基于業(yè)財融合的Z 集團(tuán)費(fèi)用報銷流程優(yōu)化探析

康僑麟 羅晨 武漢學(xué)院

我國經(jīng)濟(jì)近年來發(fā)展放緩，企業(yè)經(jīng)營面臨的內(nèi)外環(huán)境也日益復(fù)雜，成本費(fèi)用管控難度提高，相應(yīng)費(fèi)用報銷管理也需要實(shí)施精細(xì)化管理。目前，我國企業(yè)尚處于實(shí)施業(yè)財融合的初級階段，費(fèi)用報銷管理中存在的問題相對突出，管理者需要針對具體問題進(jìn)行解決，為業(yè)財融合視角下費(fèi)用報銷管理綜合水平的提升創(chuàng)造良好的條件。

一、業(yè)財融合下的費(fèi)用報銷

費(fèi)用報銷業(yè)財融合模式可以定義為基于網(wǎng)絡(luò)傳輸基礎(chǔ)上的，實(shí)現(xiàn)Z 集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)核算與管理一體化、集成化、共享化的網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)的費(fèi)用報銷模式。該模式包含網(wǎng)絡(luò)信息、人力、物力等要素，有效連接了企業(yè)的各部門工作內(nèi)容，有助于提高管理水平，并形成信息化的費(fèi)用報銷新模式[1]。

二、Z 集團(tuán)業(yè)財融合費(fèi)用報銷現(xiàn)狀

（一）架構(gòu)設(shè)計

Z 集團(tuán)設(shè)置了業(yè)務(wù)財務(wù)部、戰(zhàn)略規(guī)劃部，其中業(yè)務(wù)財務(wù)部屬于對財務(wù)共享業(yè)財融合模式一線業(yè)務(wù)的支持型職位。業(yè)務(wù)財務(wù)部在業(yè)務(wù)層方面可以針對財務(wù)報銷系統(tǒng)、財務(wù)共享系統(tǒng)、稅務(wù)云系統(tǒng)、資金系統(tǒng)、核算系統(tǒng)等相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行完善，從而構(gòu)建完善的運(yùn)營管理體系。戰(zhàn)略規(guī)劃部將財務(wù)共享的能力擴(kuò)大到財務(wù)部門以外，保證Z 集團(tuán)其他的各個部門能夠真正地實(shí)現(xiàn)財務(wù)信息共享。

職能建設(shè)方面，Z 集團(tuán)目前的業(yè)務(wù)財務(wù)部主要設(shè)置了財務(wù)負(fù)責(zé)人，負(fù)責(zé)整體管理工作。Z 集團(tuán)業(yè)財融合體系下的業(yè)務(wù)財務(wù)部下設(shè)了信息部門、銷售部門、財務(wù)部門等。Z 集團(tuán)充分利用信息化，構(gòu)建了財務(wù)云平臺來實(shí)現(xiàn)費(fèi)用報銷網(wǎng)絡(luò)化處理。

財務(wù)信息管理崗位主要負(fù)責(zé)處理信息傳輸中的各種問題[2]。例如：業(yè)財一體化中出現(xiàn)的信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)錄入及銜接，數(shù)據(jù)分類及整理等問題，并輔助企業(yè)財務(wù)事務(wù)處理部門開展相關(guān)工作，將各實(shí)體的報賬申請統(tǒng)一核算，錄入ERP 系統(tǒng)。

Z 集團(tuán)的業(yè)務(wù)信息管理崗位主要負(fù)責(zé)開辟銷售渠道，增加銷售業(yè)務(wù)，并及時將銷售環(huán)節(jié)中的合同、訂單等信息錄入業(yè)財融合信息系統(tǒng)。通過這種方式，增加業(yè)財融合體系的業(yè)務(wù)收入。銷售部門同時根據(jù)應(yīng)收賬款信用政策實(shí)施賒銷以及預(yù)付款項(xiàng)的金額制定，但是該公司在信用政策制定上，銷售部門也參與了信用政策制定的全過程。

Z 集團(tuán)財務(wù)事務(wù)處理部門主要負(fù)責(zé)財務(wù)共享中心內(nèi)部所有的財務(wù)事項(xiàng)，財務(wù)部門擁有多名專業(yè)會計人員，主要負(fù)責(zé)基于Z 集團(tuán)業(yè)財融合體系的費(fèi)用報銷工作，集中處理重復(fù)、同質(zhì)性強(qiáng)的費(fèi)用報銷業(yè)務(wù)，并自動生成憑證，實(shí)現(xiàn)Z 集團(tuán)資金的統(tǒng)一調(diào)撥與賬戶管理，有力地實(shí)現(xiàn)了Z 集團(tuán)財務(wù)報銷業(yè)務(wù)的集中收付，這對于Z 集團(tuán)全面提升財務(wù)處理水平具有積極意義。

