談RPA在會計和審計中的應(yīng)用

楊潔

摘要：隨著技術(shù)的發(fā)展和企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的需求，機器人流程自動化（RPA）被認為對于應(yīng)對會計流程自動化轉(zhuǎn)型十分重要，特別是它可以自動化的進行系統(tǒng)診斷和判斷何時系統(tǒng)需要人工參與。因此它在會計審計工作中是一個全新的項目，在此類系統(tǒng)的持續(xù)開發(fā)過程中有著巨大的前景。迄今為止，理論未能充分解釋如何進行此類部署。為了填補這一空白，本文概述了不斷發(fā)展的 RPA 生態(tài)系統(tǒng)，并確定了在會計和審計中成功采用 RPA 系統(tǒng)必須克服的基本困難。這些困難構(gòu)成的挑戰(zhàn)主要包括但不限于：首先是構(gòu)建RPA系統(tǒng)步驟的繁瑣。在實際應(yīng)用中，構(gòu)建RPA系統(tǒng)需要繁瑣的步驟，包括流程設(shè)計，腳本編寫和測試等。這需要有專業(yè)的技術(shù)團隊進行支持，同時也需要充分了解業(yè)務(wù)流程和系統(tǒng)需求。其次是構(gòu)建系統(tǒng)過程中的如何與現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容問題。這需要對現(xiàn)有系統(tǒng)進行深入的了解，以便在構(gòu)建RPA系統(tǒng)時可以正確地與其進行兼容。RPA系統(tǒng)的精度和可靠性也是一個關(guān)鍵問題。RPA系統(tǒng)的準(zhǔn)確性和可靠性是實現(xiàn)自動化的關(guān)鍵因素。因此，需要對系統(tǒng)進行不斷的監(jiān)測和更新以確保其精度和可靠性。同時，也需要對RPA系統(tǒng)的應(yīng)用進行充分的測試和驗證，以確保其符合業(yè)務(wù)需求。

關(guān)鍵詞：機器人流程自動化（RPA）；會計審計；系統(tǒng)診斷；兼容性

隨著科技的不斷發(fā)展，機器人流程自動化（RPA）被越來越多地應(yīng)用于企業(yè)的各個領(lǐng)域，尤其是在會計和審計領(lǐng)域。RPA可以大大提高企業(yè)的生產(chǎn)效率和準(zhǔn)確性，減少人為錯誤和重復(fù)工作。

一、RPA在會計和審計中應(yīng)用的重要性

機器人流程自動化RPA在會計方面，RPA可以快速診斷和處理財務(wù)數(shù)據(jù)，提高數(shù)據(jù)處理的速度和準(zhǔn)確性，并大大減少了人工干預(yù)的必要性。

RPA在審計領(lǐng)域的應(yīng)用同樣具有巨大的潛力和前景。首先，RPA系統(tǒng)可以快速準(zhǔn)確地處理海量數(shù)據(jù)，使得審計工作更加高效，準(zhǔn)確性更高。其次，RPA系統(tǒng)可以在不影響正常業(yè)務(wù)運行的情況下，實現(xiàn)自動化的系統(tǒng)診斷和判斷，從而實現(xiàn)自動化的財務(wù)風(fēng)險管理，提高了企業(yè)的風(fēng)險控制能力。此外，RPA系統(tǒng)還可以大大減少人工干預(yù)的必要性，從而減少了人為因素對數(shù)據(jù)處理的影響，并且可以將人力資源重新分配到更重要的任務(wù)中去，如策略規(guī)劃和決策制定等。

雖然RPA系統(tǒng)在會計和審計工作中廣泛應(yīng)用是一種趨勢，但是RPA 系統(tǒng)在企業(yè)中的應(yīng)用仍處于起步階段。到2017年，只有 15%的公司認為他們已經(jīng)掌握了 RPA 使用（PWC 2017）。從2017年以后隨著四大會計公司（德勤，普華永道，安永，畢馬威）相繼推出各自的RPA系統(tǒng)，RPA在會計工作中的應(yīng)用也得到了蓬勃的發(fā)展。盡管自動化有許多好處，但大多數(shù)公司尚未充分利用它們。這說明在RPA的使用中存在著諸多問題。而且只有正確實施RPA，才能讓公司從技術(shù)進步中獲益。

