把任務(wù)分成三張清單

李睿秋

經(jīng)常有讀者問我：您每天要處理那么多的事情，是如何安排自己的時(shí)間的？其實(shí)很簡單，我會把所有要做的事情分成三張清單：行動清單、問題清單、甜點(diǎn)清單。

行動清單，顧名思義，都是我可以立刻去執(zhí)行的行動。任何一項(xiàng)工作，我都會先抽點(diǎn)時(shí)間把它分解成最小、最直接的步驟，再記錄到清單上。這樣，當(dāng)我需要行動的時(shí)候，就可以立刻去做，不需要再浪費(fèi)時(shí)間去想。

舉個(gè)例子。“確定分享會的講稿”這件事，我會把它分解為列出分享會講稿大綱、確定進(jìn)入講稿的案例、撰寫分享會講稿初稿、跟對接人員溝通初稿、列出所需PPT清單……再把以上任務(wù)，逐項(xiàng)寫上截止日期，放入行動清單里。

不要小看“分解”這一步。實(shí)際上，很多時(shí)候我們之所以會拖延，就是因?yàn)槲覀冊谧鲆患虑榈臅r(shí)候，需要付出努力，去思考“如何做”。這就增加了我們的阻力。而這一點(diǎn)點(diǎn)阻力，很可能就是阻礙我們行動的最后一塊砝碼。

問題清單是什么呢？一切需要在腦海中構(gòu)思、籌劃，而不是通過行動去解決的任務(wù)。

還是拿分享會講稿舉例：在這個(gè)任務(wù)中，可以直接執(zhí)行的是什么？是列大綱、寫初稿、安排PPT制作。而需要思考得出結(jié)果的是確定分享的主題、要點(diǎn)等。這些都可以列入問題清單里，然后在碎片時(shí)間把它拿出來，讓自己做一個(gè)短時(shí)間（5～15分鐘）的發(fā)散思考。當(dāng)某項(xiàng)工作告一段落，感到有些疲憊，我也會站起來讓大腦調(diào)劑一下。在這個(gè)過程中，就可以把問題清單拿出來，讓大腦思考一些別的、新鮮的問題，從而為大腦“按摩”。

這不僅可以有效地利用碎片時(shí)間，還可以幫助我切換不同的聚焦點(diǎn)，讓大腦始終保持活力。

第三個(gè)清單叫作甜點(diǎn)清單。它就像餐后甜點(diǎn)一樣，我會在里面放一些非常簡單、無需動腦、沒有時(shí)間限制的小事，讓自己在狀態(tài)不佳的時(shí)候，可以打開來立刻去做。

比如，整理文檔、整理筆記、搜集素材、資料歸檔……它們的共同特征是：瑣碎。雖然不那么重要，但每次你完成它們，都可以體驗(yàn)到微妙的成就感和滿足感，從而擺脫低落狀態(tài)，振作起來，然后就又可以去著手完成更重要的任務(wù)了。

與此同時(shí)，在完成甜點(diǎn)清單的時(shí)候，由于它們是完全機(jī)械、無需動腦的，思維會處于一個(gè)自由的狀態(tài)。在這個(gè)狀態(tài)下，可以放任它自由聯(lián)想，也許會產(chǎn)生一些有意思的點(diǎn)子。

把任務(wù)分成行動、問題和甜點(diǎn)三個(gè)清單，就可以有效提升時(shí)間的利用率。

（江煜薦自《風(fēng)流一代》）