以“235”行動優(yōu)化干部檔案專項(xiàng)審核
——以常州市婦幼保健院為例

王玲

（常州市婦幼保健院，江蘇 常州 213000）

0 引言

為進(jìn)一步深入貫徹落實(shí)中央從嚴(yán)管理干部精神，全面規(guī)范干部選拔任用情況，營造風(fēng)清氣正用人生態(tài)，繼2014 年全國開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作后，中組部2020 年下發(fā)了《關(guān)于深入開展干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的通知》，審核范圍覆蓋到國有企事業(yè)單位中層管理人員和專業(yè)技術(shù)人員，并對重點(diǎn)人員、重點(diǎn)崗位的檔案進(jìn)行重點(diǎn)審查。2020 年6 月新《中華人民共和國檔案法》公布實(shí)施，專門增加了“檔案信息化建設(shè)”這一重要內(nèi)容，為干部人事檔案專項(xiàng)審核提能增效指明了發(fā)展方向。常州市婦幼保健院積極響應(yīng)政策號召，創(chuàng)新性開展“235”行動，以全流程信息化路徑，推進(jìn)干部人事檔案專項(xiàng)審核全覆蓋高質(zhì)量發(fā)展，在2022 年底省市級驗(yàn)收中取得突出成績，全覆蓋工作成效顯著，為黨風(fēng)廉政建設(shè)提供了有力的政治保障和堅實(shí)的檔案基礎(chǔ)。

1 干部人事檔案專項(xiàng)審核存在的問題

1.1 思想重視程度不夠

作為一家三級甲等公立醫(yī)院、國家級母嬰友好醫(yī)院，常州市婦幼保健院共有干部職工1082 人，中層干部、高級專業(yè)技術(shù)人員等第一梯隊(duì)重點(diǎn)審核對象占比達(dá)到42%，分布在全院63 個科室。按照全覆蓋文件要求，此項(xiàng)工作時間緊任務(wù)重，且檔案存放按姓氏筆畫排序的統(tǒng)一管理模式，也為逐層逐級推進(jìn)全覆蓋工作帶來效率降低、重復(fù)操作的困境，亟需探索適合公立醫(yī)院崗位特性的全覆蓋業(yè)務(wù)新模式。

同時，由于重業(yè)務(wù)輕管理的深根思想，對干部人事檔案重要性認(rèn)識不到位問題在醫(yī)院管理中尤為突出。如個人材料歸檔不及時，甚至認(rèn)為自己保管更加安全[1]，或者在填寫《干部履歷表》、年度表等材料時能省則省、信息不全、缺少簽名、字跡模糊等問題，嚴(yán)重影響了全覆蓋工作進(jìn)程。

1.2 歷史遺留問題眾多

部分人員檔案資料不完整。例如，干部選拔“凡提必審”中發(fā)現(xiàn)有位候選人同等學(xué)力申請碩士學(xué)歷的材料只有一張學(xué)位證書復(fù)印件，畢業(yè)時間是2006 年，歷史遺留時間較長，且學(xué)籍信息跨省，補(bǔ)辦手續(xù)較為困難；還有2008 年調(diào)入醫(yī)院的職工，原單位的年度考核登記表缺少3 年，在職稱晉升評聘工作中可能會受到影響[2-3]。

個別檔案重要信息記載不一致。例如，有位職工原本退休時間是2018 年6 月，但審核時發(fā)現(xiàn)其入團(tuán)志愿書的出生年月比其他材料填早了一年，影響到了退休認(rèn)定甚至崗位續(xù)聘；還有2014 年調(diào)入醫(yī)院的職工，在認(rèn)定參加工作時間時發(fā)現(xiàn)，養(yǎng)老保險記錄和勞動合同時間不相符，工齡無法認(rèn)定……這類問題牽扯到干部職工的切身利益，會對職工個人產(chǎn)生不可估量的損失，需要綜合研判、慎重審核認(rèn)定[4-5]。

