信息化背景下煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作探析

王輝

［摘 要］招標(biāo)采購管理工作是現(xiàn)代煤炭企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。文章認(rèn)為，煤炭企業(yè)做好招標(biāo)采購管理工作，對(duì)維護(hù)市場各方主體利益，推進(jìn)企業(yè)健康發(fā)展具有重要意義。在當(dāng)前階段，煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作仍舊存在一些亟待解決的問題，其中招標(biāo)采購文件編制問題、招標(biāo)采購流程管理問題以及招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)問題等尤為突出。為此，煤炭企業(yè)需要抓住信息技術(shù)發(fā)展給招標(biāo)采購管理工作帶來的機(jī)遇，探索招標(biāo)采購管理工作的優(yōu)化策略，在依托技術(shù)賦能的基礎(chǔ)上解決企業(yè)招標(biāo)采購管理工作中的痛點(diǎn)問題，提升企業(yè)招標(biāo)采購管理工作水平。

［關(guān)鍵詞］煤炭企業(yè)；招標(biāo)采購；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.18.045

［中圖分類號(hào)］F274；F426［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1673-0194（2023）18-0138-03

0? ? ?引 言

煤炭企業(yè)在我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展中發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)招標(biāo)采購管理工作水平的提升是增強(qiáng)煤炭企業(yè)成本控制能力與精細(xì)化管理能力的有效路徑。而開展信息化建設(shè)工作有利于促進(jìn)煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作的優(yōu)化。由此可見，煤炭企業(yè)在優(yōu)化招標(biāo)采購管理工作過程中要借助信息化手段。

1? ? ?煤炭企業(yè)做好招標(biāo)采購管理工作的意義

1.1? ?有利于維護(hù)各方利益，優(yōu)化競爭環(huán)境

煤炭行業(yè)是經(jīng)濟(jì)發(fā)展和國計(jì)民生的重要行業(yè)，且大部分煤炭企業(yè)都屬于國有企業(yè)。根據(jù)我國相關(guān)規(guī)定，煤炭企業(yè)必須采取招標(biāo)采購的形式來實(shí)現(xiàn)資金節(jié)約，保證國有建設(shè)的正常運(yùn)作。借助信息化手段，做好招標(biāo)采購管理工作，能夠從源頭上杜絕采購中出現(xiàn)腐敗問題，從而保護(hù)國家的利益。煤炭企業(yè)招標(biāo)采購所使用的資金主要來源于社會(huì)大眾，只有合理地進(jìn)行招標(biāo)采購，保證資金支出用于國家建設(shè)，才能做到取之于民、用之于民，維護(hù)社會(huì)大眾的利益。另外，加強(qiáng)招標(biāo)采購管理能夠保障招標(biāo)活動(dòng)中各方當(dāng)事人的合法權(quán)益，避免其他單位和個(gè)人利用不法手段對(duì)招標(biāo)的過程和結(jié)果進(jìn)行干預(yù)［1］。另外，煤炭企業(yè)做好招標(biāo)采購管理工作能夠讓參與招標(biāo)的單位憑借自身的實(shí)力獲得供應(yīng)商資格，為市場創(chuàng)造公平競爭的環(huán)境，從而保證煤炭行業(yè)健康持續(xù)發(fā)展。

