信息時代職業(yè)院校檔案信息化管理模式的探討

陳垚

［摘 要］信息時代，辦學(xué)模式多樣化、多元化的職業(yè)教育不可避免地受到信息技術(shù)的影響。為職業(yè)院校提升教學(xué)水平和科研質(zhì)量服務(wù)的檔案管理工作，是職業(yè)院校日常管理工作中不可或缺的一部分，教學(xué)模式中信息技術(shù)的滲透使得檔案管理由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理模式向信息化管理模式轉(zhuǎn)變。本文就信息時代職業(yè)院校檔案信息化管理模式的優(yōu)勢以及實現(xiàn)方式等方面展開探討。

［關(guān)鍵詞］職業(yè)院校；檔案信息化管理模式；檔案管理；信息化

doi：10.3969/j.issn.1673-0194.2023.15.050

［中圖分類號］G271 ［文獻標(biāo)識碼］A ［文章編號］1673-0194（2023）15-0165-04

0? ? ?引 言

隨著科學(xué)技術(shù)的飛速進步和社會經(jīng)濟的穩(wěn)步發(fā)展，信息化的浪潮席卷了各行各業(yè)，相較其他類型的學(xué)校，教學(xué)內(nèi)容更為靈活多樣的職業(yè)院校受到的信息技術(shù)的沖擊更加猛烈。在職業(yè)院校的教學(xué)活動中產(chǎn)生大量電子文件，文件資料的更新速度也越來越快，這令傳統(tǒng)的檔案管理模式疲于招架，幾乎陷入混亂，無法滿足學(xué)校師生對于精準(zhǔn)全面歸檔和快捷方便查檔的需求。信息時代，信息化、數(shù)字化、智能化、多元化的檔案信息化管理模式優(yōu)越性日益凸顯。職業(yè)院校為了實現(xiàn)長遠的發(fā)展以及更好地為社會精準(zhǔn)輸送各類技術(shù)型人才，應(yīng)該盡快彌補檔案管理方面的短板，將檔案信息化管理模式早日運用到檔案管理中，全面提升辦學(xué)育人的水平。

1? ? ?檔案信息化管理模式的概念

檔案信息化是指在國家行政管理部門的總體規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)改造傳統(tǒng)檔案業(yè)務(wù)，對檔案信息資源進行數(shù)字化管理和利用，最大限度地滿足社會檔案需求的過程。

職業(yè)院校的檔案信息化就是從以管理檔案實體為重心向以管理檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。具體而言，就是將學(xué)校傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案加工成數(shù)字檔案形式存儲在學(xué)校的檔案管理系統(tǒng)中，在系統(tǒng)中與其他電子文件進行優(yōu)化重組并建立信息之間的關(guān)聯(lián)性，同時通過局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)進行檢索、查閱、傳輸電子檔案，從而為學(xué)校提供更加智能化的檔案服務(wù)。

檔案信息化是總綱，是檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化的綜合，檔案數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化是檔案信息化的核心元素和重要內(nèi)容［1］。職業(yè)院校首先需要選購一款功能較為完善的檔案管理系統(tǒng)，或者由專門的軟件開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校檔案的保管需求及現(xiàn)狀量身定制一款最優(yōu)的檔案管理系統(tǒng)，然后將以紙質(zhì)、磁性載體等為媒介存儲的檔案信息利用數(shù)字技術(shù)轉(zhuǎn)換成該系統(tǒng)可以識別的計算機數(shù)字語言，即將檔案信息數(shù)字化處理，這是實現(xiàn)檔案信息化的前提，是一項十分重要的基礎(chǔ)性工作。在此基礎(chǔ)上，將該檔案系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)對接，設(shè)置好開放權(quán)限后，讓“沉寂”的檔案信息搭載上“網(wǎng)絡(luò)快車”，打破時空的壁壘，以電子文件形式隨時去往需求人處。

2? ? ?職業(yè)院校實施檔案信息化管理模式的必要性

檔案管理作為職業(yè)院校不可忽略的日常管理工作之一，應(yīng)當(dāng)最大限度地為提升學(xué)校教學(xué)質(zhì)量和現(xiàn)代化管理水平而服務(wù)。如果能夠充分開發(fā)這項工作的潛能，讓檔案管理工作開展的時間節(jié)點由學(xué)校現(xiàn)行工作完結(jié)后提前到與現(xiàn)行工作同步進行并實時反饋到現(xiàn)行工作中，這無疑更有利于增強職業(yè)院校的競爭力。

