干部人事檔案專項審核的探索與實踐

□任玉蓮

干部人事檔案專項審核是對干部人事檔案的規(guī)范管理、深化應用，是組織人事工作不可缺少的重要環(huán)節(jié)，重點審核干部的“三齡兩歷一身份”等信息。本文通過對干部人事檔案專項審核的發(fā)展歷程及工作成效加以闡述，綜合分析專項審核實踐工作中存在的問題，提出了加強一般性審核、專項審核常態(tài)化、設立專門組織機構(gòu)、增強社會檔案意識等對策。

一、引言

干部人事檔案材料種類繁雜、內(nèi)容豐富，是在干部人事管理活動中直接形成的用來記載個人經(jīng)歷、學習工作情況、德才功績的原始記錄，是反映個人信息的主要載體，是歷史、全面、辯證地了解和選拔使用管理干部的重要依據(jù)。于個人而言，干部人事檔案是見證干部成長發(fā)展和維護正當權(quán)益的原始憑證；于組織而言，干部人事檔案是了解、培養(yǎng)、考察、選拔干部人才的基礎(chǔ)材料，是日常開展各項組織人事工作的重要參考依據(jù)。

干部人事檔案專項審核工作是對干部人事檔案材料及檔案管理各個環(huán)節(jié)工作的大檢驗和規(guī)范。通過對歸檔整理的人事檔案材料進行審查核定，逐頁逐項地核對材料內(nèi)容和有關(guān)信息，查漏補缺檔案材料，確保檔案材料完整齊全、內(nèi)容真實可靠、信息準確無誤。通過核實檔案疑點，糾正檔案遺留問題，辨析干部本人成長經(jīng)歷是否符合實際，對干部人事檔案中存在的問題進行清理整治，對干部基本信息做出凝練認定，提升干部人事檔案整體利用工作水平，推動干部人事檔案工作科學化高質(zhì)量發(fā)展，在建設干部人才隊伍過程中充分發(fā)揮出干部人事檔案的參考和憑證作用。

二、干部人事檔案專項審核工作的發(fā)展歷程及工作成效

隨著干部組織人事工作的不斷推進，檔案中存在的一些問題逐漸顯現(xiàn)出來，成為影響組織對干部進行監(jiān)督管理、選拔任用的突出問題，有些問題甚至造成了不良的社會影響，嚴重影響了組織人事工作在干部群眾心目中的滿意度。中組部對此予以高度重視，對干部人事檔案中存在的學歷、出生日期和參加工作時間等方面問題，分階段有重點地加以清理整治，通過打擊遏制欺騙組織的各種不良行為，維護了干部人事檔案在干部工作中的權(quán)威性和公信力。

第一階段，開展對干部學歷學位的檢查清理工作。從2002 年10 月開始，山西省各級組織人事和教育部門利用半年的時間，對全省近120 萬干部的學歷學位進行了集中檢查清理。通過這次檢查清理，對一些國家不承認的院校頒發(fā)的學歷學位進行了清理，對一些具有培訓性質(zhì)的進修班、研究生課程班、黨校理論進修班等證書進行了規(guī)范認定，對一些誤填錯填或虛填假填的學歷學位進行了糾正和規(guī)范，進一步端正了干部隊伍的學風，提高了干部培訓學習檔案管理的水平。

第二階段，開展對干部人事檔案“三個時間”的認定工作。從2003 年開始，山西省歷時近4 年時間，采取自上而下的辦法，在全省范圍內(nèi)開展了以干部檔案“三個時間”認定為重點的干部檔案審核工作。通過審核，各級干部的“三齡”信息得到了確認，推動了干部人事工作規(guī)范運行，提升了人事檔案材料和案卷的質(zhì)量，確保了干部人事檔案的真實可靠。

第三階段，集中開展對干部人事檔案專項清理工作。2012 年9 月，根據(jù)中組部的要求，經(jīng)山西省委常委會研究，全面覆蓋各級領(lǐng)導干部，對干部人事檔案的“三齡兩歷一身份”等信息，集中開展重點審核認定。通過專項清理，發(fā)現(xiàn)和有效解決了一批干部檔案材料填寫不規(guī)范、收集不齊全、手續(xù)不完備、“三個時間”信息認定不準確的問題，是干部檔案工作的一次大排雷、大清淤。在積極總結(jié)專項清理工作中形成的經(jīng)驗做法基礎(chǔ)上，集中出臺了《關(guān)于進一步從嚴管理干部檔案的通知》《山西省干部人事檔案日常管理規(guī)定》《進一步規(guī)范省管干部檔案查借閱工作的通知》等一系列規(guī)章制度，有效提升了各級組織人事部門的管檔水平。

第四階段，開展干部人事檔案專項審核“回頭看”工作。2019 年11 月，根據(jù)山西省委組織部《關(guān)于開展干部人事檔案專項審核工作“回頭看”的通知》（晉組明電[2019]24 號）文件要求和全省干部人事檔案工作會議部署，以干部“三齡兩歷一身份”信息的復核為重點，集中開展了干部人事檔案專項審核“回頭看”工作。對認定是否準確、填寫是否規(guī)范、問題是否查實并追責、材料是否補充收集并規(guī)范整理進行查看，在切實解決審核認定后存在的遺留問題上下功夫，提升了干部人事檔案工作水平，有力推動了全省干部人事檔案工作科學化、制度化、規(guī)范化建設。

