OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口設(shè)計研究

魏云霞

摘要：根據(jù)信息化發(fā)展要求，結(jié)合電子文件歸檔需要，進(jìn)行OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口建設(shè)，意義重大。論文根據(jù)北京市軌道交通運營管理有限公司接口建設(shè)的做法和經(jīng)驗，分析了業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案接口建設(shè)的必要性，提出OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口設(shè)計開發(fā)時應(yīng)注意的問題，以期為其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口設(shè)計提供參考。

關(guān)鍵詞：OA系統(tǒng) 檔案系統(tǒng) 歸檔接口

企業(yè)在經(jīng)營管理活動中常用的業(yè)務(wù)系統(tǒng)有OA系統(tǒng)、財務(wù)系統(tǒng)、合同管理系統(tǒng)、資產(chǎn)管理系統(tǒng)等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生了大量的電子文件，給企業(yè)管理帶來了巨大的挑戰(zhàn)。如何提高電子文件的歸檔效率成為企業(yè)研究的一項重要課題。目前各業(yè)務(wù)系統(tǒng)不斷完善，利用業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)電子文件自動歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)，對提高歸檔效率、推動電子檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的相互銜接具有重要的意義。本文以北京市軌道交通運營管理有限公司（以下簡稱“北京市軌道運營公司”）OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口研究為例，論述了接口實施的必要性和實現(xiàn)方案。

（一）實施歸檔接口是落實國家相關(guān)政策的需要

歸檔接口是指業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)互聯(lián)互通的程序，可實現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中待歸檔電子文件的自動歸檔。國家檔案主管部門出臺的法律法規(guī)對電子文件歸檔提出了要求，歸檔接口的實施是對相關(guān)政策的落實。新修訂的《檔案法》規(guī)定，企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)等相互銜接。國家檔案局發(fā)布了《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業(yè)檔案工作規(guī)范》等制度文件，明確提出企業(yè)在業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)時應(yīng)充分考慮電子文件歸檔要求。OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口的實施有助于實現(xiàn)電子文件的全流程管理，促進(jìn)檔案管理的信息化、規(guī)范化和集成化。

（二）實施歸檔接口可打破系統(tǒng)間限制，加強(qiáng)系統(tǒng)間的交互

隨著計算機(jī)及信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身需要搭建各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)繁多，大量有保存價值的文件材料分別被保存在不同部門不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)相互獨立，數(shù)據(jù)之間不交互，形成信息資源孤島。設(shè)計并實施業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口，打破系統(tǒng)間的限制，可實現(xiàn)不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通。例如，北京市軌道運營公司在信息化建設(shè)中共完成27個業(yè)務(wù)系統(tǒng)模塊部署，涵蓋OA系統(tǒng)、人資系統(tǒng)、規(guī)章制度系統(tǒng)、采購管理、施工管理、運維綜合管理等。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)運行過程中會形成事故報告單、運行圖等具有軌道運營特色的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，對企業(yè)的后續(xù)發(fā)展具有重要的參考價值和借鑒作用。實施OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口，可實現(xiàn)電子文件的自動存檔，打破兩個系統(tǒng)間的限制，減少電子文件的流失，有力地推進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)、實現(xiàn)資源共享。

（三）實施歸檔接口能歸檔更多的過程信息

做好OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口工作，可從源頭上掌控歸檔材料的電子元數(shù)據(jù)、電子文件的修改痕跡、存儲方式和格式要求，歸檔更多的過程信息。目前一些單位在進(jìn)行傳統(tǒng)紙質(zhì)載體歸檔時，一般要求文件處理單、正文、附件組件歸檔。OA系統(tǒng)完整記錄了電子文件從發(fā)文起草到各級領(lǐng)導(dǎo)審批再到最終發(fā)布的全部文件信息，含原始稿、痕跡稿、套頭無章稿、正文、附件等內(nèi)容。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件歸檔相比，電子文件歸檔內(nèi)容更齊全、更豐富，且方便后續(xù)利用。