公司在實施 RPA 系統(tǒng)時面臨許多問題，其中主要困難在于需要牢記一些重要的關(guān)鍵步驟，需要解決系統(tǒng)的可靠性，以及如何維護系統(tǒng)等等。這些挑戰(zhàn)也都出現(xiàn)在從上世紀(jì)末開始曾大量研究和推薦過企業(yè)資源計劃（ERP）系統(tǒng)實施過程中。到現(xiàn)在為止，ERP系統(tǒng)的使用也是喜憂參半（田玉山，2013）。此外，也有一些對會計行業(yè)對 RPA 的使用及其帶來的困難和可能性進行了一些研究（戚蓓蓓，2018）。迄今為止，會計和審計 RPA 系統(tǒng)缺乏對如何正確使用 RPA 系統(tǒng)的全面概述。

二、RPA在會計和審計中應(yīng)用的現(xiàn)狀和面臨的問題

（一）安裝RPA過程中的現(xiàn)狀和挑戰(zhàn)

由于繁瑣和緩慢的會計和審計系統(tǒng)，許多公司和單位在分配稀缺資源和做出有針對性的決策方面面臨困境。由于人工操作的大量參與，當(dāng)前使用的電子表格中存在相當(dāng)大的延遲、不準(zhǔn)確和過時數(shù)據(jù)等問題。由于系統(tǒng)設(shè)計不佳以及數(shù)據(jù)庫和電子表格中的數(shù)據(jù)質(zhì)量和數(shù)量不足，可能會損失大量不必要的資金，例如最近導(dǎo)致股東損失 1 億美元的電子表格錯誤（Tan G.，2014）。這些問題需要開發(fā)新技術(shù)和框架來解決，并填補可持續(xù)資源管理和流程質(zhì)量方面的空白。下面我們將分析在后臺為采購訂單開具發(fā)票的典型后臺程序的案例，來說明如何填補這一空白。

以人為主導(dǎo)的手動流程、RPA 部署以及 RPA 認知技術(shù)的增強都是它們?nèi)绾喂ぷ鞯氖纠Ｒㄟ^手動方法驗證采購訂單，用戶必須定期登錄系統(tǒng)以查看訂單。之后，客戶的合同規(guī)定了訂單的定價或折扣。除此之外，采購訂單將按照流程中的說明進行發(fā)送和計費。此過程容易出現(xiàn)人為錯誤，并且可能因主觀判斷水平的不同而變得復(fù)雜?；谲浖鉀Q方案的 RPA 機器人可用于自動執(zhí)行此操作。該程序最初檢索來自客戶端系統(tǒng)的數(shù)據(jù)并檢查新訂單。采購訂單在下載時被轉(zhuǎn)發(fā)到舊系統(tǒng)。根據(jù)客戶的合同，人工監(jiān)督員驗證訂單的合法性和正確性。此時，自動化機器人將采購訂單上傳到 企業(yè)資源規(guī)劃（ERP）系統(tǒng)，例如 SAP 或 Oracle。根據(jù)客戶協(xié)議，此處會自動應(yīng)用折扣。訂單從客戶系統(tǒng)下載，然后由程序放入舊系統(tǒng)。RPA會從客戶合同中提取和匹配重要信息，并且將折扣自動應(yīng)用于簽過客戶協(xié)議的客戶。

由于自動化培訓(xùn)和學(xué)習(xí)流程對人類來說難度要大得多，這些工作思路已被簡化為只需要人工監(jiān)督的自動化形式。有趣的是，審計師更喜歡人工處理而不是決策輔助或基于知識的技術(shù)（黃勇，等，2020）。但是概念驗證（POC）可以支持此類系統(tǒng)的業(yè)務(wù)優(yōu)勢，并專注于在特定情況下通過自動化進行可行的改進。比如，一種基于物聯(lián)網(wǎng)解決方案的 POC可用于跟蹤急救人員的健康和位置，可以在非常短的時間內(nèi)完成安裝調(diào)試，并投入使用，當(dāng)然具體時間取決于項目的復(fù)雜性和規(guī)模（ADI公司，2016）。

