高?？蒲泄芾碣|(zhì)量體系內(nèi)審存在的問題及改進(jìn)措施

毛靜 李燕 伍一波

摘 要：建立一套高校科研質(zhì)量管理的有效方法對(duì)提升高?？蒲泄芾砉ぷ髻|(zhì)量具有重要意義。內(nèi)審是高校質(zhì)量管理體系建設(shè)的重要手段，本文結(jié)合高校科研的特點(diǎn)，深入分析了高校在實(shí)施內(nèi)部審核過程中存在的一些共性問題，并從提高全員質(zhì)量意識(shí)、加強(qiáng)內(nèi)審員綜合素養(yǎng)、統(tǒng)籌策劃內(nèi)審工作和全面落實(shí)糾正預(yù)防措施四個(gè)方面有針對(duì)性地提出改進(jìn)舉措。

關(guān)鍵詞：高等院校，質(zhì)量管理體系，內(nèi)審，改進(jìn)措施

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.03.039

基金項(xiàng)目：本文受北京化工大學(xué)中央高?；究蒲袠I(yè)務(wù)費(fèi)項(xiàng)目“高校GF質(zhì)量管理體系的優(yōu)化研究”（項(xiàng)目編號(hào)：KY2207）資助。

Problems and Improvement Measures of Internal Audit in Scientifi c Research Management Quality System of Universities

MAO Jing1 LI Yan1 WU Yi-bo2

（1. Research Institute of Advanced Technology and Equipment， Beijing University of Chemical Technology； 2. College of New Materials and Chemical Engineering， Beijing Institute of Petrochemical Technology）

Abstract： It is of great signifi cance to establish a set of effective methods to improve the quality of university scientifi c research management. Internal audit is very important to the quality system construction of universities. In this paper， combined with the characteristics of university scientifi c research， some common problems existing in the process of internal audit of quality system are analyzed in detail. The targeted improvement measures are put forward， such as improving the overall awareness on quality， strengthening the auditors comprehensive capacity， making overall planning of internal audit and fully implementing corrective and preventive measures.

Keywords： colleges and universities， quality management system， internal audit， improvement measures

質(zhì)量管理體系是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織（ISO：International Standardization Organization）頒布的一組質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)的總稱，我國在總結(jié)和吸取了ISO 9000 質(zhì)量管理體系先進(jìn)理論、方法的基礎(chǔ)上，結(jié)合我國國情并將軍用產(chǎn)品的特殊要求納入其中，編制形成了GJB 9001C-2017 質(zhì)量管理體系要求[1]。質(zhì)量體系的建立不僅能有效減少科研工作的失誤，提高科研成果質(zhì)量，特別是在國防科研等實(shí)用性要求非常高的研究領(lǐng)域中，質(zhì)量體系很大程度能保證研究成果的可靠性、穩(wěn)定性及其成熟度。

高校具有豐富的科研人力資源和科技創(chuàng)新潛力，學(xué)科交叉、門類齊全，是科技力量薈萃之地，是原始創(chuàng)新的重要源泉，更是我國基礎(chǔ)研究和高技術(shù)領(lǐng)域創(chuàng)新的主力軍[2]。為更好服務(wù)于國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)，不斷提高科研能力，滿足承擔(dān)重大科研項(xiàng)目的要求，高?？蒲幸胭|(zhì)量管理體系已成為一種趨勢(shì)。目前高校科研質(zhì)量管理體系的研究工作多集中在如何借鑒企業(yè)質(zhì)量管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)，而缺乏如何根據(jù)高?？蒲械奶攸c(diǎn)建立與之相適應(yīng)的管理模式的研究，更缺乏對(duì)高?？蒲匈|(zhì)量管理體系建設(shè)的評(píng)價(jià)體系。按照標(biāo)準(zhǔn)的要求，質(zhì)量體系內(nèi)部審核是在建立、運(yùn)行體系以后必須進(jìn)行的一項(xiàng)管理活動(dòng)，不僅是質(zhì)量管理體系評(píng)價(jià)的一種方式，也是組織內(nèi)部重要的自我改進(jìn)機(jī)制。如果能夠準(zhǔn)確把握高?？蒲羞^程的特點(diǎn)，將內(nèi)審與科研管理工作有機(jī)結(jié)合，可以真正起到規(guī)范高?？蒲猩a(chǎn)管理的作用。本文通過分析目前高校質(zhì)量體系內(nèi)審工作的開展情況，總結(jié)內(nèi)審中存在的問題，嘗試提出改進(jìn)措施，以促使學(xué)校質(zhì)量管理體系的有效運(yùn)行和不斷改進(jìn)。

