大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案館建設實踐研究

鐘之華

(廣西大學檔案館 廣西南寧 530004)

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)的進步，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為代表的新一代信息技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域得到廣泛推廣與應用，有效推進了檔案管理水平和質(zhì)量的顯著提升。大數(shù)據(jù)在高校數(shù)字檔案館建設中發(fā)揮著重要作用，直接關(guān)系著數(shù)字檔案館建設質(zhì)量，更關(guān)系到能夠為高校師生群體提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校應給予數(shù)字檔案館建設以高度重視，準確認識大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢與在數(shù)字檔案管理領(lǐng)域的應用價值，形成現(xiàn)代化的數(shù)字檔案館建設理念，打破傳統(tǒng)的檔案館建設模式，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)完善數(shù)字檔案館的建設方式，全面地提升高校數(shù)字檔案館的整體建設水平。

1 大數(shù)據(jù)與數(shù)字檔案館建設的內(nèi)涵

大數(shù)據(jù)是信息技術(shù)領(lǐng)域的研究焦點，選擇的視角不同，其定義也有差異。麥肯錫全球研究所指出，大數(shù)據(jù)就是大規(guī)模數(shù)據(jù)采集、存儲、處理、管理技術(shù)，其能力范圍顯著超出傳統(tǒng)數(shù)據(jù)庫軟件，數(shù)量體量大、流轉(zhuǎn)速度快、類型豐富，能創(chuàng)造較高的應用價值，是新一代信息技術(shù)服務業(yè)態(tài)[1]。IBM 公司把大數(shù)據(jù)概括成“3V”，即Volume（數(shù)量大）、Velocity（實時性）和Variety（多樣化）。數(shù)字檔案館有別于傳統(tǒng)實體檔案館，是基于網(wǎng)絡技術(shù)將分布在不同檔案機構(gòu)的數(shù)字化檔案信息予以整合，并實現(xiàn)基于網(wǎng)絡的共享與利用。數(shù)字檔案館為用戶提供了承載檔案信息的空間和實現(xiàn)檔案資源共享的環(huán)境。數(shù)字檔案館可以通過網(wǎng)絡化的方式采集檔案信息資源，以數(shù)據(jù)化的方式進行存儲，編目與標引具有一體化的特征，在多個方面打破了傳統(tǒng)檔案館的局限，拓寬服務范圍，為信息檢索與查找提供方便。通過數(shù)字檔案館可以提供一站式的檔案服務，實現(xiàn)高校辦事效率的不斷提升，更好地順應現(xiàn)代化發(fā)展趨勢，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)環(huán)境下加強高校數(shù)字檔案館建設的重要意義

數(shù)字檔案館離不開前沿信息技術(shù)的支撐。通過數(shù)字化技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等技術(shù)的應用，可以實現(xiàn)對檔案信息資源進行綜合處理，實現(xiàn)檔案信息資源處理能力的不斷提升。

2.1 實現(xiàn)高校檔案信息資源的集成化、數(shù)字化存儲

傳統(tǒng)檔案管理中，高校檔案管理具有實體化的特征，檔案資源表現(xiàn)形式單一，無法全面保障數(shù)據(jù)信息的安全，不能為師生提供多樣化高品質(zhì)的檔案服務。數(shù)字檔案館在建設過程中，把大量傳統(tǒng)檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資源，以文字、圖片、音頻、視頻等方式存儲信息，尤其是當下數(shù)字掃描、壓縮、數(shù)據(jù)庫等技術(shù)飛速發(fā)展，能輕松自如地對海量數(shù)據(jù)進行合并與集成，完善數(shù)字化信息資源庫。不僅能增進檔案資源的安全性，也能促進服務形式的升級與服務范圍的擴大，能更加充分地體現(xiàn)出信息數(shù)據(jù)的價值，為教學與科研工作的開展帶來便利。

