財(cái)務(wù)信息化下加強(qiáng)內(nèi)部控制的建議

畢春梅／文

近年來，隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為企業(yè)持續(xù)發(fā)展以及增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)力的重要支撐，借助信息技術(shù)能夠優(yōu)化企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理流程，提高企業(yè)管理效益，通過信息系統(tǒng)控制管理工作，大幅提高企業(yè)管理水平。在財(cái)務(wù)信息化環(huán)境下，企業(yè)各項(xiàng)工作發(fā)生巨大轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的管理流程發(fā)生巨大調(diào)整。企業(yè)要通過財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，優(yōu)化企業(yè)各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，從而有效提高企業(yè)管理效益。目前財(cái)務(wù)信息化模式發(fā)展較快，很多企業(yè)的財(cái)務(wù)信息化內(nèi)部控制無法跟上企業(yè)發(fā)展步伐，暴露出一系列弊端。文章探討財(cái)務(wù)信息化下加強(qiáng)內(nèi)部控制的措施，有助于解決傳統(tǒng)管理模式中存在的問題，幫助企業(yè)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提高管理規(guī)范性。

通過信息化建設(shè)，企業(yè)各環(huán)節(jié)工作實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)化，企業(yè)管理更加規(guī)范，整體管理水平進(jìn)一步提高。企業(yè)加強(qiáng)信息化建設(shè)，有利于形成更加規(guī)范的內(nèi)部控制機(jī)制，更好地掌握企業(yè)內(nèi)部各環(huán)節(jié)情況，讓企業(yè)管理者了解各方面信息，掌握管理要點(diǎn)。信息化環(huán)境下，企業(yè)要優(yōu)化管理流程，從而提高企業(yè)管理效益。

財(cái)務(wù)信息化下內(nèi)部控制的問題

第一，內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)不完善。內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)取決于全體成員對(duì)內(nèi)部控制工作的重視程度和組織架構(gòu)的科學(xué)性、合理性。目前部分企業(yè)的內(nèi)部控制環(huán)境建設(shè)不完善，相關(guān)工作人員不了解信息化時(shí)代的具體工作要求，企業(yè)的組織架構(gòu)也無法適應(yīng)信息化發(fā)展方向，不利于企業(yè)及時(shí)解決各類風(fēng)險(xiǎn)問題。

第二，信息風(fēng)險(xiǎn)管理不當(dāng)。在信息系統(tǒng)建設(shè)中，企業(yè)遇到的信息風(fēng)險(xiǎn)包括黑客攻擊以及相關(guān)人員利用系統(tǒng)漏洞舞弊等，給企業(yè)埋下了嚴(yán)重的安全隱患。

第三，財(cái)務(wù)管理流程不合理。信息化環(huán)境下，財(cái)務(wù)管理流程要與時(shí)俱進(jìn)，不斷迭代更新，積極適應(yīng)信息化發(fā)展要求，確保流程趨于完善。部分企業(yè)的管理流程不細(xì)致，措施執(zhí)行不力，包括授權(quán)審批流程、采購(gòu)流程、銷售流程等還存在漏洞，給企業(yè)帶來巨大風(fēng)險(xiǎn)。

第四，數(shù)據(jù)質(zhì)量不高。企業(yè)實(shí)施信息化管理，要在增強(qiáng)數(shù)據(jù)時(shí)效性的基礎(chǔ)上確保各類數(shù)據(jù)真實(shí)、準(zhǔn)確。部分企業(yè)在數(shù)據(jù)質(zhì)量管理方面存在欠缺，導(dǎo)致各類數(shù)據(jù)質(zhì)量較低，很可能因數(shù)據(jù)錯(cuò)誤而引發(fā)巨大財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。

第五，內(nèi)部審計(jì)未實(shí)現(xiàn)信息化。傳統(tǒng)內(nèi)部審計(jì)高度依賴人工，審計(jì)效率低下，存在明顯的滯后性，無法針對(duì)管理風(fēng)險(xiǎn)采取恰當(dāng)?shù)姆揽卮胧?/p>

