淺析檔案管理數(shù)據(jù)化內(nèi)涵、困境與對策

一、引言

檔案工作對文化傳承、歷史研究和社會發(fā)展具有重要作用。大數(shù)據(jù)時代，檔案管理數(shù)據(jù)化已經(jīng)成為一種必然趨勢，檔案管理數(shù)據(jù)化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實現(xiàn)數(shù)字化存儲、處理和共享。隨著數(shù)字化技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案工作逐漸實現(xiàn)了數(shù)據(jù)化。然而，檔案管理數(shù)據(jù)化過程中仍面臨數(shù)據(jù)安全、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化和數(shù)據(jù)管理等困境和挑戰(zhàn)。為此，加強檔案管理數(shù)據(jù)化意味著要進(jìn)一步加強檔案數(shù)據(jù)安全管理，提高檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，同時建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化流程，保障檔案管理數(shù)據(jù)化工作的有序、長效推進(jìn)。

基于此，在厘清檔案管理數(shù)據(jù)化內(nèi)涵的基礎(chǔ)上，明確其當(dāng)前階段面臨的主要困境與挑戰(zhàn)，并尋求積極的應(yīng)對之策是一項重要的現(xiàn)實課題。

二、檔案管理數(shù)據(jù)化基本內(nèi)涵

檔案管理數(shù)據(jù)化是指在檔案工作中使用信息技術(shù)手段，對檔案管理、檔案服務(wù)等各個環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合、分析、應(yīng)用，從而提高檔案工作的效率、質(zhì)量和價值。實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)化，可以更加高效地管理和利用檔案資源，推動檔案事業(yè)的發(fā)展，同時也能為社會各界提供更加便捷、高效的檔案服務(wù)。隨著信息化和數(shù)字化的發(fā)展，越來越多的行業(yè)和領(lǐng)域都開始了數(shù)字化轉(zhuǎn)型，檔案事業(yè)也不例外。檔案管理數(shù)據(jù)化的具體內(nèi)涵體現(xiàn)為檔案工作的數(shù)字化管理、檔案資源的信息化建設(shè)、檔案數(shù)據(jù)的利用、檔案安全保護(hù)四個維度。

（一）檔案數(shù)字化管理

數(shù)字化管理是檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的核心內(nèi)容之一。數(shù)字化管理是指將紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成數(shù)字化檔案資料，并通過數(shù)字化方式進(jìn)行存儲、傳輸和利用的管理模式。數(shù)字化管理可以實現(xiàn)檔案的快速查詢、便捷共享和高效利用。[1]數(shù)字化管理不僅能夠提高檔案管理效率，降低檔案管理成本，還能夠更好地保護(hù)檔案資料的安全性和完整性。

（二）檔案信息化建設(shè)

檔案信息化建設(shè)包括檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)、數(shù)字化檔案庫建設(shè)等方面。檔案管理信息系統(tǒng)是實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的重要手段，通過檔案管理信息系統(tǒng)可以對數(shù)字化檔案進(jìn)行管理和查詢。數(shù)字化檔案庫則是存儲數(shù)字化檔案的重要場所，數(shù)字化檔案庫應(yīng)當(dāng)具備高效的存儲、傳輸和檢索能力，以滿足數(shù)字化檔案管理的需求。

（三）檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用

隨著數(shù)字化管理和信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，檔案管理領(lǐng)域產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量越來越大。通過對這些數(shù)據(jù)的分析和挖掘，可以為檔案管理決策提供更加科學(xué)和有效的支持。檔案大數(shù)據(jù)應(yīng)用可以實現(xiàn)檔案管理的智能化、自動化和規(guī)模化，提高檔案管理水平和效率。

（四）檔案數(shù)字化保護(hù)

數(shù)字化檔案雖然可以提高檔案管理效率和便捷性，但也存在著信息泄露和數(shù)據(jù)損壞的風(fēng)險。因此，檔案數(shù)字化保護(hù)成為檔案管理至關(guān)重要的環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化保護(hù)包括數(shù)字化檔案的加密和備份、數(shù)字化檔案的權(quán)限管理等方面。通過對數(shù)字化檔案進(jìn)行加密和備份，可以保證數(shù)字化檔案資料的安全性和完整性。數(shù)字化檔案的權(quán)限管理則可以限制數(shù)字化檔案的訪問范圍，保護(hù)數(shù)字化檔案資料的隱私性和保密性。

