港口企業(yè)電子會計檔案單套管理路徑探析

孫微微

（廣州港股份有限公司，廣東 廣州 510100）

隨著信息化技術的不斷發(fā)展，財務數(shù)字化、智能化轉型發(fā)展趨勢不可阻擋。2020年6 月新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱“新《檔案法》”）進一步明確電子檔案的形成與管理，為企業(yè)可以只存檔電子檔案提供依據(jù)。2021 年6 月《財政部 國家檔案局關于規(guī)范電子會計憑證報銷入賬歸檔的通知》已經(jīng)明確，打印電子原件的紙質(zhì)版作為憑證附件的，也要同時保存該電子原文件。通知的要求對企業(yè)是否正確保存電子憑證的原文件帶來難度。在這一背景下，企業(yè)實施會計檔案電子化歸檔模式勢在必行。那么，企業(yè)怎樣實現(xiàn)電子會計檔案單套管理，具體如何操作，成為研究電子會計檔案單套管理的重要課題。

一、港口企業(yè)會計檔案現(xiàn)狀

港口企業(yè)檔案管理工作大多還是采用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理，企業(yè)財務報銷入賬還是采用紙質(zhì)單據(jù)傳遞、審批、入賬、歸檔的流程方式，存在紙質(zhì)單據(jù)量大、儲存成本高、歸檔效率低、內(nèi)控風險大等諸多難點。

（一）紙質(zhì)單據(jù)量大

企業(yè)職工日常報銷單據(jù)多，比如就醫(yī)、通訊、交通等紙質(zhì)單據(jù)，外部單位資金支付附件涉及合同、工程資料等，業(yè)務系統(tǒng)結算單據(jù)眾多，加上會計憑證、賬簿、報表、對賬單、納稅申報表等諸多財務資料。隨著港口業(yè)務復雜多樣化、財務核算精細化的特點，紙質(zhì)單據(jù)量遠超以往，紙質(zhì)文件輸出打印耗費高。

（二）儲存成本高

企業(yè)根據(jù)內(nèi)部控制管理辦法的要求，保管會計檔案，配備專門的管理人員，提供檔案室保管檔案資料。隨著企業(yè)單據(jù)量逐步增加，實物存檔占用空間大，明顯增加了企業(yè)儲存成本。近幾年，港口企業(yè)發(fā)生搬遷重建、運營地改變等諸多情形，增加了紙質(zhì)檔案異地調(diào)閱運輸成本，另外要梳理檔案完成遷移工作，期間也耗費了大量人力成本。

（三）歸檔效率低

按照檔案的管理要求，財務人員每月整理憑證附件，除了紙質(zhì)原件外，電子單據(jù)也需要打印歸檔，整理裝訂成冊。每年度整理一套歸檔文件，包括會計憑證、會計賬簿、財務報表、銀行對賬單、納稅申報表等紙質(zhì)文件，同時還需要完成電子文件報盤數(shù)據(jù)。全部歸檔文件量大，且耗時耗力。

（四）內(nèi)控風險大

經(jīng)辦人通過線下填寫紙質(zhì)單據(jù)，財務人員完成各項資金支付及費用報銷，同一紙質(zhì)單據(jù)可能存在重復報銷的情形，沒有電子系統(tǒng)復核，只能通過臺賬人工核對，容易存在內(nèi)控風險。且線下紙質(zhì)單據(jù)資料容易被篡改、偽造，缺乏有效的追溯途徑，無法核實會計檔案的真實、準確、完整。

二、港口企業(yè)電子會計檔案實現(xiàn)路徑

港口企業(yè)電子會計檔案單套管理的推行與落地，可以通過設計管理方案、搭建電子會計信息系統(tǒng)、制訂內(nèi)部管理制度等路徑實現(xiàn)。

（一）頂層設計管理方案

企業(yè)決定實施電子會計檔案單套管理，應建立頂層設計管理方案。首先尋找電子檔案存在的政策依據(jù)；其次搭建電子檔案歸檔系統(tǒng)，應用數(shù)字化技術建立會計檔案數(shù)據(jù)的安全保護手段；評估企業(yè)可用資源，為實施電子會計檔案提供便利條件。