財(cái)務(wù)信息化下加強(qiáng)內(nèi)部控制的建議

優(yōu)化內(nèi)部控制環(huán)境

提高全體成員對(duì)內(nèi)部控制信息化建設(shè)工作的重視度

信息化環(huán)境下，內(nèi)部控制體系執(zhí)行是否規(guī)范，很大程度上取決于工作人員對(duì)內(nèi)部控制工作重視程度的高低。為高效執(zhí)行內(nèi)部控制工作各項(xiàng)管理要求，企業(yè)要提高全員對(duì)內(nèi)部控制工作的重視度。首先，企業(yè)管理者要提高對(duì)內(nèi)部控制工作的認(rèn)可度，認(rèn)識(shí)到內(nèi)部控制工作在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展方面的重要價(jià)值。管理者的思想理念會(huì)影響企業(yè)管理全環(huán)節(jié)，在提高管理效率、優(yōu)化管理機(jī)制、提高經(jīng)濟(jì)效益等方面具有重要價(jià)值。企業(yè)要基于科學(xué)的管理機(jī)制，加深全體員工對(duì)內(nèi)部控制工作的價(jià)值認(rèn)同，制定科學(xué)的管理模式，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)內(nèi)部控制的要求，確保企業(yè)內(nèi)部控制工作更加規(guī)范。其次，企業(yè)要提高基層員工對(duì)內(nèi)部控制工作的重視度。通過科學(xué)的管理措施優(yōu)化升級(jí)企業(yè)員工的工作技能，讓員工掌握工作流程與方向，提高他們的專業(yè)能力，增加內(nèi)部控制知識(shí)儲(chǔ)備，從而優(yōu)化各項(xiàng)工作流程。

形成科學(xué)的崗位職責(zé)配置機(jī)制

企業(yè)在劃分崗位職責(zé)時(shí)，要形成簡(jiǎn)潔高效、分工合理、權(quán)責(zé)清晰的管理機(jī)制，確保有序執(zhí)行內(nèi)部控制機(jī)制，通過及時(shí)交流、處理、反饋、應(yīng)用企業(yè)內(nèi)部信息，提升企業(yè)工作效率。在此過程中，企業(yè)各部門要及時(shí)溝通，落實(shí)內(nèi)部控制工作執(zhí)行要求，并根據(jù)企業(yè)特點(diǎn)完善管理流程，確保企業(yè)的組織架構(gòu)符合信息時(shí)代的發(fā)展要求。企業(yè)在發(fā)展過程中，要結(jié)合業(yè)務(wù)能力、工作范圍、管理要求形成科學(xué)分工，落實(shí)不相容職務(wù)相分離原則，明確崗位的工作流程及權(quán)責(zé)。同時(shí)企業(yè)可以成立專門的信息部門，負(fù)責(zé)開展信息管理工作。在此過程中，信息部門工作人員要體現(xiàn)專業(yè)素養(yǎng)，全方位分析企業(yè)管理流程要求，為企業(yè)及時(shí)解決信息傳遞過程中的問題，將信息化工作要求落實(shí)到具體的部門與崗位，形成科學(xué)的管控機(jī)制，落實(shí)人員對(duì)各項(xiàng)工作的安排，形成高效穩(wěn)定的管理規(guī)范，為優(yōu)化企業(yè)工作流程奠定基礎(chǔ)。

管控信息風(fēng)險(xiǎn)

重視信息系統(tǒng)建設(shè)

為避免企業(yè)信息管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊等，企業(yè)要強(qiáng)化信息安全建設(shè)。首先，重視數(shù)據(jù)備份工作。企業(yè)在進(jìn)行數(shù)據(jù)備份時(shí)，應(yīng)對(duì)重要數(shù)據(jù)實(shí)行雙備份，避免企業(yè)因信息管理系統(tǒng)遭受黑客攻擊而丟失數(shù)據(jù)，給企業(yè)帶來消極影響。其次，加強(qiáng)防火墻建設(shè)。企業(yè)要重視防火墻建設(shè)，確保防火墻安全，科學(xué)管控企業(yè)的各項(xiàng)數(shù)據(jù)。同時(shí)企業(yè)要制定完善的管理措施，及時(shí)更新殺毒軟件，采取規(guī)范的防毒措施。通過保持一定頻率的殺毒操作并及時(shí)備份數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)防范。