三、檔案管理數(shù)據(jù)化存在的現(xiàn)實困境

檔案數(shù)據(jù)化管理過程需要借助信息技術(shù)手段對檔案進(jìn)行管理、處理、共享和利用，以提高檔案工作效率和服務(wù)質(zhì)量。盡管檔案數(shù)據(jù)化處理后能夠提升檔案工作效率和質(zhì)量，但基于現(xiàn)有的人員、技術(shù)、管理方法等客觀條件，檔案管理數(shù)據(jù)化工作的進(jìn)度與理想目標(biāo)仍存在一定差距，現(xiàn)存的一些問題仍制約著檔案工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級。

（一）數(shù)據(jù)安全問題

檔案管理數(shù)據(jù)化的發(fā)展已經(jīng)帶來了諸多便利，但同時也面臨著數(shù)據(jù)安全方面的挑戰(zhàn)。首先，存在數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險。隨著檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程不斷加快，信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全方面的問題日益突出，數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險也隨之增加。特別是在檔案中涉及的個人隱私信息和重要文件，如果發(fā)生數(shù)據(jù)泄露，會給個人和組織帶來巨大的損失。其次，存在數(shù)據(jù)被篡改的可能性。數(shù)據(jù)篡改是指黑客或攻擊者對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行非法修改，破壞數(shù)據(jù)完整性和可信度。[2]數(shù)據(jù)篡改可能導(dǎo)致檔案記錄失真，存儲信息錯誤，影響檔案管理工作的正常運行。因此，檔案管理數(shù)據(jù)化工作需要建立完善的數(shù)據(jù)防篡改機制，提高數(shù)據(jù)安全性和數(shù)據(jù)完整性。最后，數(shù)據(jù)存儲方面也可能出現(xiàn)問題。傳統(tǒng)的檔案存儲方式是以紙質(zhì)文檔為主，而數(shù)字檔案的存儲涉及檔案管理信息系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫等多個方面，對數(shù)據(jù)存儲設(shè)備和設(shè)施的安全性等要求更高。若存儲設(shè)備的安全性不能得到保障，容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)的損壞和泄露，對檔案管理工作的正常運行帶來不良影響。

（二）數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性問題

首先，數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確。在檔案數(shù)字化工作中，數(shù)據(jù)錄入這一環(huán)節(jié)是至關(guān)重要的。數(shù)據(jù)錄入不準(zhǔn)確會導(dǎo)致檔案信息的錯誤，進(jìn)而對檔案工作的正常運行產(chǎn)生嚴(yán)重影響。例如，檔案信息被錄入錯誤或者遺漏，會影響正常的檔案管理和查詢工作，從而影響檔案的可用性和準(zhǔn)確性。其次，數(shù)據(jù)處理不當(dāng)也會對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性造成影響。在數(shù)字化檔案工作中，數(shù)據(jù)處理的環(huán)節(jié)也是至關(guān)重要的。數(shù)據(jù)處理不當(dāng)可能會導(dǎo)致檔案信息的錯誤、丟失或損壞。例如，數(shù)據(jù)傳輸過程中可能會發(fā)生數(shù)據(jù)丟失或損壞，而這些錯誤可能無法被及時發(fā)現(xiàn)和糾正，從而影響到檔案信息的準(zhǔn)確性和完整性。最后，數(shù)據(jù)管理不當(dāng)也會對數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性產(chǎn)生影響。檔案數(shù)據(jù)的管理包括數(shù)據(jù)的存儲、備份和恢復(fù)等環(huán)節(jié)。如果這些環(huán)節(jié)管理不當(dāng)，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的丟失或損壞，進(jìn)而影響到檔案工作的質(zhì)量和效率。例如，如果沒有建立完善的數(shù)據(jù)備份機制，數(shù)據(jù)丟失后可能無法恢復(fù)，這將導(dǎo)致檔案信息的損失和不完整。

（三）數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題

首先，數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)不統(tǒng)一。不同的數(shù)據(jù)格式和結(jié)構(gòu)可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的混淆和錯誤的解讀。例如，一些檔案可能以文本文檔的形式存儲，而另一些則以圖像的形式存儲。這些存儲方式上的不同可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)在轉(zhuǎn)換和解析過程中出現(xiàn)問題，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯誤。其次，標(biāo)準(zhǔn)化流程不完善。在數(shù)字化檔案工作中會涉及不同的標(biāo)準(zhǔn)化流程和標(biāo)準(zhǔn)化工具，進(jìn)而會導(dǎo)致部分檔案在經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化轉(zhuǎn)換之后存在差異。此外，一些檔案管理部門在工作中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化的流程和規(guī)范，也會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的不一致和混亂。最后，標(biāo)準(zhǔn)化意識不強。由于數(shù)字化檔案工作相對處于起步較晚的發(fā)展階段，一些檔案工作人員可能缺乏對數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)化工作的認(rèn)識和理解，在數(shù)字化檔案處理過程中沒有遵循標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)化流程，從而導(dǎo)致數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化問題的出現(xiàn)。