1 高校質(zhì)量體系內(nèi)審的現(xiàn)狀與問題

ISO 9000標(biāo)準(zhǔn)總結(jié)了發(fā)達(dá)國家在質(zhì)量管理方面的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)質(zhì)量體系的建立、實(shí)施和改進(jìn)提供了指南，高?？蒲胁煌谄髽I(yè)生產(chǎn)，所以在將質(zhì)量體系引入科研項(xiàng)目管理的過程中會(huì)產(chǎn)生很多問題，尤其是在內(nèi)審過程中完全照搬企業(yè)內(nèi)審的方式會(huì)引起諸多不適宜。

1.1 對(duì)內(nèi)審的重要性認(rèn)識(shí)有待提高

內(nèi)審是高校質(zhì)量體系持續(xù)改進(jìn)的重要途徑，各高校的《質(zhì)量手冊(cè)》等各層級(jí)質(zhì)量管理文件中均按照標(biāo)準(zhǔn)明確地規(guī)定在固定期限內(nèi)組織內(nèi)部審核活動(dòng)，是否能正視內(nèi)審的重要性，往往能夠從側(cè)面反映出高校是否重視“管理改進(jìn)出成果”的思維，是否善于利用自我診斷和自我評(píng)價(jià)來保證自我完善功能的實(shí)現(xiàn)。但在高校的實(shí)際工作中，質(zhì)量體系內(nèi)審的重要性常常未被充分認(rèn)識(shí)。部分高?？蒲腥藛T認(rèn)為耗費(fèi)大量的時(shí)間用于撰寫文檔去滿足質(zhì)量體系文檔化和標(biāo)準(zhǔn)化的要求，與大學(xué)自由探索的科學(xué)精神相背離。質(zhì)量體系內(nèi)審無非就是走走形式、挑挑毛病，被審核的管理部門和項(xiàng)目組消極對(duì)待內(nèi)審，相關(guān)準(zhǔn)備工作不到位。在審核過程中，經(jīng)常出現(xiàn)涉及的人員不在崗、遲緩提供相關(guān)記錄材料等情況，嚴(yán)重影響了內(nèi)審的效率和效果。

1.2 內(nèi)審策劃方案的全面性有待提升

內(nèi)審計(jì)劃涉及到高校質(zhì)量管理體系的方方面面，具體到人員安排、日程安排和審核標(biāo)準(zhǔn)條款等因素。如何做好內(nèi)審的策劃工作，是保證內(nèi)審順利進(jìn)行的必要條件。由于高校在建立質(zhì)量體系時(shí)，往往將通過認(rèn)證作為申請(qǐng)項(xiàng)目的“敲門磚”，但在體系的長(zhǎng)期運(yùn)行過程中經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)“重建立、輕運(yùn)行”的情況，因此部分高校并不能從計(jì)劃制定伊始就深入探究審核要素，綜合考慮審核效果，造成質(zhì)量體系內(nèi)審策劃的內(nèi)容無法涵蓋學(xué)校當(dāng)前管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。高校在制定審核計(jì)劃時(shí)，不注重人員和時(shí)間的搭配，造成內(nèi)審員和被審核部門準(zhǔn)備不充分；不能對(duì)往年內(nèi)外審中出現(xiàn)的問題進(jìn)行深入剖析，缺乏對(duì)質(zhì)量體系中暴露的系統(tǒng)性和重復(fù)性問題進(jìn)行重點(diǎn)檢查；不能充分運(yùn)用標(biāo)準(zhǔn)條款的內(nèi)容來做到發(fā)現(xiàn)問題，造成內(nèi)審工作的不全面和錯(cuò)位情況出現(xiàn)。

