新時(shí)期檔案管理工作的思考

康光英

摘 要：本文立足新時(shí)期檔案管理工作現(xiàn)狀，分析了當(dāng)前檔案管理工作存在的不足，并針對(duì)這些不足提出有效的應(yīng)對(duì)措施。將現(xiàn)代檔案管理理念融入到檔案的管理工作當(dāng)中，改變傳統(tǒng)檔案管理工作的繁瑣現(xiàn)狀與不足，提升現(xiàn)代檔案管理工作效率，滿足現(xiàn)代檔案管理工作的發(fā)展需要，實(shí)現(xiàn)檔案工作的進(jìn)一步發(fā)展。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期；檔案管理

當(dāng)前社會(huì)發(fā)展速度飛快，科學(xué)技術(shù)也日新月異，很多先進(jìn)的辦公技術(shù)也不斷應(yīng)用于檔案管理工作當(dāng)中，極大的提升了檔案的工作效率。隨著信息化的不斷發(fā)展，檔案工作面臨的信息量也越來越龐大，加強(qiáng)檔案的改革與創(chuàng)新成為了檔案管理工作今后重要的工作方向。面對(duì)新時(shí)期的發(fā)展形勢，檔案工作應(yīng)當(dāng)如何進(jìn)行改革，改革那些方面，怎樣才能進(jìn)一步提升檔案的現(xiàn)代化管理水平，更好的進(jìn)行各類信息檔案的管理，完善和提升服務(wù)能力，滿足新時(shí)期對(duì)檔案工作提出的新要求，已經(jīng)成為擺在每一位檔案管理工作面前的重要課題。

1 檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.1 對(duì)檔案管理工作的重視不夠

許多人認(rèn)為檔案管理工作就是簡單的記錄和抄寫，然后把檔案放在檔案室里存檔和分類，定期整理和補(bǔ)查，需要用時(shí)取出即可。大多數(shù)人由于對(duì)檔案管理工作缺乏認(rèn)識(shí)和研究，誤以為檔案管理工作就是以上的簡單流程，所以對(duì)其不夠重視，認(rèn)為這是一項(xiàng)簡單的工作。正是這種錯(cuò)誤的觀點(diǎn)，才導(dǎo)致了檔案管理工作的長期停滯不前，更新緩慢，改革工作無從下手。

1.2 許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)

很多人由于缺乏對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)，在面對(duì)檔案工作時(shí)只是應(yīng)付而已，甚至對(duì)本人的檔案都不夠重視，沒有充分考慮到檔案對(duì)今后工作的重要性和廣泛應(yīng)用性，等到真正需要檔案時(shí)，才發(fā)現(xiàn)檔案不完整或是沒有及時(shí)更新，以至于影響了正常工作需要和職位調(diào)度，給檔案本人帶來了極大的不便。這充分說明檔案管理人員對(duì)檔案的重要性宣傳不夠，許多檔案管理工作者沒有切實(shí)履行宣傳檔案重要性的義務(wù)。

1.3 當(dāng)前的檔案管理工作不夠現(xiàn)代化和信息化

這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質(zhì)做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時(shí)容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時(shí)需要分類，分類時(shí)很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時(shí)不能迅速的發(fā)現(xiàn)。檔案的存儲(chǔ)需要檔案室，檔案室不宜過濕，不然容易引起紙質(zhì)的檔案發(fā)霉或發(fā)潮，導(dǎo)致檔案失真，檔案室需要密閉，并且要防火防潮。由此可見，這種陳舊的檔案管理方式不僅需要耗費(fèi)大量的人力物力，而且對(duì)于檔案的準(zhǔn)確性也很難保證，容易丟失和遺漏，一些不可預(yù)知的事件很容易導(dǎo)致信息的丟失，比如檔案室失火和漏水，都有可能導(dǎo)致大量重要的檔案丟失，造成嚴(yán)重的后果。當(dāng)前的檔案管理工作急需引進(jìn)現(xiàn)代化和信息化較強(qiáng)的技術(shù)來應(yīng)帶這種局勢，比如電子信息技術(shù)的應(yīng)用。電子信息技術(shù)借助電子管理技術(shù)和相關(guān)程序應(yīng)用，以電子計(jì)算機(jī)為硬件設(shè)備，以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為先導(dǎo)，能夠有效的提高檔案管理工作的實(shí)效性，加強(qiáng)檔案管理工作的技術(shù)應(yīng)用性和各類工作的效率。電子信息技術(shù)能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足。

