實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理工作研究

柳倩 俞德晶 張來賓 杜強(qiáng) 郭峰

摘 要：將實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息管理工作規(guī)范化，不僅能有效實(shí)施實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制，還能在設(shè)備共享、科技平臺建設(shè)等活動中大大提升實(shí)驗(yàn)室工作效率。本文主要探討如何從儀器設(shè)備計量溯源、使用維護(hù)等實(shí)驗(yàn)室活動中進(jìn)行信息收集、更新，進(jìn)而反饋于實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行，探究實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理的規(guī)范化操作。

關(guān)鍵詞：計量溯源，信息收集，規(guī)范化，信息化管理

DOI編碼：10.3969/j.issn.1002-5944.2023.02.035

Research on the Information Management of Laboratory Instruments and Equipment

LIU Qian1* YU De-jing2 ZHANG Lai-bin1 DU Qiang1 GUO Feng1

（1. Tengzhou Comprehensive Inspection and Testing Center； 2. Tengzhou Gas Corporation）

Abstract： Standardization of information management of laboratory instrument sand equipment can not only effectively implement laboratory quality control， but also greatly improve the effi ciency of laboratory work in equipment sharing， science and technology platform construction and other activities. This paper mainly discusses how to collect and update information from laboratory activities such as measurement traceability， use and maintain instruments and equipment， provides feedback for laboratory operation， and explores the standardized operation of information management of laboratory instruments and equipment.

Keywords： measurement traceability， information collection， standardization， information management

作為檢驗(yàn)檢測實(shí)驗(yàn)室硬件實(shí)力的代表，儀器設(shè)備的有效管理和使用對于實(shí)驗(yàn)室的長足發(fā)展至關(guān)重要。安裝調(diào)試、檢定校準(zhǔn)、使用維護(hù)、檔案管理以及維修停用基本涵蓋了設(shè)備管理的全周期。其間，儀器設(shè)備的信息化管理是一個需要不斷積累與更新的過程。運(yùn)用得當(dāng)，可以起到事半功倍的效果。

1 實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備信息的主要內(nèi)容和責(zé)任人員

1.1 主要內(nèi)容

實(shí)驗(yàn)室活動中涉及到的儀器設(shè)備的信息包括且不限于：儀器基本信息（如設(shè)備名稱、實(shí)驗(yàn)室編號、生產(chǎn)廠家、生產(chǎn)日期、出廠編號、資產(chǎn)價值、固定資產(chǎn)編號、規(guī)格型號、外部形貌）、儀器技術(shù)參數(shù)（如工作原理、分辨力、精度、環(huán)境要求、適用范圍、使用說明書、基本構(gòu)造）、檢定/校準(zhǔn)（包含校準(zhǔn)方案、檢定/校準(zhǔn)計劃、證書及確認(rèn)情況）、操作規(guī)程、期間核查和工作環(huán)境記錄、儀器使用記錄、維修和保養(yǎng)記錄、出入庫記錄（適用于在非固定場所檢測的儀器）、儀器配件的更替等。同時，需要注意的是，在實(shí)驗(yàn)室活動中標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)與儀器設(shè)備等同管理。

當(dāng)前，高校實(shí)驗(yàn)室的儀器設(shè)備管理和使用的信息化建設(shè)已經(jīng)頗具規(guī)模，偏重于資源共享、優(yōu)化配置[1]。而在基層檢驗(yàn)檢測機(jī)構(gòu)，實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理則偏重于在現(xiàn)有基礎(chǔ)上加強(qiáng)對儀器設(shè)備的資產(chǎn)信息變動、計量溯源、實(shí)際使用情況等與實(shí)驗(yàn)室活動密切相關(guān)的信息進(jìn)行收集、更新和反饋管理。

1.2 責(zé)任人員

結(jié)合實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況，逐步推進(jìn)實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理工作，可以利用日常辦公軟件，也可以利用實(shí)驗(yàn)室網(wǎng)上辦公系統(tǒng)，或者專用的儀器設(shè)備信息管理系統(tǒng)。

信息來源于實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行，通過積極反饋，再服務(wù)于其中。信息化管理的關(guān)鍵在于相關(guān)責(zé)任人良好的信息管理意識，并能認(rèn)真執(zhí)行。各崗位人員信息化管理責(zé)任如表1所示。

2 信息收集

信息化管理的基礎(chǔ)是信息收集，其貫穿于儀器設(shè)備的整個生命周期。

2.1 安裝調(diào)試階段

儀器設(shè)備的安裝調(diào)試期，是收集信息關(guān)鍵期。負(fù)責(zé)交接的人員需要提前了解儀器相關(guān)情況（比如適用范圍和使用步驟等）或者有同類設(shè)備的使用經(jīng)歷，如此培訓(xùn)時就能快速接受新知識，并能提出許多未來可能出現(xiàn)的實(shí)際問題，迅速獲得解決方案。