1.3 內(nèi)審員隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)

內(nèi)審員是現(xiàn)場(chǎng)審核過程的重要參與者，內(nèi)審員的能力和素養(yǎng)決定了內(nèi)審活動(dòng)的有效性。目前，高校并沒有專職的內(nèi)審員，通常是采用兼職形式。在內(nèi)審員的選拔過程中，高校的普遍做法是從建立質(zhì)量體系的學(xué)院或是課題組抽調(diào)個(gè)別老師，組織老師參加校外機(jī)構(gòu)的培訓(xùn)，老師通過考核獲得內(nèi)審員資格證書后，開始參加內(nèi)審工作，并不重視培養(yǎng)內(nèi)審員的實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，并沒有建立一套完善的選拔和培養(yǎng)方案，存在“湊數(shù)、誰有空誰上”的現(xiàn)象。因此，培訓(xùn)不到位的兼職內(nèi)審員在現(xiàn)場(chǎng)審核過程中，經(jīng)常會(huì)走入以下幾個(gè)誤區(qū)：（1）由于對(duì)質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)、學(xué)校內(nèi)部的質(zhì)量文件以及質(zhì)量體系組織機(jī)構(gòu)職能不熟悉，造成無法準(zhǔn)備把握審核的切入點(diǎn)；（2）由于受完成審核任務(wù)的思想約束，現(xiàn)場(chǎng)審核流于表面，不深挖探究，為滿足開具不符合項(xiàng)的數(shù)量要求而生套標(biāo)準(zhǔn)條款；（3）由于缺乏溝通技巧和專業(yè)技能，不能準(zhǔn)確理解受審核部門或課題組的解釋和說明；（4）由于礙于同事的情面，不將嚴(yán)重問題進(jìn)行暴露和記錄。

1.4 糾正預(yù)防措施有待全面落實(shí)

落實(shí)糾正預(yù)防措施是實(shí)現(xiàn)高校質(zhì)量管理體系不斷完善、不斷改進(jìn)的一個(gè)重要手段，能不斷提高質(zhì)量管理體系的適宜性和有效性。但高校的部分被審核部門或是課題組在現(xiàn)場(chǎng)審核發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)就不夠重視，認(rèn)為有些問題“不是事兒”“吹毛求疵”“可大可小”“純屬折騰人”；在不符合項(xiàng)整改階段，整改不積極，制定整改措施拖沓，缺乏與內(nèi)審團(tuán)隊(duì)的溝通，不正面問題，強(qiáng)調(diào)客觀原因，推卸責(zé)任，不能做到原因分析清楚、責(zé)任明確，制定的糾正預(yù)防措施無實(shí)際意義；在“舉一反三”檢查階段，檢查流于形式，不能落到實(shí)處，缺乏對(duì)措施有效性的有效評(píng)估和驗(yàn)證。

2 提升高校質(zhì)量管理體系內(nèi)審有效性的措施

質(zhì)量管理體系的內(nèi)部審核是一種自覺的、持續(xù)的內(nèi)部管理行為，是一種自我約束、自我診斷和自我完善的活動(dòng)，有效的內(nèi)部審核輸出結(jié)果是體系管理評(píng)審的輸入信息，也是校長(zhǎng)對(duì)高校質(zhì)量體系運(yùn)行情況做出準(zhǔn)確判斷并采取改進(jìn)措施的重要依據(jù)[2]。提升質(zhì)量體系內(nèi)審的有效性，有利于及時(shí)發(fā)現(xiàn)高校內(nèi)部質(zhì)量管理的問題，有利于提高高校質(zhì)量體系的符合性和有效性，有利于高校質(zhì)量體系的不斷改進(jìn)和不斷完善。

