基于激勵(lì)保健理論的高校院系辦公室管理路徑研究

夏奧運(yùn)，雍舒翔

（淮陰工學(xué)院自動(dòng)化學(xué)院 江蘇 淮安 223001）

1 激勵(lì)保健理論內(nèi)涵

激勵(lì)保健理論又名雙因素理論，是美國心理學(xué)家赫茨伯格在20 世紀(jì)50 年代提出的，該理論認(rèn)為調(diào)動(dòng)人們工作的主動(dòng)性主要包括2 個(gè)因素：保健因素和激勵(lì)因素。保健因素可理解為外在因素，包括考核制度、工作環(huán)境、薪酬待遇、管理流程等，這些因素只能維持現(xiàn)有狀態(tài)，消除不滿情緒，對(duì)人們進(jìn)一步的改善和激勵(lì)沒有作用，所以也稱“維持因素”。激勵(lì)因素是激發(fā)人們的內(nèi)在意愿，主動(dòng)自發(fā)地工作，也稱“滿意因素”，包括工作的責(zé)任感、工作本身的意義、未來的規(guī)劃、工作發(fā)自內(nèi)心的快樂等。激勵(lì)是人力資源開發(fā)的重要手段，是企業(yè)激發(fā)員工激情的重要途徑，運(yùn)用激勵(lì)因素，有利于長期穩(wěn)定地調(diào)動(dòng)人們的工作熱情，給人們持續(xù)不斷地輸出內(nèi)在精神激勵(lì)。故而，高校辦公室管理要著重放在內(nèi)在激勵(lì)因素上，這對(duì)于提升高校辦公室管理效率具有重要意義。

2 高校院系辦公室管理職責(zé)闡述

高校院系辦公室是處理和協(xié)調(diào)學(xué)院日常行政、教學(xué)和接待工作的職能機(jī)構(gòu)，是學(xué)院重要的行政樞紐。辦公室主要負(fù)責(zé)執(zhí)行院領(lǐng)導(dǎo)交辦的任務(wù)，并接受學(xué)校主要職能部門的監(jiān)督和指導(dǎo)，同時(shí)承擔(dān)人才引進(jìn)、年度績效二次分配、職稱評(píng)定、財(cái)務(wù)報(bào)銷等各方面的服務(wù)協(xié)調(diào)工作[1]。高校院系辦公室是連接高校教學(xué)生產(chǎn)活動(dòng)、行政管理活動(dòng)和科研活動(dòng)的重要部門。

3 激勵(lì)保健理論視域下高校院系辦公室管理現(xiàn)狀及問題

3.1 對(duì)管理服務(wù)不夠重視

目前，多數(shù)高校院系仍是在重教育科研、輕行政管理的思路上運(yùn)行，其很少在乎辦公室的作用，相比其他管理部門，高校院系辦公室工作人員的作用一直不被認(rèn)可。此外，辦公室人員因所在崗位職責(zé)的問題，不能直接參與教學(xué)和科研工作，導(dǎo)致其在學(xué)校最重要的教學(xué)和科研工作中往往被忽視[2]。辦公室管理人員難以在自己的崗位上找到成就感，久而久之會(huì)出現(xiàn)焦慮、抑郁等問題，大大降低了高校院系日常辦公管理的效率。

3.2 管理人員服務(wù)意識(shí)淡薄

院系辦公室人員不僅需要在管理上高度專業(yè)化，還需要樹立較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí)。但目前高校院系辦公室人員普遍較少，工作任務(wù)繁重等情況，導(dǎo)致高校院系辦公室管理工作缺乏時(shí)效性和系統(tǒng)性。此外，受到享樂主義、功利主義等社會(huì)不良風(fēng)氣的影響，部分辦公室管理人員上班心態(tài)消極，非自己負(fù)責(zé)的事務(wù)堅(jiān)決不做，其服務(wù)意識(shí)嚴(yán)重欠缺。