職業(yè)院校現(xiàn)已廣泛應(yīng)用信息技術(shù)，如智能黑板、智能組卷的題庫系統(tǒng)、線上教學(xué)系統(tǒng)、線上考試系統(tǒng)、人臉識別進校系統(tǒng)、人臉識別支付系統(tǒng)等。全校上下團結(jié)一致，借助科技的力量，向著建立智慧校園的目標(biāo)而奮斗。如果保管學(xué)校重要資料的檔案部門還停留在效率低下的人工管理階段，不僅不能助力職業(yè)院校的現(xiàn)代化建設(shè)，甚至?xí)侠燮溥M程。為此，職業(yè)院校急需將檔案信息化管理工作提上日程。檔案信息化管理模式具有以下獨特的優(yōu)勢。

2.1? ?檔案信息化管理模式能更好地釋放學(xué)校檔案管理工作的潛能

檔案信息化管理模式能憑借計算機檔案管理系統(tǒng)和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，通過檢索功能快速全面地查找到所需檔案信息，從而大大提高檔案利用的效率。學(xué)校檔案管理的目的除了保管學(xué)?！罢滟F記憶”，最重要的是要發(fā)揮檔案的使用價值，讓檔案工作以人為本，以為廣大師生以及社會人員提供更便捷更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)為出發(fā)點和落腳點。因此，職業(yè)院校的檔案管理工作必須轉(zhuǎn)變工作理念，與時俱進，采用檔案信息化管理模式，摒棄“重館藏輕利用”的落后思想，更加重視學(xué)校檔案的使用效率，提升檔案開發(fā)利用能力。

2.2? ?檔案信息化管理模式能解決職業(yè)院校檔案數(shù)量繁多、類型多樣、管理困難的問題

首先，隨著職業(yè)院校不斷地發(fā)展，產(chǎn)生的檔案數(shù)量越來越多，單單學(xué)生的學(xué)籍檔案，就數(shù)目眾多，諸如：新生錄檢表、新生名冊、學(xué)籍卡、成績單、學(xué)生學(xué)籍變更、學(xué)生獎懲、畢業(yè)生登記表等［2］。如果繼續(xù)采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)歸檔模式，立卷、歸檔、整理、編目等都需要手工完成，這種傳統(tǒng)管理模式不但工作量大，而且由于環(huán)節(jié)眾多，出錯率也高，這不僅不利于檔案的快速處理，還會影響檔案的準(zhǔn)確性。在查檔過程中，這種模式只能利用人工查找檔案目錄再按照檔案目錄提供的信息找到所需材料，耗時長，工作效率低下。其次，由于信息技術(shù)的發(fā)展，在職業(yè)院校日益豐富的辦學(xué)活動中還會產(chǎn)生很多音頻、視頻等電子文件，而傳統(tǒng)的檔案管理模式面對大量的紙質(zhì)文件已經(jīng)捉襟見肘，再加上傳統(tǒng)模式本就側(cè)重于處理以紙質(zhì)為載體的檔案信息，對于要保管一些新型載體的電子文件往往力不從心，因而無法規(guī)范地收集齊全所有電子文件，進而影響檔案的完整性。而且，即便收集齊全了，由于紙質(zhì)檔案和新型載體檔案的保管條件不同，往往是分開保存的，導(dǎo)致查檔工序煩瑣、效率低下。另外，學(xué)校一項活動的開展往往會涉及多個部門，檔案的收集過程會比較長，很難把握歸檔的節(jié)點，有時歸檔完成后還會有新產(chǎn)生的文件需要補充進去，又需一番繁雜的操作。

采用檔案信息化管理模式能改善以上檔案管理困難的現(xiàn)狀。首先，利用由計算機技術(shù)開發(fā)的功能完善的檔案管理系統(tǒng)歸檔各類電子文件信息，由于該系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)文檔一體化管理、同步文件起草和文件歸檔，就解決了傳統(tǒng)管理模式何時歸檔的節(jié)點問題。其次，利用先進的掃描設(shè)備再配合專業(yè)的管理軟件，將紙質(zhì)文檔轉(zhuǎn)化為更易儲存的電子文檔傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)中，就能實現(xiàn)虛擬歸檔，簡化了紙質(zhì)檔案的歸檔手續(xù)，同時還推動了“無紙化”辦公的進程［3］。最后，借助數(shù)據(jù)庫和互聯(lián)網(wǎng)的優(yōu)勢，檔案信息能夠即時生成、時時檢索、動態(tài)維護更新。

2.3? ?檔案信息化管理模式有利于檔案信息的長久保管

傳統(tǒng)的檔案管理模式，為了延長檔案載體的壽命，對檔案庫房的要求很高，但是即便庫房的溫度、濕度都達到了檔案保管要求，所有載體也終有“壽終正寢”的一天，而且電子文件對于生成技術(shù)環(huán)境具有依賴性，需要相應(yīng)的讀取設(shè)備，在計算機技術(shù)發(fā)展日新月異的今天，電子設(shè)備更新?lián)Q代的速度很快，這些電子文件信息的技術(shù)生命隨時可能走到盡頭。此外，查檔時對案卷的頻繁翻動或者對光盤等載體的反復(fù)讀取也會使載體受損，加速檔案信息生命的終結(jié)。