（四）實施歸檔接口大大提高了歸檔效率

OA系統(tǒng)中形成的記錄文件信息的元數(shù)據(jù)，如文號、題名、責(zé)任者等內(nèi)容無法直接進(jìn)入電子檔案管理系統(tǒng)，若采用手工錄入的方式，無法保證歸檔效率和準(zhǔn)確性。實施歸檔接口后，檔案管理人員可把關(guān)歸檔文件的數(shù)量與質(zhì)量，規(guī)避歸檔不全、歸檔不及時、歸檔不合規(guī)等問題。電子文件辦畢后，從OA系統(tǒng)自動歸檔至電子檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)電子元數(shù)據(jù)的自動化寫入和電子文件的自動掛接，大大提高了歸檔效率。例如，北京市軌道運營公司每年從OA系統(tǒng)直接歸檔的數(shù)據(jù)占40%，避免了兼職檔案員手動錄入歸檔，提高了歸檔效率。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)自動化歸檔，可避免人工歸檔的不及時、不完整、不規(guī)范等問題。同時加強(qiáng)電子文件的全流程管理，把檔案理念融入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，也是未來信息化發(fā)展的趨勢。北京市軌道交通運營公司在信息化建設(shè)一期采用數(shù)據(jù)庫中間表的形式，實施了OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)接口。

（一）歸檔接口的類型

目前常用的接口方式有WebService和數(shù)據(jù)庫中間表兩種。本文重點論述通過數(shù)據(jù)庫中間表的形式實施歸檔接口。

利用數(shù)據(jù)庫中間表開發(fā)數(shù)據(jù)接口的常用方式之一是運用觸發(fā)器，OA系統(tǒng)定期向中間表寫入數(shù)據(jù)，電子檔案管理系統(tǒng)定期從中間庫讀取數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。中間表接口通過數(shù)據(jù)庫直接連接，減少了大量中間環(huán)節(jié)，數(shù)據(jù)傳輸速度快、效率高且開發(fā)周期短，但要求雙方系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫具有良好的交互能力。

（二）歸檔接口的組織與實施

OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的接口設(shè)計包括明確實施組織、確定歸檔范圍、明確設(shè)計原則、確定接口方案、接口方案測試、接口方案實施等步驟。

1.明確實施組織。在人員方面，業(yè)務(wù)系統(tǒng)所屬部門、檔案部門、信息化部門及系統(tǒng)供應(yīng)商組建團(tuán)隊，負(fù)責(zé)歸檔接口的方案確定及實施。北京市軌道運營公司根據(jù)職責(zé)分工，建立了歸檔接口開發(fā)團(tuán)隊，包括公司辦公室、檔案管理部門、信息技術(shù)部門、系統(tǒng)供應(yīng)商相關(guān)人員。信息技術(shù)部門負(fù)責(zé)歸檔接口方案的制訂及實施，建立歸檔接口項目例會制度，研討接口方案、實施進(jìn)展情況及實施中出現(xiàn)的問題，以保證后續(xù)接口工作順利開展。

2.確定歸檔范圍。企業(yè)電子文件歸檔范圍應(yīng)參照紙質(zhì)文件的歸檔范圍制定，包括各業(yè)務(wù)活動中形成的結(jié)構(gòu)化和非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，及以獨立文檔形式存儲的具有保存價值的信息記錄。在確定歸檔范圍時，應(yīng)充分考慮公司公文管理部門的歸檔內(nèi)容，同時結(jié)合OA系統(tǒng)中文件產(chǎn)生的情況。以北京市軌道運營公司OA系統(tǒng)為例，歸檔內(nèi)容包括公司發(fā)文、收文，具體包括收發(fā)文目錄數(shù)據(jù)信息、正文、附件及收發(fā)文處理單、流轉(zhuǎn)記錄、有痕跡正文。這些收文、發(fā)文從OA系統(tǒng)被導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)的條件為：在OA系統(tǒng)中辦理完畢。