縱觀干部人事檔案專項審核發(fā)展的各個階段，從單項審核到全面審核，從部分人員到全部覆蓋，從深度到廣度，每個階段都是對前一階段的深入加強，深刻體現(xiàn)了中央、省、市、區(qū)各級組織人事部門在干部人事檔案管理方面予以的高度重視，是深入貫徹習近平新時代中國特色社會主義思想，從嚴管理干部、全面從嚴治黨的重要舉措。

三、干部人事檔案專項審核的重點內(nèi)容及要求

一是出生時間的確定。堅持最早最先、認大不認小、不重復得利的原則，按照中組部《關(guān)于認真做好干部出生日期管理工作的通知》（組通字[2006]41號）認定。二是參加工作時間的確定。要嚴格按照不同身份類別、不同時期有關(guān)參加工作的政策規(guī)定綜合分析認定。三是入黨時間的確定。遵守《黨章》的規(guī)定，特殊情況按照中組部《黨齡的計算方法》（中組部組織局1997 年10 月編印）有關(guān)規(guī)定認定。四是學歷學位的確定。在第一階段對干部學歷學位檢查清理工作的基礎(chǔ)上，按照《全省檢查清理干部學歷學位實施方案》（晉組通字[2002]40 號）規(guī)定，對全日制教育和在職教育進行認定。五是干部經(jīng)歷的確定。通過干部參加工作時的不同情況及干部在不同時期所擔任的職務和工作單位變動情況對檔案中的轉(zhuǎn)正定級表、干部任免審批、聘用審批、調(diào)動審批等材料進行審核，分段核實工作、任職經(jīng)歷是否符合實際。六是干部身份的確定。嚴格按照進入干部隊伍的方式對統(tǒng)招統(tǒng)配、轉(zhuǎn)干錄干、軍轉(zhuǎn)干部、聘用制干部、招考錄用等分別認定。

四、干部人事檔案專項審核中存在問題及原因分析

（一）存在問題

1.檔案材料基礎(chǔ)方面。一是反映重要信息的檔案材料收集不齊全、不完整，缺少對學習、工作經(jīng)歷關(guān)鍵信息的有效佐證材料，導致學習信息及工作經(jīng)歷時間節(jié)點認定無法確認。二是檔案信息記載不準確，基本信息填寫不規(guī)范，收集的材料存在未加蓋印章、無落款時間、內(nèi)容事項不明確、前后不一致的問題。三是出生時間等關(guān)鍵信息有涂改、檔案材料存在造假嫌疑的情況。

2.檔案歸檔管理方面。未嚴格按照干部人事檔案分類標準進行檔案分類整理，檔案分類不規(guī)范，鑒定不準確，把關(guān)不嚴謹，存在分類或鑒定不清、檔案材料錯裝混裝現(xiàn)象。

3.檔案審核人員方面。檔案審核工作人員專業(yè)能力不強，業(yè)務素質(zhì)不高，對檔案重要性缺乏認識，專項審核相關(guān)政策掌握不到位，影響了專項審核的進度和成效。

4.專項審核認知方面。相關(guān)單位及人員對專項審核的目的和意義缺少足夠的了解，對需補充材料的重要性理解不到位，補充材料不及時不重視，影響了干部基本信息的準確認定。有些管檔單位對所管檔案的專項審核流于形式，不按干部管理權(quán)限開展，不規(guī)范審核流程，隨意將審核工作安排到干部所在單位，甚至存在干部人事檔案不轉(zhuǎn)不審的情況。專項審核結(jié)果未得到充分應用，經(jīng)過干部人事檔案專項審核各項流程后，概括形成的干部基本信息審核認定表，未在干部人事工作其他環(huán)節(jié)有效銜接，如在人員工資管理、專業(yè)技術(shù)職務聘任、退休審核等環(huán)節(jié)得到有效利用。

（二）原因分析

1.檔案管理服務觀念落后。部分管檔人員檔案意識淡薄，責任心不強，材料形成后未及時收集，檔案材料收集不完整，檔案整理不規(guī)范。對接收的干部人事檔案材料不去審核、不校對，對檔案中的缺失材料、涂改問題不聞不問，對歷史形成的“問題檔案”隱瞞回避、不去糾正。

2.檔案材料歸檔意識不強。對檔案主觀認識不足，缺乏對干部人事檔案價值及重要性的客觀認識，檔案材料形成后未及時送交歸檔，對收到的短缺材料通知反應不積極，補充材料的意愿不高。

3.檔案工作人員綜合素質(zhì)不高。很多管檔人員不是專職人員，沒有檔案管理的專業(yè)知識，對干部檔案專項審核這一項專業(yè)技術(shù)性很強的工作，工作人員業(yè)務不精、政策不清、審核不嚴，不能保證審核結(jié)果準確，會直接影響專項審核的成果及利用。

