云時(shí)代為數(shù)字信息資源館插上智慧之翼

◎曾仰惠

隨著互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展，我國(guó)數(shù)字檔案館建設(shè)在近20年獲得了較快發(fā)展，已經(jīng)從國(guó)家級(jí)檔案館逐步擴(kuò)展到主要城市、縣鎮(zhèn)的檔案館。目前，我國(guó)大多數(shù)地區(qū)已經(jīng)建成了數(shù)字檔案館，數(shù)字檔案管理體系不斷完善。但數(shù)字檔案管理并不僅僅是將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，將普通檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槲臋n類檔案。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)及云服務(wù)的發(fā)展，各類電子檔案的數(shù)量呈井噴式增加，傳統(tǒng)的檔案管理模式亟待更新。云時(shí)代下的數(shù)字檔案館不僅需要將檔案數(shù)字化，還需要對(duì)檔案管理模式、檔案管理應(yīng)用的軟硬件系統(tǒng)進(jìn)行深入研究與分析，同時(shí)考慮系統(tǒng)的延展性，實(shí)現(xiàn)更大范圍的信息共享和分析。因此，充分應(yīng)用信息技術(shù)及大數(shù)據(jù)分析理念對(duì)傳統(tǒng)檔案館的業(yè)務(wù)模式進(jìn)行改進(jìn)，建設(shè)現(xiàn)代化數(shù)字檔案館，是新時(shí)代檔案管理的必由之路。

■數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題

相對(duì)于其他前沿行業(yè)，數(shù)字檔案館的建設(shè)緩慢。甚至在傳統(tǒng)行業(yè)積極進(jìn)行“數(shù)智化”轉(zhuǎn)型升級(jí)的背景下，數(shù)字檔案館的信息化水平依舊不高。雖然數(shù)字檔案館早已不是新鮮事物，但是絕大部分?jǐn)?shù)字檔案館只是單純將紙質(zhì)檔案通過掃描、編碼轉(zhuǎn)化為電子文檔存儲(chǔ)到服務(wù)器中，并未對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新；在檔案使用方式上，雖然運(yùn)用檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案檢索，但是受數(shù)字檔案管理系統(tǒng)封閉性、單一性的影響，檢索的準(zhǔn)確性和速度都不夠，極大影響了檔案的使用效率。因此，總體來看，我國(guó)數(shù)字檔案館的建設(shè)仍然處于改革和探索期。

數(shù)字檔案館建設(shè)不均衡

數(shù)字檔案館建設(shè)包含軟硬件建設(shè)、人才梯隊(duì)建設(shè)、持續(xù)業(yè)務(wù)投入、軟硬件管理維護(hù)等方面，需要花費(fèi)大量的資金，這就導(dǎo)致各地區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)不均衡。從地域來看，東部地區(qū)尤其是沿海地區(qū)及大型城市的經(jīng)濟(jì)實(shí)力雄厚，教育資源豐富，因此在數(shù)字檔案館建設(shè)中投入的經(jīng)費(fèi)和人才力量相對(duì)較大。同時(shí)，發(fā)達(dá)地區(qū)的基礎(chǔ)設(shè)施比較完善，5G、物聯(lián)網(wǎng)等信息化技術(shù)應(yīng)用得較早，培育了更多信息企業(yè)，而數(shù)字檔案館的建設(shè)需要大量信息企業(yè)的支持，因此發(fā)達(dá)地區(qū)的數(shù)字檔案館建設(shè)具有較大優(yōu)勢(shì)。與之形成鮮明對(duì)比，欠發(fā)達(dá)地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展落后，數(shù)字檔案館建設(shè)的資金不足，往往只能購(gòu)買一些基礎(chǔ)的軟硬件設(shè)施，數(shù)字化程度較低。

此外，不同級(jí)別的檔案館由于經(jīng)費(fèi)來源不同、服務(wù)層級(jí)不同、覆蓋群體不同，同樣存在投入不均衡、發(fā)展不均衡的問題。例如，中央及省部級(jí)的檔案館相較于縣級(jí)檔案館發(fā)展得更加迅速，數(shù)字化檔案館的建設(shè)也更快。