1.2? ?有利于優(yōu)化企業(yè)資源配置，提升經(jīng)濟(jì)效益

煤炭企業(yè)強(qiáng)化招標(biāo)采購管理，能夠利用信息技術(shù)及時(shí)獲得國家政策支持方面的信息，了解相關(guān)法律規(guī)定及參與競標(biāo)單位的運(yùn)營情況，準(zhǔn)確把握其經(jīng)濟(jì)實(shí)力，從而選擇最有優(yōu)勢的企業(yè)進(jìn)行合作，這樣能夠有效優(yōu)化企業(yè)資源配置，降低采購成本。經(jīng)濟(jì)效益是煤炭企業(yè)發(fā)展最為看重的關(guān)鍵點(diǎn)，在如今激烈的市場競爭中，以有限的資金發(fā)揮最大的價(jià)值，是招標(biāo)采購管理工作的重心［2］。煤炭企業(yè)做好招標(biāo)采購管理，能夠更好地對(duì)參與競標(biāo)的企業(yè)在煤炭資源質(zhì)量、銷售價(jià)格及其所能提供的服務(wù)等方面進(jìn)行綜合性的評(píng)價(jià)和對(duì)比，從而了解競標(biāo)企業(yè)的綜合實(shí)力，選擇對(duì)自身發(fā)展最為有利的合作對(duì)象，進(jìn)而大幅度降低企業(yè)的發(fā)展成本，提升經(jīng)濟(jì)效益。

2? ? ?煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作的現(xiàn)狀

2.1? ?招標(biāo)采購文件編制不合理

當(dāng)前，煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理中普遍存在的問題就是文件編制不合理。首先，招標(biāo)采購文件中對(duì)于招標(biāo)采購的需求描述不夠清晰，缺乏具有可行性的招標(biāo)采購計(jì)劃。部分招標(biāo)采購規(guī)定的項(xiàng)目時(shí)間比較緊張，導(dǎo)致招標(biāo)前期工作做得不夠充分，無法翔實(shí)地描述采購需求，未能針對(duì)具體的招標(biāo)采購項(xiàng)目作出更為細(xì)致的分析，使得招標(biāo)工作受到很大程度的限制。其次，未能針對(duì)參與競標(biāo)企業(yè)的實(shí)力評(píng)估制定規(guī)范性文件，對(duì)參與競標(biāo)的單位評(píng)價(jià)不夠全面，并且缺乏可靠的技術(shù)手段，導(dǎo)致煤炭企業(yè)未能充分了解競標(biāo)企業(yè)的相關(guān)信息，過于重視合作企業(yè)的報(bào)價(jià)，忽視了其本身的實(shí)力，造成后續(xù)合作過程中容易出現(xiàn)煤炭資源供應(yīng)不足、服務(wù)工作產(chǎn)生分歧等問題。

2.2? ?管理流程不科學(xué)，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

目前，煤炭企業(yè)未能針對(duì)招標(biāo)采購管理工作制定合理的制度，導(dǎo)致管理工作流程不規(guī)范，管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。一是煤炭企業(yè)對(duì)供應(yīng)商的考察失真，并且因?yàn)槠淇疾炝鞒膛c招標(biāo)采購管理?xiàng)l線不符，導(dǎo)致其對(duì)供應(yīng)商的評(píng)價(jià)不準(zhǔn)確，缺乏科學(xué)的定級(jí)方案。二是未能制定統(tǒng)一的采購方式標(biāo)準(zhǔn)，在實(shí)際的招標(biāo)采購管理中無法以標(biāo)準(zhǔn)化的入圍規(guī)則對(duì)參與競標(biāo)的企業(yè)進(jìn)行限制，進(jìn)一步增加了考察競標(biāo)企業(yè)的難度。煤炭企業(yè)必須盡快優(yōu)化管理流程，制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能從根本上解決這一問題。

2.3? ?招標(biāo)采購管理信息化程度低

通過對(duì)煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)進(jìn)行分析，可以得知其管理系統(tǒng)存在以下3個(gè)方面的不足：一是煤炭企業(yè)在建設(shè)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)時(shí)，未能實(shí)現(xiàn)信息管理的集中化，導(dǎo)致采購業(yè)務(wù)比較分散，難以實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一性管理；二是煤炭企業(yè)現(xiàn)已建設(shè)的管理系統(tǒng)在業(yè)務(wù)信息覆蓋方面還不夠完善，缺乏聯(lián)合采購、繳納保證金等重要的管理功能，無法滿足招標(biāo)采購工作的需求；三是管理系統(tǒng)運(yùn)行速度較慢，使用體驗(yàn)感比較差，嚴(yán)重影響了管理工作的效率。這3個(gè)方面的問題說明了當(dāng)前煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理信息化程度還比較低，無法靈活地應(yīng)對(duì)招標(biāo)采購管理工作中的各類問題。

