高職院校科研檔案服務(wù)內(nèi)涵提升

胡 茜

浙江機電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 浙江杭州 310053

一、科研檔案信息基礎(chǔ)建設(shè)的必要性

(一)提升工作效率

查檔、調(diào)檔是科研檔案信息服務(wù)的基本業(yè)務(wù),每年教職工職稱晉升、科研項目審計是查檔、調(diào)檔工作的高峰,查詢時間跨度最長可能要十年之久?？紤]到科研服務(wù)類型的不同,科研項目一般按類型分成不同工作人員進行科研檔案管理。一些單位采用傳統(tǒng)人工方式進行檔案管理,因此,查檔、調(diào)檔、統(tǒng)計占據(jù)80%的工作時間,且效率低下?，F(xiàn)在的科研檔案管理多采用人工查詢和調(diào)檔方式,[3]其中項目類別、人員歸屬等信息變化將會增加工作難度,拉長查檔時間。另外,根據(jù)以往工作情況,調(diào)檔外借后存在檔案丟失、遺漏、錯排等管理風險,給后續(xù)的檔案管理增加管理難度?？蒲行畔⒔y(tǒng)計作為科研檔案信息管理的重點工作,為學(xué)校及上級管理部門決策提供準確信息數(shù)據(jù)支撐?，F(xiàn)在統(tǒng)計工作從數(shù)據(jù)采集到數(shù)據(jù)統(tǒng)計由多人合作手工完成,這樣的工作模式過多依賴于工作人員的個人業(yè)務(wù)熟練度和相互之間工作配合度。然而,各類統(tǒng)計要求的內(nèi)容、時間跨度、科目類別等多有不同,統(tǒng)計中容易出現(xiàn)數(shù)據(jù)重復(fù)、錯漏、時延等問題。根據(jù)國家《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》,允許單位采用電子檔案進行歸檔保存,并鼓勵采用科研項目管理系統(tǒng)進行信息收集、管理和使用。因此,順應(yīng)需求改變科研檔案管理模式、提升管理工作效率十分必要。

(二)政策制定參考服務(wù)

科研檔案及信息管理工作在各類學(xué)校運行情況各不一樣,但現(xiàn)在多數(shù)運行現(xiàn)實低于建設(shè)預(yù)期,分析其原因,主要有三方面。一是,統(tǒng)一模板的信息化管理系統(tǒng)無法滿足不同的科研工作管理需求,而定制化系統(tǒng)又需要大幅增加建設(shè)費用,因此選擇統(tǒng)一模板+定制部分模塊的模式成為大多數(shù)的選擇。這種建設(shè)模式是權(quán)衡了前二者之后的選擇,必然也存在一些實際缺憾,不能完全貼合實際工作需要。二是,校內(nèi)各個部門現(xiàn)行管理軟件的信息數(shù)據(jù)接口不能完全對接,造成信息不聯(lián)通,形成現(xiàn)實工作中的信息孤島。科研信息數(shù)據(jù)主要關(guān)聯(lián)人事和財務(wù),兩個主要關(guān)聯(lián)部門的相關(guān)信息數(shù)據(jù)的變化直接影響科研信息統(tǒng)計數(shù)據(jù)。如果不能將兩個主要關(guān)聯(lián)部門的相關(guān)數(shù)據(jù)對接,很多統(tǒng)計工作就需要重復(fù)進行。三是,校內(nèi)教工對科研檔案及信息管理工作不理解,導(dǎo)致基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)采集困難,信息系統(tǒng)建設(shè)缺乏對管理方和使用方的需求協(xié)同。有些院校的科研信息管理系統(tǒng)僅在年終考核時使用,項目負責人才會配合完成信息錄入,無法實現(xiàn)科研工作進度同步管理。因此,在建成科研信息化系統(tǒng)前,利用信息化管理的理念進行科研檔案和信息管理,有助于后期數(shù)據(jù)及信息入庫。同時,遵循科研檔案信息管理規(guī)范,梳理科研檔案信息化管理,有助于科研信息化系統(tǒng)建設(shè)提出更為切合實際的需求設(shè)計。

(三)實時科研信息跟蹤服務(wù)