數(shù)字檔案利用率不高

目前，很多數(shù)字檔案館只是將檔案資源以數(shù)字形式存儲(chǔ)起來，并沒有將檔案充分利用起來，這給數(shù)字檔案館建設(shè)帶來了很多問題。例如，數(shù)字檔案館工作人員沒有對(duì)數(shù)字檔案資源進(jìn)行有效分類，并設(shè)置時(shí)間、地點(diǎn)、作者等多層級(jí)關(guān)鍵詞，導(dǎo)致檔案檢索非常困難。又如，某些視頻類檔案或者照片類檔案雖然已經(jīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器中，但是并沒有標(biāo)注資源的屬性以及內(nèi)容的關(guān)鍵字，導(dǎo)致用戶檢索時(shí)無法有效、快速地搜索到所需的資源。再如，一些數(shù)字檔案館為了增加數(shù)字檔案資源會(huì)收集大量檔案資源存入資源庫(kù)，但是對(duì)資源的質(zhì)量、時(shí)效性、類型等未做太多管控，導(dǎo)致檔案館存在大量無效資源；同時(shí)，有效資源與無效資源摻雜在一起，導(dǎo)致資源的檢索效率大大降低。

人才梯隊(duì)建設(shè)力度不足

數(shù)字檔案館的建設(shè)涉及檔案管理、網(wǎng)絡(luò)管理、信息系統(tǒng)應(yīng)用、云服務(wù)應(yīng)用、大數(shù)據(jù)分析等領(lǐng)域，對(duì)人才提出了更高的要求。但從目前我國(guó)數(shù)字檔案館人才梯隊(duì)建設(shè)情況來看，大部分?jǐn)?shù)字檔案館的工作人員特別是基層檔案館的工作人員都存在學(xué)習(xí)能力不高、知識(shí)結(jié)構(gòu)單一、認(rèn)知面窄等問題。此外，這些工作人員缺乏信息化素養(yǎng)，尤其是對(duì)云計(jì)算、人工智能、大數(shù)據(jù)等前沿技術(shù)缺乏了解，因此無法促進(jìn)數(shù)字檔案館的建設(shè)。數(shù)字檔案館建成后，如果沒有專業(yè)的人才進(jìn)行管理，就需要尋求外部技術(shù)團(tuán)隊(duì)的幫助，這給數(shù)字檔案館的數(shù)據(jù)安全、信息安全、保密信息管理等帶來了一系列問題。因此，必須加強(qiáng)人才梯隊(duì)建設(shè)，為數(shù)字檔案館培養(yǎng)人才。

數(shù)字檔案館系統(tǒng)開發(fā)周期長(zhǎng)、要求高

電子檔案管理系統(tǒng)是數(shù)字檔案館建設(shè)的基礎(chǔ)。從電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的時(shí)間來看，電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)周期長(zhǎng)，往往需要數(shù)年時(shí)間。從電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)層面看，新老系統(tǒng)不兼容、掃描存儲(chǔ)文檔的格式不統(tǒng)一、原始數(shù)據(jù)信息錯(cuò)誤、系統(tǒng)建設(shè)缺乏測(cè)試環(huán)境、系統(tǒng)問題多、丟失數(shù)據(jù)的情況經(jīng)常發(fā)生。從電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)和使用來看，在開發(fā)電子檔案管理系統(tǒng)的過程中，使用端的需求往往會(huì)發(fā)生變化，這就導(dǎo)致系統(tǒng)的開發(fā)計(jì)劃需要進(jìn)行調(diào)整，進(jìn)而影響整體進(jìn)度。由于電子檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)周期較長(zhǎng)，開發(fā)人員變動(dòng)頻繁，容易造成項(xiàng)目安全隱患。開發(fā)人員在工作過程中接觸原始數(shù)據(jù)、系統(tǒng)代碼，容易帶來涉密電子檔案泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

除了電子檔案管理系統(tǒng)外，數(shù)字檔案館還要用到恒溫控制、智能門禁、智能安防、智能監(jiān)控等智慧管理系統(tǒng)，進(jìn)而避免失火、盜竊、暴力破壞等不可控因素給數(shù)字檔案館帶來?yè)p失?？傮w而言，電子檔案管理系統(tǒng)和智慧管理系統(tǒng)的開發(fā)周期較長(zhǎng)，有一定難度。