2.2 提升高校檔案管理工作的自動化水平

高校在傳統(tǒng)檔案管理中，檔案管理人員的工作面比較廣，需要完成繁重的任務，不僅要全面采集檔案信息，也要及時進行收集整理，對檔案資源進行鑒定分析，承擔數(shù)據(jù)存儲與管理的責任，為此，高校耗費了大量人力、物力資源，但檔案館的運營管理質(zhì)效依然得不到保證。數(shù)字檔案館有著鮮明的時代特色，注重對數(shù)字化與信息化技術(shù)的引入與規(guī)范使用，檔案管理中重復與交叉的環(huán)節(jié)被合并，工作任務量大幅縮減，檔案管理能力持續(xù)增強。數(shù)字檔案館通過自動化的方式完成資源獲取與整理、存儲與管理等工作，檔案管理效率顯著提升，成本縮減幅度比較大，檔案管理人員能把更多時間用于業(yè)務學習中，不斷提升職業(yè)素養(yǎng)，促進檔案管理內(nèi)涵式發(fā)展。

2.3 為高校師生群體提供多樣化服務

在數(shù)字檔案館建設與管理中，所有參與人員都要具備強烈的服務意識，時時處處為用戶提供良好的服務。引入信息化技術(shù)后，檔案管理人員能便捷地與用戶進行互動溝通，用戶可以把新產(chǎn)生的需求、對檔案館提出的意見反饋給管理人員，有的放矢地對檔案服務形式與內(nèi)容進行調(diào)整，突破服務被動的弊端，實現(xiàn)個性化服務。與此同時，檔案館用戶可以利用多樣化的移動終端進入學校檔案網(wǎng)站，按需獲取信息資源。如此一來，時間與空間不會對用戶造成制約，檔案信息獲取便捷化程度不斷提高，教學與科研均從中受益。

3 大數(shù)據(jù)環(huán)境加強高校數(shù)字檔案館建設的具體建議

高校數(shù)字檔案館建設的最終目標是實現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、檔案館工作自動化、檔案信息傳輸網(wǎng)絡化、檔案服務個性化以及檔案信息資源共享化等目標。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，高校遵循以人為本、循序漸進、資源共享、安全第一等原則的基礎(chǔ)上加強高校數(shù)字檔案館建設[2]。

3.1 加大數(shù)字檔案館建設宣傳力度

新形勢下，高校應加強數(shù)字檔案館建設、大數(shù)據(jù)等相關(guān)內(nèi)容的宣傳，引導檔案管理者形成對大數(shù)據(jù)技術(shù)、數(shù)字檔案館、檔案信息化建設等的正確認識。通過宣傳大數(shù)據(jù)時代檔案收集范圍、先進的管理思路與方法，讓檔案管理者與使用者都能形成大檔案的意識。例如：圍繞大數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案館建設等相關(guān)主題，組織開展線上線下各種形式的講座，增強檔案管理隊伍對大數(shù)據(jù)、數(shù)字檔案館建設的必要性和建設路徑的認識；也可以組織檔案管理人員前往數(shù)字檔案館建設比較成功的院校進行參觀學習?？傊?，通過各種方式引導檔案管理人員樹立先進的檔案管理理念，立足市場發(fā)展要求，摸清新時代下高校檔案管理工作的實際需要和檔案使用者的真實訴求，正確把握大數(shù)據(jù)技術(shù)等新一代信息技術(shù)與高校數(shù)字檔案館建設深度結(jié)合的必要性[3]。

3.2 加強數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設施建設

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，為充分地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)在數(shù)字檔案館建設中的重要作用，高校必須加大在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設施建設層面的投入，有效地解決現(xiàn)階段在基礎(chǔ)設施建設、系統(tǒng)軟件開發(fā)、綜合平臺運營管理等方面存在的不足，為檔案信息資源整合利用提供支撐。加強高校數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設施建設，是為了適應大數(shù)據(jù)環(huán)境中數(shù)字檔案館的實際需要。大數(shù)據(jù)的快速發(fā)展，數(shù)字檔案館建設要適時選擇合理模式，增強數(shù)字檔案館的規(guī)范性與統(tǒng)一性。