3? ? ?信息化背景下煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作的優(yōu)化策略

3.1? ?嚴(yán)格遵循招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)原則

一是必須遵循科學(xué)實(shí)用的原則，以信息技術(shù)為出發(fā)點(diǎn)，在招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的建設(shè)中必須滿足工作開展的需求。二是必須遵循安全性原則。管理系統(tǒng)中最可能發(fā)生的安全問題主要有兩點(diǎn)：一方面是信息系統(tǒng)本身建設(shè)和維護(hù)工作不到位，導(dǎo)致系統(tǒng)內(nèi)部故障而造成信息損壞和丟失；另一方面則是信息系統(tǒng)受到外部侵害，如計(jì)算機(jī)病毒或網(wǎng)絡(luò)黑客攻擊等。要保證管理系統(tǒng)的安全性，就必須利用信息技術(shù)不斷地進(jìn)行維護(hù)和優(yōu)化，保證系統(tǒng)正常運(yùn)行，同時(shí)利用網(wǎng)絡(luò)防火墻、防病毒軟件等，避免系統(tǒng)受到外部攻擊。三是必須遵循經(jīng)濟(jì)性原則。信息化技術(shù)運(yùn)用于煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作中，最主要的作用就是降低管理成本，提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。因此，管理系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)當(dāng)在保證招標(biāo)采購正常進(jìn)行的前提下盡可能減少資金支出。四是必須遵循標(biāo)準(zhǔn)化原則。管理系統(tǒng)的建設(shè)應(yīng)當(dāng)以我國煤炭行業(yè)公認(rèn)的準(zhǔn)則為依據(jù)，采用符合標(biāo)準(zhǔn)的管理技術(shù)，以此降低管理的復(fù)雜度，實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購管理的簡易化、標(biāo)準(zhǔn)化。五是必須遵循可拓展性原則。隨著煤炭企業(yè)的發(fā)展，招標(biāo)采購管理工作必須進(jìn)行優(yōu)化，信息化發(fā)展進(jìn)程也要跟上實(shí)際工作的需求，為管理工作提供更加可靠的信息技術(shù)支持［3］。

3.2? ?編制合理的招標(biāo)采購文件

為了改變招標(biāo)采購缺乏計(jì)劃性這一現(xiàn)狀，煤炭企業(yè)必須盡快編制符合招標(biāo)要求的規(guī)范性文件，從而提高對(duì)競標(biāo)企業(yè)的資格預(yù)審效率和評(píng)價(jià)準(zhǔn)確性。煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)根據(jù)自身招標(biāo)采購工作的實(shí)際需求，在開展工作前進(jìn)行合理的部署，從技術(shù)層面出發(fā)，統(tǒng)籌招標(biāo)采購中的各項(xiàng)數(shù)據(jù)，并利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)綜合分析參與競標(biāo)企業(yè)的實(shí)際運(yùn)營情況，從而編制出更具有操作性的管理方案［4］。在信息技術(shù)的推動(dòng)下，煤炭企業(yè)要做好前期準(zhǔn)備，保證編制出的招標(biāo)采購文件具有全面性、合理性。在發(fā)布招標(biāo)文件之前，煤炭企業(yè)要召集管理部門、技術(shù)部門，并聯(lián)合法務(wù)、財(cái)務(wù)部門的工作人員進(jìn)行專項(xiàng)討論，以保證出臺(tái)的招標(biāo)采購文件能夠符合企業(yè)發(fā)展的要求，確立好評(píng)價(jià)競標(biāo)企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，確保招標(biāo)采購能夠在公平、公正的環(huán)境中開展。