防范系統(tǒng)操作不當(dāng)帶來的風(fēng)險(xiǎn)

信息化環(huán)境下，業(yè)務(wù)流程管理主要依賴企業(yè)的信息系統(tǒng)，與傳統(tǒng)人工模式不同，信息化時(shí)代各項(xiàng)數(shù)據(jù)具有一體化的特點(diǎn)，輸入原始數(shù)據(jù)之后，通過信息系統(tǒng)完成數(shù)據(jù)處理，若由人工完成數(shù)據(jù)處理，難免會(huì)因操作不當(dāng)引發(fā)一系列問題，導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)流程和企業(yè)工作脫節(jié)。部分企業(yè)人員對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)不足，僅將財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)作為普通的辦公軟件，沒有認(rèn)識(shí)到信息系統(tǒng)建設(shè)的重要性，更沒有采取科學(xué)的管理模式。對(duì)此，企業(yè)要加強(qiáng)員工培訓(xùn)，確保其能嚴(yán)格按照各項(xiàng)規(guī)定執(zhí)行信息系統(tǒng)控制流程，并制定培訓(xùn)效果考核機(jī)制。

防范人員利用計(jì)算機(jī)漏洞舞弊的問題

在信息技術(shù)得到廣泛應(yīng)用的背景下，各企業(yè)也在積極推進(jìn)信息化建設(shè)，依托信息化系統(tǒng)開展日常管理工作。部分企業(yè)人員對(duì)信息系統(tǒng)認(rèn)識(shí)有限，對(duì)管理工作重視程度不高。企業(yè)的信息系統(tǒng)要由專業(yè)人員操作，這要求他們了解信息系統(tǒng)操作的要求，并規(guī)范執(zhí)行工作流程，避免出現(xiàn)違規(guī)操作。企業(yè)要高度重視信息系統(tǒng)操作要求，了解哪些工作環(huán)節(jié)容易發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)，并針對(duì)可能發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)的關(guān)鍵點(diǎn)采取恰當(dāng)?shù)目刂拼胧?，從而?yōu)化管理流程，更好地規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)要針對(duì)系統(tǒng)建立完善的審批機(jī)制，對(duì)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入、處理、輸出等環(huán)節(jié)進(jìn)行控制，通過日志等記錄操作行為。這也為后續(xù)追責(zé)舞弊等行為提供了依據(jù)，以此形成合理的權(quán)責(zé)分配機(jī)制，有效跟蹤管理人員的工作行為，確保數(shù)據(jù)處理更加規(guī)范。

改進(jìn)財(cái)務(wù)管理流程

強(qiáng)化授權(quán)審批控制

信息化環(huán)境下，授權(quán)審批控制要確保各類系統(tǒng)數(shù)據(jù)不被篡改且得到有效控制，形成嚴(yán)密的控制規(guī)劃，合理處理各類數(shù)據(jù)，促使企業(yè)系統(tǒng)保持正常運(yùn)行。在設(shè)置信息系統(tǒng)的過程中，要明確人員的具體操作流程，確保管理體系趨于規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)，以科學(xué)的控制措施明確授權(quán)審批中不同層級(jí)人員的具體職責(zé)與工作流程。在授權(quán)審批過程中，通過賬號(hào)管理、決策管理、授權(quán)管理等強(qiáng)化整體控制效果。在此過程中，要明確管理流程要點(diǎn)，對(duì)關(guān)鍵流程采取合理的控制措施。通過有效監(jiān)管各崗位，提高企業(yè)信息管理的安全性和規(guī)范性。另外，企業(yè)要明確各管理崗位和機(jī)構(gòu)的職責(zé)分工，在授權(quán)審批環(huán)節(jié)要明晰關(guān)鍵崗位的要求，確保所有授權(quán)審批業(yè)務(wù)事項(xiàng)都通過信息系統(tǒng)進(jìn)行操作。企業(yè)要將預(yù)算審批、資金支付等工作遷移到信息系統(tǒng)中，有效處理各項(xiàng)業(yè)務(wù)。