（二）RPA系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的沖突

如何解決RPA系統(tǒng)與現(xiàn)有系統(tǒng)的沖突，或者新舊系統(tǒng)的集成是在財務(wù)領(lǐng)域?qū)嵤?RPA 最困難的方面之一?，F(xiàn)有系統(tǒng)指的是仍在企業(yè)中使用的舊技術(shù)和軟件系統(tǒng)，這些系統(tǒng)通常與 RPA 等新技術(shù)不兼容。這可能會導(dǎo)致數(shù)據(jù)的兼容性、傳輸和完整性問題。

另一個相關(guān)的問題是如何處理在現(xiàn)有系統(tǒng)中的遺留數(shù)據(jù)。遺留數(shù)據(jù)是指存儲在之前提到的現(xiàn)有系統(tǒng)中的歷史數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)可能格式不同、不完整或使用不同的方式輸入的，因此很難有效地把它們輸入到新系統(tǒng)中。

（三）RPA系統(tǒng)的監(jiān)督與維護

適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和維護對于 RPA 系統(tǒng)的成功實施和長期有效性至關(guān)重要。如果沒有管理框架，RPA 系統(tǒng)可能會變得難以管理，無法滿足企業(yè)和組織的需求，甚至?xí)?dǎo)致錯誤。RPA 系統(tǒng)的管理框架應(yīng)包含許多基本要素：

政策和程序：這些應(yīng)概述 RPA 系統(tǒng)相關(guān)人員的角色和責(zé)任，以及維護和保養(yǎng)程序。

監(jiān)控和報告：這應(yīng)包括 RPA 系統(tǒng)的例行監(jiān)控以確保其按預(yù)期運行，以及報告任何已識別的問題或錯誤。

風(fēng)險管理：應(yīng)包括識別和管理與 RPA 系統(tǒng)相關(guān)的所有潛在風(fēng)險，例如數(shù)據(jù)安全性和合規(guī)性。

變更管理：這應(yīng)包括管理和批準(zhǔn) RPA 系統(tǒng)修改的方法，例如新流程和更新。

為 RPA 系統(tǒng)實施管理框架將需要企業(yè)內(nèi)部各個組織部門和利益相關(guān)者之間的協(xié)作。除了將使用 RPA 系統(tǒng)的部門外，IT 部門也應(yīng)積極參與實施過程。必須讓最終用戶參與流程，以確保 RPA 系統(tǒng)滿足他們的要求并得到有效利用。

三、RPA在會計和審計中的具體應(yīng)用

在會計中，RPA可以自動化一系列重復(fù)性任務(wù)，例如賬單處理、賬戶分類、賬戶對賬等。此外，它還可以幫助會計師自動化分類和整理數(shù)據(jù)，并自動更新賬戶余額和利潤損失表。RPA還可以在發(fā)現(xiàn)異常時自動發(fā)送警報并進行處理。這些過程的自動化可以減少人工錯誤和快速處理大量數(shù)據(jù)，從而提高精度和效率。

在審計中，RPA可以幫助審計師快速訪問和分析大量數(shù)據(jù)，并自動檢測異常。審計師可以使用RPA來識別可能的風(fēng)險，例如重復(fù)支付、不合規(guī)的交易等，從而更快地發(fā)現(xiàn)潛在問題。此外，RPA可以自動化審計過程中的一些繁瑣任務(wù)，例如數(shù)據(jù)提取和報告生成。這可以節(jié)省時間和資源，并減少人為錯誤的風(fēng)險。

RPA可以用于整個會計審計流程中，從數(shù)據(jù)提取和分類，到賬戶對賬和審計報告的生成。使用RPA可以大幅度減少繁瑣的手動操作，縮短審計周期，并提高審計精度和效率。此外，RPA可以幫助審計師自動監(jiān)控數(shù)據(jù)變化，并及時發(fā)送警報以進行處理。這種自動化能力可以幫助審計師更好地控制風(fēng)險和管理整個審計過程。

