電子檔案對(duì)于疾控檔案管理發(fā)展的促進(jìn)作用探討

王博，李曉媛，張曉曼

1.單縣疾病預(yù)防控制中心，山東菏澤 274300；2.單縣婦幼保健計(jì)劃服務(wù)中心，山東菏澤 274300

疾控檔案管理是公共衛(wèi)生服務(wù)的重要組成部分，是疾病預(yù)防和控制工作的基礎(chǔ)和保障。隨著衛(wèi)生信息化建設(shè)的不斷推進(jìn)，疾控檔案管理工作也呈現(xiàn)出數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和信息化的趨勢。在這種背景下，電子檔案作為一種新型的檔案管理方式，具有數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享化、易保存和高效查詢等特點(diǎn)，逐漸被廣泛應(yīng)用于疾控檔案管理領(lǐng)域，對(duì)提高檔案管理效率和質(zhì)量起到了積極的促進(jìn)作用。本文將對(duì)電子檔案對(duì)于疾控檔案管理發(fā)展的促進(jìn)作用進(jìn)行探討，旨在加深對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)和理解，為疾控檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)提供參考。作為相關(guān)技術(shù)人員和管理者，要提升對(duì)電子檔案的重視程度，構(gòu)建科學(xué)的管理體系，進(jìn)一步發(fā)揮電子檔案的作用，提升疾控檔案管理綜合水平，適應(yīng)當(dāng)前檔案管理改革發(fā)展趨勢。

1 電子檔案的概念和特點(diǎn)

電子檔案是一種利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)將紙質(zhì)檔案數(shù)字化、電子化后形成的檔案形式。與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)。①電子檔案采用數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的全面數(shù)字化。數(shù)字化的檔案可以更好地保護(hù)檔案信息，防止紙質(zhì)檔案因受潮、發(fā)霉、老化等問題導(dǎo)致的信息丟失或損毀。數(shù)字化的檔案也更容易管理和利用，可以通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行編輯、存儲(chǔ)、查詢、共享等操作[1]。②電子檔案按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行組織和管理，具有較高的規(guī)范性和可操作性。數(shù)字化的檔案具有明確的命名規(guī)則、存儲(chǔ)路徑和格式，可以避免傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的混亂和不規(guī)范，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。③電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳遞，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的無縫連接和共享。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要通過郵寄或者快遞等方式進(jìn)行傳遞，而電子檔案則可以通過電子郵件、互聯(lián)網(wǎng)等方式進(jìn)行傳遞和共享，避免了郵寄或者快遞等方式可能導(dǎo)致的信息丟失或者損毀。④電子檔案可以通過備份、存儲(chǔ)等方式輕松地進(jìn)行保存和備份，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易受損、易丟失等問題。電子檔案可以備份至云端，避免了單點(diǎn)故障，確保了檔案信息的安全性。⑤電子檔案具有快速檢索和查詢的特點(diǎn)，可以大大提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要手動(dòng)翻閱，而電子檔案則可以通過計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行關(guān)鍵詞搜索、智能匹配等方式進(jìn)行檢索和查詢，大大節(jié)省了檢索時(shí)間和提高了準(zhǔn)確性。

總之，電子檔案具有許多優(yōu)點(diǎn)，包括數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享化、易保存和高效查詢等特點(diǎn)，可以大大提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，電子檔案將在檔案管理領(lǐng)域中發(fā)揮越來越重要的作用[2]。

2 電子檔案在疾控檔案管理中的應(yīng)用

電子病歷是疾控檔案管理中的重要組成部分，是指將病歷信息數(shù)字化、電子化后，形成的一種新型病歷形式。相比傳統(tǒng)的紙質(zhì)病歷，電子病歷具有數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享化和易管理化等特點(diǎn)，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質(zhì)量。

數(shù)字化是電子病歷的重要特點(diǎn)，通過將病歷信息數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)了病歷信息的全面數(shù)字化，使得病歷信息可以更加直觀、準(zhǔn)確地呈現(xiàn)，也可以更加方便地進(jìn)行存儲(chǔ)和傳輸。標(biāo)準(zhǔn)化是另一個(gè)重要特點(diǎn)，電子病歷可以按照一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行組織和管理，具有較高的規(guī)范性和可操作性，可以實(shí)現(xiàn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的信息互通和共享[3]。此外，電子病歷也易管理化，因?yàn)閿?shù)字化使得電子病歷可以更加方便地進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，也可以更加快捷地進(jìn)行查詢和瀏覽。電子病歷在疾控檔案管理中的應(yīng)用也非常廣泛。①電子病歷可以實(shí)現(xiàn)病歷信息的標(biāo)準(zhǔn)化、共享化和易管理化，可以促進(jìn)不同醫(yī)療機(jī)構(gòu)之間的信息共享和協(xié)作，也可以促進(jìn)醫(yī)療服務(wù)的質(zhì)量和效率。②電子病歷可以實(shí)現(xiàn)疫苗信息的全面記錄和查詢，包括疫苗種類、接種時(shí)間、接種劑次等信息，方便了疫苗管理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。電子病歷還可以支持醫(yī)療機(jī)構(gòu)進(jìn)行監(jiān)測和統(tǒng)計(jì)工作，通過對(duì)病歷信息的分析和挖掘，可以提高疾病監(jiān)測的質(zhì)量。通過電子病歷的共享和查詢功能，不同疾控機(jī)構(gòu)可以實(shí)現(xiàn)信息的無縫連接和共享，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性[4]?？傊?，電子病歷作為疾控檔案管理的重要組成部分，具有數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享化和易管理化等特點(diǎn)，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質(zhì)量。在疾控工作中，電子病歷的應(yīng)用已經(jīng)成為了不可或缺的一部分，而加強(qiáng)對(duì)電子病歷的管理和應(yīng)用，將進(jìn)一步促進(jìn)疾控檔案管理的現(xiàn)代化和信息化建設(shè)。