（二）業(yè)財融合費(fèi)用報銷理念

費(fèi)用報銷流程是當(dāng)前Z 集團(tuán)業(yè)財融合系統(tǒng)重要內(nèi)容之一，費(fèi)用報銷流程主要針對Z 集團(tuán)日常產(chǎn)生的費(fèi)用的進(jìn)行審批和處理，尤其是審核票據(jù)的真?zhèn)魏蛿?shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性。Z 集團(tuán)目前實(shí)現(xiàn)了資金的集中化處理，通過建立業(yè)財融合系統(tǒng)，將商業(yè)銀行對公賬戶的資金全部集中在法人名下，針對資金的實(shí)際情況，積極設(shè)定相關(guān)的管理部門，更好地提升Z 集團(tuán)資金的分配和管理的規(guī)范程度，全面地提升了Z 集團(tuán)資金的使用效率。在資金管理統(tǒng)一平臺上，強(qiáng)化對資金的收、支內(nèi)容，流程和規(guī)章的建立，保證各項(xiàng)資金使用過程中的科學(xué)性和合理性。一旦資金支付違規(guī)操作將被Z 集團(tuán)業(yè)財融合系統(tǒng)拒絕，這種做法規(guī)避了Z 集團(tuán)的內(nèi)部審計風(fēng)險。

公司差旅費(fèi)的費(fèi)用報銷流程如圖1 所示：

圖1 Z 集團(tuán)差旅費(fèi)費(fèi)用報銷流程

如圖1 所示，Z 集團(tuán)的下屬單位每支出一筆資金都需經(jīng)過業(yè)財融合系統(tǒng)的審批，這種審批方式最大限度地避免了Z 集團(tuán)成本的不必要支出。例如Z 集團(tuán)嚴(yán)格實(shí)施撥款指令，業(yè)財融合系統(tǒng)在審核單據(jù)時，還需審核項(xiàng)目的合同賬單，對合同付款進(jìn)度做到及時精細(xì)的管控。相對于工作流程而言，業(yè)財融合系統(tǒng)在一定程度上弱化了各個部門之間的矛盾，更好地促進(jìn)了各個部門之間的溝通和交流，提升工作效率的同時，還增加了公司的凝聚力。

（三）費(fèi)用報銷流程

Z 集團(tuán)充分利用信息化，構(gòu)建了業(yè)財融合云系統(tǒng)平臺。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)中，財務(wù)人員收到報銷申請單可以通過掃碼收單的功能，對比發(fā)票和報銷單，也可以用高拍儀或者掃描儀自動對比，審核通過后可以自動生成憑證推送至財務(wù)系統(tǒng)，大大提升財務(wù)效率。

可以提前配置好報銷申請表單的業(yè)務(wù)事件規(guī)則，填寫業(yè)務(wù)事件的模塊，對基礎(chǔ)信息進(jìn)行錄入，同時導(dǎo)出具體項(xiàng)目信息。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的流程設(shè)計中，可以設(shè)置不同的報銷金額區(qū)間流轉(zhuǎn)到對應(yīng)的審批人。報銷時員工的基礎(chǔ)信息和項(xiàng)目信息可自動帶出，不用再手動錄入。財務(wù)人員也無須再上傳紙質(zhì)報銷單，減少了大量重復(fù)冗余工作。系統(tǒng)根據(jù)預(yù)設(shè)的流程和報銷金額區(qū)間，自動識別相應(yīng)的審批人員并流轉(zhuǎn)，使得審批流程大大提速。審批流程完全按照公司的合規(guī)制度自動化進(jìn)行，找錯或漏掉審批人的情況不復(fù)存在。

通過項(xiàng)目編號統(tǒng)一項(xiàng)目主數(shù)據(jù)，不會重復(fù)。通過系統(tǒng)間聯(lián)通，將項(xiàng)目信息從項(xiàng)目管理系統(tǒng)拉入到財務(wù)管理系統(tǒng)中。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的分析頁面里應(yīng)設(shè)置柱形圖、餅形圖、折線圖、日歷等圖表，對各產(chǎn)品線的收入和成本數(shù)據(jù)實(shí)時統(tǒng)計、實(shí)時更新。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)將預(yù)算編制寫入系統(tǒng)，各部門在費(fèi)用支出時通過系統(tǒng)提交費(fèi)用支出單，系統(tǒng)按照各級維度（如部門、項(xiàng)目、產(chǎn)品線、時間周期、科目等）進(jìn)行預(yù)算的控制，并實(shí)現(xiàn)強(qiáng)弱管控。

