高依法治檔水平，在管理上下功夫，在效益上做文章，創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，而且還以翔實的資料性和權(quán)威的原始憑證性，解決了多起經(jīng)濟糾紛，創(chuàng)造了良好的社會效益。

一、企業(yè)檔案鑒定工作的意義

企業(yè)檔案鑒定就是根據(jù)一定的方法和原則鑒別企業(yè)檔案歷史和現(xiàn)實的價值，劃定檔案的保管期限，剔除沒有或失去保存價值檔案的一項工作。

（一）鑒定工作有利于保護有價值的企業(yè)檔案

通過開展檔案鑒定工作，根據(jù)企業(yè)檔案的保存價值對其進行不同檔次的劃分（如保存和剔除，劃分為永久、長期、短期等保管期限等），為有效地保管企業(yè)檔案提供依據(jù)。

（二）鑒定工作有利于提高企業(yè)檔案工作的效益

鑒定工作的核心是分析、研究企業(yè)檔案的價值，指導企業(yè)檔案利用工作，使有價值的企業(yè)檔案充分發(fā)揮其作用。

（三）鑒定工作有利于保證檔案的庫藏質(zhì)量

就檔案庫藏總體而言，經(jīng)過檔案鑒定工作的“去粗取精”，庫藏檔案數(shù)量有所減少但質(zhì)量水平有所提高，所以鑒定工作是提高企業(yè)檔案庫量的重要手段。

（四）鑒定工作有利于緩和檔案庫房與設(shè)備的緊張狀況

通過鑒定工作剔除一部分失去保存價值的檔案，有助于在一定程度上緩解庫房和裝具方面的壓力。

二、企業(yè)檔案鑒定工作的程序

企業(yè)檔案鑒定工作的程序分為鑒定前的準備工作、檔案價值鑒定工作和善后處理工作三個階段。

（一）鑒定前的準備工作

鑒定前的準備工作能夠確保企業(yè)檔案鑒定工作有步驟、有計劃地進行，提高企業(yè)檔案鑒定工作的效率，鑒定前準備工作的具體內(nèi)容如下。

1.制定鑒定工作計劃。進行一次企業(yè)檔案鑒定不僅是企業(yè)檔案部門的一項重大活動，而且涉及到企業(yè)的各個職能部門，時間較長，工作量也較大，為使檔案鑒定工作有條不紊地進行，必須進行充分準備，周密安排，制定切實可行的檔案鑒定工作計劃。

2.成立鑒定小組。企業(yè)檔案價值鑒定不是一項經(jīng)常性的工作，一般不設(shè)常設(shè)機構(gòu)，企業(yè)一般只是成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領(lǐng)導、檔案管理人員和有關(guān)職能部室等部門領(lǐng)導等，專門負責檔案鑒定業(yè)務(wù)和事務(wù)工作。只需在鑒定工作開始前，配備適當人員，包括檔案管理人員及有關(guān)職能部室人員等，進行檔案鑒定工作。我們徐州公司非常重視檔案鑒定工作，專門發(fā)文成立檔案鑒定小組，檔案鑒定小組包括公司領(lǐng)導、各職能部室等部門領(lǐng)導、檔案管理人員等相關(guān)人員組成。在鑒定工作開始前，鑒定小組人員要學習國家關(guān)于檔案鑒定工作的有關(guān)制度和規(guī)定，以便鑒定小組成員統(tǒng)一標準、掌握政策。

3.編制和審核檔案保管期限表。鑒定工作開始前還要根據(jù)國家標準編制企業(yè)檔案保管期限表或?qū)υ袡n案保管期限表進行審核、補充、修改，為檔案價值的鑒定提供依據(jù)。我們徐州公司的各種門類檔案都有專門的檔案保管期限表。

（二）價值鑒定工作

各項準備工作完成以后就可以進入檔案價值鑒定工作階段，具體鑒定時常分兩個階段進行。

1.個人初步鑒定。個人初步鑒定，即鑒定小組成員根據(jù)分工，首先由檔案管理人員直接審閱檔案的內(nèi)容，根據(jù)實際情況提出鑒定意見，然后由各職能部室等部門相關(guān)人員直接審閱檔案的內(nèi)容，提出鑒定意見。鑒定意見一般應(yīng)包括：檔案的歷史和現(xiàn)實使用價值、檔案利用情況的分析和預(yù)測、鑒定人對檔案的保管期限和銷毀的具體建議等內(nèi)容。