1.3 信息化手段落后

目前檔案管理軟件只有江蘇省委監(jiān)制的干部檔案管理系統(tǒng)（單機(jī)版），因其物理隔絕的安全保護(hù)特性，電腦不能聯(lián)網(wǎng)不能使用U 盤，干部信息需要檔案人員被動錄入，對全覆蓋工作跟進(jìn)“三齡兩歷一身份”審核進(jìn)度、單項(xiàng)信息快速檢索以及大量數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總的需求并不友好，需要借助其他信息化手段來提升效率。檔案材料的信息化程度和精細(xì)化程度是在日常工作中逐漸積累起來的，但由于保密特性的局限性，缺乏信息共享功能，易造成數(shù)據(jù)更新不及時、準(zhǔn)確性得不到保障等問題，在需獲取員工詳細(xì)信息時仍舊需要翻閱原始檔案完成，和新檔案法中的“檔案信息化建設(shè)”要求相去甚遠(yuǎn)，需進(jìn)一步優(yōu)化檔案管理模式，在保證檔案安全和信息安全的前提下，創(chuàng)新全覆蓋工作路徑，提升信息化利用水平，增強(qiáng)檔案主動服務(wù)于醫(yī)院管理的能力。

2 以“235”行動為全覆蓋提能增效

“235”行動，即以兩個主體為對象，把好三道關(guān)口，通過五項(xiàng)創(chuàng)新優(yōu)化路徑，從思想認(rèn)識、流程規(guī)范、信息化建設(shè)等方面，全面推進(jìn)專項(xiàng)審核全覆蓋工作高質(zhì)量發(fā)展。

2.1 以兩個主體為對象

壓實(shí)黨委責(zé)任主體。按照《江蘇省干部人事檔案專項(xiàng)審核工作實(shí)施方案》的要求，建立由黨委總負(fù)責(zé)、多部門共同參與的工作機(jī)制，將全覆蓋工作納入醫(yī)院年度目標(biāo)管理考核，切實(shí)提高干部職工的重要性認(rèn)識。同時召開全體干部職工動員大會，要求統(tǒng)一部署、分級負(fù)責(zé)、協(xié)同推進(jìn)，為高效能開展全覆蓋工作奠定基礎(chǔ)以及標(biāo)準(zhǔn)。

全體職工對象主體。根據(jù)公立醫(yī)院臨床工作特性，決定以科室為單位逐片開展專項(xiàng)審核，不再以職稱為分類依據(jù)。這項(xiàng)舉措不僅更貼合業(yè)務(wù)實(shí)際，條理更清晰，減少大量重復(fù)操作，同時也把文件要求的逐步推進(jìn)全院覆蓋問題提前納入規(guī)劃，大大縮短了全覆蓋進(jìn)程。

取對數(shù)生長期K562和KG1a細(xì)胞，以1×108/L的密度接種。加入60 μmol/L Rh2-S誘導(dǎo)細(xì)胞24 h，收集各組細(xì)胞，預(yù)冷PBS洗滌2次，按照Annexin V-FIT-C/PI雙染細(xì)胞檢測試劑盒說明書進(jìn)行操作，用流式細(xì)胞儀分析細(xì)胞凋亡。實(shí)驗(yàn)重復(fù)3次。

2.2 把好三道審核關(guān)口

為確保信息的準(zhǔn)確性，醫(yī)院建立檔案室初審，組織部門復(fù)審，人事部門終審的“三道關(guān)口”閉環(huán)管理模式。由檔案室逐卷逐頁查閱檔案形成《專項(xiàng)審核情況登記表》完成初審，通過內(nèi)部局域網(wǎng)抄送組織部門進(jìn)行中期復(fù)審?fù)瓿伞肚闆r統(tǒng)計一覽表》，再抄送人事部門完成終審形成《核對無誤下發(fā)名單》，檔案室對照《下發(fā)名單》打印《審核專用干部任免審批表》并統(tǒng)籌安排本人確認(rèn)簽名。該項(xiàng)模式確?！秾徟怼吩谙掳l(fā)給個人前做到“三一致、無一誤”，將風(fēng)險扼殺在搖籃中。

2.3 創(chuàng)新五項(xiàng)優(yōu)化路徑

通過專項(xiàng)培訓(xùn)、分級標(biāo)記、匯總分析、責(zé)任到人、審慎認(rèn)定等五項(xiàng)創(chuàng)新優(yōu)化路徑，借助科學(xué)手段做到全流程信息化操作，記錄有痕、利用便捷，大大提升了全覆蓋工作的準(zhǔn)確性、安全性、有效性，提能增效成果明顯。