首先，國家層面要及時制定管理標準，提高檔案館建設標準，適時引入各種硬件設備，包括存儲設備、刻錄機、掃描儀等，增強檔案信息管理系統(tǒng)的統(tǒng)一性，為資源整合、分類管理、快速傳遞做好準備。其次，對高校館藏檔案進行數(shù)字化處理，為數(shù)字檔案館的搭建做好前期準備工作。再次，建設數(shù)字檔案館服務平臺和數(shù)據(jù)庫建設，能夠為高校數(shù)字檔案館建設和服務用戶提供平臺支持。其中，通過建設檔案數(shù)據(jù)庫，能夠借助多個子數(shù)據(jù)庫對信息資源進行統(tǒng)一管理，包括全文數(shù)據(jù)庫、目錄數(shù)據(jù)庫等。最后，通過建設在線服務網(wǎng)站，在先進技術(shù)的輔助下能夠?qū)τ脩羯暇W(wǎng)軌跡進行記錄，分析用戶行為，了解檔案使用者的查詢習慣與規(guī)律，對其檔案信息需求情況進行預測。

3.3 加強檔案館人才隊伍建設

大數(shù)據(jù)環(huán)境下高校數(shù)字檔案館建設對人才，特別是大數(shù)據(jù)人才的需求日益迫切。為提升高校數(shù)字檔案館的建設水平，必須要擁有一支技術(shù)水平、專業(yè)素質(zhì)過硬的工作隊伍。高校應針對數(shù)字檔案館工作隊伍常態(tài)化開展培訓工作，提升工作隊伍整體素質(zhì)，滿足數(shù)字檔案館建設的實際需要。高校應當定期組織開展各種主題的專業(yè)培訓活動，提升數(shù)字檔案館工作人員的技術(shù)水平，特別是大數(shù)據(jù)分析能力，確保數(shù)字檔案館建設工作的有序推進。例如：組織開展大數(shù)據(jù)時代數(shù)字檔案館建設培訓班。在培訓內(nèi)容中圍繞大數(shù)據(jù)對高校建設和發(fā)展，對高校數(shù)字檔案館建設影響因素，大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的方向、高校數(shù)字檔案館建設內(nèi)容及要求等內(nèi)容開展，引導數(shù)字檔案館工作人員了解大數(shù)據(jù)技術(shù)及其在高校數(shù)字檔案館建設中的關(guān)鍵作用，為檔案管理人員開展數(shù)字檔案館建設工作提供指導?？傊?，通過培訓工作的有序開展，結(jié)合大數(shù)據(jù)時代的特征，對檔案管理的內(nèi)容與形式、數(shù)字檔案館建設的意義與價值、優(yōu)秀與失敗案例進行分析，使全校上下都能對檔案工作的轉(zhuǎn)型與創(chuàng)新產(chǎn)生必要了解。

3.4 加強對檔案資源的整合利用

高校在長期教學與科研工作開展中積累了大量資源，內(nèi)部所有部門之間均保持聯(lián)系，與外部兄弟學校、政府部門、科研機構(gòu)也有密切往來，動態(tài)化生成數(shù)字信息，涵蓋財務、科研、行政等內(nèi)容[3]。這些價值通常均被列入到高校檔案之中，為高校調(diào)整發(fā)展戰(zhàn)略、優(yōu)化人才培養(yǎng)方案、推進專業(yè)建設、課程改革以及教學改革等提供可供參考的信息服務。但是，這些數(shù)據(jù)量龐大，無法依靠傳統(tǒng)方式對這些資源進行整合和利用，且數(shù)據(jù)內(nèi)部的價值無法得到充分的挖掘[4]。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下，充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在數(shù)據(jù)收集、數(shù)據(jù)整理、數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘等方面的優(yōu)勢，可以實現(xiàn)對海量檔案信息資源的深度整合和利用，具體敘述如下。

3.4.1 加強數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫建設

高校在創(chuàng)建數(shù)字檔案館過程中，資源建設處于基礎(chǔ)位置，是檔案管理升級的邏輯起點。高校在檔案資源建設過程中，當前把檔案歸檔當成重點內(nèi)容，按統(tǒng)一的方式對數(shù)字與非數(shù)字檔案資料進行歸檔處理。檔案館存儲大量實體檔案資料，包括照片、紙質(zhì)文件、縮微膠片等，需要將其轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案資源，為后續(xù)管理、檢索、利用提供有利條件。檔案收集者要利用光盤、磁盤等現(xiàn)代化媒介存儲電子文件，增強檔案資源的完整性。在大數(shù)據(jù)分析技術(shù)的輔助下，數(shù)據(jù)資源庫的優(yōu)化與提煉成為可能，能形成清晰而直觀的數(shù)據(jù)資源目錄，為高效檢索做好準備。高校依托大數(shù)據(jù)技術(shù)搭建檔案協(xié)同平臺，方便各部門及時將所有與教學、科研、人事管理等有關(guān)的檔案資源進行及時匯總和上傳，從而進一步豐富檔案資源內(nèi)容。例如：學生輔導活動記錄、各個部門會議資料、實驗設備使用記錄、學生體質(zhì)健康測試、校內(nèi)交通運行等均應納入檔案資源采集范圍中。