檔案信息化管理模式將檔案信息都轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式保管在檔案管理系統(tǒng)中，只要做好系統(tǒng)的升級更新、數(shù)據(jù)庫的動態(tài)維護及數(shù)據(jù)容災(zāi)備份工作，就能無限地延長檔案信息生命，并且查檔時，只需在計算機客戶端提供電子文件，一些珍貴的紙質(zhì)檔案就可以避免頻繁翻閱造成損壞。

3? ? ?職業(yè)院校檔案信息化管理模式的實現(xiàn)方式

職業(yè)院校傳統(tǒng)的檔案管理模式已不適應(yīng)信息時代的發(fā)展要求，建立檔案信息化管理模式刻不容緩。要想實現(xiàn)檔案信息化管理，必須做好以下幾個方面的工作。

3.1? ?完善職業(yè)院校檔案信息化的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

“工欲善其事，必先利其器”，基礎(chǔ)設(shè)施是否完備直接影響到檔案信息化管理能否高效開展。為此，職業(yè)院校首先要獲得財政支持，引進檔案信息化所需的各類軟硬件設(shè)備。一方面，學(xué)校需要配置信息化處理設(shè)備，如數(shù)據(jù)處理能力較強的計算機、服務(wù)器、存儲設(shè)施、掃描儀以及具備備份數(shù)據(jù)庫還原功能的檔案管理系統(tǒng)等，保障檔案管理信息化工作高效進行。另一方面，學(xué)校需要建立和完善檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，靈活運用云計算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)構(gòu)建檔案信息化管理的云端平臺。此外，在資金允許的情況下，還可以建立智能化電子查檔室，師生可以根據(jù)各自的賬號權(quán)限自主查閱權(quán)限范圍內(nèi)的電子檔案。

這些軟硬件設(shè)備可以成套引進已經(jīng)開發(fā)完備的，也可以由軟件開發(fā)公司根據(jù)學(xué)校檔案館藏的實際情況和今后檔案信息化的需求單獨定制。引進的設(shè)備還需要真正投入到檔案管理的工作中，而不是束之高閣，并且檔案管理員在日常使用中需要愛惜這些設(shè)備，按照正確的操作方式使用以延長設(shè)備的使用壽命，還需要配備專人進行定期維護。

考慮到在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)可能面臨黑客的攻擊、網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)非授權(quán)訪問、互聯(lián)網(wǎng)接入資源的濫用等安全問題而造成檔案數(shù)據(jù)被惡意篡改和泄密，職業(yè)院校在檔案信息化管理中可采用區(qū)塊鏈技術(shù)和非對稱加密技術(shù)。區(qū)塊鏈技術(shù)的去中心化、開放性、獨立性、安全性和匿名性等特點使得區(qū)塊鏈上的數(shù)據(jù)無法被篡改，它在共識機制、可信時間戳以及非對稱加密等方面具有的手段和優(yōu)勢，能夠較好解決數(shù)據(jù)真實和數(shù)據(jù)信任的問題，從而保障電子檔案的完整性和泄密問題［4］。區(qū)塊鏈非對稱加密技術(shù)指的是加密算法需要兩個密鑰，公開密鑰（public key）和私有密鑰（private key）。公開密鑰與私有密鑰必須配套使用［5］。公鑰在檔案數(shù)據(jù)傳輸過程中對數(shù)據(jù)進行加密傳送，接收方用對應(yīng)的私鑰對數(shù)據(jù)進行解密，并通過數(shù)字簽名認(rèn)證識別檔案數(shù)據(jù)，這樣即便數(shù)據(jù)被攔截到也是加密的，確保了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩浴?/p>

3.2? ?數(shù)字化處理職業(yè)院校館藏檔案

檔案信息化管理系統(tǒng)要發(fā)揮強大的檢索功能，必然要有檔案信息的支持，而且為了保證系統(tǒng)中歸檔的檔案信息的連續(xù)性，需要將以往的館藏檔案進行數(shù)字化處理?？紤]到經(jīng)費、人力、物力的限制，將館藏檔案全部數(shù)字化是不現(xiàn)實的，所以，在數(shù)字化前首先應(yīng)當(dāng)對職業(yè)院校館藏檔案進行鑒定，從檔案使用價值、檔案利用率、檔案保存年代等角度，界定數(shù)字化加工的范圍［6］。