應(yīng)聯(lián)通項(xiàng)目管理系統(tǒng)和財務(wù)管理系統(tǒng)，并且通過唯一性編號，保證數(shù)據(jù)維度統(tǒng)一和一致，財務(wù)人員無須再人工核對。項(xiàng)目開票及收款、費(fèi)用及成本信息實(shí)時更新，各項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人和領(lǐng)導(dǎo)可以隨時隨地查看項(xiàng)目進(jìn)展，了解收支情況，以免錯失決策時機(jī)。在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)中，針對超標(biāo)費(fèi)用、不合規(guī)費(fèi)用都可以設(shè)置控制邏輯進(jìn)行強(qiáng)弱管控，避免人為因素造成的企業(yè)費(fèi)用支出的浪費(fèi)。比如業(yè)務(wù)招待費(fèi)需要按照人均業(yè)務(wù)招待費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)來報銷，系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)根據(jù)已設(shè)置規(guī)則自動控制報銷額度，提高報銷合規(guī)合理性。

在業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)中，員工通過手機(jī)拍照就可以自動識別發(fā)票信息，通過微信、支付寶、短信、郵箱等端口將電子發(fā)票導(dǎo)入，經(jīng)過稅局自動校驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)自動填單。在員工報銷體驗(yàn)上升的同時，系統(tǒng)也進(jìn)行發(fā)票合規(guī)性校驗(yàn)，進(jìn)行自動審核，比如真?zhèn)?、重?fù)、連號、抬頭稅號有誤等發(fā)票不合規(guī)處，財務(wù)人員的審核效率也極大提升。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)個人報銷、借款、對公支付流程全部線上化，可追溯、可管控，比如員工的借款可以限制還款期限、個人報銷需要線上進(jìn)行分?jǐn)偂犊畋仨毢秃贤犊钣媱潚煦^等，均可以在流程上實(shí)現(xiàn)線上化和透明化[3]。業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)作為所有費(fèi)用數(shù)據(jù)的入口，可以通過報表平臺拉出想要的全類型的數(shù)據(jù)報表，比如部門排名表、不合規(guī)費(fèi)用分析表、預(yù)算實(shí)際對比表等等，方便分析的同時為決策做依據(jù)。

三、Z 集團(tuán)實(shí)施業(yè)財融合的問題

（一）缺乏組織框架支撐，存在職責(zé)不清現(xiàn)象

從整體來看，Z 集團(tuán)只是單純地設(shè)置了業(yè)財融合體系的財務(wù)崗位，沒有針對此崗位關(guān)聯(lián)的內(nèi)容進(jìn)行組織結(jié)構(gòu)體系上的完善，更沒有制定與其相匹配的財務(wù)制度，導(dǎo)致兩者實(shí)際的職責(zé)和權(quán)力沒有被界定清晰，工作效率下降，質(zhì)量得不到保證。沒有系統(tǒng)性的項(xiàng)目預(yù)算，項(xiàng)目花費(fèi)沒有計劃性，實(shí)際發(fā)生的費(fèi)用無法核算到項(xiàng)目上，項(xiàng)目過程中無法知曉即時的項(xiàng)目成本，項(xiàng)目結(jié)束后也無法核算清楚項(xiàng)目利潤。對未來3 個月項(xiàng)目上可能的收款及支出的費(fèi)用無法準(zhǔn)確預(yù)估，財務(wù)人員只能準(zhǔn)備大量現(xiàn)金以備后續(xù)支出。而且系統(tǒng)中費(fèi)用報銷支出沒有預(yù)警機(jī)制，全靠財務(wù)人員在Excel 中查看需要預(yù)警的項(xiàng)目。項(xiàng)目數(shù)量一多，就會預(yù)警不及時。