（四）數(shù)據(jù)管理問題

檔案管理部門在進(jìn)行數(shù)字化檔案工作時，需要面對大量的檔案數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)的產(chǎn)生和流轉(zhuǎn)需要建立科學(xué)的數(shù)據(jù)管理體系，才能確保檔案工作的順利進(jìn)行。如果數(shù)據(jù)管理體系不健全，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)冗余、數(shù)據(jù)質(zhì)量下降、數(shù)據(jù)管理混亂等問題。[3]首先，數(shù)據(jù)訪問控制問題亟待解決。檔案數(shù)據(jù)是非常敏感的信息，需要進(jìn)行嚴(yán)格的訪問控制。如果沒有有效的數(shù)據(jù)訪問控制機制，檔案數(shù)據(jù)可能會被非法獲取或者篡改，給檔案工作帶來嚴(yán)重的安全隱患。其次，存在數(shù)據(jù)質(zhì)量問題。數(shù)據(jù)質(zhì)量問題主要包括數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性、數(shù)據(jù)完整性和數(shù)據(jù)一致性等方面，檔案數(shù)據(jù)質(zhì)量不高，會影響到檔案工作的效率和質(zhì)量。最后，數(shù)據(jù)管理問題也值得引起重視。如果數(shù)據(jù)管理不規(guī)范，可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)不一致等問題，嚴(yán)重影響檔案工作的正常開展。

四、檔案管理數(shù)據(jù)化的有效對策

針對檔案管理數(shù)據(jù)化工作中存在的各類問題，需要采取一系列的措施來推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化，進(jìn)一步提升檔案管理質(zhì)量。具體而言，應(yīng)充分重視檔案數(shù)據(jù)安全，保障檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確，推動檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，為檔案數(shù)據(jù)管理提供全方位保障。

第一，重視檔案數(shù)據(jù)化安全。首先，加強技術(shù)保障。檔案部門要采用專業(yè)的加密技術(shù)，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中不被惡意攻擊或竊取。還要建立權(quán)限控制機制，對檔案數(shù)據(jù)的查看、修改、刪除等訪問操作進(jìn)行控制，限制非授權(quán)人員的操作。除此之外，檔案管理部門要定期進(jìn)行安全審計和漏洞掃描，及時發(fā)現(xiàn)和修補系統(tǒng)中的安全漏洞。其次，加強人員培訓(xùn)。檔案部門要加強人員培訓(xùn)，提高員工的安全意識和技能水平。[4]通過加強內(nèi)部安全培訓(xùn)，讓員工了解檔案工作中的安全風(fēng)險和安全策略，掌握信息安全相關(guān)的基本知識和技能，提高數(shù)據(jù)安全意識和能力。通過定期的安全演練，讓員工了解應(yīng)對安全事件的流程和方法，提高應(yīng)急處理能力。最后，建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制。檔案部門要建立完善的數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機制，對數(shù)據(jù)進(jìn)行定期備份，并將備份數(shù)據(jù)存儲在不同的地點，確保數(shù)據(jù)不會因為單點故障而丟失。此外，還要制定災(zāi)難恢復(fù)計劃，在突發(fā)情況發(fā)生后能夠及時恢復(fù)數(shù)據(jù)，確保檔案工作的連續(xù)性。

第二，提升檔案管理數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。首先，加強數(shù)據(jù)管理和處理培訓(xùn)。檔案工作人員要具備數(shù)據(jù)管理和處理的基礎(chǔ)知識和技能，以保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。因此，檔案管理單位應(yīng)加強對檔案工作人員的培訓(xùn)，使他們能夠掌握數(shù)據(jù)管理和處理的方法和技巧，提高數(shù)據(jù)錄入和處理的準(zhǔn)確性。培訓(xùn)的內(nèi)容可以包括數(shù)據(jù)管理和處理的原理、流程和方法等。[5]其次，建立數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢測機制。為了確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，采用相應(yīng)的數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性檢測方法。這些方法包括數(shù)據(jù)輸入、存儲、傳輸、處理、輸出等環(huán)節(jié)的檢測，以及數(shù)據(jù)比對、驗證等方法。通過這些檢測手段，可以及時發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)錯誤和不準(zhǔn)確的地方，并及時予以修改和糾正。最后，建立數(shù)據(jù)質(zhì)量控制制度。包括數(shù)據(jù)質(zhì)量管理的規(guī)章制度、數(shù)據(jù)質(zhì)量監(jiān)督和檢查制度等。通過相關(guān)制度的落實，提升數(shù)據(jù)質(zhì)量，從檔案數(shù)據(jù)收集、檔案數(shù)據(jù)管理和檔案數(shù)據(jù)利用的全過程出發(fā)，提高整個管理過程的規(guī)范性，保障檔案數(shù)據(jù)源頭準(zhǔn)確，過程安全，利用有效。