3.3 職責(zé)分工不明確

目前，高校院系辦公室管理系統(tǒng)的建設(shè)還處于萌芽階段，需要進(jìn)一步深化和完善。在實(shí)際工作中，還存在職責(zé)分配不清、一人多崗、職責(zé)交叉、崗位間事情相互推諉等眾多問題[3]。沒有專門的條例規(guī)定哪些職責(zé)屬于辦公室，其在工作中經(jīng)常會(huì)遇到一些特殊問題、情況，需要及時(shí)處理，但是往往沒人愿意接手、沒人解決，辦公室工作人員也會(huì)因?yàn)檫@些問題受到領(lǐng)導(dǎo)的批評(píng)，與其他職能部門之間產(chǎn)生矛盾和隔閡。

3.4 制度方面不完善

高校院系在開展辦公室管理工作的過程中，制訂出一套切實(shí)可行的院系辦公室管理制度是非常有必要的。但調(diào)查研究發(fā)現(xiàn)，部分高校的辦公室管理制度還存在著不足：①制訂的制度不科學(xué)，缺乏改革和創(chuàng)新精神，這是目前大部分高校院系辦公室管理工作亟須解決的。②沒有落實(shí)相關(guān)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。導(dǎo)致高校院系辦公室工作人員在日常工作過程中只是循規(guī)蹈矩、按部就班地工作，缺乏激情，認(rèn)為只要在工作中不犯錯(cuò)誤就行，導(dǎo)致工作效率低下[4]。

4 高校院系辦公室管理工作的重要意義

高校各部門辦公室都占據(jù)著非常關(guān)鍵的位置，具有向上聯(lián)系領(lǐng)導(dǎo)、向下聯(lián)系基層一線員工的作用。高校辦公室工作人員更像是管家，雖無固定的工作內(nèi)容，但要負(fù)責(zé)院系里面的各種業(yè)務(wù)，在各院系和部門之間發(fā)揮著牽線搭橋的作用。高校院系辦公室還是領(lǐng)導(dǎo)的“左膀右臂”，高校院系領(lǐng)導(dǎo)往往身兼數(shù)職，既要搞科研，又要搞管理，還需要參加各種活動(dòng)。校領(lǐng)導(dǎo)雖想親力親為，但分身乏術(shù)，往往需要辦公室人員向其匯報(bào)具體工作情況，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)制訂決策方案，給領(lǐng)導(dǎo)規(guī)劃提供思路。高校院系辦公室人員雖不能替領(lǐng)導(dǎo)做決策，但可給領(lǐng)導(dǎo)做決策提供幫助，為領(lǐng)導(dǎo)的決策保駕護(hù)航[5]。

5 激勵(lì)保健理論視域下高校院系辦公室管理問題的解決策略

5.1 保健因素

5.1.1 優(yōu)化薪酬體系

高校院系中，辦公室管理人員的薪酬待遇和專任教師的薪酬待遇是有著不小的差距的，所以優(yōu)化現(xiàn)有的薪酬體系是至關(guān)重要的。目前，高校人員的薪酬主要由基本工資與績效工資兩部分組成?；竟べY一般是固定的，不會(huì)隨意變動(dòng)，主要和人員的學(xué)歷、年限等相關(guān)，隨著社會(huì)的發(fā)展，以后只會(huì)不斷地提升。而績效工資是高校薪酬激勵(lì)的重要組成部分，對(duì)于貢獻(xiàn)多的人員可適當(dāng)傾斜，但是要嚴(yán)格按照考核制度認(rèn)定，做到“以效取酬”。辦公室管理是一項(xiàng)比較綜合、復(fù)雜的工作，壓力較大，所以在績效工資上不能按照固定不變的方式發(fā)放，要在科學(xué)公正的層面上按勞發(fā)放，避免一碗水端平，對(duì)于優(yōu)秀的人員，要給予物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，這樣才能調(diào)動(dòng)大家的積極性[6]。