3.4.2 深度分析檔案信息數(shù)據(jù)

高校檔案館掌控著學校每個部門在發(fā)展中生成的數(shù)據(jù)資料，是數(shù)據(jù)信息的匯聚地，承擔著數(shù)據(jù)分析與應用的責任。檔案管理任務繁重、工作量大，在學校規(guī)模持續(xù)擴張、學生數(shù)量不斷增加的當下，學校需要把更多人力與物力資源運用于檔案管理中。建設數(shù)字檔案館，能簡化檔案管理流程，用先進的技術(shù)替代繁雜的人工操作，解放檔案管理人員的雙手，可以集中精力進行數(shù)據(jù)挖掘與分析，從顯性數(shù)據(jù)中提取有意義的信息，把數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為競爭力。面對海量檔案數(shù)據(jù)，管理者需要采用大數(shù)據(jù)技術(shù)分析不同類型數(shù)據(jù)信息之間的聯(lián)系，提取有價值的部分，反復多次對檔案資源進行開發(fā)。大數(shù)據(jù)挖掘就是根據(jù)前期與當前生成的數(shù)據(jù)對日后的發(fā)展趨勢進行展望與預測，做出合理決策。例如:檔案管理過程中應該對區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展數(shù)據(jù)、行業(yè)產(chǎn)值、畢業(yè)生去向等數(shù)據(jù)進行分析，動態(tài)了解學生就業(yè)情況，有針對性地對人才培養(yǎng)方案進行調(diào)整。同時，也可以實現(xiàn)對高校檔案資源的有效分析和歸類，使檔案在“存史、育人”的功能得以充分體現(xiàn)。通過大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)的應用，不斷地挖掘檔案的價值，為高校校史研究、教學管理、對外宣傳等提供支持。

3.4.3 數(shù)字檔案的安全性建設

高校建設數(shù)字檔案館過程中應加強對檔案信息的安全性建設，確保檔案信息安全傳遞和存儲，確保檔案當事人的合法權(quán)益得到切實有效的維護，杜絕高校數(shù)字檔案資源出現(xiàn)損壞或被竊取等問題的發(fā)生。高校數(shù)字檔案館安全性建設應從3個方面入手：第一，制定數(shù)字檔案館建設和運行的標準規(guī)范，要求數(shù)字檔案館建設嚴格按照標準要求推進，確保各環(huán)節(jié)符合安全性要求，能夠為后續(xù)的運行奠定重要基礎(chǔ)；第二，定期邀請檔案數(shù)字化建設領(lǐng)域的專家學者座談交流和指導工作，及時發(fā)現(xiàn)高校數(shù)字檔案館建設過程中存在的實際問題，將數(shù)字檔案館最新研究動態(tài)、安防技術(shù)等引入高校數(shù)字檔案館建設實踐，促進高校數(shù)字檔案館安全建設水平的不斷提升，切實保障檔案信息資源安全；第三，及時引進和應用先進的安防技術(shù)和漏洞修補技術(shù)，外防不法分子的網(wǎng)絡攻擊，內(nèi)補安全漏洞，為數(shù)字檔案館運行提供安全保障。

3.5 加強數(shù)字檔案館服務中心建設

建設數(shù)字檔案館服務中心，應建立在對用戶檔案檢索與檔案平臺使用情況進行大數(shù)據(jù)分析的基礎(chǔ)上，準確地感知用戶的需求，繼而為用戶提供線上線下等多種服務渠道，為用戶提供準確、個性、多樣的檔案館服務。

