高校財務(wù)檔案電子影像化實踐探析
——以G校為例

紀(jì)志梅

（貴州財經(jīng)大學(xué)）

一、引言

2016年新的《會計檔案管理辦法》出臺后，少數(shù)高校開始嘗試財務(wù)檔案電子影像化系統(tǒng)。2020年《中華人民共和國檔案法》明確了電子檔案的效力后，大部分高校開始進(jìn)行財務(wù)檔案影像化試點，但關(guān)于高校財務(wù)檔案電子影像化實踐的文獻(xiàn)并不多見。本文擬在“大智移云”“智能財務(wù)”等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)快速發(fā)展以及低碳發(fā)展的大背景下，結(jié)合G校財務(wù)檔案管理的具體實踐，對高校財務(wù)檔案電子影像化展開研究。

二、G校財務(wù)檔案電子影像化管理

（一）財務(wù)檔案電子影像化的必要性

財務(wù)部門一直是高校最為繁忙的部門之一，雖然智能軟件及網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用已經(jīng)為財務(wù)人員解決了更多的計算及重復(fù)性工作，但紙質(zhì)財務(wù)檔案管理制度改革依然十分緊迫，主要表現(xiàn)在以下幾點：

1.紙質(zhì)檔案歸檔后查閱過程非常繁瑣。借閱人有查閱檔案需求時，需先在學(xué)校OA管理系統(tǒng)中履行借閱申請程序，得到批準(zhǔn)后再到財務(wù)檔案室查找紙質(zhì)資料。若需查找的財務(wù)檔案為1年以上的，由于該檔案已移交給學(xué)校檔案館，還要多履行一道館藏檔案查閱手續(xù)。

2.紙質(zhì)檔案的保管條件要求非常嚴(yán)格。在移交檔案管理機構(gòu)之前，財務(wù)部門通常無法達(dá)到會計檔案“八防”尤其是“防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲”的要求。另外，紙質(zhì)檔案在調(diào)閱、復(fù)印、拍照過程中也面臨磨損、會計憑證附件脫落甚至被篡改的風(fēng)險。

3.人工復(fù)印紙質(zhì)憑證質(zhì)量難以保證。一是需要花費大量時間。二是由于紙質(zhì)檔案已裝訂成冊，因厚度原因折角復(fù)印清晰度差，復(fù)印不完整，通常帶有黑角或黑邊，難以辨認(rèn)。

4.無法挖掘有效資源。在紙質(zhì)檔案管理流程下，財務(wù)憑證附件無法轉(zhuǎn)化成可以挖掘的會計信息，從而造成財務(wù)信息資源白白浪費。

（二）財務(wù)檔案電子影像化后的優(yōu)點

1.電子檔案查閱非常方便。查閱方便得益于電子檔案的快速檢索功能。影像化后的圖像生成與紙質(zhì)憑證相同的唯一二維碼，形成了檢索關(guān)系，檢索方便。此外，電子檔案歸檔后可在財務(wù)系統(tǒng)里查看憑證及附件內(nèi)容，不用再翻找紙質(zhì)檔案，方便快捷。同時，電子檔案也非常利于精細(xì)化管理。

2.電子檔案存儲方便。電子檔案形成后統(tǒng)一以磁性介質(zhì)保存，存儲在硬盤或?qū)Ｓ梅?wù)器中，空間占用少，管理方便。

3.電子檔案圖像清晰完整。由于在掃描時采用平鋪式，憑證及附件電子影像清晰完整，不會出現(xiàn)紙質(zhì)憑證由于折角復(fù)印而出現(xiàn)的黑角或黑邊現(xiàn)象。此外，電子檔案系統(tǒng)里還設(shè)置有快速打印功能。當(dāng)查找結(jié)束需要打印紙質(zhì)憑據(jù)時，可以在系統(tǒng)里執(zhí)行快速打印。

4.利于挖掘財務(wù)檔案資源。財務(wù)紙質(zhì)憑證形成電子檔案后，后期可以采用智能識別等手段，將憑證附件的有效信息形成電子數(shù)據(jù)，為財務(wù)審計、績效考核、預(yù)算規(guī)劃、財務(wù)決策甚至業(yè)務(wù)真?zhèn)巫R別等提供幫助。

