大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新思路

丁艷波

摘要：隨著社會經(jīng)濟和科學技術(shù)不斷發(fā)展，企事業(yè)單位對檔案管理工作也愈發(fā)注重，有效利用現(xiàn)代先進科學技術(shù)，推動檔案管理信息化發(fā)展進程。在大數(shù)據(jù)時代以后，將“大區(qū)云物智”高新技術(shù)融入檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)當中，可以取得更為理想的檔案管理效果。本文聯(lián)系大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的新特征，對當前檔案管理信息化建設(shè)存在的問題進行細致剖析，并從積極創(chuàng)新理念思路、促進數(shù)據(jù)深度融合、對接用戶實際需求、推進檔案智慧服務(wù)、強化檔案安全管理等方面提出建議，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代；檔案管理；信息化建設(shè)；思路創(chuàng)新

大數(shù)據(jù)時代，檔案管理信息化建設(shè)開始朝著智能管理、區(qū)塊鏈式儲存、智慧服務(wù)方向轉(zhuǎn)變，這就要求檔案管理工作者主動創(chuàng)新檔案管理信息化建設(shè)思路，為新時期企事業(yè)單位檔案管理提供有力的指導。[1]

一、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化的新特征

大數(shù)據(jù)時代的到來，使檔案管理信息化呈現(xiàn)出許多新的特征，主要表現(xiàn)為：

（一）檔案信息管理高效化

在傳統(tǒng)信袋式管理模式下，需要檔案管理人員對相關(guān)檔案資料信息進行細致的梳理，即便是實現(xiàn)了信息化的處理，也只是將計算機作為儲存檔案資料信息的工具。從整體上來看，檔案信息依然處于孤立、離散的狀態(tài)，不利于發(fā)現(xiàn)更深層次的檔案信息。而大數(shù)據(jù)的出現(xiàn)，可以使檔案信息管理變得更加高效，并支持對檔案信息進行深度整合與處理，使流通和使用變得更加方便快捷。

（二）檔案管理技術(shù)高新化

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)不斷發(fā)展，檔案管理信息化也正由傳統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)向 “大區(qū)云物智”高新技術(shù)方向轉(zhuǎn)變。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)、區(qū)塊鏈技術(shù)、云儲存技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)和人工智能技術(shù)引入檔案管理信息化建設(shè)中后，就可以助力檔案數(shù)據(jù)信息深入分析與挖掘處理，并更加方便地實現(xiàn)信息自動采集與入庫管理，為后續(xù)高效、安全利用奠定良好的基礎(chǔ)。[2]

（三）檔案信息服務(wù)精準化

在檔案管理信息化中，大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用極大地推動了檔案信息資源的互聯(lián)互通。特別是在用戶畫像分析、網(wǎng)上遠程查詢利用等方面，有了大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持，檔案管理服務(wù)也會由被動轉(zhuǎn)向為主動，使檔案利用多樣化需求得到有效滿足。

二、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)加強檔案管理信息化建設(shè)，使檔案管理工作效率得到極大的提升。但是進入大數(shù)據(jù)時代以后，對檔案管理信息化提出更高的要求，特別是在數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)建設(shè)、信息數(shù)據(jù)深度融合、檔案深度開發(fā)利用等方面，現(xiàn)有檔案管理信息化還存在諸多的問題，主要表現(xiàn)為：

（一）思想觀念落后

進入大數(shù)據(jù)時代后，檔案管理信息化、精細化、智能化等特點突出，各企事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合自身實際對檔案管理信息化進行優(yōu)化完善，使之更加貼合新時期檔案管理信息化工作開展要求。然而從實際來看，檔案管理信息化建設(shè)的思想觀念還較為落后，具體表現(xiàn)為將注意力更多放在了對檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建和功能完善上面，沒有從數(shù)據(jù)深度挖掘、提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)等方面入手，對檔案管理信息化進行創(chuàng)新升級。

