公路工程檔案管理信息化的建設(shè)研究

雷香娥

（長沙金良工程技術(shù)咨詢有限公司，湖南長沙 410000）

0 引言

公路工程建設(shè)是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)中的主要部分，隨著公路工程建設(shè)項(xiàng)目的增多，產(chǎn)生巨量的工程檔案。而傳統(tǒng)的檔案管理體系、模式及方法已無法完全適應(yīng)檔案體量的高速增長，檔案管理信息化建設(shè)勢在必行。近年來，隨著計(jì)算機(jī)、存儲、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的突破和普及應(yīng)用，4G 通信和5G 通信技術(shù)的迭代升級，區(qū)塊鏈技術(shù)應(yīng)用場景的拓展，工程檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)條件日漸完備，檔案管理信息化也在近10 年取得長足進(jìn)步，信息化程度顯著提升。然而，將檔案信息化置于“數(shù)字中國”“智慧城市”“大數(shù)據(jù)”的時代大背景下進(jìn)行考量，還需要對公路工程檔案信息化建設(shè)進(jìn)行深入研究。

1 公路工程檔案管理信息化建設(shè)的重要意義

1.1 可以降低檔案管理難度

我國公路工程建設(shè)具有較強(qiáng)的系統(tǒng)性、行業(yè)性與專業(yè)性，且施工工序繁多、新技術(shù)新材料新工藝更新快、建設(shè)周期較長，檔案工作全周期時間跨度大，檔案生成、歸檔、管理、利用等各階段工作的參與人員多，檔案轉(zhuǎn)移次數(shù)多，其中制約因素多、人為不確定因素增加，這會提高管理過程的復(fù)雜性，容易出現(xiàn)檔案資料缺失和檔案管理不規(guī)范的問題，進(jìn)而增加了檔案全周期管理工作的難度。而推動公路工程檔案管理信息化建設(shè)，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)、存儲、軟件等信息技術(shù)的應(yīng)用，通過檔案軟件系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)檔案電子化，更易于管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的推行、執(zhí)行。同時，檔案的組卷和檢索也會變得簡單，既能減輕檔案工作人員的工作負(fù)擔(dān)，又可減少因人而異的主觀性對檔案管理規(guī)范性和管理質(zhì)量的影響，從而降低工作難度。

1.2 可以提高檔案管理效率

近年來，隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展與進(jìn)步，應(yīng)用場景不斷拓展，其在公路工程檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用也不斷深入。在計(jì)算機(jī)技術(shù)、存儲技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的加持下，檔案歸檔、保管、檢索、利用效率大大提升。實(shí)現(xiàn)了檔案資料數(shù)字化，讓有形的紙質(zhì)介質(zhì)變成無形的數(shù)字介質(zhì)，讓物質(zhì)轉(zhuǎn)移變?yōu)閿?shù)據(jù)傳輸；元數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)檢索電腦化，檔案整理、分析從人工處理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)處理。此外，在互聯(lián)網(wǎng)的支撐下，實(shí)現(xiàn)了信息共享，大大提高查閱檔案的便利度。如此，既節(jié)約檔案管理人員的工作時間，也節(jié)約有檔案服務(wù)需求人員的工作時間，提高檔案管理工作和服務(wù)利用的整體效率，推動了我國公路工程檔案管理工作的順利開展[1]。

1.3 可以防止檔案資料缺失現(xiàn)象

在信息技術(shù)的支撐下，我國公路工程檔案管理手工填制工作模式逐漸被自動化工作模式取代，該模式可確保數(shù)據(jù)的完整性和檔案的完整性。一方面，檔案管理人員在實(shí)際工作過程中不必對每一項(xiàng)數(shù)據(jù)信息進(jìn)行人工計(jì)算核對，將數(shù)據(jù)信息錄入信息化管理系統(tǒng)中便可實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)自動核對、糾錯。同時，在檔案管理工作中，工作人員也可利用信息技術(shù)實(shí)時保存重要數(shù)據(jù)資料，從而避免檔案資料數(shù)據(jù)信息缺失和檔案丟失等現(xiàn)象。另一方面，檔案管理系統(tǒng)可對工程項(xiàng)目檔案進(jìn)行規(guī)范化分類，可保證檔案資料的層次、條理清晰，這能為檔案的完整性提供有力保障。

