基于電子簽批的高校財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化研究

郭菲 東北大學(xué)

財務(wù)審批制度是財務(wù)內(nèi)部控制的重要組成部分，科學(xué)的設(shè)計和有效的運(yùn)行對高校的財務(wù)管理有著很大的影響。高校財務(wù)應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)一步整合和優(yōu)化財務(wù)審批流程，以電子簽批代替審批表流轉(zhuǎn)，提高財務(wù)服務(wù)水平和工作效率。

一、目前高校財務(wù)審批存在的問題

（一）報銷單簽批延誤，影響進(jìn)度

經(jīng)辦人通過網(wǎng)上報銷系統(tǒng)打印報銷單，攜帶紙質(zhì)單據(jù)找各級審批人簽字蓋章后才可報銷，審批人出差等情況下會造成簽批延誤。財務(wù)報銷制度及相關(guān)規(guī)定不斷更新，由于宣傳不到位、不及時，經(jīng)常使已經(jīng)審批的報銷單退單重審。此外，經(jīng)辦人需要在網(wǎng)上填寫報銷項、金額、單位、賬號等信息，報銷單的錯誤填寫也會面臨作廢重簽的問題。

（二）審批流程設(shè)計不科學(xué)

傳統(tǒng)的財務(wù)審批流程設(shè)計的不夠科學(xué)，一個經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)往往要經(jīng)過多個審批人，有重復(fù)審批或非必要審批的情況，一定程度影響審批效率，加大了財務(wù)報銷單審批的難度。

（三）財務(wù)審核項多，記賬效率低

財務(wù)人員在賬務(wù)處理過程中，要審核經(jīng)簽批手續(xù)、簽批人的簽字和印章等驗證經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的真?zhèn)?，財?wù)人員的工作量越來越多，影響財務(wù)人員的審核記賬效率。

（四）跨平臺、跨部門業(yè)務(wù)審核效率低

財務(wù)報銷單審批往往要經(jīng)過業(yè)務(wù)部門、歸口部門等多個審批節(jié)點(diǎn)，還有些財務(wù)報銷是跨平臺發(fā)起的。由于部門或系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)獨(dú)立，經(jīng)辦人要在多個平臺填寫報銷信息，并經(jīng)過多個部門審批人簽字。

二、高校財務(wù)報銷審批流程優(yōu)化

通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的電子簽批模式是紙質(zhì)和網(wǎng)上審批的雙軌模式[1]，新的審批模式的優(yōu)點(diǎn)如下：1.提升審批效率，審批人可以不受時間和地點(diǎn)的約束實時審批；2.智能化審批，財務(wù)電子簽批可以按照安排好的審批流程逐級審批，減少漏批、錯批和二次審批；3.減少財務(wù)人員工作量，減少了咨詢和現(xiàn)場審核的時間。高校的財務(wù)報銷審批可以從事項審批、經(jīng)費(fèi)審批人、審批金額和業(yè)務(wù)類別四個角度分別進(jìn)行優(yōu)化。

（一）從事項審批角度優(yōu)化財務(wù)報銷審批流程

《關(guān)于加強(qiáng)和規(guī)范事中事后監(jiān)管的指導(dǎo)意見》指出，持續(xù)深化“放管服”，把更多行政資源從事前審批轉(zhuǎn)到加強(qiáng)事中、事后監(jiān)管，可以從三點(diǎn)優(yōu)化：1.高校財務(wù)部門應(yīng)對經(jīng)費(fèi)項目進(jìn)行預(yù)算管理，將事前審批和事后審批相結(jié)合[2]。院系編制經(jīng)費(fèi)預(yù)算，通過信息化手段自動審核經(jīng)費(fèi)是否超支，減少財務(wù)部門預(yù)算審批的流程。2.對于已經(jīng)進(jìn)行事前各級審批的事項，報銷時如再次審批，就會造成重復(fù)審批，如借款時已經(jīng)履行了審批手續(xù)的，報銷時可不再重復(fù)審批。3.高校各部門的經(jīng)費(fèi)審批人的精力在教學(xué)、教務(wù)上，對財務(wù)收支不可能事無巨細(xì)地審批，往往讓財務(wù)員提前核對后才簽字蓋章，通過信息化靈活控制“加審”來協(xié)同審批流程。