5.影像化后的紙質(zhì)憑證易于裝訂。由于影像化所需，多了一套掃描前的憑證整理程序，影像化后的紙質(zhì)憑證更易于裝訂，整齊美觀，易于保存。

（三）G校財務(wù)檔案電子影像化現(xiàn)狀

G校的財務(wù)檔案電子影像化工作開始于2018年，近五年來會計憑證的數(shù)量及影像化圖數(shù)量如圖1所示。

圖1 G校2018—2022年財務(wù)憑證及影像化圖數(shù)量

會計憑證涉及多部門，種類繁多，檔案管理的成本較高。整體而言，G校的會計憑證數(shù)量逐年增加（受2020—2022年疫情影響，呈波浪型變化）。由圖1可見，影像化圖數(shù)量基本上是記賬憑證數(shù)量的10～11倍，處理量是巨大的。自實行電子影像化后，財務(wù)檔案查詢已不再查找紙質(zhì)版，工作效率得到極大提升。

三、G校財務(wù)檔案電子影像化的實際做法

（一）做好前期準(zhǔn)備工作

一是通過學(xué)校網(wǎng)站發(fā)布財務(wù)檔案影像化通知，做好各部門的思想工作。二是印制并發(fā)放師生費用報銷服務(wù)手冊，置于財務(wù)報賬大廳內(nèi)，供報銷人參閱。三是通過向各院系（部門）派遣會計人員幫助各單位完善報銷業(yè)務(wù)，向各部門發(fā)放報賬手冊，規(guī)范報銷流程。

（二）規(guī)范紙質(zhì)發(fā)票粘貼

專門制作視頻掛在財務(wù)處網(wǎng)站上，向報賬人具體講解財務(wù)報銷流程、票據(jù)分類、整理及粘貼要求，如禁止層疊粘貼、魚鱗狀粘貼、禁止使用釘書釘、雙面膠、固體膠等。這樣做的好處是把原始憑證粘貼中易出現(xiàn)的問題解決在第一階段，利于檔案電子影像化工作的開展。

（三）采用事后掃描模式

為避免出現(xiàn)原始憑證因補充、修改等情形而導(dǎo)致重復(fù)掃描現(xiàn)象，G校采用事后掃描電子影像化做法。即所有報銷流程結(jié)束，再無變動或改動的情況下進(jìn)行影像化。事后影像化的缺點是影像化信息與紙質(zhì)信息存在延遲，在影像化完成之前查詢財務(wù)系統(tǒng)仍需查詢紙質(zhì)檔案。因此，影像化人員在報銷流程結(jié)束后必須及時推進(jìn)電子影像化進(jìn)度，避免出現(xiàn)影像化未發(fā)揮應(yīng)有作用的現(xiàn)象。

（四）財務(wù)系統(tǒng)與掃描系統(tǒng)勾連

即通過把記賬憑證及附件掃描、拍照形成圖像，實時關(guān)聯(lián)至財務(wù)系統(tǒng)。

(五)做好電子檔案安全保護(hù)工作

G校采購了T市某公司財務(wù)影像化軟件系統(tǒng)，在權(quán)限設(shè)置上，除設(shè)置訪問權(quán)限級別外，所有訪問者在系統(tǒng)中的操作包括點擊時間、瀏覽時長、下載等行為均會形成訪問日志，以供備查?？紤]到聯(lián)網(wǎng)計算機中的財務(wù)數(shù)據(jù)存在被電腦黑客入侵及篡改、刪除或在互聯(lián)網(wǎng)中傳播的可能性，鑒于保密性和安全性考慮，G校暫未對項目負(fù)責(zé)人開放財務(wù)憑證的瀏覽和下載功能（該功能目前只能在接入財務(wù)內(nèi)網(wǎng)的計算機上實現(xiàn)），將來隨著防控措施的逐步完善會逐漸放開。