2.1 提升全員質(zhì)量意識(shí)

“人、機(jī)、料、法、環(huán)”是全面質(zhì)量管理理論中的五個(gè)影響產(chǎn)品質(zhì)量的主要因素，其中“人”處于五大要素論的中心位置，意識(shí)決定行動(dòng)，因此質(zhì)量意識(shí)的提升可以充分調(diào)動(dòng)質(zhì)量體系內(nèi)人員的積極性和創(chuàng)造性，是質(zhì)量體系有效運(yùn)行的最大保障[3]。內(nèi)審是高校對(duì)質(zhì)量管理體系運(yùn)行情況的一次全面的、系統(tǒng)性的檢查，涉及到質(zhì)量體系的各職能部門和高?？蒲小⑸a(chǎn)及管理的所有過程，因此需要體系內(nèi)的每位老師都重視質(zhì)量建設(shè)，自覺把這次內(nèi)審工作看作是一次學(xué)習(xí)和提升的機(jī)會(huì)，以實(shí)現(xiàn)質(zhì)量體系與研制流程的高效融合。

領(lǐng)導(dǎo)作用是質(zhì)量管理的七大原則之一，校長(zhǎng)作為高校質(zhì)量體系的最高管理者，對(duì)高校質(zhì)量管理工作的推進(jìn)起到至關(guān)重要的作用，同樣體系內(nèi)審需要得到領(lǐng)導(dǎo)層的支持和推動(dòng)。校長(zhǎng)不僅需要認(rèn)識(shí)到體系內(nèi)審對(duì)于高校質(zhì)量體系和管理水平的提升作用，還需要推動(dòng)高校內(nèi)自上而下的宣貫和動(dòng)員，把質(zhì)量體系建設(shè)作為一項(xiàng)長(zhǎng)期戰(zhàn)略來抓，將“管過程、管因素、管結(jié)果”貫穿于科研管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，形成全員參與質(zhì)量的局面。質(zhì)量管理部門應(yīng)廣泛宣傳學(xué)校的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，認(rèn)真落實(shí)質(zhì)量管理要求，堅(jiān)決反對(duì)質(zhì)量建設(shè)的形式主義，徹底糾正質(zhì)量認(rèn)識(shí)的偏差，將質(zhì)量意識(shí)滲透到每位科研工作者和管理者的心中，使老師們切實(shí)將質(zhì)量體系內(nèi)審作為項(xiàng)目研究過程中發(fā)現(xiàn)問題、自我改進(jìn)問題的方法和機(jī)會(huì)。

2.2 提高內(nèi)審員綜合素養(yǎng)

內(nèi)審員是保證質(zhì)量?jī)?nèi)審工作高效實(shí)施的關(guān)鍵因素，因此高校應(yīng)格外關(guān)注內(nèi)審員隊(duì)伍的建設(shè)情況，按照“體系運(yùn)行的護(hù)航人、問題管理的診斷人、全員改善的帶頭人”的定位，統(tǒng)一遴選和系統(tǒng)培養(yǎng)高校內(nèi)審員。

在高校行政管理人員精兵簡(jiǎn)政的大背景下，專職的質(zhì)量管理人員不可能增加太多，但為了提高內(nèi)審的有效性，內(nèi)審員隊(duì)伍建設(shè)時(shí)又需要充分考慮高校認(rèn)證范圍較廣的特點(diǎn)，因此建立兼職內(nèi)審員制度是人力資源有效管理的重要途徑。即通過課題組或?qū)W院推薦，科技管理部門遴選和聘任兼職內(nèi)審員，并將內(nèi)審工作進(jìn)行學(xué)年考核工作量折算，實(shí)現(xiàn)兼職內(nèi)審員的穩(wěn)定發(fā)展。

