大數(shù)據(jù)時代對人事檔案創(chuàng)新管理的影響及優(yōu)化

宋麗俐

內(nèi)容摘要 在大數(shù)據(jù)時代，很多先進(jìn)技術(shù)已融入各個行業(yè)的發(fā)展中，人事檔案管理是現(xiàn)代企業(yè)管理的關(guān)鍵，實際工作中仍存在一系列問題。數(shù)字化人事檔案管理與傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案形態(tài)有所不同，管理人員需要按照國家技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，引進(jìn)大數(shù)據(jù)技術(shù)，實現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理向數(shù)字化檔案管理的轉(zhuǎn)變，為檔案管理部門獲取全面的人事檔案材料提供支持，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。文章主要分析了大數(shù)據(jù)時代對人事檔案創(chuàng)新管理的影響及優(yōu)化。

關(guān)鍵詞 大數(shù)據(jù)時代 人事檔案創(chuàng)新管理 影響 優(yōu)化

1 引言

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，勞動用工制度在不斷改變，人事檔案是人才信息的重要來源，為企事業(yè)單位合理用工提供了支持。在大數(shù)據(jù)時代，市場制度發(fā)生了很大改革，現(xiàn)代人事檔案管理工作問題日益顯現(xiàn)出來，為人事檔案管理工作帶來了很大影響，相關(guān)管理部門必須予以重視?；诖耍恼陆榻B了大數(shù)據(jù)時代人事檔案創(chuàng)新管理的優(yōu)勢，分析了大數(shù)據(jù)時代對人事檔案創(chuàng)新管理的影響，總結(jié)了大數(shù)據(jù)時代人事檔案創(chuàng)新管理的優(yōu)化措施。

2 大數(shù)據(jù)時代人事檔案創(chuàng)新管理的優(yōu)勢

2.1 安全集中

在各個行業(yè)的發(fā)展中，管理人員需要針對人事檔案進(jìn)行永久保存，這就突出了人事檔案的長久性特點，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理借用比較頻繁，極易帶來損壞、丟失等問題。對此，管理人員可以實行數(shù)字化檔案管理方式，這種方式可以永久保存檔案資料，但需要做好備份工作，突出檔案資料的共享性，實現(xiàn)檔案的充分利用[1]。與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理形式相比，數(shù)字化檔案管理具有集約性特點，存儲介質(zhì)可以從紙張轉(zhuǎn)變成光盤、硬盤等，其體積小、容量大，能節(jié)省更多的存儲空間。

2.2 節(jié)約高效

在現(xiàn)代化社會的發(fā)展中，大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案管理中得到了有效應(yīng)用，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案中的文件信息發(fā)生了很大變化，逐漸成為數(shù)字化信息，節(jié)省了更多的存儲成本和空間，實現(xiàn)了“無紙化辦公”的目標(biāo)，為快速訪問工作的實施提供了支持。在實際檔案管理工作中，人事檔案管理模式是相對封閉的，需要投入大量的人力資源作為支持，這就使管理工作難度、復(fù)雜性有所增加。而數(shù)字化檔案管理模式的應(yīng)用，主要是利用電腦進(jìn)行檢索，為人事檔案管理工作的高效性、準(zhǔn)確性提供了支持。

2.3 實時更新

在過去人事檔案管理過程中，資料收集、加工、整理、入庫、存檔全過程都需要大量人力資源作為支持，涉及多方面內(nèi)容，引發(fā)了一系列信息過時的問題，無法實現(xiàn)檔案材料的充分利用。在大數(shù)據(jù)時代，人事檔案管理工作在不斷更新，可以及時地更新檔案信息，提高了檔案材料使用的高效性、準(zhǔn)確性。

2.4 管理規(guī)范

傳統(tǒng)的文件信息對象是將紙張作為載體，而數(shù)字化文件管理對其進(jìn)行了優(yōu)化，逐漸轉(zhuǎn)變成了機(jī)器可讀文件存儲，改變了檔案查閱過程中抽取、撤換、涂改等問題，確保了檔案管理的規(guī)范性、真實性，將靜態(tài)檔案管理轉(zhuǎn)變成了動態(tài)檔案管理，為人事檔案管理創(chuàng)新提供了支持。

3 大數(shù)據(jù)時代對人事檔案創(chuàng)新管理的影響

3.1 管理模式變革

在傳統(tǒng)的人事檔案管理過程中，普遍由管理人員根據(jù)自身的經(jīng)驗進(jìn)行，不注重檔案管理的科學(xué)性、全面性。而大數(shù)據(jù)時代的人事檔案系統(tǒng)與傳統(tǒng)的檔案管理模式有所不同，傳統(tǒng)管理模式的管理流程不夠標(biāo)準(zhǔn)，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為基礎(chǔ)建立的檔案管理系統(tǒng)，需要建立標(biāo)準(zhǔn)的管理模式，這就對管理人員的專業(yè)性提出了更加嚴(yán)格的要求，管理人員需要掌握互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，這樣才能夠快速適應(yīng)檔案管理的工作流程。

3.2 管理難度增加

在新時期的發(fā)展中，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)給傳統(tǒng)檔案帶來了的很大沖擊，使信息管理呈現(xiàn)出標(biāo)準(zhǔn)化特點，檔案自身也屬于信息，但其具有差異性、動態(tài)性特點。在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)在不斷增加，為檔案管理帶來了很大難度，而檔案管理系統(tǒng)的完善，使記錄、變檔、分類、歸檔、查閱和修改等各項工作更加便利，但無法確保網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)的保密性，極易出現(xiàn)檔案信息泄露風(fēng)險，在檔案信息未及時備份的情況下，會出現(xiàn)嚴(yán)重的檔案遺失問題。