4.檔案現(xiàn)代化管理落后。干部人事檔案專項審核中仍以查閱紙質(zhì)檔案為主，數(shù)字化檔案信息利用率不高。

五、干部人事檔案專項審核的對策及探索實踐

（一）在檔案收集上下功夫，加強干部人事檔案的一般審核

一方面，從制度上推動健全干部人事檔案管理的政策法規(guī)，規(guī)范管理程序，做到依法管檔、從嚴管檔、科學管檔。規(guī)范檔案的接收、傳遞、查閱以及審核各工作流程，確保各個環(huán)節(jié)有章可循，強化依法歸檔意識。另一方面，在管理上轉(zhuǎn)變意識，形成檔案材料的審核登記和定期檢查督促機制。發(fā)揮管檔人員的主觀能動性，變?nèi)粘Ｉ⒉牧媳粍邮占癁橹鲃娱_展檔案材料收集工作。采取年度集中補充和日常散材料收集相結(jié)合的方式，每年定期對已歸檔和整理過的檔案材料進行細致的審查鑒別，梳理出檔案中的短缺材料情況，發(fā)放短缺材料通知單，提醒各用人單位補充完善并報送。

（二）在檔案管理上促融合，做到干部人事檔案專項審核常態(tài)化

干部人事檔案專項審核，要主動適應和服務于組織人事工作，把干部人事檔案專項審核工作與干部人事日常管理工作相結(jié)合，把檔案專項審核作為選人用人必經(jīng)程序；在確保檔案材料真實完整有效的同時，建立健全干部人事檔案工作規(guī)范標準，為干部人事工作提供更加科學、全面、準確、鮮活的檔案信息；準確識別、全面評價、合理使用干部，對于擬提拔干部、交流任職干部和新進干部隊伍人員的檔案嚴格審核，做到“三必審”，形成常態(tài)化的事前防范干部人事檔案管理機制，推進干部人事工作水平的提升。

（三）培養(yǎng)建設專業(yè)人才隊伍和設立專門組織機構(gòu)

要重視檔案管理人才的培養(yǎng)和引進，在崗位設置和人員招聘上，按照專人專崗的要求，充分考慮高素質(zhì)專業(yè)化檔案人才的核心價值和作用，選配作風正派、素質(zhì)過硬的專業(yè)人員從事干部人事檔案工作。工作人員必須熟悉了解檔案管理工作的方法程序，明確職責、熟知政策，做到心中有標準、工作有重點，具備與時俱進的檔案管理知識和專業(yè)技術(shù)能力。

通過整合同級組織人社的人事檔案管理部門，設立統(tǒng)一的專門檔案工作組織機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理公務員、事業(yè)單位干部和退休人員干部人事檔案，有利于干部人事檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、考核部署、上下聯(lián)動和長遠發(fā)展，有利于專項審核工作統(tǒng)一標尺、有序進行。把檔案工作放到管理服務干部工作高質(zhì)量發(fā)展的大局中去思考謀劃，加強對檔案信息資源的集中統(tǒng)一規(guī)劃和建設、開發(fā)與管理。通過設立專門機構(gòu)，系統(tǒng)地管理干部人事檔案，建立多用戶聯(lián)動的共享高效、安全便捷的治理體系和檔案信息化管理體系，強基礎(chǔ)、提質(zhì)量，加強檔案資源開發(fā)，精準識別干部，實現(xiàn)高標準管理和利用干部人事檔案，對干部科學評價、客觀研判，為選拔任用干部人才提供專業(yè)的人員和機構(gòu)保障。

（四）提高檔案的利用效能，增強社會檔案意識

一方面，讓人事檔案意識外化為規(guī)范的檔案行為，各級黨員干部要自覺培養(yǎng)懂規(guī)矩、講誠信、守紀律，嚴肅對待個人檔案，如實填寫有關(guān)材料的檔案意識，保證檔案信息真實準確，提高利用效能。另一方面，檔案主體要主動適應新形勢新任務對干部人事檔案工作的要求，強化服務理念，提升管理水平，對干部檔案中存在不規(guī)范現(xiàn)象、重要信息認定不準確等要嚴格核查。未查實前，應暫緩考察、任職、錄用、調(diào)動等程序，通過建立人事檔案糾錯查核機制，完善事前防范、事中監(jiān)督、事后審核的全方位查核機制，嚴格利用程序，創(chuàng)新利用方式，精準高效服務。

六、結(jié)語

綜上所述，干部人事檔案專項審核工作是打牢基礎(chǔ)、管好當下，有利于人事檔案管理長遠發(fā)展的一項重要工作，也是識人用人的重要保證，還是從嚴管理干部、維護組織人事工作紀律的有力手段。因此，要總結(jié)經(jīng)驗，推進干部人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展，培養(yǎng)建立專業(yè)人才隊伍，設立專門組織機構(gòu)，統(tǒng)一標準、高效服務，增強社會檔案意識，提升干部檔案管理水平，緊跟時代的步伐和要求，充分發(fā)揮干部人事檔案的資政育人作用和重要憑證價值。