■云模式下數(shù)字檔案館建設(shè)的優(yōu)勢(shì)

云計(jì)算是近年來快速發(fā)展的資源部署及應(yīng)用方式，運(yùn)用分布式計(jì)算、負(fù)載均衡、冗雜和虛擬化等計(jì)算機(jī)技術(shù)將資源部署在云端進(jìn)行組合和應(yīng)用，能夠以統(tǒng)一的邏輯和資源對(duì)外提供計(jì)算服務(wù)。這種化繁為簡(jiǎn)、資源整合的新興IT架構(gòu)對(duì)整個(gè)社會(huì)的發(fā)展都產(chǎn)生了重大影響，并為當(dāng)前數(shù)字檔案館建設(shè)提供了新的技術(shù)支持，改變了數(shù)字檔案館“重硬件、重軟件、高投入”的特點(diǎn)。

減少資金投入

傳統(tǒng)數(shù)字檔案館的建設(shè)需要將大量的硬件設(shè)備作為數(shù)據(jù)存儲(chǔ)單元。同時(shí)，為了確保數(shù)據(jù)安全，還會(huì)配備數(shù)據(jù)備份服務(wù)器、容災(zāi)服務(wù)器以及安全應(yīng)急管理系統(tǒng)等，這些服務(wù)器的采購(gòu)及后期維護(hù)需要花費(fèi)大量的資金。隨著檔案資源的不斷增多，數(shù)字檔案館對(duì)服務(wù)器的要求也越來越高，電力資源消耗也會(huì)越來越大，最終會(huì)給數(shù)字檔案館帶來沉重的負(fù)擔(dān)。而云計(jì)算能夠通過云端存儲(chǔ)數(shù)字檔案庫(kù)資源，從而極大地減少硬件設(shè)施建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入，進(jìn)而減少數(shù)字檔案館建設(shè)的資金投入。

打破人才匱乏的困境

數(shù)字檔案館的建設(shè)和運(yùn)營(yíng)需要大量的專業(yè)人員。因此，數(shù)字檔案館要建立完善的人才培養(yǎng)機(jī)制，通過多種渠道不斷提高人才的信息素養(yǎng)和檔案管理專業(yè)知識(shí)水平，可以采用線上線下相結(jié)合的模式進(jìn)行人才培養(yǎng)。在線上，通過網(wǎng)課、微信群、騰訊視頻會(huì)議等形式組織工作人員進(jìn)行學(xué)習(xí)；在線下，定期組織工作人員參加講座、座談會(huì)等活動(dòng)，不斷增加工作人員的知識(shí)儲(chǔ)備，同時(shí)促進(jìn)工作人員之間相互交流。

創(chuàng)新檔案管理模式

云模式下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不再適用，因此數(shù)字檔案館要積極創(chuàng)新檔案管理模式，以提高檔案管理效率。例如，簡(jiǎn)化檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享。另外，數(shù)字檔案館中的檔案信息變成了數(shù)據(jù)資源，能夠?qū)崿F(xiàn)快速分類、排序，檔案管理人員的工作壓力大大減小。在此背景下，檔案管理人員要積極探索提高檔案資源利用率和實(shí)現(xiàn)檔案資源共享的有效路徑，讓數(shù)字檔案館中的資源“活起來”。

■云模式下數(shù)字檔案館的建設(shè)模式分析

由云計(jì)算架構(gòu)驅(qū)動(dòng)的數(shù)字檔案館能夠快速進(jìn)行檔案分類和管理，并為未來的數(shù)據(jù)治理提供更多空間和可能性，因此，從我國(guó)的國(guó)情出發(fā)，可以從三個(gè)維度進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)。

混合式訪問數(shù)字檔案館建設(shè)