（二）財務(wù)人員能力不高

業(yè)財融合對相關(guān)人員的能力要求極高，財務(wù)人員不僅需要具備較高的預(yù)算管理能力、業(yè)務(wù)分析能力，還需要較高水平的業(yè)務(wù)意識[4]。但是，目前從業(yè)財融合體系崗位的人員現(xiàn)狀來看，與這些要求還有一段距離。很多業(yè)財融合體系人員往往財務(wù)技能水平較高，預(yù)算管理能力也過關(guān)，但是，由于Z 集團(tuán)的業(yè)務(wù)復(fù)雜多樣，在對業(yè)務(wù)分析的過程中，往往不夠全面，僅限于營運(yùn)部門的情況，忽略了對Z 集團(tuán)的整體經(jīng)營分析，而且財務(wù)部門對業(yè)務(wù)部門的關(guān)注出發(fā)點(diǎn)存在差異。Z集團(tuán)的財務(wù)人員一般關(guān)注成本、資金運(yùn)營和財務(wù)預(yù)算執(zhí)行在操作過程中的問題，但業(yè)務(wù)部門往往關(guān)注質(zhì)量、效率、客戶開發(fā)和維護(hù)問題，因此如果沒有復(fù)合型人才很難勝任業(yè)財融合下的費(fèi)用報銷工作。

（三）信息共享性差

Z 集團(tuán)在實(shí)施業(yè)財融合的過程中，沒有把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全面的信息共享。Z 集團(tuán)的財務(wù)數(shù)據(jù)是根據(jù)業(yè)務(wù)活動數(shù)據(jù)而來的，但是很多的數(shù)據(jù)沒有全面地體現(xiàn)在Z 集團(tuán)的財務(wù)信息平臺中，財務(wù)崗位人員沒有深入業(yè)務(wù)實(shí)際情況來整理這些數(shù)據(jù)，反而難以理解營運(yùn)部門提供的數(shù)據(jù)，更缺乏分析環(huán)節(jié)。沒有把業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與財務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)全面的信息共享。另外，財務(wù)管理人員無法通過財務(wù)數(shù)據(jù)信息掌控整個Z 集團(tuán)的運(yùn)營狀況。因此，信息共享性差成了阻礙業(yè)財融合在Z 集團(tuán)財務(wù)管理中更好應(yīng)用的阻礙。

四、業(yè)財融合模式在企業(yè)報銷工作的優(yōu)化策略

（一）推進(jìn)組織結(jié)構(gòu)完善，實(shí)施責(zé)任制

首先，Z 集團(tuán)以財務(wù)費(fèi)用報銷制度下的業(yè)財融合實(shí)施目標(biāo)為重點(diǎn)，對Z 集團(tuán)組織結(jié)構(gòu)實(shí)施改進(jìn)。Z 集團(tuán)可以根據(jù)業(yè)財融合目標(biāo)設(shè)立相應(yīng)的預(yù)算管理委員會，由Z 集團(tuán)總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門和業(yè)務(wù)部門配合。通過組織結(jié)構(gòu)的完善，確保業(yè)財融合體系的功能效果真正發(fā)揮作用，從而給予費(fèi)用報銷工作有力支持。

其次，應(yīng)在系統(tǒng)上設(shè)置警示燈字段，系統(tǒng)自動比對支出確認(rèn)時間目標(biāo)與當(dāng)前時間。在未開票狀態(tài)下，收入確認(rèn)目標(biāo)距離當(dāng)前的日期超過30 天為綠燈，低于30 天為黃燈，已經(jīng)超過了收入確認(rèn)時間還沒有開票為紅燈。通過定時業(yè)務(wù)事件，系統(tǒng)每天自動檢查，綠燈、黃燈和紅燈自動切換，及時預(yù)警。

最后，實(shí)施責(zé)任制。根據(jù)崗位的職責(zé)實(shí)施第一責(zé)任制度，明確業(yè)務(wù)業(yè)財融合體系的邊界，劃分責(zé)任，明確職責(zé)和義務(wù)，通過職責(zé)范圍的劃分，簡化工作流程，提升工作效率。通過財務(wù)共享云平臺配置項(xiàng)目預(yù)算表單，確定每個項(xiàng)目的預(yù)算。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人可在項(xiàng)目過程中申請預(yù)算調(diào)整，審批完成后更新預(yù)算表單。在項(xiàng)目過程中實(shí)時的開票與收款、費(fèi)用報銷、人員工資成本數(shù)據(jù)都關(guān)聯(lián)到每個項(xiàng)目下，項(xiàng)目實(shí)時收支與成本信息一目了然。

（二）強(qiáng)化人才隊伍建設(shè)

在業(yè)財融合的背景下，財務(wù)崗位人員必須具備豐富的會計專業(yè)技能和較強(qiáng)的財務(wù)風(fēng)險意識?，F(xiàn)階段要加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)，需要從以下方面入手：