2.3.1 專項(xiàng)培訓(xùn)

組建專項(xiàng)審核小組，召集人事部門、組織部門、上級檔案指導(dǎo)員，對專項(xiàng)審核小組成員進(jìn)行為期一周的專項(xiàng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，主要針對“三齡兩歷一身份”準(zhǔn)確性把控。同時專項(xiàng)審核小組統(tǒng)籌規(guī)劃，確定科學(xué)分工。①分片審查，以醫(yī)院當(dāng)月最新的《職工分布表》為劃分依據(jù)，一人一科室，順序下行直至完成，這樣操作避免了職工的遺漏或重復(fù)審核。②標(biāo)準(zhǔn)化記錄，每本檔案“三齡兩歷一身份”審核情況，每人按照表1 內(nèi)容做好信息登記，以便統(tǒng)一匯總分析。專項(xiàng)審核標(biāo)準(zhǔn)化記錄如表1 所示。

表1 專項(xiàng)審核標(biāo)準(zhǔn)化記錄

2.3.2 分級標(biāo)記

為便于問題檔案整改，以及長期利用的直觀性，檔案室所有完成審核的檔案，采用分級標(biāo)記方式，對應(yīng)不同類型的檔案。例：審核無誤的檔案在側(cè)邊目插入“藍(lán)色+OK”標(biāo)簽，問題檔案則為“粉色+出生有誤/工作有誤”標(biāo)簽，新進(jìn)檔案若還未完成審核的，側(cè)邊目不做標(biāo)記。在后續(xù)打開檔案柜進(jìn)行查閱和整理時，對專項(xiàng)審核進(jìn)展一目了然。

2.3.3 匯總分析

專項(xiàng)審核工作覆蓋面廣、差異性大，容易出現(xiàn)人員缺漏、信息錯位、進(jìn)度遺忘等問題，醫(yī)院自主設(shè)計制作《干部人事檔案專項(xiàng)審核情況統(tǒng)計一覽表》（表2），利用信息化手段，按照“三齡兩歷一身份”信息做統(tǒng)一登記，對需要整改的問題檔案做備注說明，對敦促完善的材料缺少情況做進(jìn)度追蹤，真正實(shí)現(xiàn)了“一鍵檢索、全部掌握，記錄有痕、利用便捷”，為專項(xiàng)審核信息化操作注入一筆創(chuàng)新色彩。

表2 干部人事檔案專項(xiàng)審核情況統(tǒng)計一覽表

2.3.4 責(zé)任到人

為避免戰(zhàn)線太長，消耗員工積極性，《審核專用干部任免審批表》確認(rèn)簽字工作以10 個科室為一批次，分批審核分片下發(fā)。以人事部門提供的當(dāng)月最新《職工分布表》為基礎(chǔ)，確定《下發(fā)名單》，標(biāo)明實(shí)發(fā)實(shí)收份數(shù)、需要補(bǔ)充提交的材料、缺漏信息填寫等，由各科室負(fù)責(zé)人為責(zé)任人，做好登記并回收到位，這樣不僅能有的放矢、引起職工高度重視，并且借助信息化手段快速提效、操作有痕，保障了專項(xiàng)審核的規(guī)范性及安全性。

2.3.5 審慎認(rèn)定

對重要信息有誤的問題檔案，通過問詢了解、分類研判、慎重認(rèn)定，夯實(shí)各環(huán)節(jié)主體責(zé)任，避免各部門推諉扯皮，切實(shí)保障干部職工切身利益。

（1）問詢了解。由檔案審核小組負(fù)責(zé)了解干部本人重要信息有誤情況，并作書面說明，同時盡快提供相關(guān)證明材料以便更正問題檔案。

（2）分類研判。針對出生年月需要外調(diào)情況，檔案室出具《戶籍底冊證明》范本給干部本人以示說明并作為參考，確保外調(diào)材料有效且符合規(guī)范，并由組織人事部門調(diào)查核實(shí)真?zhèn)魏蠓娇纱鏅n；針對工作時間需補(bǔ)充材料，由人事部門給出專業(yè)指導(dǎo)，明確所需提供材料，補(bǔ)充完全后報人社審批，形成正式更改工作時間文件，交由檔案室存檔；針對其他不規(guī)范不齊全情況，分別采取原件復(fù)制、補(bǔ)充收集等方式，注明經(jīng)辦人和時間，加蓋組織人事公章交由檔案室存檔。