2.鑒定小組集體審查。在個人初步鑒定的基礎(chǔ)上，鑒定小組成員集體討論，有關(guān)職能部室等部門領(lǐng)導審核，形成集體的鑒定意見。如果有不同意見或遇到不明確的問題，需要調(diào)出有關(guān)檔案重新進行鑒定。

（三）善后處理工作

企業(yè)檔案鑒定的善后處理工作主要包括以下內(nèi)容。

1.編制銷毀檔案清冊。經(jīng)過鑒定、審核，確認已失去保存價值的企業(yè)檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，辦理報批手續(xù)。銷毀清冊封面上應(yīng)填寫以下內(nèi)容：（1）清冊名稱及編制單位；（2）鑒定小組成員姓名及審核人姓名；（3）審批人姓名；（4）鑒定時間；（5）銷毀時間、銷毀人員姓名及監(jiān)銷人姓名；等等。

2.對剔除的企業(yè)檔案進行銷毀。對已批準銷毀的檔案由企業(yè)檔案部門負責銷毀。銷毀檔案應(yīng)注意以下幾個問題：（1）必須有專人監(jiān)銷，一般由兩個以上檔案管理人員或企業(yè)保衛(wèi)部門派人監(jiān)銷，執(zhí)行銷毀人員必須在銷毀清冊上簽字，以示負責。（2）檔案銷毀工作是一項十分嚴肅的工作，檔案一經(jīng)銷毀，就不可能再生，應(yīng)特別慎重，在沒有十分把握的情況下，一般應(yīng)采取緩期執(zhí)行的辦法，加以觀察，確無保存價值，再行銷毀。

3.其它善后處理工作。企業(yè)檔案通過鑒定，剔除了一些無保存價值的檔案，調(diào)整部分檔案的保管期限，因而在鑒定工作結(jié)束階段還有其它的善后處理工作，一般包括：（1）調(diào)整企業(yè)檔案目錄和其它檢索工具，將銷毀的檔案從目錄和其它檢索工具中加以注明或注銷；（2）調(diào)整企業(yè)檔案的庫房排架；（3）調(diào)整企業(yè)檔案的密級和保管期限；（4）銷毀清冊、保管期限表、鑒定計劃和報告等材料歸檔，妥善保存以備查考。

三、企業(yè)檔案鑒定工作的方法

企業(yè)檔案鑒定的基本方法是直接鑒定法，基本做法是直接審閱企業(yè)檔案，從檔案的內(nèi)容、形式等方面，對決定和影響檔案價值的各種因素進行綜合分析和判斷，最終決定檔案的保存價值，對不同類型檔案的價值應(yīng)從不同的角度進行分析和判斷。

（一）科技檔案價值的鑒定

企業(yè)科技檔案價值大小取決于企業(yè)科技檔案的技術(shù)、功能、時間、作者、典型等因素，企業(yè)科技檔案的鑒定就是分析和判斷科技檔案的上述各種因素。

1.分析檔案的內(nèi)容。這是鑒定企業(yè)文書檔案價值的基礎(chǔ)。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動和業(yè)務(wù)工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實際查證意義的，具有較大的保存價值。反之其保存價值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價值，比如決定、命令、總結(jié)等往往要比通知等的保存價值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價值大。

3.分析檔案的來源和時間。不同來源（也就是不同的形成者或責任者）的檔案往往具有不同的價值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內(nèi)部機構(gòu)名義形成的文件材料價值大。文件材料產(chǎn)生的時間不同，其保存價值也不同，一般來講，文件材料產(chǎn)生的時間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應(yīng)從長。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業(yè)檔案收集比較完整，在分析判斷其價值時要從嚴；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時間內(nèi)具有法律和行政的效力。如合同、協(xié)議等，在特定時間條件下具有效力，一旦超越了特定時限，其有效性消失，價值自然也就會降低甚至失去保存價值。

5.分析科技檔案的典型因素。典型因素是指企業(yè)科技檔案在歷史代表性方面和技術(shù)方面的典型意義。一方面要立足于企業(yè)把那些在本單位科技生產(chǎn)發(fā)展中具有典型或代表意義的成果的科技檔案有重點地保存起來，如我公司重大技術(shù)改造項目、重大科研項目、發(fā)電機組A級檢修項目等的科技檔案，以反映本單位科技生產(chǎn)發(fā)展的歷史面貌；另一方面也要立足于全局，把那些對于整個國家的科技發(fā)展、對于整個專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域的科技發(fā)展具有典型價值的科技檔案重點保存下來。如我公司的一些具有國家級別的重大科研項目科技檔案等。