3.明確設(shè)計原則。實施該歸檔接口后，OA系統(tǒng)生成的需要歸檔的電子文件可以按照一定的標(biāo)準(zhǔn)被導(dǎo)入電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中，實現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共享。在設(shè)計接口時，我們應(yīng)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性、數(shù)據(jù)傳輸?shù)臏?zhǔn)確性以及電子文件歸檔的高效性。

4.確定接口方案。該步驟是接口設(shè)計的核心環(huán)節(jié)。歸檔接口開發(fā)團(tuán)隊通過多次專題溝通會研討，確定了以數(shù)據(jù)庫中間表實現(xiàn)OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的歸檔接口方案。該方案涉及數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制、歸檔接口讀寫時間安排、中間表設(shè)計、接口歸檔容錯性處理、回退處理等內(nèi)容。

（1）數(shù)據(jù)傳輸機(jī)制。接口設(shè)計理念為：在OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)之間建立一個中間數(shù)據(jù)庫，接口數(shù)據(jù)的目錄信息存放在此中間數(shù)據(jù)庫中，電子文件存放于專門的FTP服務(wù)器中。電子檔案管理系統(tǒng)供應(yīng)商負(fù)責(zé)在中間邏輯數(shù)據(jù)庫和檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫之間開發(fā)應(yīng)用程序。OA系統(tǒng)負(fù)責(zé)將歸檔數(shù)據(jù)推送到中間數(shù)據(jù)庫和FTP服務(wù)器的應(yīng)用程序中。歸檔接口啟動后，接口程序可提取OA數(shù)據(jù)庫中的目錄信息，同時建立與電子檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫字段的對應(yīng)關(guān)系，完成后方可轉(zhuǎn)入電子檔案管理系統(tǒng)相應(yīng)的表中。因OA系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中目錄和對應(yīng)的電子文件之間具有一定的關(guān)聯(lián)性，在接口程序運行中，可同時將與之關(guān)聯(lián)的電子文件上傳到預(yù)先配置好的FTP服務(wù)器存放路徑中，通過文件路徑實現(xiàn)電子目錄與電子文件的一一對應(yīng)。

（2）歸檔接口讀寫數(shù)據(jù)時間安排?？紤]到中間表操作的便利性及安全性，接口雙方須遵照約定的規(guī)則進(jìn)行讀寫處理：第一，錯開讀寫時間；第二，讀寫時嚴(yán)格按照規(guī)則進(jìn)行。電子檔案管理系統(tǒng)需要定時對中間表進(jìn)行讀寫，并且在讀取數(shù)據(jù)過程中，需要確保讀取數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性。讀取完畢后，電子檔案管理系統(tǒng)需要對中間表進(jìn)行讀取完畢標(biāo)識操作。

（3）中間表設(shè)計。采用中間表進(jìn)行數(shù)據(jù)交互時，需要將中間庫建在一個雙方均可訪問的FTP服務(wù)器上。讀取狀態(tài)由標(biāo)識字段進(jìn)行標(biāo)記，OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)對讀取狀態(tài)操作后，只修改其對應(yīng)的標(biāo)識字段。因為接口寫入的內(nèi)容分為文件目錄及電子文件，中間表的設(shè)計也分為目錄和電子文件的設(shè)計。