1.政策依據(jù)

新《檔案法》指出電子檔案可以以電子形式作為憑證使用，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體檔案具有同等效力，這一規(guī)定為電子檔案的存在提供了立法依據(jù)。《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）對業(yè)務、檔案系統(tǒng)相關功能提出了明確要求，描述了電子檔案歸檔范圍、電子文件的收集與整理、電子檔案的管理與處置等主要業(yè)務環(huán)節(jié)的管理要求，為電子檔案歸檔提供了規(guī)范指引。《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》明確提出在下一個五年規(guī)劃里，會計核算流程和管理的全面電子化，推動電子會計憑證數(shù)字化和無紙化，涉及單據(jù)開具、接收、入賬和歸檔全流程鏈條。企業(yè)應持續(xù)關注、梳理電子檔案歸檔依據(jù)，為開展電子會計檔案管理提供政策支持。

2.數(shù)據(jù)安全

電子檔案的數(shù)據(jù)安全要做到系統(tǒng)全流程的數(shù)據(jù)保密、承載完整、信息清晰等基本要求。會計檔案承載企業(yè)經(jīng)營業(yè)務數(shù)據(jù)，一旦出現(xiàn)泄漏、遺失等問題，會給企業(yè)帶來不可估量的風險。那么，企業(yè)必須構建檔案安全管理體系，全流程對電子會計檔案做安全保護，涉及到附件采集、系統(tǒng)存儲、憑證調(diào)閱和鑒定銷毀等各個環(huán)節(jié)。隨著數(shù)字化技術手段的不斷發(fā)展，企業(yè)應引入加密技術、區(qū)塊鏈技術、分布式文件存儲系統(tǒng)、電子簽名等技術保障數(shù)據(jù)安全。

3.統(tǒng)籌資源

企業(yè)實施電子會計檔案單套管理，需要評估可用資源，需要獲得企業(yè)管理層的支持，改變原有傳統(tǒng)歸檔習慣還需要投入大額的資金支持，引入先進的信息技術手段，需要配備人員參與到項目的開發(fā)推進。企業(yè)應根據(jù)自身實際情況和電子檔案實施需求，明確評估利用資源，包括但不限于資金投入程度、人員配備情況、信息系統(tǒng)成熟程度等，為電子檔案單套管理工作提供基礎保障。

（二）電子會計檔案系統(tǒng)

企業(yè)以信息化手段為抓手，建立電子會計檔案系統(tǒng)歸檔平臺，單據(jù)從產(chǎn)生到加工、處理、歸檔的環(huán)節(jié)，形成完整的閉環(huán)管理流程。結合港口企業(yè)電子檔案試點工作以及財務系統(tǒng)升級項目，為實現(xiàn)電子會計檔案提供了基礎保障。通過梳理憑證附件、全面對接異構系統(tǒng)，推進會計檔案電子化。

企業(yè)升級財務信息系統(tǒng)，啟用線上審批單據(jù)的功能模塊，應用具備電子發(fā)票采集功能和相關驗證功能的模塊，通過發(fā)票池歸集所有發(fā)票，開啟銀企互聯(lián)功能，對接電子檔案系統(tǒng)。整個財務系統(tǒng)已經(jīng)將資金支付功能、財務核算功能、歸檔功能三者建立起關聯(lián)關系，形成了憑證附件歸集平臺，將報銷單據(jù)、電子發(fā)票及相關附件作為憑證附件歸檔，實現(xiàn)單據(jù)、發(fā)票與記賬憑證的檢索。至此，付款憑證已經(jīng)實現(xiàn)了附件線上歸集、報銷、入賬、歸檔。搭建附件歸集平臺后，對接財務系統(tǒng)與行政辦公系統(tǒng)，獲取合同審批文件、內(nèi)部請示文件等原文件。對接財務系統(tǒng)與人力資源管理系統(tǒng)，各類職工待遇審批單據(jù)及附件推送到財務系統(tǒng)生成憑證，各類審批文件作為憑證附件自動存儲歸檔。對接財務系統(tǒng)與銀行端口支付系統(tǒng)，將審批的付款單直接推送到銀行端系統(tǒng)，實現(xiàn)全鏈條電子化支付流程。付款憑證歸檔流程如圖1 所示。