（二）數(shù)據(jù)融合不夠

檔案管理涉及的信息數(shù)據(jù)非常多，包括文本、圖片、音頻、視頻等類型，有時候各種類型數(shù)據(jù)信息還會交織在一起，這增加了檔案信息資料融合、分析和處理的難度，無法保障檔案信息可靠性，對后續(xù)檔案數(shù)據(jù)資料深入挖掘和有效利用工作的開展帶來極大的影響，需要緊跟時代發(fā)展步伐，促進各項檔案數(shù)據(jù)信息深度融合，以為各種決策制定提供精準服務(wù)。[3]

（三）技術(shù)水平較低

隨著現(xiàn)代科學技術(shù)不斷發(fā)展，大數(shù)據(jù)、云儲存、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)在檔案管理信息化建設(shè)領(lǐng)域也得到較為廣泛的應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理模式的創(chuàng)新升級。但是結(jié)合實際發(fā)現(xiàn)，這些先進技術(shù)手段在檔案管理信息化建設(shè)中應(yīng)用還比較少，特別是在依托大數(shù)據(jù)技術(shù)提供數(shù)據(jù)分析和數(shù)據(jù)挖掘功能、通過電子標簽和射頻技術(shù)實現(xiàn)檔案賦碼和信息自動采集等方面，還要結(jié)合實際進行優(yōu)化完善。

（四）智慧服務(wù)欠缺

大數(shù)據(jù)的終極目標就是變數(shù)據(jù)為知識，使用戶的不同需求均得到滿足。要利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對不同用戶畫像及需求進行了解與分析，并借助人工智能、情景模擬等技術(shù)，對檔案管理服務(wù)模式進行創(chuàng)新，使檔案管理信息化走向高級階段。不過從實際來看，檔案管理智慧服務(wù)還較為欠缺，尤其是在以用戶需求為目標驅(qū)動、協(xié)同大數(shù)據(jù)價值鏈實現(xiàn)信息服務(wù)向知識服務(wù)轉(zhuǎn)變方面，還要結(jié)合實際妥善處理好智能化數(shù)據(jù)庫、用戶有限認知、知識生產(chǎn)加工等的問題。

（五）忽略安全工作

大數(shù)據(jù)時代企事業(yè)單位檔案數(shù)據(jù)信息爆發(fā)式增長，再加上網(wǎng)絡(luò)開放性的影響，信息丟失、篡改等安全問題發(fā)生概率也會升高，加強檔案安全管理十分必要。然而實際工作中對該項工作還較為忽略，沒有結(jié)合實際對防火墻、區(qū)塊鏈、隔離網(wǎng)關(guān)等安全防護技術(shù)進行靈活有效應(yīng)用，檔案信息資料的安全性、真實性無法得到保障。[4]

三、大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新思路

（一）主動更新工作理念

大數(shù)據(jù)時代下，繼續(xù)沿用傳統(tǒng)理念開展檔案管理信息化建設(shè)工作已經(jīng)不再適用，需要樹立正確的理念和形成科學的思路開展這項工作。具體措施包括：1.加強現(xiàn)代檔案管理信息化研究分析。在更新檔案管理信息化建設(shè)理念之前，應(yīng)該先對現(xiàn)代檔案管理信息化的要求及特征進行深入研究與分析。執(zhí)行時可以采用召開工作會議、多媒體宣傳教育等方式，讓企事業(yè)單位領(lǐng)導及相關(guān)人員對檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、信息化、智能化等發(fā)展進程、主要內(nèi)容、實現(xiàn)方式等有全面系統(tǒng)的認識與了解，并在此基礎(chǔ)上主動跟上時代發(fā)展步伐，讓檔案管理工作朝著這個方向逐步邁進。2.有效樹立檔案智能精細管理理念。檔案智能精細管理就是利用現(xiàn)代信息技術(shù)，在經(jīng)過搜集數(shù)據(jù)、壓縮數(shù)據(jù)、傳遞數(shù)據(jù)并建立檔案以后，搭載云技術(shù)構(gòu)建的巨大儲存空間，建立結(jié)構(gòu)龐大、明細清楚的檔案信息資料庫，檔案人員和檔案使用者也能通過簡單操作實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫自動智能信息檢索、分析、處理、查詢、篩選和使用。在圍繞這些內(nèi)容向企事業(yè)單位領(lǐng)導及相關(guān)工作人員進行細致講解以后，能引導他們自覺主動地更新檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展工作理念，并積極投入到大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新發(fā)展當中。[5]