（二）從經(jīng)費(fèi)審批人角度優(yōu)化財務(wù)報銷審批流程

高校財務(wù)審批實行逐級審批，各項支出必須按規(guī)定程序和層級審批。財務(wù)報銷審批人包括經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、歸口部門負(fù)責(zé)人、分管校領(lǐng)導(dǎo)和財務(wù)部門，財務(wù)報銷必須規(guī)范報銷審批條件，標(biāo)準(zhǔn)化報銷審批流程，可以從以下兩點(diǎn)優(yōu)化：

1.經(jīng)費(fèi)審批負(fù)責(zé)人對財務(wù)支出行為的合法性、合規(guī)性、合理性負(fù)責(zé)。高校一般允許各單位經(jīng)費(fèi)審批人授權(quán)分管副職審批，所以經(jīng)費(fèi)審批人的形式呈多樣化，包括授權(quán)審批，即幾個審批人任何一人審批即可；聯(lián)合審批，即幾個審批人均需要審批；混合審批，即授權(quán)審批或聯(lián)合審批的混合形式。網(wǎng)上簽批系統(tǒng)必須非常準(zhǔn)確的將審批事項推送到簽批人代辦列表中，需規(guī)范審批人和簽批規(guī)則。

2.事業(yè)經(jīng)費(fèi)和專項經(jīng)費(fèi)通常需要院系領(lǐng)導(dǎo)審批，專項經(jīng)費(fèi)需要?dú)w口部門審批。通過增加部門審批負(fù)責(zé)人庫和歸口部門審批節(jié)點(diǎn)，保障財務(wù)審批的合理、合法性。

（三）從審批金額角度優(yōu)化財務(wù)報銷審批流程

高校財務(wù)對報銷金額的審批要遵循二個原則，一是按權(quán)限審批，即只審批授權(quán)范圍內(nèi)的額度，凡超過授權(quán)范圍的額度不得審批；二是按程序?qū)徟?，程序不符合?guī)定的財務(wù)部門可以拒絕受理，可從以下兩點(diǎn)優(yōu)化：1.財務(wù)應(yīng)建立明確審批人的審批權(quán)限和責(zé)任，通過有效的內(nèi)部控制制度完善和規(guī)范財務(wù)審核，促進(jìn)審批的有效性[3]，實行分段審批原則，根據(jù)金額增加審批節(jié)點(diǎn)。2.特殊的常規(guī)大額審批項目，如按月發(fā)放的工資、獎助學(xué)金等，可在主管校領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)下簡化大額審批流程，減輕校領(lǐng)導(dǎo)的工作負(fù)擔(dān)，提高財務(wù)工作效率。

（四）從業(yè)務(wù)類別角度優(yōu)化財務(wù)報銷審批流程

高校財務(wù)審批包括財務(wù)報銷審批和相關(guān)業(yè)務(wù)審批，還有跨部門、跨系統(tǒng)的審批業(yè)務(wù)，可以從以下兩點(diǎn)優(yōu)化：

1.財務(wù)網(wǎng)上報銷系統(tǒng)可以對報銷項分類，如日常報銷、差旅費(fèi)等，網(wǎng)上投遞系統(tǒng)對接電子簽批系統(tǒng)，實現(xiàn)報財務(wù)數(shù)據(jù)和簽批流的無縫對接。2.財務(wù)與業(yè)務(wù)部門密切相關(guān)，必須實現(xiàn)財務(wù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互通?？缙脚_業(yè)務(wù)如固定資產(chǎn)采購報銷和科研經(jīng)費(fèi)管理等，可以通過“互聯(lián)網(wǎng)+”的拓展接口共享財務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，實現(xiàn)業(yè)財融合。

三、高校電子簽批系統(tǒng)實施建議

1.財務(wù)電子簽批系統(tǒng)可以與數(shù)字簽名系統(tǒng)對接將簽名信息化。各大高校相繼部署了企業(yè)公眾號、手機(jī)APP等，財務(wù)報銷平臺應(yīng)該集成到智慧校園平臺，通過一門式登錄，提供一站式服務(wù)。2.信息安全方面，建議財務(wù)對所有財務(wù)數(shù)據(jù)及時、多地數(shù)據(jù)備份；加強(qiáng)用戶的身份認(rèn)證管理，定期提示更新密碼等。網(wǎng)絡(luò)安全方面，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)督，安裝防火墻，防范病毒入侵，及時修補(bǔ)系統(tǒng)漏洞。3.財務(wù)部門應(yīng)該加強(qiáng)新業(yè)務(wù)的宣傳，編制操作手冊和使用規(guī)范，通過網(wǎng)頁、公眾號培訓(xùn)等多種途徑擴(kuò)大宣傳力度，逐漸全面推行無紙化辦公。