建筑工程資料管理中常見問題及規(guī)范管理措施

韋一玲

（甘肅第三建設(shè)集團(tuán)有限公司，甘肅 蘭州 730030）

在實(shí)際施工過程中，建筑工程資料管理工作不僅對(duì)施工過程中各項(xiàng)工作能否順利開展有著一定的影響，而且可以較好地控制施工中出現(xiàn)的各類問題，從而保障建筑工程的安全性和整體質(zhì)量。工程在施工過程中會(huì)生成各類資料，這些資料能夠準(zhǔn)確地反映出當(dāng)下的施工情況、施工效果以及施工過程中存在的質(zhì)量問題，由此可見，建筑工程資料是工程驗(yàn)收過程中必不可少的一項(xiàng)考量標(biāo)準(zhǔn)。

1 建筑資料管理工作的重要性

1.1 建筑資料具有憑證作用

建筑資料就是指建筑單位在進(jìn)行施工建設(shè)過程中所產(chǎn)生的各項(xiàng)原始檔案數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)極具真實(shí)性和可靠性，它可以作為切實(shí)可信的證據(jù)來保護(hù)全體員工和業(yè)主雙方的合法權(quán)益，避免出現(xiàn)問題時(shí)雙方由于責(zé)任不明確而出現(xiàn)互相推諉現(xiàn)象。

因此，建筑資料在建筑工程中所起的作用是其他材料無法替代的，它是重要的憑證，具有極強(qiáng)的權(quán)威性。

1.2 建筑資料具有可參考性

建筑工程施工的各個(gè)環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的資料，建筑資料最為顯著的特點(diǎn)是成套性和整體性。倘若建筑項(xiàng)目在進(jìn)行施工的過程中沒有建筑資料可參考，那在實(shí)際的施工過程中極易出現(xiàn)由于管理不科學(xué)、計(jì)劃不合理等原因而造成的不必要的損失。建筑單位必須高度重視資料管理工作，只有這樣實(shí)際施工中所產(chǎn)生的建筑資料才能夠得到更為精準(zhǔn)詳細(xì)的記錄，從而更加方便同類招標(biāo)項(xiàng)目、主管部門檢查等工作的順利開展。所以，建筑資料是建筑項(xiàng)目中必不可少的檔案材料，它對(duì)建筑工程后期的各項(xiàng)工作有著較大的參考價(jià)值。

2 工程資料管理中的問題

2.1 不完善、不健全的資料管理制度

第一，管理制度不完善。一些建筑企業(yè)還沒有建立起科學(xué)完善的管理制度，他們對(duì)資料管理工作也不夠重視，這就使得在實(shí)際的施工過程中某些施工環(huán)節(jié)非?；靵y，所產(chǎn)生的工程資料也雜亂無章，從而嚴(yán)重阻礙了資料管理工作的開展。與此同時(shí)，當(dāng)施工過程中出現(xiàn)事故時(shí)，由于制度的不完善性，以至于無法明確第一責(zé)任人，從而出現(xiàn)互相推諉、無人負(fù)責(zé)等現(xiàn)象，嚴(yán)重?fù)p害了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益。第二，無明確工作目標(biāo)，工作效率低。工程資料管理工作就是對(duì)施工過程中各環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料數(shù)據(jù)進(jìn)行系統(tǒng)管理，這就需要相關(guān)管理人員具有較強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)和素養(yǎng)，只有這樣才能夠?qū)ㄖこ藤Y料進(jìn)行高效且精準(zhǔn)的管理。但是在實(shí)際施工過程中由于資料管理制度的不完善性，以至于一些工作人員消極怠工，極大程度降低了企業(yè)的施工效率，使工程無法在規(guī)定時(shí)間內(nèi)竣工。

2.2 相關(guān)工程資料管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

建筑資料管理工作具有較高的專業(yè)性，因此建筑工程資料的管理工作人員一定要具備較高的專業(yè)素質(zhì)，否則會(huì)非常不利于該項(xiàng)工作的順利進(jìn)行?，F(xiàn)階段，一些施工企業(yè)所選用的資料管理工作人員并不是專業(yè)的，他們大多數(shù)沒有相關(guān)的從業(yè)資格證，資料管理專業(yè)的知識(shí)水平較低，從而嚴(yán)重影響了管理工作的效率。不僅如此，還有一些資料管理工作人員還身兼數(shù)職，他們?cè)诖斯ぷ魃纤度氲臅r(shí)間和精力較少，從而嚴(yán)重阻礙了資料管理工作的發(fā)展。