科研指標是年初給各個部門下達的年度科研考核目標,為了保證各項指標能預(yù)期完成,科研指標跟蹤監(jiān)管就必不可少。這些科研指標的完成情況源自各類科研項目信息的數(shù)據(jù)統(tǒng)計。就筆者對所在單位以往工作流程了解,基本在年中和年終兩個時間節(jié)點進行科研指標完成情況統(tǒng)計、反饋和督促。在統(tǒng)計過程中,一些指標一直動態(tài)變化,采用人工統(tǒng)計在很大程度上存在時延,不能將統(tǒng)計數(shù)據(jù)和實時數(shù)據(jù)同步。采用人工統(tǒng)計最大的弊端就是統(tǒng)計數(shù)據(jù)因其中的信息數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián),某些信息數(shù)據(jù)變化后,統(tǒng)計工作就需要返工,造成人力物力的耗費。另外,科研單元中的人員信息有些交叉關(guān)聯(lián),有些又需要獨立區(qū)分。當數(shù)據(jù)量和類別大幅增加時,原有統(tǒng)計工作模式就顯現(xiàn)出其劣勢,不僅統(tǒng)計結(jié)果會因為數(shù)據(jù)變動而返工,還因為統(tǒng)計要求的復(fù)雜性增加工作難度,增加統(tǒng)計時延,無法保證統(tǒng)計結(jié)果與實時數(shù)據(jù)的同步。因此,在科研信息化管理系統(tǒng)建成之前,運用更為有效的方式對信息數(shù)據(jù)進行管理十分必要。

二、科研檔案及信息管理困境

(一)需求式信息采集模式導(dǎo)致科研檔案管理重復(fù)性工作增加

科研檔案及其信息的重復(fù)性校驗反映在職稱評審、聘期考核、項目申報等信息填報中。實際上,從科研項目立項之初起,科研信息的審核就已經(jīng)完成,隨著項目中期驗收及結(jié)題,相應(yīng)的資料信息都按部就班地完成歸檔和信息核實。由于項目信息的應(yīng)用場景不同,需根據(jù)信息應(yīng)用反復(fù)對其重新審核。例如,一個科研項目在部門考核、職稱晉升、項目申報等多場景中應(yīng)用,每一次的信息應(yīng)用,都需要對其進行真實性和有效性審核。

另外,每年各類科研信息統(tǒng)計工作貫穿全年,項目大多數(shù)基礎(chǔ)信息的數(shù)據(jù)采集基本在項目申報時完成,若統(tǒng)計的信息要素大于采集時的,需要向所有項目負責人再次或多次進行信息采集,反復(fù)進行信息數(shù)據(jù)采集給科研人員帶來不便。因此,如何在滿足統(tǒng)計需求的前提下,最大程度上一次或盡少次地進行項目信息采集成為工作中的痛點。

(二)分離式管理模式導(dǎo)致信息分散

隨著學(xué)校人員和科研項目的增加,科研管理工作量也隨之不斷增大?？蒲泄芾砉ぷ骷毞州^為有效地分解了工作量,提升工作效率?？蒲泄芾砉ぷ骷毞趾?科研管理人員僅負責自己管理的部分,對應(yīng)的科研項目信息數(shù)據(jù)也掌握在該管理人員手中。這種分離式管理模式導(dǎo)致科研項目信息分散,無論是數(shù)據(jù)統(tǒng)計,還是查檔調(diào)檔,都無法實現(xiàn)同時響應(yīng)。從科研檔案查檔、調(diào)檔方面看,管理人員根據(jù)自己的工作習(xí)慣對科研檔案進行歸檔,通常查檔、調(diào)檔的業(yè)務(wù)需求是涉及幾個科研項目類別的,這就需要聯(lián)系項目類別相應(yīng)管理人員完成,若其中某位管理人員不在,調(diào)檔就無法完成。從數(shù)據(jù)統(tǒng)計方面看,年終的科研目標考核需要將所有科研項目的關(guān)鍵信息匯總統(tǒng)計,而各個部分的信息數(shù)據(jù)掌握在各個管理人員手中,各自負責的統(tǒng)計反饋也無法做到統(tǒng)一和同步。因此,很難實現(xiàn)具有時效性的統(tǒng)計數(shù)據(jù)。