（二）促進數(shù)據(jù)深度融合

由于大數(shù)據(jù)是結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的集合，并且大數(shù)據(jù)時代的檔案信息也涉及許多種類型，常見的有文本、圖片、音視頻等。因此，要實現(xiàn)對這些檔案信息數(shù)據(jù)的有效整合處理、深度挖掘和開發(fā)利用，就要在新時期開展檔案管理信息化建設(shè)工作時，對數(shù)據(jù)深度融合引起高度重視。具體措施包括：1.整合共享信息資源。操作中可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，將海量、零散的檔案數(shù)據(jù)信息進行有效整合，并依托現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)使檔案信息資源得到高效的傳遞與共享，構(gòu)成龐大的信息資源，為實現(xiàn)最高形式的檔案資源利用打下良好的基礎(chǔ)。2.加強數(shù)據(jù)分析挖掘。開展檔案管理信息化建設(shè)工作，要將小數(shù)據(jù)和大數(shù)據(jù)有效融合起來，助力一些常規(guī)性的問題得到更好的解決。在檔案領(lǐng)域，小數(shù)據(jù)是儲存在關(guān)系數(shù)據(jù)庫中結(jié)構(gòu)化的傳統(tǒng)數(shù)據(jù)，在借助大數(shù)據(jù)、云計算等技術(shù)對這些數(shù)據(jù)信息進行深層次分析處理以后，就可以形成與大數(shù)據(jù)關(guān)系密切的檔案信息資源庫，為后續(xù)結(jié)合實際需求構(gòu)建相應(yīng)分析決策模型提供強有力的支撐，檔案管理信息化、智能化發(fā)展進程也會進一步加快。

（三）應(yīng)用最新科學技術(shù)

隨著各種高新技術(shù)手段的出現(xiàn)，將之運用到檔案管理信息化創(chuàng)新建設(shè)中，就能驅(qū)動檔案治理現(xiàn)代化的新引擎，使之由數(shù)字化逐步過渡到數(shù)智化階段。具體措施包括：1.檔案管理流程智能化再造。在檔案管理信息化的基礎(chǔ)上，有效融入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)，使檔案管理各項工作流程聯(lián)系更為緊密，并在加強檔案數(shù)據(jù)信息高效流通和共享中，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的有效建設(shè)和縮減不必要的工作流程，進而為檔案管理自動智能發(fā)展進行賦能。[6]2.有效融入各種高新技術(shù)。新時期檔案管理信息化建設(shè)工作的開展，要結(jié)合實際有效融入大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈等高新技術(shù)，以更好地實現(xiàn)信息采集與自動入庫，在面對龐大檔案數(shù)據(jù)信息資源時，也可以通過云儲存進行有效的管理。另外，將現(xiàn)代人工智能技術(shù)應(yīng)用到檔案管理信息化建設(shè)當中，還可以對檔案音頻、影像等資料進行修復著色，并以更加形象生動的方式展現(xiàn)出來，促進這些檔案資料得到有效保管與利用。

（四）推進檔案智慧服務(wù)