3.5.1 通過大數(shù)據(jù)分析準確地把握用戶的需求和使用習慣

高校在檔案信息服務過程中，可以對知名網(wǎng)站在信息服務中采取的推薦策略、服務模式等進行學習，從中汲取有益經(jīng)驗。高校檔案館在建設與發(fā)展中要發(fā)揮出云存儲技術(shù)的作用，對用戶瀏覽痕跡與查詢記錄進行匯總，通過對非結(jié)構(gòu)與半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進行分析，為用戶建立需求感知引擎，在協(xié)同過濾技術(shù)的輔助下把握住用戶喜好與需求[5]，以定向的方式向用戶提供檔案信息服務。

3.5.2 依托互聯(lián)網(wǎng)平臺的優(yōu)勢為用戶提供優(yōu)質(zhì)的線上服務

高校檔案館要創(chuàng)建智能服務中心，依托互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)對檔案業(yè)務流程進行調(diào)整，即使不見面、不接觸，也能讓用戶享受到良好服務。在人事檔案管理方面，利用物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)確定人事檔案流向，把檔案轉(zhuǎn)遞信息提供給畢業(yè)生。同時，高校數(shù)字檔案館應充分利用微信公眾號等渠道，加強與用戶的溝通和聯(lián)系。同時，也可以豐富為用戶提供信息的方式，宣傳相關(guān)政策與制度。此外，也可以推出高校數(shù)字檔案專用的App程序，提高在線檔案服務的靈活性。

3.6 完善數(shù)字檔案館安全防護體系

3.6.1 完善數(shù)字檔案安全保障制度體系建設

檔案館在信息化建設中，要根據(jù)具體情況在檔案搜集、服務、使用等方面形成相應的制度，全面推行崗位責任制，為檔案管理人員指定責任，不允許任何違法違紀行為的存在。在應用大數(shù)據(jù)技術(shù)的過程中，網(wǎng)絡環(huán)境發(fā)生了明顯改變，檔案館要動態(tài)化對相關(guān)制度進行調(diào)整，發(fā)揮出制度有效性。

3.6.2 提升數(shù)字檔案館安全防護水平

檔案數(shù)據(jù)信息的收集、存儲、傳遞、檢索等環(huán)節(jié)都有相應的模塊，在系統(tǒng)管理的整個流程中，科學技術(shù)都是不可缺少的，要對所有文件進行加密處理，也要對每一位用戶進行身份認證，還要設定訪問權(quán)限，確保文件傳輸、系統(tǒng)訪問能在安全的環(huán)境中進行，維護系統(tǒng)運行穩(wěn)定性。促進審計、溯源、日志服務等技術(shù)的升級，避免出現(xiàn)盜取數(shù)據(jù)、惡意篡改數(shù)據(jù)等情況，維護數(shù)據(jù)與系統(tǒng)安全，把系統(tǒng)備份當成常態(tài)工作，不僅能增強數(shù)據(jù)安全，也能抵御災害。要想有效保障數(shù)據(jù)存儲與傳輸過程中的安全性，可以采取異地容災、分布式存儲的方式，以實時化的方式進行備份，引入細粒度恢復技術(shù)提高工作效率[6-7]。

3.6.3 構(gòu)建完善的高校數(shù)字檔案管理風險預警機制

網(wǎng)絡環(huán)境掃描要定期進行，把多樣化的技術(shù)整合到一起，包括物理隔離網(wǎng)閘技術(shù)、虛擬專用技術(shù)、防火墻技術(shù)等，扎實有效地開展基礎(chǔ)防御工作。在大數(shù)據(jù)時代運用云服務技術(shù)，要長鳴安全警鐘，避免數(shù)據(jù)遭到木馬病毒的侵襲。

4 結(jié)語

大數(shù)據(jù)技術(shù)作為新一代信息技術(shù)的代表，為新時代下高校數(shù)字檔案館建設提供新的思路和方案。因此，高校應在準確地把握大數(shù)據(jù)技術(shù)與數(shù)字檔案館建設之間內(nèi)在聯(lián)系的基礎(chǔ)上，從加強高校數(shù)字檔案館建設與大數(shù)據(jù)等相關(guān)內(nèi)容的宣傳、加強數(shù)字檔案館基礎(chǔ)設施建設、加強檔案館人才隊伍建設、加強檔案信息資源的整合利用、加強數(shù)字檔案館服務中心建設以及完善數(shù)字檔案館安全防護體系等多個方面著力，充分地發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，推進高校數(shù)字檔案館建設進程。