2 檔案管理工作的對(duì)策及思考

2.1 強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，嚴(yán)格檔案管理程序

強(qiáng)化每一名檔案管理管理工作者的管理意識(shí)，養(yǎng)成嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的工作作風(fēng)。同時(shí)在硬件設(shè)施上完善檔案管理設(shè)備，每個(gè)單位都應(yīng)配備單獨(dú)隱蔽的檔案庫房，庫房內(nèi)加裝空調(diào)、除濕機(jī)、檔案密集架和電腦等所必須的應(yīng)用設(shè)備和管理配件。為加強(qiáng)檔案信息化發(fā)展，應(yīng)在檔案管理程序中引進(jìn)計(jì)算機(jī)管理軟件，充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，比如建立檔案的信息存儲(chǔ)和檢索系統(tǒng)。與此同時(shí)，應(yīng)提高每一名檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，調(diào)動(dòng)其工作主動(dòng)性，從根本上確保檔案材料準(zhǔn)確完備、及時(shí)歸檔。此外，還應(yīng)建立健全檔案管理制度，努力做到檔案收集的齊全完整、內(nèi)容真實(shí)可靠。只有這樣，才能滿足當(dāng)今檔案管理工作的需要，從容面對(duì)龐大復(fù)雜的檔案材料和一系列檔案補(bǔ)充調(diào)取工作。

2.2 健全檔案管理制度

健全檔案管理制度時(shí)應(yīng)按照規(guī)范的操作流程，杜絕檔案在操作過程中可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)。首先應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德意識(shí)和安全操作規(guī)范培訓(xùn)，使檔案管理員具備較高的職業(yè)操守，同時(shí)通過規(guī)范的操作，杜絕在人員操作的過程中出現(xiàn)不該出現(xiàn)的漏洞。其次，應(yīng)盡量統(tǒng)一各單位檔案存儲(chǔ)的格式、統(tǒng)一成相同的處理軟件。這樣能夠防止文檔在格式轉(zhuǎn)換中由于軟件兼容性問題被損壞或丟失。與此同時(shí)，建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性和科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)不同單位對(duì)不同的檔案管理的需要。第二，堅(jiān)持制度執(zhí)行的嚴(yán)肅性。檔案部門既是制定檔案規(guī)章制度的主管部門，又是規(guī)章制度的執(zhí)行部門。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現(xiàn)制度的權(quán)威性。第三，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，實(shí)現(xiàn)人性化管理和簡單快速的操作目標(biāo)。

2.3 建章立制，有章可循，規(guī)范操作

現(xiàn)如今，不同的單位在檔案管理工作上的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)各不相同，甚至許多單位缺乏規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，這大大降低了檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度，造成工作效率低、檔案質(zhì)量參差不齊的現(xiàn)象，這大大減弱了檔案的存取與調(diào)配的效率，也影響了檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程，更降低了檔案的應(yīng)用。大量低水平的重復(fù)作業(yè)與建設(shè)由此產(chǎn)生；同時(shí)，相關(guān)制度的滯后也令檔案管理工作只能停留在輔助管理的位置上，一直無法繼續(xù)向前發(fā)展，沒有更高的突破。所以，建立相關(guān)制度規(guī)范檔案管理工作迫在眉睫，加強(qiáng)制度的建設(shè)和章程的規(guī)范需要提出標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作流程，這個(gè)流程應(yīng)符合實(shí)際工作的需要。統(tǒng)一了規(guī)范和章程后，需要檔案管理工作部門和工作人員的認(rèn)真遵守，規(guī)范其操作流程，認(rèn)真細(xì)致的工作。做到有章可循。

總而言之，檔案工作的重要性和根本性要求人們必須加強(qiáng)對(duì)其管理，更新檔案管理的理念，實(shí)現(xiàn)其科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。每一位檔案管理工作者應(yīng)自覺肩負(fù)起自身的責(zé)任，做到工作上一絲不茍，思想上始終以單位利益為重，在日常工作中應(yīng)該加強(qiáng)宣傳，告知檔案持有人檔案工作的重要性。檔案管理工作人員應(yīng)加強(qiáng)自身的文化水平，能熟練的掌握電子信息技術(shù)，將電子信息技術(shù)有效的應(yīng)用到自身的工作之中，提高工作效率，完善檔案管理的安全性和熟練性。在檔案管理的改革路上，我們還有很長的路要走，我們需要加強(qiáng)信心，不斷進(jìn)取，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高水平。

參考文獻(xiàn)

[1]周燕.對(duì)《檔案管理》的點(diǎn)滴看法[J].檔案管理，2005（06）：14.

[2]蔣紀(jì)蓓.“檔案化”與“檔案化管理”及“歸檔”[J].檔案學(xué)通訊，2006（3）：87-88.