圖1 付款憑證歸檔流程

除了付款憑證全流程歸檔外，收款憑證應用財務系統(tǒng)銀企互聯(lián)功能，通過銀行流水推送收款單生成收款憑證，收款憑證有其他附件的，通過使用行政辦公系統(tǒng)平臺推送提醒功能，提醒經(jīng)辦人上傳附件，實現(xiàn)收款憑證附件的收集。港口企業(yè)轉賬憑證電子化歸檔可以分為兩種情況，一種情況是沒有業(yè)務系統(tǒng)平臺的單位，應用財務系統(tǒng)專有平臺生成轉賬憑證，通過此平臺上傳附件生成轉賬申請單，選擇配置好的憑證模板，推送生成憑證，實現(xiàn)轉賬憑證附件的入賬、歸檔。另一種情況是有業(yè)務系統(tǒng)平臺的單位，通過對接業(yè)務系統(tǒng)與財務系統(tǒng)，實現(xiàn)結轉收入憑證的入賬、歸檔。業(yè)務系統(tǒng)生成原始附件，包括結算方式確認通知書、預收通知書、出納收款通知書、預收款項憑單等單據(jù)，不再需要打印紙質(zhì)單據(jù)作為憑證附件。業(yè)務系統(tǒng)直接生成防止篡改的文件，且該文件所包含業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)是已完成業(yè)務系統(tǒng)相關環(huán)節(jié)處理后的最終狀態(tài)數(shù)據(jù)，不能是待處理的中間狀態(tài)數(shù)據(jù)。此外，在業(yè)務系統(tǒng)配置人員電子簽章、企業(yè)電子公章。

（三）電子會計檔案制度管理

企業(yè)要實現(xiàn)電子檔案單套管理，需要制訂一系列電子會計檔案管理制度，包括但不限于基本管理制度、歸檔范圍與保管期限制度、移交制度、借閱使用制度、鑒定銷毀制度等。

1.基本管理制度

（1）基本要求

電子會計檔案最基本的要求是滿足四性檢測，包括真實、完整、可用、安全。真實性，確保歸檔的電子會計資料來源可靠，檢測內(nèi)容是否被非法更改或非法調(diào)換，是否完全和正確表達所歸檔材料。完整性，檢測待歸檔信息包中的文件數(shù)量、元數(shù)據(jù)項是否完整?？捎眯裕笇﹄娮游募目衫斫庑院涂衫眯?，包括可識別性、文件信息記錄的軟硬件環(huán)境檢測。安全性，指對文件載體安全、信息包是否包含病毒等進行檢測，以及歸檔過程的安全、可控。

（2）管理職責分工

會計檔案管理工作應納入相關部門職責范圍，落實工作人員和崗位責任。應明確會計檔案管理工作分管領導，根據(jù)規(guī)模和管理模式設置或指定負責會計檔案工作的管理責任部門。財務會計部門、檔案日常管理部門共同監(jiān)督和指導會計檔案工作。財務會計部門負責會計檔案資料的歸集、整理、保管；檔案日常管理部門指導會計檔案的歸檔工作；信息系統(tǒng)維護管理部門為電子會計檔案歸檔和電子會計檔案管理提供信息技術支持；提交原始會計憑證的責任部門負責原始會計憑證的真實性、完整性；會計檔案管理員為指定的專門負責會計檔案臨時保管及負責會計檔案移交的人員，按要求執(zhí)行電子會計檔案借閱審批流程。