合格的質(zhì)量體系內(nèi)審員不僅僅是獲得外部機(jī)構(gòu)頒發(fā)的內(nèi)審員證書即可，內(nèi)審員還需要熟悉被審核課題的相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)知識(shí)、善于溝通、熟練掌握審核方法和技巧，因此需要制定合理的內(nèi)審員培養(yǎng)機(jī)制，綜合提升內(nèi)審員的業(yè)務(wù)能力。（1）建立內(nèi)審員定期培訓(xùn)制度。實(shí)踐證明，只有加深對(duì)標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量體系文件的理解，才能有針對(duì)性的提出問題，并準(zhǔn)確判斷問題的性質(zhì)。不熟悉標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量體系文件，只能找出一些表面、低層次的問題，不易發(fā)現(xiàn)體系運(yùn)行的系統(tǒng)性、區(qū)域性失控。（2）創(chuàng)造內(nèi)審員學(xué)習(xí)溝通的機(jī)會(huì)。邀請(qǐng)有經(jīng)驗(yàn)的外審員指導(dǎo)內(nèi)審工作，拓展內(nèi)審的審核思路，提高審核技巧；充分利用每次外審的機(jī)會(huì)，安排內(nèi)審員為向?qū)?，進(jìn)行觀摩學(xué)習(xí)；安排有經(jīng)驗(yàn)的內(nèi)審員對(duì)剛?cè)∽C的內(nèi)審員進(jìn)行傳、幫、帶，把以老帶新貫穿整個(gè)內(nèi)審管理過程。

2.3 統(tǒng)籌策劃內(nèi)審工作

高校通常按照質(zhì)量體系文件要求，開展體系內(nèi)審策劃工作，并根據(jù)策劃內(nèi)容組織實(shí)施，但如果內(nèi)審計(jì)劃制定不全面往往會(huì)造成策劃內(nèi)容無法涵蓋高校當(dāng)前質(zhì)量管理的重點(diǎn)和難點(diǎn)。

內(nèi)審策劃時(shí)應(yīng)以高效指導(dǎo)審核為目的來制定審核方案，內(nèi)審策劃主要包括內(nèi)審時(shí)間、內(nèi)審范圍、內(nèi)審方式和內(nèi)審組組成情況四方面內(nèi)容，需要重點(diǎn)考慮：法律法規(guī)和質(zhì)量體系標(biāo)準(zhǔn)的要求；質(zhì)量管理體系的重點(diǎn)和難點(diǎn)；顧客和相關(guān)方的需求；組織的風(fēng)險(xiǎn)[4]。所以應(yīng)做到以下內(nèi)容：（1）細(xì)化條款。高校質(zhì)量管理部門應(yīng)明確內(nèi)審的目的和范圍，嚴(yán)格對(duì)照標(biāo)準(zhǔn)的要求，結(jié)合學(xué)校的組織機(jī)構(gòu)、質(zhì)量體系管理過程和產(chǎn)品設(shè)計(jì)開發(fā)過程，做出適宜的安排。內(nèi)審計(jì)劃需要根據(jù)學(xué)校實(shí)際仔細(xì)斟酌，不斷細(xì)化，留意涵蓋范圍廣的標(biāo)準(zhǔn)條款的拆分，確保覆蓋質(zhì)量體系的全范圍。（2）做好溝通。結(jié)合高校的組織結(jié)構(gòu)、質(zhì)量管理體系的產(chǎn)品實(shí)現(xiàn)過程和管理流程，做出適宜的審核安排，將內(nèi)審計(jì)劃提前與各二級(jí)單位的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行內(nèi)部溝通，在充分征求二級(jí)單位意見的基礎(chǔ)上，使之有充分準(zhǔn)備，切實(shí)做到計(jì)劃落實(shí)、責(zé)任落實(shí)和工作文件落實(shí)。（3）合理安排。內(nèi)審的日程安排要充分考慮各個(gè)部門的實(shí)際情況，合理分配審核時(shí)間，對(duì)高校質(zhì)量體系活動(dòng)及科研有較大影響的流程或部門要安排較多的審核時(shí)間。此外，還需要充分分析上一年度的內(nèi)審、管理評(píng)審和外審結(jié)果，做到審核重點(diǎn)突出。