1.4 可以降低檔案管理成本

第一，公路工程檔案管理信息化建設(shè)，能將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，從而大大降低資料管理成本，同時能有效避免紙質(zhì)檔案因保管不當(dāng)或遭受災(zāi)害而損毀。

第二，電子檔案對保管環(huán)境的要求更低，也不需要占用大量的存儲空間，這樣可直接降低檔案存儲場地和設(shè)施成本。

第三，在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，需要固定的工作人員，進(jìn)行館（室）管理、檔案維護(hù)、檔案檢索查閱，人力資源成本較高，而電子檔案管理模式可大大降低人力資源成本[2]。

2 公路工程檔案管理信息化發(fā)展進(jìn)程

2.1 檔案管理信息化的提出和背景

1994 年，我國全功能接入互聯(lián)網(wǎng)，隨后在1997 年的首屆信息化工作會議上提出，要廣泛應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)。從20 世紀(jì)末至21 世紀(jì)初，檔案管理面臨諸多挑戰(zhàn)。紙質(zhì)檔案和電子檔案雙雙增長，對檔案管理工作提出更高要求，出現(xiàn)了檔案場館不足、檔案管理體制機(jī)制與檔案類型規(guī)模發(fā)展不相適應(yīng)的矛盾。因此，在引入計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)上，開展目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、電子檔案保管有關(guān)工作。國家愈發(fā)重視檔案信息化工作，越來越多的人關(guān)注并參與相關(guān)研究。2002年，國家檔案局、中央檔案館發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，首次單獨(dú)就檔案領(lǐng)域的信息化工作發(fā)布實(shí)施計(jì)劃，制訂了“十五”期間的任務(wù)和目標(biāo)，檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)正式啟動。

2.2 檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的發(fā)展

公路工程檔案管理信息化建設(shè)必須依托計(jì)算機(jī)、存儲、互聯(lián)網(wǎng)、通信等信息技術(shù)，所以檔案管理信息化是伴隨著信息技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步而發(fā)展進(jìn)步的，每一次信息技術(shù)大突破和飛躍，都能給檔案管理信息化帶來巨大的推動力，能不斷提高信息化程度。從不同的技術(shù)層面解析信息化的發(fā)展：網(wǎng)絡(luò)技術(shù)層面，檔案管理信息化已經(jīng)走過了單機(jī)、局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展歷程；計(jì)算機(jī)應(yīng)用層面，從最初的計(jì)算機(jī)輔助檢索，到數(shù)字化檔案存儲、元數(shù)據(jù)建立，發(fā)展到電子檔案系統(tǒng)的應(yīng)用；通信技術(shù)層面，信息化已經(jīng)從3G、4G，發(fā)展到5G應(yīng)用，通信速率已經(jīng)不是阻礙檔案管理信息化的因素；檔案存儲形態(tài)層面，從傳統(tǒng)的“單套制”紙質(zhì)檔案，發(fā)展到紙質(zhì)檔案數(shù)字化、重要電子檔案紙質(zhì)化，形成紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的“雙套制”。

2.3 檔案管理信息化對專業(yè)人才的需求變化

檔案管理的信息化變革，信息技術(shù)與檔案管理的融合，勢必帶動更多行業(yè)的專業(yè)人員參與其中。在過去的紙質(zhì)檔案“單套制”時代，在檔案的產(chǎn)生、組卷、歸檔、管理、利用的各個階段，涉及的行業(yè)和專業(yè)比較單一。而隨著信息化不斷發(fā)展、檔案電子化程度的不斷提高，檔案管理工作涉及的行業(yè)領(lǐng)域也在不斷擴(kuò)大。在此背景下，為了更好地提高檔案管理信息化水平，相關(guān)工作人員在知識結(jié)構(gòu)上必須與時俱進(jìn)，掌握必備的信息技術(shù)基礎(chǔ)知識和操作技能，形成較強(qiáng)的綜合能力，這樣才能促進(jìn)公路工程檔案管理信息化工作的順利開展[3]。