在對館藏檔案的數(shù)字化加工過程中，還需要注意以下幾點：第一，規(guī)范數(shù)字化存檔格式。在學(xué)校檔案管理系統(tǒng)支持的格式中，綜合考慮檔案的保真度、安全性、交流性、共享性、存儲容量等，選擇最合適的文件格式，最重要的一點是該格式應(yīng)具備兼容性，以便與各級檔案系統(tǒng)和學(xué)校的人事系統(tǒng)等對接。第二，科學(xué)準(zhǔn)確地錄入機讀條目、命名文件檔號，以免“張冠李戴”，后期出現(xiàn)檢索錯誤。第三，選擇專業(yè)可靠的數(shù)字化加工公司。職業(yè)院校一般配備的檔案管理人員較少，而館藏檔案數(shù)字化的工程量較大，可將此項工作外包給專業(yè)的團隊，由館內(nèi)人員進行實時監(jiān)督校驗。

3.3? ?加強職業(yè)院校檔案管理人才隊伍建設(shè)

檔案信息化管理模式的運行離不開學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重視和學(xué)校檔案管理人員專業(yè)的業(yè)務(wù)能力。為了早日實現(xiàn)檔案信息化管理，職業(yè)院校急需打造一支熱愛檔案事業(yè)、思維創(chuàng)新、熟悉計算機技術(shù)、服務(wù)意識強的專業(yè)隊伍。

首先，學(xué)校要引進有檔案信息化經(jīng)驗的專業(yè)人才來主導(dǎo)檔案管理工作，或者派遣學(xué)校的檔案管理人員去檔案信息化管理模式比較成熟的同類院?；蛘咂髽I(yè)中去學(xué)習(xí)經(jīng)驗，考核最優(yōu)者主持學(xué)校檔案信息化工作。其次，要加強學(xué)校全體檔案管理人員的培訓(xùn)，使人員除掌握傳統(tǒng)檔案管理技能外，還要熟悉現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理技術(shù)，增強檔案信息化專業(yè)知識。信息時代、檔案管理工作還會涉及統(tǒng)計學(xué)、計算機、傳播學(xué)等方面的知識，因此還要鼓勵檔案管理人員多涉獵相關(guān)知識，以便解決檔案管理系統(tǒng)運行中遇到的一些問題。在此方面，職業(yè)院?？梢远ㄆ谄刚埥?jīng)驗豐富的檔案信息化從業(yè)人員或者檔案學(xué)、計算機、統(tǒng)計學(xué)等學(xué)科的專家到校進行理論宣講和實際操作指導(dǎo)，答疑解惑。最后，學(xué)校要建立一套科學(xué)合理的適用于檔案部門的人才考評機制，既要定崗定責(zé)、責(zé)任到人，讓檔案管理嚴(yán)格按照規(guī)范辦事，又要具有給予晉升機會等獎勵機制，讓檔案管理這份工作得到充分的尊重。最重要的是，檔案管理人員急需轉(zhuǎn)變思想，由管理者向服務(wù)者轉(zhuǎn)變，站在檔案需求者的角度，設(shè)身處地地思考如何更好地提供服務(wù)。

3.4? ?建立健全檔案信息化管理制度

檔案信息化管理模式是打破傳統(tǒng)、技術(shù)革新、彰顯科學(xué)管理理念的標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化的管理摸式，傳統(tǒng)的管理模式中的規(guī)章制度已不適用，學(xué)校必須建立新的檔案管理制度并嚴(yán)格遵照實施，以保障檔案信息化工作的順利進行。首先，依照國家出臺的檔案法規(guī)完善學(xué)校的檔案管理制度，2020年國家新修訂的《檔案法》增加了檔案信息化建設(shè)專章，正好可以給予學(xué)校檔案信息化建設(shè)方面的幫助。其次，學(xué)校要對檔案收集、保管、統(tǒng)計、利用、編研以及檔案管理系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)的維護等各個環(huán)節(jié)建立標(biāo)準(zhǔn)化的操作流程，尤其要重視建立保障檔案信息的安全性和保密性的制度，嚴(yán)格把控廣大師生的查檔權(quán)限，實時維護網(wǎng)絡(luò)安全，定期備份檔案數(shù)據(jù)庫，重要檔案實行三套備份制，一套封存保管，一套查閱利用，一套異地保存。

4? ? ?總 結(jié)

綜上所述，檔案信息化管理模式是信息時代檔案管理工作發(fā)展的必然要求，職業(yè)院校要全面提升對檔案管理工作的重視程度，在信息化的浪潮中，勇于抓住機遇，積極促進檔案管理工作模式的革新，使得檔案管理工作能充分發(fā)揮作用和價值，為職業(yè)院校的教育教學(xué)工作服務(wù)。當(dāng)然，檔案信息化的實現(xiàn)不是一蹴而就的，勢必會遇到很多困難，但是只要學(xué)校能夠群策群力、堅定信念，一定可以早日實現(xiàn)檔案信息化管理，開創(chuàng)職業(yè)院校辦學(xué)發(fā)展的嶄新局面。

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［收稿日期］2023-03-27