5.1.2 完善管理流程與制度

第一，以往的高校院系辦公室管理制度已不能滿足現(xiàn)代高校的發(fā)展需求，不能適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需要，需根據(jù)學(xué)校的發(fā)展不斷完善辦公室管理機(jī)制。第二，出臺(tái)獎(jiǎng)懲激勵(lì)制度，調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性。對(duì)服務(wù)意識(shí)強(qiáng)、工作熱情的人員進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，并設(shè)立標(biāo)兵進(jìn)行宣傳嘉獎(jiǎng)。對(duì)于工作效率低、服務(wù)態(tài)度差、工作質(zhì)量差、經(jīng)常被投訴的辦公室人員進(jìn)行績效考核，以鞭策促進(jìn)他們端正工作態(tài)度，提高工作效率。第三，完善辦公室管理工作流程，給有能力想發(fā)展的人員提供成長的舞臺(tái)。根據(jù)個(gè)人能力安排工作，將任務(wù)責(zé)任分配到個(gè)人，防止責(zé)任劃分不清出現(xiàn)互相推諉的情況。第四，根據(jù)分配任務(wù)情況，及時(shí)記錄跟蹤完成情況，并根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整任務(wù)，避免忙閑不均的情況發(fā)生。

5.1.3 制訂考核管理監(jiān)管機(jī)制

高校院系應(yīng)建立相關(guān)的考核管理和監(jiān)督機(jī)制來保證實(shí)施。在考核方式上，包括普通考核和年度集中考核。普通考核通過每日考勤和每月工作總結(jié)來完成。年度集中考核可由領(lǐng)導(dǎo)、其他相關(guān)部門的部分同事、辦公室面向的管理對(duì)象進(jìn)行。嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的“管理―評(píng)估”原則[7]。具體來說，在考核方法上參考國家企事業(yè)單位和公務(wù)員制度的相關(guān)方法。考核可按照德、能、勤、績、廉五個(gè)方面開展，也可按照具體工作態(tài)度、業(yè)務(wù)能力和實(shí)際工作表現(xiàn)進(jìn)行。考核小組要求管理人員在特定時(shí)間向二級(jí)學(xué)校全體人員匯報(bào)，如此可極大地促進(jìn)其相互學(xué)習(xí)，相互監(jiān)督，避免成績造假。

5.1.4 加強(qiáng)信息化辦公建設(shè)

當(dāng)今是互聯(lián)網(wǎng)大數(shù)據(jù)信息化的時(shí)代，但在高校工作當(dāng)中，并沒有完全采用信息化技術(shù)，有的還是采用傳統(tǒng)的模式，并沒有依托互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行智能化管理。各個(gè)部門在處理緊急任務(wù)時(shí)，由于不能及時(shí)順暢地溝通協(xié)調(diào)，導(dǎo)致辦公效率低下。依托互聯(lián)網(wǎng)加強(qiáng)高校信息化辦公建設(shè)可以及時(shí)將各種信息發(fā)布在平臺(tái)上，各部門可以有條不紊地按照步驟相互協(xié)調(diào)完成。同時(shí)，高校院系辦公室人員也可以通過平臺(tái)提供更好的服務(wù)，利用大數(shù)據(jù)分析教師和學(xué)生的需求，從而提高工作效率。

5.2 激勵(lì)因素

5.2.1 樹立正確的工作理念

作為高校院系辦公室人員要端正工作態(tài)度，不能存在消極心態(tài)，要牢固樹立正確的工作理念，不斷提高思想認(rèn)識(shí)，與時(shí)俱進(jìn)，打破按部就班的工作模式，樹立服務(wù)意識(shí)。在工作中要不斷領(lǐng)悟行政管理和教學(xué)管理的重要意義，以此來提高工作效率。第一，在日常工作中要不斷提高服務(wù)意識(shí)和能力，在服務(wù)中要做到熱情周到。第二，加強(qiáng)交流學(xué)習(xí)，學(xué)習(xí)先進(jìn)的高校管理理念和方法，將學(xué)習(xí)到的理念和方法帶入日常工作當(dāng)中。高校院系辦公室除了要服務(wù)學(xué)生和教職工以外，還擔(dān)任著學(xué)院行政、教學(xué)管理等事務(wù)，需要協(xié)助各個(gè)部門完成各項(xiàng)工作，滿足新時(shí)代對(duì)高校院系辦公室管理的新要求。