3.3? ?實(shí)現(xiàn)管理流程信息化

要實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購方案管理的信息化，首先，煤炭企業(yè)無論是采取獨(dú)立審批采購方案，還是運(yùn)用合并審批采購方案，都應(yīng)當(dāng)統(tǒng)計(jì)和確認(rèn)各類管理信息。利用信息技術(shù)，將采購過程中參與的人員、采購的時(shí)間，以及招標(biāo)前的方案策劃、入圍的競標(biāo)企業(yè)和招標(biāo)文件等內(nèi)容錄入企業(yè)管理系統(tǒng)，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的詳細(xì)信息，由相關(guān)負(fù)責(zé)人編制合理的采購方案并發(fā)起審批，在企業(yè)高層管理者審批之后，再交由對(duì)應(yīng)的部門準(zhǔn)備招標(biāo)材料，當(dāng)確立了可行的招標(biāo)方案之后，就可以開展招標(biāo)采購工作。其次，要煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)在信息平臺(tái)發(fā)布招標(biāo)采購的相關(guān)信息，而參與競標(biāo)的企業(yè)通過平臺(tái)獲取相關(guān)信息后，對(duì)自身存在的疑問進(jìn)行反饋，煤炭企業(yè)則需要進(jìn)行答疑并進(jìn)一步明確招標(biāo)采購的細(xì)節(jié)。當(dāng)確定中標(biāo)企業(yè)之后，煤炭企業(yè)要在信息平臺(tái)及時(shí)公示，讓中標(biāo)企業(yè)可以及時(shí)為之后的合作作準(zhǔn)備，而那些未中標(biāo)的企業(yè)則通過平臺(tái)渠道申請(qǐng)退回保證金。

3.4? ?加強(qiáng)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的建設(shè)

煤炭企業(yè)在建設(shè)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)注重以下幾個(gè)方面。一是要提升管理系統(tǒng)的集中性。對(duì)招標(biāo)采購各個(gè)環(huán)節(jié)所需要的信息進(jìn)行集中管理，使管理人員能夠運(yùn)用信息系統(tǒng)對(duì)招標(biāo)采購各個(gè)階段進(jìn)行統(tǒng)一化管理，降低管理的難度，提高管理的效率。二是要完善管理系統(tǒng)的功能，拓寬覆蓋面。首先，進(jìn)一步完善管理系統(tǒng)中現(xiàn)有的交易功能，提高商品信息的透明度，簡化煤炭企業(yè)與競標(biāo)企業(yè)之間的交易路徑，為雙方交易提供更為便捷的渠道。其次，優(yōu)化企業(yè)招標(biāo)采購信息傳播功能。企業(yè)要通過系統(tǒng)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)招標(biāo)采購信息資源共享，使有意向的競標(biāo)企業(yè)能夠獲得詳細(xì)的信息，并及時(shí)傳達(dá)招標(biāo)采購過程中各個(gè)企業(yè)的相關(guān)數(shù)據(jù)，保證溝通交流的高效性。再次，增設(shè)保證金繳納和申請(qǐng)退還功能。其他企業(yè)在參與競標(biāo)之前，需要繳納一定數(shù)額的保證金，若最終該企業(yè)未能中標(biāo)，煤炭企業(yè)需要退回保證金。增設(shè)保證金繳納和申請(qǐng)退還功能，能夠保障資金安全、高效流動(dòng)，從而提高煤炭企業(yè)招標(biāo)采購的效率。最后，增設(shè)協(xié)同管理功能。煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理工作需要與其他部門協(xié)同合作，只有得到其他部門的支持，才能夠保證招標(biāo)采購工作順利開展。增設(shè)協(xié)同管理功能可以加強(qiáng)招標(biāo)采購部門與其他部門之間的聯(lián)系，煤炭企業(yè)管理者能夠及時(shí)查閱審核招標(biāo)采購信息，各級(jí)部門工作人員可以根據(jù)管理平臺(tái)上發(fā)布的相關(guān)信息進(jìn)行密切的配合，使整個(gè)煤炭企業(yè)在各個(gè)部門及全體工作人員的協(xié)助之下順利開展招標(biāo)采購工作，提高效率，為后續(xù)企業(yè)運(yùn)作節(jié)約時(shí)間和資金，大幅提升企業(yè)的經(jīng)營效益［5］。三是應(yīng)當(dāng)盡快解決管理系統(tǒng)軟硬件設(shè)施落后的問題，進(jìn)一步加大資金投入力度，購置更為先進(jìn)的系統(tǒng)和設(shè)備，并加強(qiáng)與專業(yè)系統(tǒng)研發(fā)企業(yè)的合作，開發(fā)更適合本企業(yè)招標(biāo)采購管理工作的系統(tǒng)，提高管理系統(tǒng)的運(yùn)行速度，為相關(guān)人員開展工作提供便利，最終提升招標(biāo)采購管理工作的效率。