四、影像化流程

G校財務(wù)檔案影像化流程如圖2所示。

圖2 G校財務(wù)檔案影像化流程圖

G校財務(wù)部門安排專人進(jìn)行財務(wù)檔案影像化工作。具體流程為：財務(wù)會計核算科、收入管理科等科室將紙質(zhì)憑證移交給檔案影像化工作人員；影像化工作人員對紙質(zhì)檔案起釘卸夾，憑證整理，符合掃描標(biāo)準(zhǔn)后對紙質(zhì)憑證進(jìn)行頁數(shù)統(tǒng)計；紙質(zhì)檔案掃描；掃描結(jié)束后對形成的圖像數(shù)量與紙質(zhì)檔案數(shù)量進(jìn)行核對；數(shù)量不一致的，查找原因，補充掃描；核對無誤后，以每本紙質(zhì)憑證厚度一致的原則按批次進(jìn)行編號裝訂；對裝訂后的紙質(zhì)憑證登記造冊；電子影像檔案同時存檔；將紙質(zhì)及電子檔案移交給內(nèi)部檔案管理部門；財務(wù)部門對所有紙質(zhì)檔案和電子檔案臨時保管一年；向?qū)W校檔案館移交紙質(zhì)及電子檔案。

五、財務(wù)檔案電子影像化存在的問題

財務(wù)檔案電子影像化是財務(wù)智能化的重要環(huán)節(jié)。雖然財務(wù)檔案影像化極大提升了財務(wù)工作的效率，但仍存在一些瓶頸，這些瓶頸來自于對財務(wù)檔案影像化的功能拓展假設(shè)，這些假設(shè)也為將來的財務(wù)智能化創(chuàng)新提供了空間。

（一）財務(wù)檔案影像化的瓶頸

1.驗證票據(jù)的合法性。學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)與國家稅務(wù)系統(tǒng)并未聯(lián)網(wǎng)，無權(quán)獲得發(fā)票信息專用端口，因此無法在影像化時對發(fā)票的真實性進(jìn)行實時查詢。目前的做法仍為在報銷環(huán)節(jié)通過國家稅務(wù)局官方網(wǎng)站查詢發(fā)票真?zhèn)巍?/p>

2.驗證業(yè)務(wù)的合理性。除發(fā)票金額外，一筆業(yè)務(wù)如涉及補貼金額的，補貼單據(jù)是財務(wù)人員根據(jù)學(xué)校規(guī)定計算后制作而形成的，并非是稅務(wù)部門統(tǒng)一規(guī)定的法定票據(jù)，因此電子影像化并不能實現(xiàn)自行核實報銷金額是否正確。此外，由于財務(wù)檔案電子影像化工作尚在初始階段，對憑證簽名的筆跡進(jìn)行鑒定以及利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對形成的財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘分析等功能，可能在未來實現(xiàn)。

3.拓展功能實現(xiàn)的滯后性。財務(wù)檔案電子影像化可視為財務(wù)檔案智能化的前置環(huán)節(jié)。達(dá)到智能財務(wù)階段后，將可實現(xiàn)利用財務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行財務(wù)預(yù)算、自動績效評價、內(nèi)部控制和風(fēng)險預(yù)警等功能，從而為規(guī)劃、決策提供參考依據(jù)，但目前看來，這些拓展功能是滯后的。

4.與財務(wù)智能報銷存在脫節(jié)。財務(wù)檔案影像化雖然極大提升了工作效率，但與財務(wù)智能報銷尚有較遠(yuǎn)的距離。一是由于財務(wù)報銷需要項目負(fù)責(zé)人或報銷人自行粘貼原始憑證，若要實現(xiàn)智能報銷，還需要把自行粘貼的原始憑證先行掃描，然后通過員工賬號端口上傳至財務(wù)系統(tǒng)，由財務(wù)人員進(jìn)行審核。在這種情況下，以項目負(fù)責(zé)人的視角，一方面要提供紙質(zhì)原始憑證，一方面又要有符合條件的掃描設(shè)備，再加上掃描工作，實際上增加了一倍工作量，無論是成本上還是心理層面都會產(chǎn)生抵觸，因此可行性較差。二是由于其上傳系統(tǒng)的原始憑證如果不符合報銷規(guī)定，還需要撤回修改或補充，再重新掃描上傳，也會加大工作量。由此分析，目前財務(wù)檔案電子影像化工作適合在報銷流程結(jié)束后進(jìn)行。