2.4 全面落實(shí)整改措施

重視內(nèi)審不符合項(xiàng)的整改是提高內(nèi)審有效性的重要環(huán)節(jié)，內(nèi)審不符合項(xiàng)有效關(guān)閉是質(zhì)量體系內(nèi)審順利實(shí)施的關(guān)鍵。（1）準(zhǔn)確識(shí)別根本原因，針對(duì)性地制定糾正預(yù)防措施。針對(duì)質(zhì)量體系內(nèi)審所發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)，必須深究原因，制定準(zhǔn)確的糾正預(yù)防措施。內(nèi)審的現(xiàn)場(chǎng)審核結(jié)束后，質(zhì)量管理部門應(yīng)對(duì)審核中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行講解，并提出整改要求。不符合項(xiàng)的責(zé)任部門應(yīng)進(jìn)行原因分析，針對(duì)原因制定糾正措施，實(shí)施整改。內(nèi)審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)需要準(zhǔn)確地予以分類，對(duì)于整改也要有所側(cè)重。如，對(duì)于質(zhì)量意識(shí)或是質(zhì)量體系文件理解反復(fù)出現(xiàn)的問題，一定要進(jìn)行有效地培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。（2）做好舉一反三檢查，防止類似問題反復(fù)發(fā)生。在質(zhì)量體系內(nèi)進(jìn)行全面檢查，發(fā)現(xiàn)類似問題一并進(jìn)行整改，確保類似問題不會(huì)重復(fù)發(fā)生。內(nèi)審結(jié)果需要及時(shí)總結(jié)，對(duì)內(nèi)審和外審發(fā)現(xiàn)的不符合項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)一匯總、分析，找出體系薄弱環(huán)節(jié)。（3）保持良好溝通，確保整改措施落地有效。糾正預(yù)防措施涉及跨部門情況時(shí)，高校的質(zhì)量管理部門應(yīng)組織協(xié)調(diào)，使得措施得到有效實(shí)施。質(zhì)量管理部門和不符合項(xiàng)責(zé)任部門應(yīng)與內(nèi)審員保持良好溝通，使得制定的措施有效、能夠落地，必要時(shí)可以請(qǐng)內(nèi)審員老師到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行跟蹤驗(yàn)證，確保不符合項(xiàng)可以按時(shí)關(guān)閉。

3 結(jié) 語

內(nèi)審是評(píng)價(jià)質(zhì)量體系有效運(yùn)行的主要方式，也是高校提高科研管理質(zhì)量和實(shí)現(xiàn)既定質(zhì)量目標(biāo)的重要手段，內(nèi)審可以對(duì)高校質(zhì)量管理體系的薄弱環(huán)節(jié)進(jìn)行審核證實(shí)，通過及時(shí)制定和落實(shí)糾正預(yù)防措施，以達(dá)到不斷自我完善的目地。本文以問題為導(dǎo)向，深入探析了目前內(nèi)審工作中存在的普遍問題，并針對(duì)性地提出了改進(jìn)措施，有助于進(jìn)一步提升高校質(zhì)量管理體系的建設(shè)水平。

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作者簡(jiǎn)介

毛靜，高級(jí)工程師，研究方向?yàn)榭蒲泄芾怼?/p>

李燕，副研究員，副院長(zhǎng)，研究方向?yàn)榭蒲泄芾怼?/p>

伍一波，教授，副院長(zhǎng)，研究方向?yàn)楦叻肿硬牧稀?/p>

（責(zé)任編輯：張瑞洋）