檔案智慧化服務(wù)是大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新中的一項重要內(nèi)容。企事業(yè)單位開展檔案管理工作，其最主要的目的就是充分利用檔案存在的有價值信息資源，以此推動企事業(yè)單位獲得更加健康穩(wěn)定的發(fā)展。在依托大數(shù)據(jù)分析、人工智能等技術(shù)對檔案開發(fā)利用模式進行創(chuàng)新升級以后，除了可以將檔案管理服務(wù)模式由被動轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃樱€可以為人們提供更加精準和個性化的檔案服務(wù)。具體措施包括：1.依托大數(shù)據(jù)技術(shù)進行用戶圖像分析。在有效利用數(shù)據(jù)挖掘分析技術(shù)對用戶信息進行深度挖掘和對用戶行為進行跟蹤分析以后，就可以有效探測到用戶的興趣愛好。然后圍繞所得信息資料，對不同的檔案使用產(chǎn)品進行開發(fā)制作，所生產(chǎn)的各種檔案服務(wù)產(chǎn)品也能切實滿足不同用戶的需求。2.利用多媒體技術(shù)再現(xiàn)檔案真實歷史原貌。執(zhí)行時可以從虛擬現(xiàn)實技術(shù)入手，使檔案管理徹底擺脫依靠圖像、視頻等的分散式管理方法，整個過程實物檔案也不會發(fā)生毀壞、丟失等情況。[7]3.構(gòu)建數(shù)字化檔案知識服務(wù)系統(tǒng)。操作中要先對用戶的需求目標進行有效了解，再協(xié)同大數(shù)據(jù)價值鏈，以大規(guī)模和智能化的知識庫作為基礎(chǔ)，實現(xiàn)對數(shù)字化檔案知識服務(wù)系統(tǒng)的有效構(gòu)建。同時，結(jié)合實際需要對知識源、知識庫等管理功能進行開發(fā)完善，使檔案信息管理逐漸轉(zhuǎn)向檔案知識管理，并在這過程中實現(xiàn)對檔案知識的有效生產(chǎn)、加工與應(yīng)用，實現(xiàn)檔案管理服務(wù)優(yōu)化升級。

（五）強化檔案安全管理

要更好地應(yīng)對大數(shù)據(jù)海量信息沖擊和網(wǎng)絡(luò)開放性對檔案管理信息化帶來的安全威脅，在加快檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新時，要將檔案安全管理作為一項必不可少的工作融入其中。具體措施包括：1.防火墻訪問防范。防火墻是內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)與外部公共網(wǎng)絡(luò)之間的第一道屏障。從理論上來看，防火墻位于網(wǎng)絡(luò)安全的最底層，主要負責網(wǎng)絡(luò)間的安全認證與傳輸工作。在推進檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新時，也要注重使用防火墻技術(shù)，有效完成傳統(tǒng)的過濾任務(wù)，并在此基礎(chǔ)上為各種網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用提供相應(yīng)的安全服務(wù)。2.網(wǎng)絡(luò)入侵檢測防御。通過網(wǎng)絡(luò)入侵防御設(shè)備可以在網(wǎng)絡(luò)入侵行為進入被保護網(wǎng)絡(luò)之前，通過報警、阻斷等方式實現(xiàn)有效攔截。在檔案信息化管理中，某些網(wǎng)段也需要通過網(wǎng)絡(luò)入侵檢測系統(tǒng)，實現(xiàn)對網(wǎng)絡(luò)侵入的有效監(jiān)測、自動識別和攔截處理，以此保證網(wǎng)絡(luò)運行和檔案信息安全性。[8]3.網(wǎng)關(guān)病毒防御。傳統(tǒng)病毒防御大多是依靠計算機終端殺毒軟件實現(xiàn)，無法取得提前預防、控制和處理的效果。在建立網(wǎng)關(guān)病毒防御體系以后，就可以對出入網(wǎng)絡(luò)的數(shù)據(jù)信息進行查找和殺毒，針對黑客對應(yīng)用服務(wù)器群的入侵與破壞也能進行有效阻截，保證信息安全。

四、結(jié)束語

進入大數(shù)據(jù)時代，檔案管理涉及的信息資料變得越來越多，對檔案管理信息化提出嶄新的要求。企事業(yè)單位開展檔案管理信息化建設(shè)活動，要綜合靈活應(yīng)用大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、云儲存、區(qū)塊鏈、人工智能等技術(shù)，對檔案管理信息化進行優(yōu)化創(chuàng)新，使之朝著智能化、精細化等方向轉(zhuǎn)變。對于檔案信息服務(wù)也可以借用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)檔案知識服務(wù)的升級，助力新時期檔案管理水平與質(zhì)量得到進一步的提升。

參考文獻：

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