企業(yè)制度建設(shè)探析

李傳石 廣州理工學(xué)院企業(yè)合規(guī)研究中心

企業(yè)制度建設(shè)是現(xiàn)代企業(yè)管理的重要工作，制度化、規(guī)范化、法治化是現(xiàn)代企業(yè)的標(biāo)志。企業(yè)制度是企業(yè)規(guī)范經(jīng)營管理、控制經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)、提高經(jīng)營效率、達(dá)到經(jīng)營目標(biāo)的重要工具和手段，是任何企業(yè)求生存、謀發(fā)展的重要基礎(chǔ)，更是企業(yè)規(guī)模化、集團(tuán)化運(yùn)營和跨國經(jīng)營的內(nèi)在要求[1]。

一、企業(yè)制度建設(shè)的含義

（一）企業(yè)制度的定義

企業(yè)制度在理論界還沒有形成廣為接受的定義[2]。企業(yè)制度是所有與企業(yè)經(jīng)營管理有關(guān)的，用于協(xié)調(diào)企業(yè)經(jīng)營過程中涉及的各個(gè)利益主體之間的相互關(guān)系、保障各方合法權(quán)益、規(guī)范企業(yè)經(jīng)營行為、指導(dǎo)管理人員的管理行為及員工工作行為的方針、政策、要求、規(guī)范的統(tǒng)稱。

（二）企業(yè)制度的作用

第一，引領(lǐng)作用?，F(xiàn)代企業(yè)是由眾多成員組成的，若沒有制度規(guī)范，企業(yè)成員各自為政，部門間、成員間的協(xié)作就無法正常進(jìn)行，企業(yè)的經(jīng)營管理目標(biāo)就難以實(shí)現(xiàn)。通過制定和實(shí)施企業(yè)制度，企業(yè)能夠規(guī)范組織成員行為，引領(lǐng)全體成員朝著企業(yè)的整體目標(biāo)邁進(jìn)，能大大降低協(xié)調(diào)成本，對內(nèi)提高經(jīng)營效率，對外展示良好的企業(yè)形象[3]。

第二，激勵(lì)作用。企業(yè)制度本質(zhì)上是對全體成員的莊重承諾，制度面前人人平等，體現(xiàn)了管理的公平性，使員工對自身的投入與回報(bào)有了穩(wěn)定的預(yù)期。企業(yè)通過制度性的承諾，保障成員合理的利益訴求，能提高員工的工作積極性和對企業(yè)的滿意度，易于形成心理契約，產(chǎn)生激勵(lì)作用。

第三，持續(xù)控制作用。企業(yè)制度具有權(quán)威性和相對穩(wěn)定性，企業(yè)制度實(shí)施后，要求員工持續(xù)遵照執(zhí)行，保證了各項(xiàng)工作的穩(wěn)定性和持續(xù)性。企業(yè)制度的穩(wěn)定性使員工能夠預(yù)測制度執(zhí)行的結(jié)果，始終自覺地按照一定的規(guī)則工作，持續(xù)保持企業(yè)的整體效能。

第四，民主法治作用。企業(yè)制度的制定和完善，需要經(jīng)過各層級、各部門的充分參與，得到工會(huì)及多數(shù)員工的支持和認(rèn)同，能夠代表企業(yè)大多數(shù)人的意見，體現(xiàn)出廣泛的民主性。在執(zhí)行企業(yè)制度的過程中，需要賦予制度監(jiān)督機(jī)構(gòu)強(qiáng)制執(zhí)行權(quán)，對違反制度的行為和人員進(jìn)行相應(yīng)的處罰，體現(xiàn)出制度的權(quán)威性和強(qiáng)制性。

二、企業(yè)制度的類別

（一）按制度內(nèi)容分類

法人治理制度：涉及所有權(quán)與經(jīng)營權(quán)的分離及相應(yīng)的委托代理問題，主要解決經(jīng)營管理層的激勵(lì)約束問題。

組織制度：涉及分工與協(xié)調(diào)，主要解決責(zé)任明晰、職權(quán)分配問題。

經(jīng)營管理制度：涉及企業(yè)運(yùn)作的各個(gè)方面，主要解決管理的科學(xué)性、經(jīng)營的效率和效果問題。

企業(yè)法人治理制度是前提，組織制度是保證，經(jīng)營管理制度是基礎(chǔ)。三者相互作用，相輔相成，共同構(gòu)成企業(yè)制度的完整架構(gòu)。