2.歸檔范圍與保管期限制度

會計檔案的歸檔范圍為會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、年度審計報告、年度所得稅匯算清繳報告、其他會計資料及其他具有保存價值的會計資料。會計檔案的保管期限分為永久、定期兩類。定期保管期限一般分為10 年和30 年，屬于定期保管期限的會計資料一般執(zhí)行電子檔案管理，永久類的會計檔案執(zhí)行雙套管理，部分會計檔案歸檔范圍與保管期限如表1 所示。

表1 歸檔范圍與保管期限

3.移交制度

電子會計檔案移交，應做好清點、鑒定，并做好登記、填寫歸檔登記表。應清點核實電子會計檔案名稱、起止年度、檔案編號、保管期限及其元數(shù)據(jù)數(shù)量等。應鑒定電子文件的真實性、可靠性、完整性和可用性。清點、鑒定完畢后，按批次或者歸檔年度填寫歸檔登記表，交接雙方簽字蓋章后，完成電子檔案的交接工作。電子會計檔案的移交時間不能晚于電子文件形成后的次年6 月。

4.借閱使用制度

企業(yè)在進行借閱管理時，通過行政辦公系統(tǒng)嚴格履行登記手續(xù)。經(jīng)履行借閱審批手續(xù)后，由會計檔案管理員在電子會計檔案系統(tǒng)，將相關借閱資料以電子形式通過辦公郵箱發(fā)送至借閱人，并在借閱資料上增設水印標記，借閱人做好會計檔案的保密工作。

5.鑒定銷毀制度

在電子檔案系統(tǒng)設置不同類別檔案的保管期限，待保管期限屆滿，系統(tǒng)自動提示并按照流程開展鑒定。檔案日常管理部門負責組織會計檔案鑒定工作，召集相關職能管理部門共同進行。經(jīng)各部門鑒定后，會計檔案如果屬于繼續(xù)保存的資料，需要重新劃定期限，起始日從保管期滿日開始計算；如果屬于不需要繼續(xù)保存的資料，可以銷毀。鑒定結果需形成會計檔案鑒定意見書，經(jīng)審批同意后方可進行會計檔案的銷毀。經(jīng)鑒定可以銷毀的會計檔案,檔案管理機構填寫會計檔案銷毀登記表并歸檔保存。

三、全面推進電子會計檔案單套制管理建議

（一）宣傳電子檔案管理知識

企業(yè)電子會計檔案單套管理實踐，目前還處于逐步開展試點，不斷摸索的階段。加大電子檔案宣傳知識，有利于轉變原有思維，擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)歸檔思想的羈絆，調(diào)動企業(yè)自身能動性；加大電子檔案制度的普及，有利于深刻理解檔案電子化歸檔的政策性依據(jù)；加大電子檔案數(shù)字化信息培訓，加強全員信息化專業(yè)知識，打消原有顧慮，如認為電子化歸檔會出現(xiàn)數(shù)據(jù)易遺失、電子資料不清晰等問題；加大電子檔案管理系統(tǒng)知識，有利于檔案管理部門、信息技術部門、各業(yè)務部門等人員的綜合能力培養(yǎng)。建議做好政策宣傳、電子檔案實施計劃推廣、業(yè)務培訓、典型企業(yè)案例分享等具體措施，推進電子檔案單套管理工作。

（二）推進電子票據(jù)資料普及范圍

在電子票據(jù)還未全領域普及的情況下，企業(yè)還存在大量紙質(zhì)票據(jù)需要做實物歸檔，如增值稅專用發(fā)票、合同、醫(yī)療報銷票據(jù)、交通費用單據(jù)等，大量紙質(zhì)原件給全面實行電子檔案單套管理帶來了困擾。《會計改革與發(fā)展“十四五”規(guī)劃綱要》中明確提出，在下一個五年規(guī)劃里，會計核算流程和管理的全面電子化，推動電子會計憑證數(shù)字化和無紙化。建議全方面加快推進電子票據(jù)資料的普及范圍。