四、RPA在會計和審計中應(yīng)用的建議

在研究領(lǐng)域中可能發(fā)現(xiàn)的問題和風(fēng)險因素有很多，而且重要性各不相同。

（一）在安裝RPA系統(tǒng)之前，企業(yè)管理層應(yīng)當(dāng)首先了解相關(guān)風(fēng)險。當(dāng)授權(quán)管理層不完全理解這個概念時，對現(xiàn)有系統(tǒng)和新系統(tǒng)的例程檢查具有很大的風(fēng)險。為了重新設(shè)計現(xiàn)有系統(tǒng)，負責(zé)創(chuàng)建或提供新系統(tǒng)的程序員或 IT 專家必須全面了解現(xiàn)有系統(tǒng)的接口和內(nèi)部工作原理。如果您是高層管理者，您可能以前從未處理過這些概念，這意味著您需要接受大量有關(guān)該主題的學(xué)習(xí)。而且，如果專業(yè)水平低下，相關(guān)利益者存在相當(dāng)大的濫用風(fēng)險。

因此，我認為擁有正確的動機至關(guān)重要。RPA 實施是一個商業(yè)項目，重點應(yīng)放在經(jīng)濟回報上。如果 IT 優(yōu)先級過高，系統(tǒng)的最終目標(biāo)可能會在混亂中丟失。這可能是決定如何將 RPA 納入當(dāng)前傳統(tǒng)職業(yè)在多大程度上被 RPA 取代的一個因素。

（二）關(guān)于和現(xiàn)有系統(tǒng)的兼容問題，中介軟件為企業(yè)提供了克服這些障礙的方法。中介軟件是充當(dāng)現(xiàn)有系統(tǒng)和 RPA 系統(tǒng)之間橋梁的軟件。它支持在系統(tǒng)之間無縫傳輸數(shù)據(jù)，并將舊有遺留數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為 RPA 兼容格式。

此外，中介軟件可以提供一個集成層，幫助彌合不同系統(tǒng)之間的差距，并確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。這有利于更順暢的實施過程，并確保 RPA 系統(tǒng)能夠有效地訪問和利用數(shù)據(jù)。一般來說，借用這些軟件可以成為解決將RPA與現(xiàn)有系統(tǒng)和數(shù)據(jù)集成相關(guān)難題的有效解決方案。它通過彌合不同系統(tǒng)之間的差距，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、可靠且可供 RPA 系統(tǒng)訪問。

（三）關(guān)于RPA系統(tǒng)的維護，需要安排定期維護和更新，以確保RPA系統(tǒng)以最佳狀態(tài)運行并解決任何已發(fā)現(xiàn)的問題或錯誤。這可能包括測試、備份和安全更新。

總之，RPA系統(tǒng)的適當(dāng)治理和維護對于確保其長期有效性和成功是必不可少的。實施由政策和程序、監(jiān)控和報告、風(fēng)險管理和變更管理組成的治理框架，并安排定期維護和更新。

五、結(jié)束語和未來展望

總的來說，RPA對于會計和審計領(lǐng)域的自動化轉(zhuǎn)型具有重要的作用。它可以提高效率、降低成本，減少錯誤和重復(fù)性工作，同時還可以加強審計的可追溯性和準(zhǔn)確性。然而，采用RPA系統(tǒng)并不是一項輕松的任務(wù)，需要解決一些挑戰(zhàn)和困難，如系統(tǒng)兼容性、精度和可靠性等問題。未來，隨著技術(shù)的不斷發(fā)展和RPA生態(tài)系統(tǒng)的完善，RPA在會計和審計領(lǐng)域的應(yīng)用將會更加廣泛和深入。

在未來企業(yè)級別的應(yīng)用中，用RPA系統(tǒng)來進行調(diào)度工作并讓它“無監(jiān)督地”執(zhí)行工作也是未來的發(fā)展方向。業(yè)務(wù)服務(wù)流程的優(yōu)化和改進在很大程度上決定了如何確保 RPA 發(fā)揮最大能力（程平，2018）。當(dāng)然，創(chuàng)建 RPA 系統(tǒng)的主要目標(biāo)是為了節(jié)省時間和金錢。與對用于審計系統(tǒng)的傳統(tǒng) IT 平臺進行大規(guī)模修改的費用相比，RPA 系統(tǒng)的實施費用可以忽略不計。所以RPA系統(tǒng)的引入一定是未來大多數(shù)企業(yè)的發(fā)展方向。

許多人擔(dān)心 RPA 將難以處理一些復(fù)雜非規(guī)范流程。在做出重大財務(wù)承諾之前證明技術(shù)有用性的成功方法對于其采用和廣泛使用至關(guān)重要。

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