2.4 檔案管理信息化與制度體系的革新

在人類文明的進(jìn)步史上，每一次技術(shù)革命都會催生新的制度體系，且二者相輔相成。信息技術(shù)領(lǐng)域如此，檔案管理信息化也是如此。自21 世紀(jì)初檔案信息化建設(shè)提上日程以來，一系列標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范、規(guī)定、辦法陸續(xù)制定推出并不斷得以完善，國家相繼發(fā)布《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》（DA/T 31—2017）、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）、《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》（檔辦〔2010〕116 號）、《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7 號）、《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》（檔 辦 發(fā)〔2014〕6 號）、《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50—2014）、《檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行維護(hù)規(guī)范》（DA/T 56—2014）。制度體系的逐步建立和完善，在引導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)向正確的方向快速發(fā)展的同時，也見證信息化建設(shè)的各個發(fā)展階段。及時建立規(guī)范化的制度體系可加快信息化建設(shè)進(jìn)程，反之則會阻礙其發(fā)展腳步[4]。

2.5 檔案管理信息化的安全風(fēng)險(xiǎn)

安全是檔案管理信息化建設(shè)的前提條件，是底線要求。自2013 年以來，國家已連續(xù)舉辦10 屆互聯(lián)網(wǎng)安全大會，全社會的安全意識、安全防范技術(shù)能力不斷提高。但也應(yīng)該看到，“防范不安全”與“制造不安全”之間的對立和斗爭將長期存在，而檔案領(lǐng)域保密工作要求更高，如果檔案管理信息化系統(tǒng)遭受攻擊，輕則導(dǎo)致工作暫停，重則導(dǎo)致數(shù)據(jù)被破壞，將引發(fā)嚴(yán)重后果。所以，推動檔案管理領(lǐng)域信息化建設(shè)，要按照《信息安全技術(shù)網(wǎng)絡(luò)安全等級保護(hù)基本要求》（GB/T 22239—2019），將安全防護(hù)系統(tǒng)的打造與檔案信息管理系統(tǒng)同步策劃、同步建設(shè)、同步測試，經(jīng)評估合格方能推廣實(shí)施。同時，要不斷升級公路工程檔案安全系統(tǒng)，提高防范水平，并推動電子檔案異地異質(zhì)存儲，以有效保證檔案數(shù)據(jù)信息的安全性[6]。

3 公路工程檔案管理信息化建設(shè)的路徑

3.1 信息化制度體系的建設(shè)

信息化技術(shù)在21 世紀(jì)獲得飛速發(fā)展，雖然技術(shù)更新速度快，但應(yīng)用在檔案管理領(lǐng)域的時間不長。這就意味著，在全球范圍內(nèi)沒有可供參考的樣板，也沒有一勞永逸的模式，必須獨(dú)立探索、研究，并結(jié)合自身特點(diǎn)和需求，建立統(tǒng)一的、科學(xué)的、先進(jìn)的檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，以此推動信息化進(jìn)程、引導(dǎo)信息化發(fā)展方向、規(guī)范信息化建設(shè)、維護(hù)信息化安全。

從過去的發(fā)展情況來看，在國家“十五”到“十三五”期間，相繼發(fā)布了關(guān)于檔案數(shù)字化、電子化方面的系列政策文件，為檔案信息化建設(shè)提供可靠依據(jù)。然而，這些政策文件也需要隨著信息化技術(shù)的不斷發(fā)展不斷推陳出新，如曾經(jīng)的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》已進(jìn)階為《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》（GB/T 39784—2021）。由此可以見，檔案信息化制度體系的建設(shè)不能一蹴而就，必須因時因勢推出和動態(tài)更新。國家信息化部門和檔案主管部門要配備專門機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)制度體系的更新，常態(tài)化跟進(jìn)規(guī)范性文件的“廢改立”工作，以確保制度體系的全面性、先進(jìn)性、及時性和規(guī)范性。

3.2 檔案事業(yè)人才的培養(yǎng)與供給

人才是第一資源，檔案事業(yè)的發(fā)展需要充足的人才資源作支撐，專業(yè)人才培養(yǎng)體系建設(shè)必須先行。當(dāng)前，高等院校的檔案專業(yè)以檔案學(xué)為主，與20 年前的專業(yè)設(shè)置并沒有太大的不同，專業(yè)設(shè)置的單一性導(dǎo)致的檔案人才不足、檔案人才層次不足等問題日漸凸顯。一方面，檔案專業(yè)的細(xì)分專業(yè)不足，導(dǎo)致檔案管理高層次專業(yè)人才供給不足。另一方面，職業(yè)高級中學(xué)少有開設(shè)檔案專業(yè)，檔案管理應(yīng)用型技能人才培養(yǎng)不足。由于上述兩個方面原因，導(dǎo)致公路工程領(lǐng)域的檔案管理工作人員主要來自工程類專業(yè)，此類人員因未接受過系統(tǒng)性的檔案管理教育，故缺乏檔案管理理論功底，工作中缺少創(chuàng)新性，對檔案管理工作整體水平提升的貢獻(xiàn)度不夠。