培訓(xùn)內(nèi)容、注意事項(xiàng)和疑難解答等需要及時整理，并形成正式文本備查。依次生成設(shè)備基本檔案，操作規(guī)程等資料。這一階段需完成儀器設(shè)備基本資料、技術(shù)參數(shù)等的信息化工作。

2.2 檢定校準(zhǔn)階段

為確保報告結(jié)果的有效性和計量溯源性，應(yīng)明確設(shè)備計量管理責(zé)任，提高計量溯源和管理責(zé)任意識，務(wù)必做到責(zé)任落實(shí)到崗到人。

2.2.1 制定校準(zhǔn)方案

實(shí)驗(yàn)室應(yīng)制定校準(zhǔn)方案，并應(yīng)進(jìn)行復(fù)核和必要的調(diào)整，以保持對校準(zhǔn)狀態(tài)的可信度[2]。校準(zhǔn)方案中至少應(yīng)包含設(shè)備信息、計量依據(jù)、校準(zhǔn)項(xiàng)目、校準(zhǔn)/使用要求、校準(zhǔn)周期等，以保證計量有效溯源。

校準(zhǔn)方案一般年初由技術(shù)主管編制。并根據(jù)計量標(biāo)準(zhǔn)的查新結(jié)果，及時更新相關(guān)內(nèi)容。計量依據(jù)和校準(zhǔn)項(xiàng)目主要來源于儀器設(shè)備的工作原理、檢測活動的項(xiàng)目類別和儀器設(shè)備的檢定規(guī)程或校準(zhǔn)規(guī)范三個方面。結(jié)合實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行中的實(shí)際情況，針對性地對計量工作進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)劃，辨別出哪些設(shè)備需要進(jìn)行計量工作，哪種計量方式最合適，并對計量依據(jù)、計量周期和計量參數(shù)進(jìn)行一個較為詳細(xì)的評判[3]。

2.2.2 校準(zhǔn)資質(zhì)核驗(yàn)

合格供應(yīng)商評價一般在年初進(jìn)行。參考校準(zhǔn)方案，尋找符合要求的檢定校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)，要求其提供必要的資質(zhì)證明，并在官方渠道核驗(yàn)其真實(shí)性。

及時跟進(jìn)這些機(jī)構(gòu)的資質(zhì)變化。防止因供應(yīng)商資質(zhì)或認(rèn)證認(rèn)可項(xiàng)目變化造成無效的計量溯源。在實(shí)施儀器設(shè)備的檢定校準(zhǔn)前，務(wù)必由官方渠道對選取的供應(yīng)商通過的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)或項(xiàng)目情況再次進(jìn)行核驗(yàn)。

2.2.3 實(shí)施檢定/校準(zhǔn)

以月度為周期，編制檢定/校準(zhǔn)計劃，累積起來形成年度設(shè)備檢定/校準(zhǔn)計劃表。設(shè)備送檢和現(xiàn)場檢定/校準(zhǔn)需分別編制檢定/校準(zhǔn)計劃。

檢定/校準(zhǔn)有效期前一個月，應(yīng)及時調(diào)整、規(guī)劃檢驗(yàn)檢測工作，為檢定/校準(zhǔn)工作預(yù)留時間。并聯(lián)系相關(guān)機(jī)構(gòu)開展計量工作。相同規(guī)格型號或相同檢測功能的設(shè)備盡量錯開檢定校準(zhǔn)時間，可以一定程度上保證檢驗(yàn)檢測工作的持續(xù)不間斷。

2.2.4 檢定校準(zhǔn)證書確認(rèn)

參照校準(zhǔn)方案中明確指出的校準(zhǔn)要求或?qū)嶋H使用要求，對檢定校準(zhǔn)證書進(jìn)行確認(rèn)，經(jīng)確認(rèn)通過后，方可使用相關(guān)儀器設(shè)備。及時采集檢定等級、校準(zhǔn)數(shù)據(jù)以及不確定度等信息，并張貼檢定/校準(zhǔn)合格證，隨機(jī)器使用記錄附檢定/校準(zhǔn)證書及確認(rèn)表。

若設(shè)備檢定/校準(zhǔn)結(jié)果并不符要求時，經(jīng)技術(shù)主管或負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，對設(shè)備進(jìn)行相應(yīng)的處理，例如降級使用，維修后使用或者直接用其他設(shè)備來替換不符合要求的設(shè)備，必須要根據(jù)實(shí)際檢查結(jié)果來選擇最合適的措施[3]。

2.3 使用維護(hù)階段

所有需要校準(zhǔn)或具有規(guī)定有效期的設(shè)備應(yīng)使用標(biāo)簽、編碼或以其他方式標(biāo)識，使設(shè)備使用人方便地識別校準(zhǔn)狀態(tài)或有效期[2]。做好儀器設(shè)備的標(biāo)識工作，將儀器設(shè)備基本信息、技術(shù)參數(shù)和校準(zhǔn)情況等在標(biāo)識中體現(xiàn)出來。