首先，針對現(xiàn)有財務(wù)人員積極進(jìn)行定期或不定期培訓(xùn)，也可以使用信息軟件、微信小程序和手機(jī)App來在線培訓(xùn)。通過財務(wù)人員技能培訓(xùn)，不僅能更好地掌握和理解Z 集團(tuán)業(yè)務(wù)部門的工作流程、內(nèi)容和工作類別，更能補(bǔ)充和完善他們的技能，對財務(wù)人員提高自身質(zhì)量非常重要。

其次，針對人才市場上高技能人才的短缺，集團(tuán)應(yīng)積極通過獵頭、在線招聘等多種方式吸引高技能人才加入。通過增加高技能人才，可以有效識別Z 集團(tuán)財模式下費(fèi)用報銷工作中存在的問題，并通過對財務(wù)數(shù)據(jù)橫向和縱向的對比，對業(yè)財融合模式下費(fèi)用報銷工作及時提出改進(jìn)意見。

最后，實(shí)施一線輪崗制，財務(wù)人員應(yīng)深入業(yè)務(wù)部門的最前端，從業(yè)財融合角度來分析財務(wù)報銷的合理性，從而更好地給予業(yè)務(wù)部門有關(guān)成本管理、資金預(yù)算執(zhí)行中的改進(jìn)意見，為構(gòu)建Z 集團(tuán)財融合費(fèi)用報銷體系打下完善的基礎(chǔ)。

（三）建立統(tǒng)一的信息共享平臺，提升信息共享性

首先，Z 集團(tuán)需要搭建一個統(tǒng)一的信息共享平臺，實(shí)現(xiàn)運(yùn)營系統(tǒng)全面統(tǒng)一，把業(yè)務(wù)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在信息共享平臺上，使財務(wù)人員能夠隨時地提取業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，確保財務(wù)信息更加及時可靠。應(yīng)建立報賬中心—核算中心—結(jié)算中心—維護(hù)中心這一業(yè)財融合服務(wù)中心的工作流程圖，實(shí)現(xiàn)應(yīng)收應(yīng)付、影像流程、預(yù)算、資金核算、稅務(wù)費(fèi)用、差旅等眾多內(nèi)容的業(yè)財融合及核算。通過業(yè)財融合中心信息化的工具，強(qiáng)化費(fèi)用報銷管理信息數(shù)據(jù)采集。例如業(yè)財融合云系統(tǒng)的費(fèi)控報銷系統(tǒng)中，財務(wù)人員收到報銷單可以有掃碼收單通知功能，對比發(fā)票和報銷單也可以用高拍儀或者掃描儀自動對比，審核通過后也可以自動生成憑證推送至財務(wù)系統(tǒng)中，大大提升財務(wù)效率[5]。員工無須貼票，將發(fā)票拍照后裝到發(fā)票袋中，財務(wù)人員收到發(fā)票袋后可以將發(fā)票放入卷票機(jī)中進(jìn)行自動審核，解決了員工貼發(fā)票效率低，財務(wù)還需要人工審核發(fā)票的問題。

其次，Z 集團(tuán)需要將運(yùn)營過程中的各個環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)都集中到一個財務(wù)信息共享平臺中，以確保信息的完整性，同時也為公司的費(fèi)用報銷提供了有利的環(huán)境。在構(gòu)建統(tǒng)一的信息平臺時，管理者需要加強(qiáng)針對信息共享的管理，確定全部數(shù)據(jù)在信息平臺中實(shí)現(xiàn)流轉(zhuǎn)，方便Z 集團(tuán)財務(wù)管理人員進(jìn)行財務(wù)分析，以數(shù)據(jù)整合全面提升財務(wù)報告質(zhì)量。

五、結(jié)語

本文分析了當(dāng)前Z 集團(tuán)費(fèi)用報銷與業(yè)財融合的運(yùn)營管理中存在的問題，針對這些問題提出了優(yōu)化的策略，這對于Z 集團(tuán)費(fèi)用報銷與業(yè)財融合的運(yùn)營管理而言意義深遠(yuǎn)。業(yè)財融合不僅能夠幫助企業(yè)更好地實(shí)施財務(wù)轉(zhuǎn)型，同時還能幫助業(yè)務(wù)部門更好地分配任務(wù)，提升業(yè)務(wù)工作人員的工作效率。在業(yè)財融合環(huán)境下越來越多的企業(yè)管理者利用業(yè)財融合實(shí)現(xiàn)對于費(fèi)用報銷財務(wù)活動的全面管理，很好地加快了實(shí)現(xiàn)企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的步伐。