（二）財務(wù)電子影像化檔案備份措施亟待完善

國家檔案法規(guī)定，檔案館可以對重要的電子檔案進(jìn)行異地備份保管，但對事業(yè)單位的財務(wù)檔案如何備份保管并沒有強制性規(guī)定，多由單位根據(jù)需要自行制定。目前，各高校對財務(wù)電子影像化工作因自身特點不同做法不一，有的高校將工作外包給專門的軟件公司完成，有的高校則由計劃財務(wù)部門的內(nèi)部人員完成。在第二種情況下，專人專崗負(fù)責(zé)影像掃描工作、錄入和讀取相分離的措施并未得到很好的執(zhí)行。同步主數(shù)據(jù)庫和備份數(shù)據(jù)庫以及“雙機冷備”甚至“雙機熱備”機制也在未來規(guī)劃中。此外，檔案管理機構(gòu)在接收電子檔案時，檔案管理辦法規(guī)定接收機構(gòu)必須對其準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行測試，在一定程度上降低了接收意愿。

六、對策建議

通過對財務(wù)檔案電子影像化的優(yōu)勢梳理及分析未來發(fā)展中存在的瓶頸問題，本文提出如下對策建議。

（一）加大財務(wù)電子檔案安全保護(hù)力度

1.完善電子檔案訪問權(quán)限設(shè)置。在安全管理上，高校應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案法及實施辦法、國家保密法及實施條例等的相關(guān)規(guī)定，在財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置防火墻及不同級別的訪問權(quán)限。學(xué)校財務(wù)系統(tǒng)應(yīng)分為內(nèi)網(wǎng)和外網(wǎng)兩部分，涉密計算機不與外網(wǎng)連通，起到一定的保密作用。

2.完善電子檔案訪問日志管理。項目負(fù)責(zé)人有查詢需求時，需先進(jìn)行申請，獲得批準(zhǔn)后可以查閱和拷貝電子憑證。由于電子會計檔案存在電子簽名的易復(fù)制性、查詢時屏幕信息存在易截取性等特點，開放查詢或下載功能存在泄密風(fēng)險。因此，電子檔案訪問及下載均應(yīng)留下記錄，形成訪問日志，以明確相關(guān)責(zé)任或及時采取補救措施。

3.查詢環(huán)節(jié)信息脫敏處理。除對財務(wù)系統(tǒng)設(shè)置防火墻及訪問權(quán)限外，還要避免出現(xiàn)學(xué)生或教師的關(guān)鍵信息被竊取的情況，可考慮在查詢環(huán)節(jié)對項目負(fù)責(zé)人或報銷人的身份證、銀行卡、項目敏感信息等進(jìn)行脫敏處理，以“*”號替代。

4.加密存儲處理。對形成的財務(wù)電子檔案，需采用加密簽名編碼的方式進(jìn)行存儲。

（二）加大對財務(wù)檔案電子影像化的宣傳力度

財務(wù)檔案電子影像化是高校實現(xiàn)智能財務(wù)必備的基礎(chǔ)工作，為高校財務(wù)制度改革、提升財務(wù)服務(wù)質(zhì)量做出了應(yīng)有的貢獻(xiàn)。因此，不僅需要在財務(wù)部門內(nèi)部加大宣傳力度，也應(yīng)在全校范圍內(nèi)加大宣傳力度，盡最大可能爭取廣大師生的理解和配合。只有讓廣大師生因?qū)嵭胸攧?wù)檔案電子影像化看到實實在在的益處，才能在內(nèi)心深處為之身體力行、出謀劃策。

（三）加大對財務(wù)檔案電子影像化專業(yè)人員的培訓(xùn)力度

財務(wù)檔案電子影像化工作要實現(xiàn)更多更完善的功能，需要加大對專業(yè)人員的培訓(xùn)力度，如財務(wù)檔案電子影像標(biāo)準(zhǔn)化管理、信息安全管理、數(shù)據(jù)存儲、智能化財務(wù)等內(nèi)容，提升財務(wù)檔案電子影像化專業(yè)人員的技能。

（四）加大財務(wù)智能化投入力度

考慮到未來高校財務(wù)要逐漸實現(xiàn)智能化，如實現(xiàn)智能報銷、輔助決策、風(fēng)險預(yù)警等功能，需要有計劃逐步加大對財務(wù)智能化的投入力度。高校作為新知識、新技術(shù)的傳播高地，財務(wù)智能化建設(shè)也會為財經(jīng)類大學(xué)生和研究生實習(xí)實踐基地建設(shè)貢獻(xiàn)寶貴經(jīng)驗。