（二）文書檔案價值的鑒定

對于企業(yè)文書檔案，主要應(yīng)從其內(nèi)容、名稱、稿本、來源等方面進行分析。

1.分析檔案的內(nèi)容。這是鑒定企業(yè)文書檔案價值的基礎(chǔ)。一般來說，凡是反映本單位主要職能活動和業(yè)務(wù)工作，反映本單位重大事件和中心工作，具有實際查證意義的，具有較大的保存價值。反之其保存價值就小。

2.分析檔案的文件名稱、稿本。文件名稱在一定程度上反映檔案的價值，比如決定、命令、總結(jié)等往往要比通知等的保存價值大；通常情況下，正本和定稿要比副本和草稿的保存價值大。

3.分析檔案的來源和時間。不同來源（也就是不同的形成者或責任者）的檔案往往具有不同的價值，比如以單位名義形成的文件材料比以單位內(nèi)部機構(gòu)名義形成的文件材料價值大。文件材料產(chǎn)生的時間不同，其保存價值也不同，一般來講，文件材料產(chǎn)生的時間越早，保存下來的越少，就越珍貴，其保存期限也要相應(yīng)從長。

4.分析檔案的完整程度和有效性。一般情況下，企業(yè)檔案收集比較完整，在分析判斷其價值時要從嚴；反之，則從寬。檔案的有效性是指檔案在一定時間內(nèi)具有法律和行政的效力。如合同、協(xié)議等，在特定時間條件下具有效力，一旦超越了特定時限，其有效性消失，價值自然也就會降低甚至失去保存價值。

四、企業(yè)檔案鑒定實例

近年來，為適應(yīng)社會主義市場經(jīng)濟條件下企業(yè)生存發(fā)展和參與國際競爭的需要，很多企業(yè)都在進行大規(guī)模的技術(shù)改造（工程建設(shè)）。國能徐州發(fā)電有限公司（以下簡稱徐電公司）為了貫徹國家“上大壓小、節(jié)能減排”的政策，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展，決定關(guān)停拆除徐州電廠1—6號老機組，并利用1—4號機組場地建設(shè)2臺1000MW超超臨界機組。目前，關(guān)停1—6號機組的申請已通過上級主管部門審批，機組拆除出售工作也已于2008年3月開始。在1—6號機組拆除與出售過程中，檔案起到了很重要的作用。徐電公司“上大壓小”項目籌建處拆遷部門在機組拆除前和參與機組拆除出售工作的山東電力建設(shè)第三工程公司、山東金佰生物技術(shù)有限公司等單位的工程技術(shù)人員王軍、聞陳軍、吳永利、張開東、張鑫、李光忠等同志一同到公司檔案室查閱了1—6號機組基建期的竣工檔案和主機的設(shè)備檔案，并以檔案為重要依據(jù)，編制機組拆除方案，使機組拆除工作順利進行。在1—6號機組設(shè)備拆除后的出售工作中，作為購買方的山東金佰生物技術(shù)有限公司，把檔案視作機組出售的一個基礎(chǔ)條件。當他們在徐電公司檔案室看到保存完整、齊全、系統(tǒng)的檔案，表示滿意。正是由于1—6號機組設(shè)備檔案保存的完整齊全，并可以與1—6號機組整體發(fā)電設(shè)備出售同時移交，能為購買企業(yè)今后設(shè)備的安裝、運行和使用提供可靠的依據(jù)，使山東金佰生物技術(shù)有限公司愿意出2億元買下1—6號機組設(shè)備。由此可見，完整齊全并管理良好的檔案，在徐電公司1—6號機組拆除與出售工作中起到了關(guān)鍵的作用。否則，1—6號機組設(shè)備只能作為廢鐵或報廢設(shè)備處理。檔案價值的發(fā)揮，使機組設(shè)備變廢為寶，為企業(yè)贏得了可觀的經(jīng)濟效益。

企業(yè)設(shè)備的變化必然帶來企業(yè)科技檔案的變化。原有的設(shè)備檔案隨著對應(yīng)實體的改造更新多半失去了保管利用價值；而技術(shù)改造中新產(chǎn)生的設(shè)備檔案作為企業(yè)未來生產(chǎn)建設(shè)和經(jīng)營管理的依據(jù)就顯得十分重要。如何采取有效措施，清理鑒定失去保管利用價值的檔案資料，實現(xiàn)現(xiàn)存科技檔案的完整、準確、系統(tǒng)性，是每個具有技術(shù)改造任務(wù)企業(yè)的檔案部門必須解決的問題。