3.3 管理意識有待更新

基于大數(shù)據(jù)技術(shù)建立的檔案管理系統(tǒng)需要響應(yīng)的管理體系作為支持，這就對管理人員的專業(yè)性提出了更加嚴(yán)格的要求，但很多檔案管理人員的意識還有待更新，無法明確檔案管理系統(tǒng)的管理流程，其檔案管理責(zé)任意識薄弱，給檔案管理工作的實施帶來了很大難度[2]。

4 大數(shù)據(jù)時代人事檔案創(chuàng)新管理的優(yōu)化措施

4.1 創(chuàng)新人事檔案管理觀念

現(xiàn)階段，很多社會因素制約著人的行為，如社會輿論、社會監(jiān)督、道德等都對人進(jìn)行著監(jiān)管，但仍需要合理的規(guī)則進(jìn)行約束，這就需要針對人的檔案進(jìn)行有效管理。目前，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無法滿足新時期的發(fā)展需求，人事檔案管理人員需要樹立現(xiàn)代化管理理念，引進(jìn)新型管理方法，合理地應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)，貫徹以人為本的理念，將人的發(fā)展作為目標(biāo)，提高人事檔案管理的整體水平。

4.2 確保人事檔案資料信息的真實性

在人事檔案管理工作中，管理人員需要提高自身的責(zé)任感，避免因疏忽出現(xiàn)檔案資料、檔案信息錯誤的問題。在傳遞檔案信息的過程中，檔案管理人員需要提前做好備份，定期核對檔案信息資料，確保檔案信息的真實性，且在購買、定制系統(tǒng)軟件的過程中，盡量選擇安全系數(shù)高、防御功能強(qiáng)的安全保護(hù)軟件，避免出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊、中病毒的問題，確保檔案信息的真實性、安全性。同時，檔案管理部門需要建立數(shù)字化人事檔案管理制度，管理人員需要樹立保密意識，提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)，在利用、傳遞和保密過程中嚴(yán)格按照紙質(zhì)檔案要求進(jìn)行管理。在大數(shù)據(jù)時代，檔案管理數(shù)字化是社會發(fā)展的必然趨勢，人事檔案管理、存儲和利用方式在不斷改革和創(chuàng)新，數(shù)字化人事檔案管理面臨著新優(yōu)勢、新需求和新矛盾，企業(yè)需要建立完善的人事檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作流程，提升檔案管理人員的服務(wù)水平和綜合素質(zhì)，實現(xiàn)人事檔案管理工作的數(shù)字化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化趨勢。

4.3 加強(qiáng)人事檔案管理隊伍建設(shè)

在人事檔案管理工作中，需要高學(xué)歷、高素質(zhì)的復(fù)合型人才作為支持，掌握計算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的操作方法和專業(yè)知識，熟練掌握崗位環(huán)節(jié)，提高管理人員的業(yè)務(wù)技能。同時，檔案管理人員需要不斷提升自身的職業(yè)道德素養(yǎng)，提高自身的使命感、責(zé)任感和事業(yè)心，提供優(yōu)質(zhì)的檔案管理服務(wù)。除此之外，企事業(yè)單位需要強(qiáng)化管理人員培養(yǎng)力度，定期開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)工作，注重檔案管理人員配置、工資待遇等福利工作，建立高素質(zhì)的人事檔案管理隊伍。

4.4 構(gòu)建人事檔案管理制度

目前，很多大數(shù)據(jù)技術(shù)為人事檔案創(chuàng)新管理提供了技術(shù)支持，管理部門需要建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，將其作為人事檔案管理工作的重點，還需要充分發(fā)揮出信息技術(shù)的作用。第一，實行無紙化檔案操作管理模式。與傳統(tǒng)的檔案管理工作有所不同，大數(shù)據(jù)時代的管理創(chuàng)新主要是針對原有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行優(yōu)化，利用電子掃描技術(shù)，將人事檔案更新到數(shù)字信息數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)檔案無紙化操作管理的目標(biāo)。第二，大數(shù)據(jù)技術(shù)在人事檔案管理中發(fā)揮著重要作用，使人事檔案呈現(xiàn)出網(wǎng)絡(luò)化、自動化特點，改善了傳統(tǒng)的檔案借閱、檢索等各項功能，通過優(yōu)化檢索功能，提高了人事檔案管理工作的整體效率。

4.5 提高人事檔案管理的服務(wù)水平

在新時期的快速發(fā)展中，檔案管理部門需要深入分析使用人員的各項要求，針對使用者的查詢行為進(jìn)行全面、系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析，將數(shù)據(jù)結(jié)果作為檔案管理服務(wù)優(yōu)化的依據(jù)，提高用戶對人事檔案管理工作的滿意度[3]。除此之外，人身檔案管理部門可以建立專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，這樣使用人員可以以注冊登錄方式，快速進(jìn)入檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺中，以獲取自己所需的各項檔案信息，實現(xiàn)電子檔案信息的充分利用，在確保各項信息安全性的基礎(chǔ)上，檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺開放更多權(quán)限，為查檔、利用提供便利。

5 結(jié)語

綜上所述，人事檔案管理工作具有一定的系統(tǒng)性，相關(guān)部門必須認(rèn)識到大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理工作的重要性，加大資金投入力度，強(qiáng)化人事檔案管理人員專業(yè)知識、電子信息化培訓(xùn)，提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，建立專業(yè)、高素質(zhì)的管理隊伍，有效地實施人事檔案管理工作，實現(xiàn)人事檔案管理事業(yè)的持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

[1]董莉清，韓海濤.大數(shù)據(jù)對人事檔案的影響[J].蘭臺世界，2016（3）：18-20.

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[3]武曉燕.淺析檔案在人力資源管理中的作用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（4）：164+166.