（二）按制度層次分類

綱領(lǐng)性制度：如戰(zhàn)略目標(biāo)、方針政策、管理手冊，是企業(yè)經(jīng)營管理的宗旨、方向或總體性、概括性描述。

程序性制度：是針對某一方面或過程間關(guān)系的管理規(guī)定，包括做什么、誰來做、何時(shí)做、在何地做、如何做，應(yīng)利用什么資源，如何進(jìn)行控制和記錄，如采購流程、招投標(biāo)程序等。

操作性制度：是對具體的某個(gè)作業(yè)過程的操作性規(guī)定，往往規(guī)定了作業(yè)方法及過程指標(biāo)的規(guī)范性信息，如設(shè)備操作規(guī)程、服務(wù)規(guī)范、檢驗(yàn)方法及員工行為規(guī)范。

記錄性表格：是對前述制度的執(zhí)行過程及結(jié)果等信息的證據(jù)，包括項(xiàng)目計(jì)劃、原始記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及分析評價(jià)報(bào)告等。

這四類制度范圍由大到小，內(nèi)容由宏觀到微觀，從抽象到具體，由戰(zhàn)略層面、戰(zhàn)術(shù)層面到操作層面，各自有不同的適用對象，構(gòu)成一個(gè)完整的制度體系。

三、企業(yè)制度建設(shè)的原則

不同企業(yè)的外部環(huán)境和內(nèi)部條件不同，制度建設(shè)的方式、流程，制度體系的形式、內(nèi)容、顆粒度等方面必然相異，但企業(yè)制度建設(shè)應(yīng)遵循共同的基本原則，包括必要性、系統(tǒng)協(xié)調(diào)、融合優(yōu)化、合規(guī)性、先進(jìn)性、可操作性和權(quán)威性等原則。

（一）必要性原則

企業(yè)制度建設(shè)要把握好度。制度并不是越多越好，只有必不可少的制度才需要建立。制度的形式，也并不是非得形成文件，口頭規(guī)定、慣常做法，都是制度的可行方式。判斷必要性的標(biāo)準(zhǔn)，一是外部要求，二是企業(yè)需要。凡是外部法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范要求形成制度的，都應(yīng)納入制度建設(shè)的范疇，外部要求建立成文制度的，都必須文件化。從內(nèi)部經(jīng)營管理出發(fā)，若不建立制度便無法控制的，都必須建立制度，從經(jīng)驗(yàn)積累、知識管理、員工培訓(xùn)等方面考慮，往往也是建立成文制度的出發(fā)點(diǎn)。

（二）系統(tǒng)協(xié)調(diào)原則

企業(yè)管理制度需要按照系統(tǒng)原理建立，用來表述、規(guī)定和證實(shí)管理體系全部的結(jié)構(gòu)、過程和活動(dòng)。這些管理制度是相互關(guān)聯(lián)和協(xié)調(diào)一致的，不能相互矛盾或存在沖突。系統(tǒng)協(xié)調(diào)性主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是制度本身及與同一層次制度之間，或不同層次的制度之間在職責(zé)權(quán)限和要求等方面應(yīng)保持一致，不同層次的制度要連貫和對應(yīng)；二是有邏輯關(guān)系的過程、活動(dòng)和要素之間要相互銜接和對應(yīng)。

（三）融合優(yōu)化原則

建立管理制度的過程并不是對原有管理制度的照搬照抄或形成文件，也不是完全拋開原來的管理制度建立一套全新的管理制度，而是要對原有的企業(yè)管理制度進(jìn)行融合與優(yōu)化，應(yīng)將制度體系的內(nèi)部和外部要求融入組織的實(shí)際管理過程，對原有管理制度進(jìn)行增加、刪除、合并和優(yōu)化。

（四）合規(guī)性原則

合規(guī)性原則是制度建設(shè)的前提條件[4]。企業(yè)制度首先要滿足企業(yè)總部所在國和經(jīng)營地所在國的法律法規(guī)、相關(guān)國際公約、政府監(jiān)管等強(qiáng)制性要求，及企業(yè)倫理、社會(huì)道德等要求，從而防范企業(yè)經(jīng)驗(yàn)風(fēng)險(xiǎn)，合規(guī)經(jīng)營、穩(wěn)健經(jīng)營。

（五）先進(jìn)性原則

企業(yè)制度建設(shè)要有所突破和提高，既不能僅考慮滿足外部法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、政府監(jiān)管等方面最低的現(xiàn)實(shí)要求，也不能完全局限于企業(yè)自身的現(xiàn)實(shí)條件，對于相應(yīng)的規(guī)定、要求應(yīng)有一定的前瞻性，考慮未來一定時(shí)期外部的變化，突破企業(yè)自身現(xiàn)實(shí)條件的限制，參照優(yōu)秀標(biāo)桿企業(yè)的做法，進(jìn)行企業(yè)制度的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、建設(shè)和實(shí)施。