(三)結(jié)果統(tǒng)計導(dǎo)致過程監(jiān)管斷層

因為考核或總結(jié)的需要,科研信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計一般在年中和年終兩個時間節(jié)點進行,統(tǒng)計結(jié)果僅服務(wù)于考核和信息填報。兩個節(jié)點的統(tǒng)計數(shù)據(jù)作為既成事實,無法做任何改變。即使有心在后續(xù)的工作規(guī)劃中有所改變,也沒有辦法看到實施過程中的實際效果。因此,統(tǒng)計結(jié)果僅僅反映前期工作成果,這種結(jié)果統(tǒng)計導(dǎo)致科研工作過程監(jiān)管斷層。以考核為驅(qū)動的科研指標統(tǒng)計的弊端還存在于實際科研工作管理其他方面。首先,考核過程缺乏過程監(jiān)管,影響科研工作進度。在考核范圍內(nèi),被考核成員會相互比較,一部分成員會根據(jù)其他成員的完成進度來決定自己的工作進度。其次,科研項目進度缺乏過程監(jiān)管,導(dǎo)致研究結(jié)果低于預(yù)期。項目的進度需要監(jiān)管和預(yù)警,有些項目的研究時間長,在缺乏過程監(jiān)管的情況下,項目負責人沒有按照研究計劃完成相應(yīng)的研究工作,項目進度滯后可能導(dǎo)致最終科研項目無法按期結(jié)題或項目研究失敗,造成科研資源的損失和浪費。最后,科研工作本身就是一個循序漸進的過程,沒有數(shù)據(jù)指標監(jiān)管,就無法了解當前科研工作滯后的具體指標和滯后情況,不能及時補足,導(dǎo)致結(jié)果差強人意,而且這種結(jié)果在缺乏過程監(jiān)管的情況下,還有可能延續(xù)。因此,科研信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計應(yīng)與科研項目實施過程同步,讓統(tǒng)計結(jié)果服務(wù)項目過程監(jiān)管。

三、科研檔案及信息管理建議

(一)理順科研檔案信息管理工作,為學(xué)校決策提供服務(wù)

科研檔案及信息應(yīng)用不該局限于檔案資料的整理歸檔和信息數(shù)據(jù)的各項統(tǒng)計,這些信息資源應(yīng)服務(wù)于更多科研相關(guān)管理工作?？蒲袡n案信息數(shù)據(jù)應(yīng)用可以拓展服務(wù)于學(xué)校工作的三個層面。第一個層面是目標決策,通過對科研信息數(shù)據(jù)匯總統(tǒng)計,得到科研單元的科研能力與科研技術(shù)服務(wù)側(cè)重點。結(jié)合科研單元中人員的學(xué)科、學(xué)歷、職稱、年齡等信息和往年的科研任務(wù)完成情況統(tǒng)計進行數(shù)據(jù)分析,能更加科學(xué)合理地制定新考核目標。借助這些信息數(shù)據(jù)的分析和支撐,學(xué)校也能合理規(guī)劃科研技術(shù)服務(wù)遠期工作目標。第二個層面是人才管理,科研技術(shù)服務(wù)的重要基礎(chǔ)是科研人才,科研人才的培育和引進都需要合理規(guī)劃?？蒲行畔?shù)據(jù)包含科研人員結(jié)構(gòu)信息,將這些信息分類分析,可以得到科研項目人員的學(xué)科、主要研究方向、技術(shù)服務(wù)層次、項目合作單位類別等數(shù)據(jù)。通過數(shù)據(jù)分析和對比,了解學(xué)校科研工作所缺的科研人才類型、層次,從而服務(wù)于分類人才引進和培育。第三個層面是校企合作。高職院?？蒲泄ぷ鞯闹攸c就是通過校企合作提升其社會服務(wù)能力?？蒲屑夹g(shù)服務(wù)要著力可持續(xù)發(fā)展就不能依靠科研人員的單兵作戰(zhàn),應(yīng)該從學(xué)?？蒲腥藛T構(gòu)成情況著手,搭建跨專業(yè)項目合作平臺,與企業(yè)開展深度技術(shù)合作?？蒲袡n案信息數(shù)據(jù)可以從項目執(zhí)行角度提供科研人員相關(guān)項目研究基礎(chǔ)方面的信息,為以項目為核心的科研人員組合提供數(shù)據(jù)分析。

(二)科研檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、標準化,關(guān)聯(lián)檔案與項目信息目錄

科研檔案管理應(yīng)緊跟技術(shù)發(fā)展并適應(yīng)需求提升,將管理數(shù)字化理念融入科研檔案和信息數(shù)據(jù)管理中。第一,梳理科研檔案資料主要應(yīng)用場合,一般作為各類評審佐證支撐材料,以電子形式呈現(xiàn),無需提供材料原件。那么,在科研項目建檔之初,就把科研項目所產(chǎn)生的材料進行數(shù)字化存檔管理。第二,科研項目根據(jù)類別層級的不同,進行細化管理。第三,各級各類科研項目都有對應(yīng)的管理規(guī)范,從項目管理的角度將檔案管理同步規(guī)范管理,及時收集信息數(shù)據(jù),同步更新檔案材料,杜絕科研檔案基礎(chǔ)材料的遺、缺、漏。第四,科研檔案嚴格遵循檔案標準管理,管控科研檔案材料和信息數(shù)據(jù)的輸入和輸出,確保檔案資料的安全性和可靠性。