第三，提升檔案管理數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化水平。首先，建立數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范和流程。數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范是指制定一套統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式、數(shù)據(jù)存儲和數(shù)據(jù)交換標(biāo)準(zhǔn)，以確保不同檔案工作單位之間的數(shù)據(jù)可以互相兼容和共享。同時，建立完善的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化流程，確保數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的過程可以被規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化地執(zhí)行，提高數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的效率和準(zhǔn)確性。其次，加強數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的培訓(xùn)和宣傳。對檔案工作人員進(jìn)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化重要性的培訓(xùn)和宣傳，讓他們了解數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的重要性，掌握數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的方法和技巧，以及如何應(yīng)對標(biāo)準(zhǔn)化過程中可能遇到的問題。通過相關(guān)培訓(xùn)和宣傳，可以提高檔案工作人員的標(biāo)準(zhǔn)化意識和能力。最后，積極參與制定和推廣相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。檔案部門要積極參與制定和推廣相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范，包括國家、行業(yè)、地方等層面的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范。并引導(dǎo)相關(guān)單位在檔案工作中按照規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化工作，促進(jìn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)化的普及和提高。

第四，完善檔案管理數(shù)據(jù)化管理體系。首先，建立科學(xué)的數(shù)據(jù)管理流程和決策機制。檔案工作單位要建立科學(xué)的數(shù)據(jù)管理流程和決策機制，確保數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性和高效性。檔案工作單位要對數(shù)據(jù)管理的責(zé)任和權(quán)限進(jìn)行明確劃分，避免數(shù)據(jù)管理的決策權(quán)和執(zhí)行權(quán)重疊，導(dǎo)致數(shù)據(jù)管理的混亂和失控。檔案工作單位要建立完善的數(shù)據(jù)管理流程，包括數(shù)據(jù)的采集、存儲、處理、傳輸、共享等環(huán)節(jié)。[6]每個環(huán)節(jié)都應(yīng)該有明確的責(zé)任人和操作規(guī)范，確保數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。制定科學(xué)的數(shù)據(jù)管理決策機制對檔案管理工作也尤為重要。檔案工作單位需要制定科學(xué)的數(shù)據(jù)管理決策機制，包括數(shù)據(jù)管理的目標(biāo)、規(guī)劃、標(biāo)準(zhǔn)等方面。同時，還需要根據(jù)實際情況不斷進(jìn)行調(diào)整和完善，確保數(shù)據(jù)管理決策的科學(xué)性和前瞻性。其次，加強數(shù)據(jù)監(jiān)控和評估。檔案工作單位要加強對數(shù)據(jù)的監(jiān)控和評估，及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)管理中的問題，提高數(shù)據(jù)管理的效率和質(zhì)量。檔案工作單位要建立數(shù)據(jù)監(jiān)控體系，包括數(shù)據(jù)監(jiān)控的目標(biāo)、指標(biāo)、頻率、責(zé)任人等方面。同時，還需要采取相應(yīng)的監(jiān)控措施，如實時監(jiān)測、定期檢查、異常預(yù)警等，確保數(shù)據(jù)管理的實時性和準(zhǔn)確性。檔案工作單位要定期開展數(shù)據(jù)評估活動，對數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性、一致性、時效性等方面進(jìn)行評估。評估結(jié)果可以作為數(shù)據(jù)管理決策和調(diào)整的參考依據(jù)，幫助檔案工作單位及時發(fā)現(xiàn)和解決數(shù)據(jù)管理中的問題。

五、結(jié)語

綜上所述，推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化是新時期檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新探索，在實踐過程中也會面臨諸多困境，如何平穩(wěn)推進(jìn)檔案管理數(shù)據(jù)化，保障其建設(shè)成效是當(dāng)前檔案管理過程中應(yīng)深入思考的問題。對此，要從檔案管理本身的實際需求出發(fā)，提升數(shù)據(jù)安全性、準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化水平。同時構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)化管理體系，持續(xù)提升檔案工作效率和質(zhì)量。

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（作者簡介：李青，女，本科，濮陽市安陽地區(qū)醫(yī)院，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 張云逸）