人才供給的主動改革是推動新時代檔案管理信息化建設(shè)的有效途徑，因此面對新時代檔案管理信息化建設(shè)的新形勢和新任務(wù)，必須先補(bǔ)足人才資源。

第一，要豐富檔案專業(yè)人才層次，進(jìn)行檔案人才需求調(diào)研，以檔案學(xué)專業(yè)為基礎(chǔ)在專業(yè)設(shè)置上按需配置，除增加檔案專業(yè)人員外，也要適當(dāng)增加檔案軟件開發(fā)方面的專業(yè)人員，并培養(yǎng)復(fù)合型人才。

第二，除本科和研究生教育外，還要將應(yīng)用型人才培養(yǎng)納入高職教育。

第三，要加強(qiáng)組織檔案管理信息化方面的培訓(xùn)教育，及時推進(jìn)檔案管理信息化的規(guī)范、要求和實(shí)務(wù)的普及，提高檔案管理從業(yè)者的專業(yè)水平和增強(qiáng)履職能力。

3.3 推進(jìn)工作機(jī)制的建設(shè)

按照“存量數(shù)字化、增量電子化”的總體思路，經(jīng)過近10 年的快速發(fā)展，當(dāng)前公路工程檔案管理信息化已得到普及，電子化程度也穩(wěn)步提升，實(shí)現(xiàn)了“單套制”向“雙套制”的轉(zhuǎn)變，在電子票據(jù)、電子證照等領(lǐng)域已經(jīng)實(shí)現(xiàn)“單套制”無紙化管理。數(shù)字化檔案館從試點(diǎn)建設(shè)到示范建設(shè)，全國已經(jīng)建成6000 余家。在政務(wù)、民生等領(lǐng)域，檔案管理信息化程度處于領(lǐng)先地位，但公路工程檔案領(lǐng)域的電子化程度相對較低。

進(jìn)入“十四五”階段，國家發(fā)布《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，提出檔案治理體系和檔案資源、利用、安全體系“四個體系”建設(shè)，各省也相繼出臺了“十四五”檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃，規(guī)劃的實(shí)施落地任重道遠(yuǎn)。在公路工程檔案領(lǐng)域，因檔案行業(yè)和工程行業(yè)的交叉，故更需要加強(qiáng)保障機(jī)制的建設(shè)。需要政府規(guī)劃引導(dǎo)，工程行業(yè)、檔案行業(yè)主管部門主導(dǎo)負(fù)責(zé)，產(chǎn)業(yè)主體深度參與和積極響應(yīng)，還要緊緊依靠科研機(jī)構(gòu)、高等院校、科技企業(yè)投入研發(fā)，推動檔案管理軟件系統(tǒng)科研成果的轉(zhuǎn)化應(yīng)用，嘗試建立省級層面的工程檔案管理系統(tǒng)，協(xié)調(diào)推進(jìn)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)與軟件開發(fā)建設(shè)，探索區(qū)塊鏈技術(shù)的應(yīng)用，推動“數(shù)字檔案”向“智慧檔案”的遞進(jìn)。

4 結(jié)語

綜上所述，公路工程檔案管理信息化建設(shè)有重大意義，且目前已取得顯著成果，在“存量電子化”“增量電子化”、數(shù)字檔案館建設(shè)、制度體系建設(shè)等方面取得了長足發(fā)展?！笆奈濉睍r期，在國家檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃的指引下，各省應(yīng)明確公路工程檔案事業(yè)發(fā)展的分類規(guī)劃，細(xì)化實(shí)施路徑，推動制度體系建設(shè)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，著力完善工作推進(jìn)機(jī)制，突出檔案安全防范，進(jìn)而推動新時代檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。