3 電子檔案對(duì)于疾控檔案管理發(fā)展的促進(jìn)作用

隨著信息化和數(shù)字化技術(shù)的快速發(fā)展，電子檔案在疾控檔案管理中得到了廣泛應(yīng)用，被廣泛認(rèn)為是一種高效、便捷、可靠的檔案管理方式。研究發(fā)現(xiàn)，電子檔案具有數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、共享化、易保存和高效查詢等特點(diǎn)，可以大大提高疾控檔案管理的效率和質(zhì)量。①電子檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的全面數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和共享化，方便了疾控檔案管理的信息化建設(shè)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理存在著信息獲取困難、存儲(chǔ)空間浪費(fèi)、檔案損毀等問題，而電子檔案則可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化，使得檔案信息更易于管理和檢索。同時(shí)，電子檔案的共享化特點(diǎn)也為多部門之間的信息共享提供了便利，加快了檔案信息的傳遞和流通。②電子檔案可以實(shí)現(xiàn)疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)的快速統(tǒng)計(jì)和分析，提高了疾病預(yù)防和控制工作的準(zhǔn)確性和時(shí)效性[5]。疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)是疾病預(yù)防和控制工作的重要依據(jù)，而電子檔案的數(shù)字化和標(biāo)準(zhǔn)化特點(diǎn)使得數(shù)據(jù)獲取和分析更加便捷和高效。疾控機(jī)構(gòu)可以通過電子檔案快速獲取、整合、分析和發(fā)布疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)，以便更好地制定疾病預(yù)防和控制策略，提高疫情預(yù)警和應(yīng)急處置能力。③電子檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和共享，提高了檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。相較于紙質(zhì)檔案管理，電子檔案的查詢和檢索速度更快、更準(zhǔn)確，可以極大地提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。④電子檔案的共享化特點(diǎn)也為多部門之間的信息共享提供了便利，加快了檔案信息的傳遞和流通。

3.1 建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)

①建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)是提升疾控檔案管理效果的關(guān)鍵。通過建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化和共享化，方便了疾控檔案管理的信息化建設(shè)。在建立電子檔案系統(tǒng)時(shí)，需要考慮系統(tǒng)的安全性、穩(wěn)定性和可靠性，保障檔案信息的保密性和完整性[6]。同時(shí)，還需要設(shè)計(jì)合理的用戶權(quán)限和角色管理機(jī)制，以便不同權(quán)限的用戶能夠快速、準(zhǔn)確地獲取需要的檔案信息。②要統(tǒng)一規(guī)范檔案信息錄入和管理流程，確保檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。在電子檔案系統(tǒng)建立后，需要制訂詳細(xì)的檔案信息錄入規(guī)范和管理流程，明確各個(gè)環(huán)節(jié)的職責(zé)和任務(wù)，并加強(qiáng)檔案信息的質(zhì)量控制。③還需要注重檔案信息的更新和維護(hù)，及時(shí)清理和整理已有的檔案信息，保持檔案信息的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。④要加強(qiáng)對(duì)電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)和管理，保障系統(tǒng)的安全和穩(wěn)定。在電子檔案系統(tǒng)的維護(hù)和管理過程中，需要加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的監(jiān)控和維護(hù)，及時(shí)排除系統(tǒng)中的漏洞和隱患，并加強(qiáng)系統(tǒng)的安全保護(hù)，防止信息泄露和損毀。