3.5? ?提升管理人員綜合素質(zhì)

管理人員是開展招標(biāo)采購管理工作的主體，其綜合素質(zhì)水平直接關(guān)系到管理工作是否到位，也決定了招標(biāo)采購工作是否能夠順利進(jìn)行。因此，煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)重視管理人員綜合素質(zhì)的提升。一方面，企業(yè)應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步鞏固和提升管理人員的專業(yè)技能，使其保持業(yè)務(wù)敏感性，能夠以自身的知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)對(duì)招標(biāo)采購管理工作中遇到的問題進(jìn)行快速反應(yīng)，從而及時(shí)制訂合理的解決方案，保證招標(biāo)采購工作正常開展［6］。另一方面，企業(yè)要加強(qiáng)對(duì)管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)。煤炭企業(yè)應(yīng)當(dāng)設(shè)置專門的信息化培訓(xùn)課程，讓管理人員能夠系統(tǒng)地學(xué)習(xí)與招標(biāo)采購管理工作相關(guān)的信息技術(shù)，掌握信息系統(tǒng)的操作技能，從而借助信息化管理系統(tǒng)提高管理效率。除此之外，還可以邀請(qǐng)專業(yè)技術(shù)人員參與到管理工作中來，為招標(biāo)采購管理人員提供專業(yè)的指導(dǎo)意見，幫助其更好地利用信息技術(shù)，加強(qiáng)與其他部門工作人員的溝通交流，加快招標(biāo)采購信息的處理速度，更好地控制成本，從而以更強(qiáng)的管理能力給煤炭企業(yè)帶來更大的經(jīng)濟(jì)效益。

4? ? ?結(jié)束語

招標(biāo)采購管理工作對(duì)于煤炭企業(yè)健康發(fā)展發(fā)揮著不容忽視的作用。在信息化環(huán)境下，招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)對(duì)解決煤炭企業(yè)招標(biāo)采購管理問題，以及提升企業(yè)招標(biāo)采購管理工作效率與水平至關(guān)重要。為此，煤炭企業(yè)需要在招標(biāo)采購管理中強(qiáng)化信息化建設(shè)意識(shí)，探索信息化建設(shè)路徑，利用信息技術(shù)優(yōu)化招標(biāo)采購管理工作。此外，煤炭企業(yè)在優(yōu)化招標(biāo)采購管理工作的過程中，需要嚴(yán)格遵循招標(biāo)采購管理信息化建設(shè)原則，編制合理的招標(biāo)采購文件，實(shí)現(xiàn)管理流程信息化，加強(qiáng)招標(biāo)采購管理系統(tǒng)的建設(shè)，提升管理人員綜合素質(zhì)，進(jìn)而提高招標(biāo)采購管理工作效率。

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