5.2.2 提高工作的靈活度

對(duì)于高校辦公室管理來講，如果要充分調(diào)動(dòng)人員的積極性，就要從人員自身的角度出發(fā)，讓其能夠?qū)ψ陨淼墓ぷ鬟M(jìn)行靈活的規(guī)劃，并保證在能夠完成工作的前提下，不影響工作的本身。高校在各種方針政策的制訂中，要充分深入各個(gè)學(xué)院調(diào)研，調(diào)研的主體就是辦公室管理人員，因?yàn)楦鱾€(gè)院系的辦公室管理人員是最具有發(fā)言權(quán)的人，他們最了解基層的具體情況，所以要不斷強(qiáng)化人員的參與權(quán)和決策權(quán)，提高他們的主人翁意識(shí)，從而能夠發(fā)自內(nèi)心地激勵(lì)他們。

5.2.3 制訂生涯規(guī)劃

第一，辦公室管理部門要善于發(fā)現(xiàn)，要把做實(shí)事、能干事的人員留住，對(duì)于工作業(yè)績突出的人員要給予精神獎(jiǎng)勵(lì)。第二，讓辦公室管理人員明白單一的職務(wù)晉升路線不再是自己唯一的選擇，管理人員也可以走職稱路線，兩條路選擇，走得更加從容穩(wěn)健。第三，辦公室管理人員的職業(yè)規(guī)劃要和學(xué)校、學(xué)院的長期發(fā)展目標(biāo)相結(jié)合，這樣才能雙贏，不脫離正軌，才有利于高校的高質(zhì)量發(fā)展。

5.2.4 提升管理隊(duì)伍的專業(yè)化

由于工作服務(wù)群體的特殊性，高校院系辦公室人員需要坐班，上班時(shí)間比較固定。高校院系辦公室專職管理人員不像學(xué)院專業(yè)課教師，在完成教學(xué)任務(wù)后有大量時(shí)間進(jìn)行自我學(xué)習(xí)提升。所以，即使同在高校任職，但高校院系辦公室專職管理人員很難在日常工作的過程當(dāng)中學(xué)習(xí)提升業(yè)務(wù)技能。從長遠(yuǎn)看，這對(duì)高校院系辦公室管理人員的工作效率提升和自我職業(yè)規(guī)劃發(fā)展都是極其不利的。正因?yàn)榇?，高校需要針?duì)高校辦公室管理人員定期開展輪崗培訓(xùn)工作，以提高辦公室管理人員的業(yè)務(wù)技能。同時(shí)要與時(shí)俱進(jìn)，充分利用網(wǎng)絡(luò)，定期開展辦公培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，以此來改變老一套面對(duì)面、跑斷腿的工作辦公模式，從而更好地達(dá)到優(yōu)化管理隊(duì)伍的效果。

6 結(jié)語

高校院系辦公室是高校管理系統(tǒng)的重要組成部分，也是高校建設(shè)的關(guān)鍵。作為高校管理人員，他們面對(duì)師生不僅要保持積極的工作態(tài)度和工作熱情，還要利用業(yè)余時(shí)間提升自己的業(yè)務(wù)技能，不斷充實(shí)自己，提高工作水平和綜合素質(zhì)。正是他們的無私付出才保證了高校各部門之間合理有序高效的運(yùn)行，才能為社會(huì)培養(yǎng)出一批又一批優(yōu)秀的高素質(zhì)人才，促進(jìn)整個(gè)社會(huì)的快速發(fā)展。