（六）可操作性原則

企業(yè)制度要具有可操作性、可執(zhí)行性，制度建設(shè)必須立足于企業(yè)實(shí)際。不能一味求高、求大、求全，必須與企業(yè)自身的技術(shù)條件，管理基礎(chǔ)，人員的意識、能力和水平相適應(yīng)。企業(yè)制度建設(shè)要保持先進(jìn)性和可操作性的平衡，不能一味強(qiáng)調(diào)可操作性而犧牲制度的先進(jìn)性。企業(yè)制度可操作性的判斷標(biāo)準(zhǔn)是：適合企業(yè)的自身?xiàng)l件、內(nèi)容描述清楚明確、規(guī)定具體，按照規(guī)定操作可以達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。

（七）權(quán)威性原則

權(quán)威性原則是制度執(zhí)行過程的剛性原則。企業(yè)制度往往是對管理行為、工作行為的規(guī)范和約束，對原有工作習(xí)慣、管理方式的改變，需要有外在的強(qiáng)制力，迫使員工去改變工作行為和管理方式。權(quán)威性原則要求有法必依、違法必究，要在管理制度中設(shè)置相應(yīng)的監(jiān)督檢查、獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰條款，管理人員更應(yīng)以身作則，維護(hù)管理制度的權(quán)威性[5]，很多企業(yè)的制度建設(shè)流于形式，最終淪為一紙空文，也是企業(yè)制度的權(quán)威性被破壞的結(jié)果。

四、企業(yè)制度建設(shè)的方法

企業(yè)制度建設(shè)需要遵循科學(xué)可行的方法，合理、完整的流程，是一個(gè)基于“策劃、執(zhí)行、監(jiān)控、改進(jìn)”PDCA循環(huán)的持續(xù)改進(jìn)過程。

（一）制度體系的建立

制度體系的建立包括策劃啟動(dòng)、內(nèi)容策劃、創(chuàng)建、評審與發(fā)布[6]，是一項(xiàng)繁雜的、系統(tǒng)的、技術(shù)性的、結(jié)構(gòu)化的工作，必要時(shí)，可借助管理咨詢機(jī)構(gòu)的力量。

最高管理者應(yīng)對企業(yè)制度體系的作用有充分的認(rèn)識和足夠的重視，應(yīng)參與企業(yè)制度體系的策劃并發(fā)動(dòng)員工積極參與企業(yè)制度體系的建設(shè)；應(yīng)成立項(xiàng)目組，并授予權(quán)限、提供資源。項(xiàng)目組成員應(yīng)是與企業(yè)制度體系涉及的各領(lǐng)域有關(guān)的各部門、各層級的人員。對計(jì)劃建立的制度體系有關(guān)的法律法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范進(jìn)行梳理、學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，了解制度體系應(yīng)滿足的要求，按要求建立制度體系，形成策劃方案。

與企業(yè)經(jīng)營有關(guān)的外部環(huán)境及內(nèi)部經(jīng)營管理有關(guān)的要求，包括國際、區(qū)域、國內(nèi)法律法規(guī)、技術(shù)、競爭、市場、文化、社會(huì)、經(jīng)濟(jì)因素，以及企業(yè)文化、戰(zhàn)略方向、業(yè)務(wù)模式等因素。結(jié)合內(nèi)外部要求，確定應(yīng)納入制度體系的管理職能、組織單元。從企業(yè)合規(guī)和內(nèi)部經(jīng)營管理角度，制度體系應(yīng)涵蓋的領(lǐng)域有：法人治理、反腐敗、反洗錢、反壟斷、知識產(chǎn)權(quán)、勞動(dòng)用工、社會(huì)責(zé)任、環(huán)境保護(hù)、職業(yè)健康安全、生產(chǎn)運(yùn)作、市場營銷與客戶關(guān)系、投融資、信息與數(shù)據(jù)安全、物流與供應(yīng)鏈等。在制度體系范疇內(nèi)確定管理制度、相關(guān)過程間的相互關(guān)系。根據(jù)管理制度、相關(guān)過程及其相互關(guān)系，增加、刪除和重組相關(guān)部門職能或管理崗位，并賦予職責(zé)和權(quán)限，以滿足制度體系的要求。收集現(xiàn)有的制度體系，形成制度清單，對照管理制度體系的內(nèi)外部要求，評價(jià)現(xiàn)有管理制度的適應(yīng)性、完整性，制度執(zhí)行的符合性，運(yùn)行結(jié)合的有效性，從而做出修訂、新增、廢止等決定。建立覆蓋所有制度體系范圍、分層分類的、協(xié)調(diào)一致的制度體系清單，進(jìn)行充分的評估和審批，用于制度的創(chuàng)建。