（3）慎重認(rèn)定。對符合更正要求的證明材料，按照現(xiàn)有政策認(rèn)定；對難以認(rèn)定的，本著從嚴(yán)掌握原則，經(jīng)集體研究、綜合研判、談話溝通作出認(rèn)定。

3 干部人事檔案專項(xiàng)審核所取得的顯著成效

常州市婦幼保健院以“235”全覆蓋行動為抓手，積極響應(yīng)《中華人民共和國檔案法》“檔案信息化建設(shè)”的要求，借助信息化手段提質(zhì)增效、開拓創(chuàng)新思維，不僅更好更快的解決了全覆蓋逐步推進(jìn)任務(wù)，給需要提供證明材料的干部職工更充分的準(zhǔn)備時間，減少時間成本帶來的個人利益損失，也為檔案管理的常態(tài)化建設(shè)縷清思路、掃清障礙，更為檔案主動服務(wù)于醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展打下了堅實(shí)基礎(chǔ)。

目前常州市婦幼保健院全覆蓋工作比中組部文件要求的預(yù)期安排提前一年完成，居常州市衛(wèi)健系統(tǒng)首位，“235”全覆蓋行動獲得省市級督查驗(yàn)收好評及肯定表彰，撰寫的相關(guān)課題文章多次獲得江蘇省檔案學(xué)會優(yōu)秀論文獎勵。

4 持續(xù)改進(jìn)的建議

4.1 進(jìn)一步提升科室協(xié)同配合

全覆蓋工作涉及科室廣，參與人員多，認(rèn)定戰(zhàn)線長，容易出現(xiàn)疲軟、拖拉的情況。在持續(xù)改進(jìn)階段，對各責(zé)任科室的分工、主要任務(wù)還需進(jìn)一步細(xì)化分解、夯實(shí)主體責(zé)任，進(jìn)一步提高對干部人事檔案重要性的認(rèn)識，嚴(yán)守質(zhì)量關(guān)、時間關(guān)的“兩道底線”，加強(qiáng)科室協(xié)同配合，筑牢清風(fēng)養(yǎng)正防線。

4.2 加強(qiáng)追蹤問題檔案整改進(jìn)度

問題檔案的特異性復(fù)雜，且關(guān)系到員工的切身利益，需要審慎認(rèn)定。由于大部分問題檔案的歷史遺留時間長遠(yuǎn)，追根溯源比較困難，因而認(rèn)定時限也較長。為避免遺忘、推諉，檔案室應(yīng)堅持利用好信息化手段，及時做好《一覽表》等各項(xiàng)工作進(jìn)度的更新登記，并將問題檔案整改進(jìn)度對相關(guān)科室做階段性任務(wù)匯報，確保全覆蓋工作件件有著落、事事有回應(yīng)。

4.3 進(jìn)一步提高干部人事檔案信息化利用率

為加強(qiáng)檔案管理的及時性、準(zhǔn)確性、精細(xì)性，要進(jìn)一步探索檔案信息化建設(shè)，積極構(gòu)建檔案資源共享服務(wù)平臺，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)統(tǒng)計、資源共享、云上服務(wù)一體化，真正把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，切實(shí)提升檔案信息化建設(shè)水平，優(yōu)化檔案常態(tài)化管理工作機(jī)制，增強(qiáng)檔案主動服務(wù)于醫(yī)院管理的能力，為推動醫(yī)院高質(zhì)量發(fā)展注入檔案新動能。

5 結(jié)語

本文以常州市婦幼保健院為例，對干部檔案專項(xiàng)審核全覆蓋工作開展“235”行動取得顯著成效，切實(shí)保障干部職工切身利益，營造風(fēng)清氣正用人生態(tài)，獲得省市委督查驗(yàn)收好評及表彰，為檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提能增效。