檔案館中的資源往往具有一定的私密性，但是部分資源又具備公共屬性，這部分資源需要向公眾開放檢索。因此，數(shù)字檔案館應(yīng)當(dāng)根據(jù)數(shù)字檔案的屬性采取混合式訪問模式，通過對(duì)數(shù)字檔案進(jìn)行屬性區(qū)分，將其劃分為對(duì)公眾開放和不對(duì)公眾開放兩類，并在此基礎(chǔ)上根據(jù)檔案所涉人群和保密級(jí)別將其向不同人群開放，最終實(shí)現(xiàn)在同一個(gè)數(shù)字檔案館中，用戶可以根據(jù)各自的權(quán)限訪問不同的資源?；旌鲜皆L問數(shù)字檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)資源的分類查詢和訪問，兼顧了資源的保密性和公共性，能夠最大程度地發(fā)揮資源的作用，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案館的價(jià)值。

共建共享型數(shù)字檔案館建設(shè)

當(dāng)前，各數(shù)字檔案館既有共性，又有個(gè)性。一些檔案館的資源存在重復(fù)現(xiàn)象，這造成了存儲(chǔ)空間的浪費(fèi)。造成這一問題的主要原因之一是各檔案館之間沒有實(shí)現(xiàn)信息共享，因此，探索建立共建共享型數(shù)字檔案館具有重要意義。通過建立共建共享型數(shù)字檔案館，各數(shù)字檔案館的資源可以實(shí)現(xiàn)館際共享，打破信息壁壘，如此一來，各數(shù)字檔案館便不用再收集其他檔案館的已有資源，數(shù)字檔案館的存儲(chǔ)空間將得到更高效的利用。此外，云模式架構(gòu)下的共建共享型數(shù)字檔案館還可以對(duì)工作人員進(jìn)行統(tǒng)一管理，集中多個(gè)數(shù)字檔案館的資金和人才進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)。例如，某一區(qū)域內(nèi)的數(shù)字檔案館可以建設(shè)統(tǒng)一的數(shù)字檔案館共享平臺(tái)，各檔案館根據(jù)自身實(shí)際情況進(jìn)行檔案共享，一方面可以提高檔案的利用效率，另一方面可以讓檔案充分流動(dòng)起來。

應(yīng)用型數(shù)字檔案館建設(shè)

在數(shù)字化時(shí)代，各類檔案資源的存儲(chǔ)、流動(dòng)和分析尤為重要。例如，社保數(shù)據(jù)與購(gòu)房數(shù)據(jù)的聯(lián)動(dòng)、人才檔案與招聘信息的聯(lián)查等，這些涉及不同類型檔案數(shù)據(jù)的應(yīng)用。

應(yīng)用型數(shù)字檔案館實(shí)際上是一個(gè)中央檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，能夠采集各個(gè)子檔案館的數(shù)字資源信息，經(jīng)過數(shù)據(jù)清洗和分析后將其匯總至中央服務(wù)器。這種應(yīng)用型數(shù)字檔案館實(shí)際上就是將各類檔案資源進(jìn)行整合，然后回流至各個(gè)業(yè)務(wù)部門，支撐其調(diào)取檔案資源的需求。隨著我國(guó)各業(yè)務(wù)部門的發(fā)展、業(yè)務(wù)流程的線上化以及電子政務(wù)的推進(jìn)，社會(huì)對(duì)應(yīng)用型數(shù)字檔案館建設(shè)提出了越來越高的要求。在未來，應(yīng)用型數(shù)字檔案館將會(huì)逐步完善，最終在更高層主管部門的推動(dòng)下，形成區(qū)域甚至全國(guó)范圍的巨型數(shù)字平臺(tái)，為全國(guó)各城市的業(yè)務(wù)辦理提供便利。

數(shù)據(jù)時(shí)代下，云計(jì)算逐步成為主流技術(shù)，因此，利用云計(jì)算技術(shù)實(shí)現(xiàn)更多維度和功能的數(shù)字檔案館建設(shè)成為數(shù)字檔案館的主要發(fā)展趨勢(shì)。本文探索了當(dāng)前數(shù)字檔案館建設(shè)中存在的問題，并提出了混合式訪問數(shù)字檔案館、共建共享型數(shù)字檔案館和應(yīng)用型數(shù)字檔案館三種云模式數(shù)字檔案館的建設(shè)方向，以期為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有效參考。