3.2 加強(qiáng)對(duì)疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用

①要建立完善的疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)分析機(jī)制，提高數(shù)據(jù)分析的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)是疾病預(yù)防和控制工作的重要依據(jù)，因此在電子檔案系統(tǒng)中，要建立完善的數(shù)據(jù)分析機(jī)制，對(duì)疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)進(jìn)行快速、準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)和分析，并及時(shí)發(fā)布監(jiān)測數(shù)據(jù)報(bào)告，為疾控工作提供有效的數(shù)據(jù)支撐。②要加強(qiáng)對(duì)疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)的應(yīng)用，提高疫情預(yù)測和應(yīng)急處置能力[7]。在電子檔案系統(tǒng)中，可以將疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)與應(yīng)急預(yù)警系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)對(duì)疫情的實(shí)時(shí)監(jiān)測和預(yù)測，及時(shí)發(fā)現(xiàn)疫情異常情況并采取有效措施進(jìn)行應(yīng)對(duì)。同時(shí)，還可以將疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)與其他相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行交叉分析，發(fā)現(xiàn)潛在風(fēng)險(xiǎn)和薄弱環(huán)節(jié)，為疾控工作提供更多的參考和決策支持。③要加強(qiáng)對(duì)疫情預(yù)測和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的研究，提高疫情預(yù)測的準(zhǔn)確性和可靠性。在電子檔案系統(tǒng)中，可以利用大數(shù)據(jù)分析技術(shù)和人工智能技術(shù)，對(duì)歷史疾病數(shù)據(jù)進(jìn)行深度分析，建立預(yù)測模型和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估模型，提高疫情預(yù)測和風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的準(zhǔn)確性和可靠性，為疾控工作提供更為科學(xué)和精準(zhǔn)的決策支持。

3.3 優(yōu)化檔案信息查詢和共享機(jī)制

①要建立方便快捷的電子檔案信息查詢機(jī)制，提高查詢效率和準(zhǔn)確性。在電子檔案系統(tǒng)中，可以通過建立全文檢索和關(guān)鍵詞搜索等查詢機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速查詢和精準(zhǔn)定位。同時(shí)，還可以加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分類和標(biāo)注，方便用戶進(jìn)行精細(xì)化查詢和篩選[8]。②要加強(qiáng)對(duì)電子檔案信息共享的管理和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案信息的安全、高效共享[9]。在電子檔案系統(tǒng)中，可以建立合理的用戶權(quán)限和角色管理機(jī)制，對(duì)檔案信息的共享進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限控制和審查，確保檔案信息的安全性和保密性[10]。同時(shí)，還可以利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的跨機(jī)構(gòu)共享和共建共享平臺(tái)，提高檔案信息共享的效率和覆蓋面。③要注重對(duì)電子檔案信息共享的宣傳和培訓(xùn)，提高用戶的意識(shí)和技能水平[11]。在電子檔案系統(tǒng)建立后，需要加強(qiáng)對(duì)用戶的宣傳和培訓(xùn)，提高用戶的檔案信息共享意識(shí)和技能水平，讓用戶更好地利用電子檔案系統(tǒng)進(jìn)行信息共享和查詢，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性[12]。

3.4 開展電子檔案協(xié)同評(píng)價(jià)和管理

①要建立完善的電子檔案協(xié)同評(píng)價(jià)機(jī)制，提高檔案管理的效果和質(zhì)量。在電子檔案系統(tǒng)中，可以利用評(píng)價(jià)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的質(zhì)量和效果進(jìn)行評(píng)價(jià)和監(jiān)控，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題，保障檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。同時(shí)，還可以通過電子檔案協(xié)同評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)和部門之間的信息交流和協(xié)作，提高協(xié)同管理效果，推動(dòng)疾控工作的協(xié)同發(fā)展[13]。②要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估，提高管理的規(guī)范性和科學(xué)性。在電子檔案管理過程中，需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的監(jiān)督和評(píng)估，對(duì)各級(jí)機(jī)構(gòu)和部門的檔案管理進(jìn)行定期檢查和評(píng)估，并及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正問題，提高管理的規(guī)范性和科學(xué)性。③要注重電子檔案管理的創(chuàng)新和應(yīng)用，推動(dòng)疾控工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)[14]。在電子檔案管理過程中，可以加強(qiáng)對(duì)新技術(shù)和新方法的應(yīng)用，推動(dòng)疾控工作的數(shù)字化、智能化和信息化，提高疾控工作的科學(xué)性和效率。同時(shí)，還可以通過電子檔案管理的創(chuàng)新和應(yīng)用，促進(jìn)疾控工作的轉(zhuǎn)型升級(jí)，推動(dòng)疾控工作的可持續(xù)發(fā)展[15]。④要建立有效的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，推動(dòng)電子檔案管理的落地和實(shí)施。在電子檔案管理過程中，需要建立激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制，對(duì)電子檔案管理效果好的機(jī)構(gòu)和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)管理不規(guī)范或存在問題的機(jī)構(gòu)和個(gè)人進(jìn)行問責(zé)和糾正，推動(dòng)電子檔案管理的落地和實(shí)施，提高疾控檔案管理效果和質(zhì)量[16]。

綜上所述，建立統(tǒng)一的電子檔案系統(tǒng)、加強(qiáng)對(duì)疾病監(jiān)測數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用、優(yōu)化檔案信息查詢和共享機(jī)制以及開展電子檔案協(xié)同評(píng)價(jià)和管理是提升疾控檔案管理效果的關(guān)鍵策略。這些策略不僅可以提高檔案管理的效率和質(zhì)量，還可以推動(dòng)疾控工作的數(shù)字化、智能化和信息化，為疾控工作的可持續(xù)發(fā)展提供有效支撐。