按照策劃階段形成的制度體系清單，創(chuàng)建分層分類的、協(xié)調(diào)一致的、成文的制度體系。

不論以何種類型、何種方式創(chuàng)建的制度文件，在正式發(fā)布前，都應(yīng)評審和論證其完整性、合規(guī)性、協(xié)調(diào)性、先進(jìn)性及可操作性。必要時(shí)，可以聘請外部專家或管理咨詢機(jī)構(gòu)參與評審和論證，對評審中發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行修訂、完善，再按規(guī)定的程序，經(jīng)過管理層的審批后發(fā)布。

（二）管理制度的運(yùn)行

管理制度運(yùn)行前，要經(jīng)過充分的宣貫、試行和執(zhí)行等程序進(jìn)行驗(yàn)證。

制度體系文件發(fā)布后，應(yīng)組織全員進(jìn)行學(xué)習(xí)、培訓(xùn)和宣傳貫徹，特別是與制度要求直接相關(guān)的管理人員、監(jiān)督人員、操作人員，使其了解、掌握制度的內(nèi)容和要求。

制度體系經(jīng)過充分的學(xué)習(xí)、宣貫后，進(jìn)入試運(yùn)行階段。制度體系試運(yùn)行的目的，是驗(yàn)證體系文件的有效性和協(xié)調(diào)性，通過試行暴露出制度的可操作性問題，并針對問題采取糾正和改進(jìn)措施，從而進(jìn)一步完善制度體系。在制度體系運(yùn)行初期，不可避免地會(huì)發(fā)生偏離制度要求的現(xiàn)象，要通過協(xié)調(diào)、溝通等方式，對過程、產(chǎn)品和服務(wù)進(jìn)行連續(xù)監(jiān)視；一旦發(fā)現(xiàn)偏離，要及時(shí)采取糾正措施，必要時(shí)應(yīng)對制度體系文件進(jìn)行修訂。

按照管理制度的要求執(zhí)行，是企業(yè)經(jīng)營管理穩(wěn)定運(yùn)行的保障。管理制度只有落實(shí)執(zhí)行，才能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。制度體系的落實(shí)執(zhí)行，要遵循權(quán)威性原則，綜合運(yùn)用監(jiān)督檢查、激勵(lì)懲罰機(jī)制和手段。管理人員應(yīng)以身作則，不搞特殊化，做到制度面前人人平等，形成重視制度、尊重制度、敬畏制度的制度文化，確保管理制度規(guī)定的要求、標(biāo)準(zhǔn)和措施得到徹底的落實(shí)。

（三）制度體系的監(jiān)督檢查與評價(jià)

要通過定期、不定期的監(jiān)督、檢查與評價(jià)，了解管理制度的適應(yīng)性、合規(guī)性及有效性，以便進(jìn)行改進(jìn)完善。制度體系的監(jiān)督檢查機(jī)制，可包括管理體系專責(zé)部門的監(jiān)督檢查，或單項(xiàng)管理制度維護(hù)部門的例行檢查，或針對管理制度的專項(xiàng)審核等。

（四）制度體系的持續(xù)改進(jìn)

依據(jù)制度體系日常監(jiān)督檢查、專項(xiàng)檢查或定期審核評價(jià)結(jié)果，對制度體系進(jìn)行持續(xù)改進(jìn)，以不斷提升制度體系的充分性、適應(yīng)性及有效性。制度體系改進(jìn)的途徑有漸進(jìn)性改進(jìn)和創(chuàng)新性改進(jìn)。漸進(jìn)性改進(jìn)是對現(xiàn)有制度進(jìn)行個(gè)別的、程度較小的持續(xù)改進(jìn)活動(dòng)。這是制度體系改進(jìn)最普遍的方式，在企業(yè)經(jīng)營環(huán)境、監(jiān)管政策和法律法規(guī)及內(nèi)部產(chǎn)品、技術(shù)、模式未發(fā)生重大變化的情況下，為適應(yīng)環(huán)境因素的動(dòng)態(tài)變化，常采用漸進(jìn)性改進(jìn)。創(chuàng)新性改進(jìn)是對制度體系進(jìn)行整體改進(jìn)或根本性的重新設(shè)計(jì)。