根據(jù)儀器設(shè)備工作原理和檢測要求，做好日常設(shè)備維護(hù)管理，嚴(yán)格遵守儀器設(shè)備的安全和環(huán)境要求，比如電子產(chǎn)品的防潮除濕處理，激光產(chǎn)品的高低溫要求，防震動、防塵、防光源干擾等特有要求，還有惰性氣體純度要求，電源穩(wěn)壓要求等。

按照相關(guān)要求，實(shí)時做好儀器設(shè)備的使用情況記錄。比如：期間核查和工作環(huán)境記錄；儀器使用記錄、維修和保養(yǎng)記錄等。如實(shí)記錄異常情況發(fā)生狀況。特殊情況下，為人身安全和財產(chǎn)安全考慮，要果斷按下急停鍵。

2.4 檔案管理階段

實(shí)驗(yàn)室需建立可以實(shí)時更新的儀器設(shè)備臺賬，尤其是電子臺賬，以便使用者查閱和統(tǒng)計儀器信息、完成評審時的信息報表等工作。推進(jìn)儀器設(shè)備檔案數(shù)字化管理是未來實(shí)驗(yàn)室管理的必然趨勢，但是因人力、資金和規(guī)模等許多現(xiàn)實(shí)因素的束縛，紙質(zhì)版記錄將在很長一段時間內(nèi)有存在的必要性。

可以逐步推進(jìn)檔案管理數(shù)字化。首先，可以將必要的設(shè)備臺賬信息（包含儀器設(shè)備的名稱、型號、生產(chǎn)廠家、出廠編號、使用部門、購置日期、固定資產(chǎn)編號、采購價格、分辨力、測量范圍、檢定/校準(zhǔn)機(jī)構(gòu)、檢定/校準(zhǔn)有效期和結(jié)果、儀器狀態(tài)等）建立起來，實(shí)時更新。然后，對名目繁雜、不便統(tǒng)計的記錄按類別掃描存檔。例如，儀器設(shè)備圖片、使用說明書、操作規(guī)程、儀器使用記錄、期間核查記錄、實(shí)驗(yàn)室環(huán)境記錄、檢定/校準(zhǔn)證書及確認(rèn)等，歸檔時掃描為電子資料，分門別類做好標(biāo)識，以便查詢、使用。

2.5 維修停用階段

設(shè)備維修停用階段，務(wù)必做好標(biāo)識和相關(guān)記錄，謹(jǐn)防誤用。同時，按照儀器設(shè)備使用說明，做好維修停用階段的斷電、斷氣等要求。

3 信息更新

儀器設(shè)備的基本信息一旦確定一般就不輕易變動。但是，計量溯源（如計量標(biāo)準(zhǔn)、校準(zhǔn)資質(zhì)、校準(zhǔn)項(xiàng)目、校準(zhǔn)時間等）、使用維護(hù)（如使用記錄、期間核查記錄等）、維修停用等活動處于實(shí)時變化中，需要在電子臺賬上及時變更。

同時，需要通過儀器培訓(xùn)、業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)、學(xué)術(shù)交流等活動不斷更新儀器工作原理和使用方法的知識以及現(xiàn)行有效的檢測技術(shù)和觀念，不斷更新完善校準(zhǔn)方案，實(shí)施計量溯源活動。

4 信息反饋

通過信息收集，可以對儀器設(shè)備的使用情況和實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行狀況有大致了解，有助于儀器設(shè)備方面的決策。比如：通過統(tǒng)計儀器設(shè)備資產(chǎn)信息，可以大概了解實(shí)驗(yàn)室固定資產(chǎn)折舊情況，便于計算實(shí)驗(yàn)室年度盈余；通過統(tǒng)計歷年儀器設(shè)備的檢定校準(zhǔn)和期間核查情況，可以判斷儀器設(shè)備使用情況和是否需要更替；通過統(tǒng)計歷年儀器設(shè)備的維修記錄，可以粗略估計儀器設(shè)備的品牌優(yōu)劣，有助于往后的儀器采購。

5 結(jié) 語

隨著科技發(fā)展，設(shè)備管理趨向信息化、智能化。實(shí)驗(yàn)室運(yùn)行中為了兼顧業(yè)務(wù)開展和機(jī)構(gòu)發(fā)展，設(shè)備的使用和管理，需要保持在一種良性平衡之中。在現(xiàn)有基礎(chǔ)上，完善實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備的信息化管理，不僅有助于核驗(yàn)實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量控制是否有效運(yùn)行，更能提高大型儀器設(shè)備共享、科技平臺建設(shè)、質(zhì)量評審、實(shí)驗(yàn)室智能化信息化轉(zhuǎn)型升級等實(shí)驗(yàn)室相關(guān)活動的工作效率。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介

柳倩，碩士研究生，工程師，研究方向?yàn)闄C(jī)床產(chǎn)品及金屬材料檢驗(yàn)檢測與實(shí)驗(yàn)室質(zhì)量管理。

（責(zé)任編輯：袁文靜）