在1—6號機組拆除與出售過程中，我公司檔案室對1—6號發(fā)電機組基建檔案、設(shè)備檔案進行鑒定，由檔案人員編制1—6號發(fā)電機組檔案鑒定銷毀清冊并進行初步檔案鑒定，鑒定檔案的保管利用價值，然后請公司生產(chǎn)技術(shù)部各專業(yè)工程師進行檔案保管利用價值的鑒定并簽字認可，最后送交部門負責人和公司領(lǐng)導簽字認可后方可銷毀檔案。實現(xiàn)庫存檔案的完整、準確、系統(tǒng)，并騰出檔案庫房放置新產(chǎn)生的檔案。

五、企業(yè)檔案信息資源的開發(fā)利用

我公司積極開發(fā)利用檔案信息資源，主動為企業(yè)、為生產(chǎn)、為一線服務(wù)，取得了顯著的成績。近年來，我公司累計利用檔案材料創(chuàng)直接經(jīng)濟效益2億多元，創(chuàng)造了良好的經(jīng)濟和社會效益。例如徐州公司原經(jīng)營管理部華某利用公司征地檔案。2018年3月16日，徐州公司原經(jīng)營管理部華某來到檔案室要求查閱銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料科技檔案。鄧小平同志提出的“開發(fā)信息資源，服務(wù)四化建設(shè)”，其中“服務(wù)四化建設(shè)”是對科技檔案工作服務(wù)方向的高度概括，開發(fā)利用科技檔案信息資源，是一項光榮而艱巨的任務(wù)，科技檔案工作是一項服務(wù)性工作，科技檔案信息開發(fā)利用則是科技檔案工作服務(wù)性的具體體現(xiàn)。徐州公司檔案是徐州公司建廠40余年來歷史文化財富的厚重積淀，櫛風沐雨40載，砥礪篤行譜華章，徐州公司科技檔案是徐州公司技術(shù)人員和科技檔案管理人員40余年踔厲奮發(fā)、奮楫篤行、臻于至善、開拓創(chuàng)新、團結(jié)拼搏工作的歸檔保存的珍貴的原始歷史紀錄，包括小型基建檔案、征地檔案、兩臺百萬機組基建檔案等等，各類各種，類型復(fù)雜，并且40余年來由于國家科技檔案分類標準的多次更改調(diào)整及上級單位檔案管理要求等，科技檔案的分類號、項目代號等多次改變，電力企業(yè)檔案人員為使企業(yè)科技檔案具有連續(xù)性不必要對科技檔案檔號重新修改，如03-770-10（徐州電廠川里湖#1灰壩竣工圖）、0300-904-007（國華徐州發(fā)電有限公司學生宿舍維修招標、投標文件、中標通知書等）、0401-8230-001（國華徐電2×1000MW建設(shè)工程鍋爐冷一次風道安裝竣工圖）等，科技檔案管理難度些許增加。因此，管理如此種類繁多、數(shù)量不菲的科技檔案并非常人想象的那樣一蹴而就簡單易學，科技檔案管理人員需要長時間艱苦努力地工作，刻苦鉆研科技檔案管理業(yè)務(wù)，提高自己的業(yè)務(wù)素質(zhì)和科技檔案管理水平，善于不斷地總結(jié)科技檔案管理工作經(jīng)驗，甘于寂寞默默堅守，積極為企業(yè)的建設(shè)與發(fā)展服務(wù)。華某需要查找的征地檔案徐州公司檔案室只有我才能為他快速、準確地檢索調(diào)卷，我立即調(diào)出案卷0300-8030-004（銅山縣政府、茅村鄉(xiāng)、徐州電廠等單位關(guān)于徐州電廠第二批征地問題的批復(fù)、通知、協(xié)議等文字材料），華某認真細致查閱案卷，滿意而歸，科技檔案在徐州公司生產(chǎn)、經(jīng)營、管理工作中具有重要的憑證價值。再如徐州公司后勤保障部吳某利用公司三期工程檔案。2017年3月31日，徐州公司后勤保障部吳某來到檔案室找到我，要求借閱徐州公司廠前區(qū)室外上水道安裝圖紙科技檔案。徐州公司科技檔案包括一至四期工程檔案、小型基建檔案等，是徐州公司建廠40余年來保存的珍貴的歷史記錄，為了保持企業(yè)檔案歷史的延續(xù)性，檔案的目錄代號、分類號等保持原樣不變，沒有必要更改。上述吳某需借閱的科技檔案是徐州公司三期工程檔案，檔案室只有我才能為吳某查找到他需要的科技檔案，我熟悉館藏，迅速調(diào)出徐州公司三期工程科技檔案案卷03-780-01（廠前區(qū)室外上水道安裝圖），吳某查閱檔案后滿意而歸，科技檔案具有重要的參考作用，等等。