優(yōu)化企業(yè)的采購(gòu)管理

信息化環(huán)境下，優(yōu)化采購(gòu)管理流程的關(guān)鍵在于對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行信息化監(jiān)控，并對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理。首先，借助信息系統(tǒng)開展供應(yīng)商管理工作。企業(yè)在供應(yīng)商管理中，要針對(duì)供應(yīng)商建立評(píng)估、準(zhǔn)入機(jī)制。企業(yè)要及時(shí)收集供應(yīng)商信息，并評(píng)價(jià)供應(yīng)商的綜合水平，以篩選出合格且符合企業(yè)要求的供應(yīng)商并與之合作，避免企業(yè)內(nèi)部人員和供應(yīng)商串通舞弊等。其次，建立價(jià)格追蹤機(jī)制。企業(yè)的信息系統(tǒng)具有數(shù)據(jù)查詢功能，能夠通過互聯(lián)網(wǎng)傳遞相關(guān)信息，及時(shí)記錄企業(yè)各項(xiàng)采購(gòu)物的公允價(jià)值。審批人員能夠通過系統(tǒng)及時(shí)查詢各類產(chǎn)品的狀況，分析采購(gòu)工作是否規(guī)范合理。對(duì)于不合理的采購(gòu)計(jì)劃要及時(shí)采取相應(yīng)的解決方案，以提高企業(yè)采購(gòu)工作的規(guī)范程度。

優(yōu)化企業(yè)的銷售流程控制

企業(yè)要借助信息系統(tǒng)對(duì)客戶信息進(jìn)行規(guī)范化管理，確保及時(shí)傳遞客戶信息，還可通過信息系統(tǒng)分析客戶信息并制定相應(yīng)的授信機(jī)制，確保企業(yè)銷售合同符合企業(yè)授信流程，避免發(fā)生盲目授信等問題。同時(shí)，企業(yè)要借助信息系統(tǒng)實(shí)施合同管理。真正的客戶關(guān)系建立在合同簽訂之后，為確保合同規(guī)范，企業(yè)要及時(shí)將客戶信息錄入合同，對(duì)合同進(jìn)行跟進(jìn)管理，不斷提高企業(yè)管理工作的規(guī)范化程度。

提高數(shù)據(jù)質(zhì)量

健全數(shù)據(jù)管理流程

信息化環(huán)境下，企業(yè)各類信息質(zhì)量直接決定了企業(yè)工作效果，為科學(xué)控制各環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)，企業(yè)要建立完善的管理流程，形成標(biāo)準(zhǔn)化的控制體系，確保數(shù)據(jù)規(guī)范。首先，完善數(shù)據(jù)管理規(guī)劃。企業(yè)要依賴規(guī)范的管理措施開展數(shù)據(jù)管理工作，分析數(shù)據(jù)控制流程中可能出現(xiàn)的問題，明確企業(yè)人員在信息化工作中的具體職責(zé)，并針對(duì)管理中出現(xiàn)的問題建立科學(xué)的追責(zé)機(jī)制。通過明確各類數(shù)據(jù)來源找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，一旦發(fā)生問題，就能避免工作人員相互推卸責(zé)任。首先，明確數(shù)據(jù)的責(zé)任歸屬。將所有數(shù)據(jù)落實(shí)到具體的人，避免人員推卸責(zé)任等，并采取科學(xué)的控制措施，確保數(shù)據(jù)管理出現(xiàn)問題時(shí)能在第一時(shí)間找到對(duì)應(yīng)的責(zé)任人。其次，形成科學(xué)的考核方法。企業(yè)在評(píng)估各類數(shù)據(jù)質(zhì)量時(shí)，要注重核查數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性，形成合理的管理方案，結(jié)合人員工作效果進(jìn)行考核。