另外,科研檔案電子化主要目的是解決頻繁查檔、調(diào)檔而激增的工作壓力,但是實際執(zhí)行難度較大,主要困難在于歷年檔案基礎(chǔ)材料采集,單位的歷年科研檔案普遍年代久遠,查檔、調(diào)檔經(jīng)常會需要找歷年檔案。因此,要實現(xiàn)科研檔案電子化就必須將歷年存檔資料盡可能地完成基礎(chǔ)信息采集,然后將這些電子材料與原始數(shù)據(jù)信息表建立索引鏈接?？蒲行畔⒐芾硐到y(tǒng)的材料數(shù)據(jù)和信息數(shù)據(jù)本身就需要把科研工作中的檔案資料和信息數(shù)據(jù)變成電子數(shù)據(jù)存入系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中,基于這一工作思路,在便捷化管理的同時,科研檔案表格化也為科研信息系統(tǒng)建設(shè)做好了數(shù)據(jù)方面的前期準備。

(三)科研指標進度實時可查、可溯、可控、可管,實現(xiàn)分層動態(tài)監(jiān)管

科研技術(shù)服務(wù)是衡量高職院校社會服務(wù)能力的重要指標,每個學(xué)校都非常重視這項工作,尤其關(guān)注與科研技術(shù)服務(wù)相關(guān)的各項指標進度情況,科研信息數(shù)據(jù)統(tǒng)計最能直觀反映各項指標進展情況。將科研信息數(shù)據(jù)根據(jù)科研單元進行分類關(guān)聯(lián),運用邏輯算法將各類科研指標按照個人、科研機構(gòu)、部門分別進行統(tǒng)計,統(tǒng)計數(shù)據(jù)與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)之間同步更新。科研統(tǒng)計結(jié)果可以實現(xiàn)分層實時查詢,方便各級負責人及時了解科研指標進度。同時,統(tǒng)計數(shù)據(jù)明細也可以根據(jù)部門、機構(gòu)、個人進行細分匯總,提供對應(yīng)責任人了解自己管理范疇內(nèi)的具體情況,保證統(tǒng)計數(shù)據(jù)可溯。實時統(tǒng)計結(jié)果借助軟件實現(xiàn)數(shù)據(jù)可視化,讓目標和完成情況一目了然,及時掌握進度滯后指標,有助于對進度落后的具體指標進行督促,實現(xiàn)科研指標過程中的可控可管?？蒲兄笜诉M度分層動態(tài)監(jiān)管,旨在實時將各類考核指標全面完整、準確地呈現(xiàn)出來,管理層面能直觀了解各項指標進度情況。

(四)改革科研檔案信息采集理念,從主動性方面解決信息采集的難題

科研檔案管理中,基礎(chǔ)信息采集是極為謹慎而煩瑣的工作,一部分科研人員認為這些信息采集工作就是科研管理人員的職責,不能主動積極地配合工作。[4]有些院校盡管已經(jīng)購買科研信息管理系統(tǒng),但是科研人員不能自主填報,有些填報的信息不全,需要管理人員反復(fù)核查和校正?？蒲许椖啃畔⒉杉罱K為項目組成員提供服務(wù),因此,需要強化信息采集觀念,將信息采集工作納入科研項目管理中,把資料上交和信息填報關(guān)聯(lián)項目關(guān)鍵節(jié)點,把填報轉(zhuǎn)變?yōu)榉e極主動填報。同時,要考慮信息采集的全面性,梳理歷年信息統(tǒng)計所需條目和各類科研項目管理流程,盡可能將采集工作一次性完成。

從現(xiàn)有的管理模式來看,自主填報的方式無法降低科研信息審核高重復(fù)性的缺陷?？蒲袡n案信息管理可以從科研信息管理系統(tǒng)建設(shè)的角度尋找解決途徑,采用信息管理軟件對審定的科研檔案信息進行輸出管理,以保證資料安全。類似的科研檔案和信息應(yīng)用需求還有許多,因此,不斷梳理科研檔案及其信息管理的工作流程以及管理工作中的問題,才能不斷提升工作效率,完善管理流程,為學(xué)?？蒲泄ぷ靼l(fā)展提供高質(zhì)量服務(wù)。