（4）接口歸檔容錯性處理。OA系統(tǒng)通過接口向中間庫寫入相關(guān)數(shù)據(jù)，同時通過FTP服務(wù)器傳送文件。電子檔案管理系統(tǒng)程序從中間庫獲取數(shù)據(jù)信息，同時根據(jù)數(shù)據(jù)信息從FTP目錄下讀取相對應(yīng)的電子文件。當(dāng)讀取程序出錯時，電子檔案管理系統(tǒng)將相關(guān)出錯信息寫入中間表中。OA系統(tǒng)定期從中間庫中獲取出錯信息，并將出錯信息生成電子郵件，于每天固定時間發(fā)送給OA系統(tǒng)歸檔人員，及時通知該人員有文件在接口歸檔時出錯。OA系統(tǒng)獲取出錯信息的同時會生成“歸檔數(shù)據(jù)日志”。OA系統(tǒng)歸檔人員可對歸檔失敗的文檔進(jìn)行查看并再次歸檔。

（5）回退處理。除電子檔案管理系統(tǒng)的自身容錯性處理外，檔案管理員可根據(jù)數(shù)據(jù)審核的內(nèi)容進(jìn)行回退操作。檔案管理員在數(shù)據(jù)審核發(fā)現(xiàn)歸檔文件有問題時，可進(jìn)行拒收操作。回退處理與接口歸檔容錯性處理的實現(xiàn)方式基本一致，均可發(fā)送錯誤信息提醒及實現(xiàn)電子文件的再次歸檔。

5.接口方案測試。OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)歸檔接口方案確定后，由系統(tǒng)供應(yīng)商在測試環(huán)境中實施。之后由信息技術(shù)部門組織辦公室及檔案管理部門對該功能實現(xiàn)情況進(jìn)行功能測試并對發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行優(yōu)化。測試時，往往會涉及數(shù)據(jù)的歸檔、數(shù)據(jù)的回退、系統(tǒng)供應(yīng)商對后臺日志的監(jiān)測。

6.接口方案實施。系統(tǒng)在測試環(huán)境中被驗證無問題后可正式上線。歸檔部門與檔案部門結(jié)合使用中發(fā)現(xiàn)的問題不斷提出優(yōu)化建議，以使該接口不斷完善，為公司電子文件的歸檔及利用提供便利。

歸檔接口因涉及兩個系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)交互，需注意以下事項。

1.接口的可靠性。接口設(shè)計時通過建立中間數(shù)據(jù)庫的形式實現(xiàn)OA系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對接。通過中間數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)傳輸時，應(yīng)采取歸檔容錯技術(shù)，對中間庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗。當(dāng)校驗無問題時，可確保傳輸數(shù)據(jù)的完整性；當(dāng)校驗出問題時，可標(biāo)記出錯信息并及時提醒，以此來保證系統(tǒng)的可靠性。同時該技術(shù)也可標(biāo)記因修改OA系統(tǒng)或電子檔案管理系統(tǒng)配置造成接口無法正常運行的情況。

2.接口的安全性。接口在實現(xiàn)數(shù)據(jù)傳輸?shù)倪^程中，依賴網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，為防止數(shù)據(jù)在傳輸中被篡改、損毀或丟失，應(yīng)采取必要的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)，保證信息的安全流轉(zhuǎn)，同時應(yīng)采取數(shù)據(jù)安全技術(shù)，如水印技術(shù)、防寫技術(shù)等，確保中間數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)的安全。此外，還應(yīng)保障數(shù)據(jù)傳輸時的安全性，確保歸檔的內(nèi)容不會暴露或遭到截留，要求系統(tǒng)能夠有效存儲數(shù)據(jù)。

歸檔接口有助于實現(xiàn)公司OA系統(tǒng)和電子檔案管理系統(tǒng)的跨平臺數(shù)據(jù)傳送，實現(xiàn)電子文件的全流程管理。歸檔接口的實施在業(yè)務(wù)層面大大提高了電子文件歸檔的效率，也為電子檔案管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通提供了寶貴經(jīng)驗。未來檔案管理部門應(yīng)聯(lián)合信息部門及業(yè)務(wù)部門積極推進(jìn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案系統(tǒng)的接口開發(fā)工作，為企業(yè)留下更豐富、寶貴的電子檔案資源。

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作者單位：北京市軌道交通運營管理有限公司