建立標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)管理體系

企業(yè)在開展管理工作時(shí)，要形成可執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)化管理機(jī)制，明確各類數(shù)據(jù)的管理標(biāo)準(zhǔn)與信息化管理要求，形成規(guī)范的數(shù)據(jù)控制要求，以便使各類數(shù)據(jù)得到有效管控。在數(shù)據(jù)管理全環(huán)節(jié)，企業(yè)要采取科學(xué)的控制措施，包括數(shù)據(jù)錄入、維護(hù)等各項(xiàng)工作都要落實(shí)到具體的人，確保企業(yè)數(shù)據(jù)具有時(shí)效性、準(zhǔn)確性、完整性。企業(yè)要站在管理者的角度分析各類數(shù)據(jù)需求和數(shù)據(jù)規(guī)則，明確數(shù)據(jù)產(chǎn)生、處理等環(huán)節(jié)的具體控制方案，以確保企業(yè)的數(shù)據(jù)管理規(guī)劃符合要求，保證數(shù)據(jù)管理各環(huán)節(jié)工作開展準(zhǔn)確無誤。

借助信息系統(tǒng)開展內(nèi)部審計(jì)

建立信息化的審計(jì)系統(tǒng)

在信息化環(huán)境下開展內(nèi)部審計(jì)，要求企業(yè)積極推進(jìn)審計(jì)功能轉(zhuǎn)型。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部審計(jì)主要是依靠人工對(duì)各類信息進(jìn)行檢查之后開展審計(jì)，無法覆蓋企業(yè)所有的業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)。借助信息化系統(tǒng)開展內(nèi)部審計(jì)，能夠幫助企業(yè)找到管理流程中的不足，并編制科學(xué)的管理方案，依托信息技術(shù)集中管理各類數(shù)據(jù)，提高審計(jì)工作的規(guī)范性。在信息化審計(jì)中，企業(yè)的審計(jì)系統(tǒng)應(yīng)該具有數(shù)據(jù)查詢及對(duì)比功能，能夠借助數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)全面分析與匯總各類數(shù)據(jù)，讓企業(yè)審計(jì)人員取證時(shí)能夠通過信息系統(tǒng)及時(shí)查詢各工作環(huán)節(jié)存在的問題，提高企業(yè)審計(jì)工作的效率和規(guī)范性，大幅精簡(jiǎn)審計(jì)工作流程，充分利用信息技術(shù)分析存在的問題，借助科學(xué)的邏輯判斷機(jī)制分析數(shù)據(jù)模型是否科學(xué)合理，形成具體的改進(jìn)方案。

優(yōu)化審計(jì)結(jié)果展現(xiàn)形式

在審計(jì)環(huán)節(jié)，要通過信息系統(tǒng)科學(xué)展現(xiàn)審計(jì)結(jié)果。傳統(tǒng)審計(jì)以紙質(zhì)審計(jì)報(bào)告展示審計(jì)結(jié)果，難以直觀體現(xiàn)審計(jì)問題。為更加直觀地展示審計(jì)發(fā)現(xiàn)的各類問題以及審計(jì)結(jié)果，企業(yè)可以通過信息技術(shù)生成折線圖、柱形圖等圖表，讓企業(yè)管理層第一時(shí)間掌握企業(yè)存在的問題。針對(duì)審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，企業(yè)可以建立問題庫(kù)，明確相關(guān)問題成因及具體的整改方案，為優(yōu)化企業(yè)工作流程奠定基礎(chǔ)。

在信息技術(shù)蓬勃發(fā)展的背景下，企業(yè)要重視內(nèi)部控制工作，通過內(nèi)部控制做好風(fēng)險(xiǎn)管理防范，減少損失，并通過嵌入信息化管理機(jī)制，以制度為基礎(chǔ)對(duì)各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)高效控制，全面管理企業(yè)各項(xiàng)工作。在開展信息化建設(shè)的過程中，企業(yè)要不斷完善內(nèi)部控制體系，調(diào)動(dòng)全體員工參與管理工作的積極性，并及時(shí)找到管理流程需要改進(jìn)之處，確保企業(yè)的財(cái)務(wù)工作趨于規(guī)范。