2.3 相關(guān)資料收集中的問題

豐富性和復(fù)雜性是建筑工程資料管理工作的顯著特點(diǎn)，相關(guān)工作人員要想提高工程資料管理工作的效率，就必須對(duì)施工各環(huán)節(jié)所形成的資料進(jìn)行精準(zhǔn)且及時(shí)地收集。但是在施工中，一部分資料管理人員由于工作態(tài)度散漫使得各項(xiàng)資料無法及時(shí)完整地收集起來，給后續(xù)工作帶來了一系列的問題。如對(duì)整個(gè)工程在施工過程中各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的資料時(shí)，工作人員由于工作積極性不高而對(duì)各項(xiàng)數(shù)據(jù)收集得不夠準(zhǔn)確，從而影響到整個(gè)建筑項(xiàng)目。綜上所述，建筑企業(yè)要想從根本上提高資料管理工作的質(zhì)量，就要對(duì)該項(xiàng)工作高度重視，定期對(duì)收集的資料進(jìn)行核實(shí)，確保資料的精準(zhǔn)性，避免不必要問題的發(fā)生。

2.4 工程資料移交滯后

工程資料移交滯后是指相關(guān)管理人員沒有第一時(shí)間將施工過程中所收集到的資料移交到建筑單位，出現(xiàn)這種問題的主要原因是一些建筑單位的工程資料管理體系不夠完善，以至于工作人員無法充分認(rèn)識(shí)到資料管理工作的重要性。除此之外，工程資料移交滯后的問題還易在工程驗(yàn)收階段出現(xiàn)，其主要原因是相關(guān)部門對(duì)資料驗(yàn)收工作的監(jiān)管力度較低，沒有相應(yīng)的處罰規(guī)定，以至于施工單位對(duì)資料移交工作不夠重視，不能及時(shí)在三個(gè)月有效期內(nèi)將資料移交到城建檔案館，從而造成工程資料移交滯后問題。

2.5 工程資料編制中的問題

相關(guān)工作人員在進(jìn)行工程資料收集的過程中需保證所收集資料內(nèi)容的真實(shí)性與完整性。當(dāng)下，由于部分建筑單位對(duì)工程資料管理工作并沒有一套完善的管理體系，建筑單位各部門之間各自為戰(zhàn)且對(duì)資料管理工作的落實(shí)度不足，導(dǎo)致收集的資料與實(shí)際施工資料存在一定的誤差，從而阻礙了工程資料管理工作的進(jìn)度，對(duì)工程的整體質(zhì)量造成了一定的影響。

3 建筑工程資料規(guī)范管理的有效措施

3.1 加強(qiáng)重視

建筑企業(yè)要想提高資料收集和整理工作的效率，就必須高度重視資料管理工作，建立起完善的管理制度，確保該項(xiàng)工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。所以，建筑企業(yè)應(yīng)結(jié)合工程的實(shí)際情況制定出切實(shí)可行的管理制度，使責(zé)任落實(shí)到人，并定期舉辦交流會(huì)、講座等一系列的活動(dòng)來提升管理工作人員的管理意識(shí)和專業(yè)知識(shí)。比如，企業(yè)可在工程施工前舉辦講座來宣傳與建筑工程資料管理有關(guān)的法律法規(guī)，使相關(guān)工作人員對(duì)后續(xù)工作有一個(gè)明確的認(rèn)識(shí)，從根本上提高他們的工作效率。同時(shí)還可以對(duì)管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn)和個(gè)別指導(dǎo)，以此來提升他們的專業(yè)知識(shí)與技能。

3.2 構(gòu)建完善的資料管理體系

建筑企業(yè)只有與時(shí)俱進(jìn)建立起科學(xué)完善的管理制度，才能提升建筑工程資料管理工作的質(zhì)量，由此可見，相關(guān)管理人員要想提高管理效率，就必須嚴(yán)格按照相關(guān)的規(guī)章制度，科學(xué)地對(duì)施工過程中形成的資料進(jìn)行分類別的搜集與整理。此外，管理人員在進(jìn)行資料搜集的過程中一定要了解該工作的價(jià)值，結(jié)合施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況如實(shí)進(jìn)行收集，與此同時(shí)建筑企業(yè)還應(yīng)不斷地對(duì)管理制度進(jìn)行完善，使體系更為健全。建筑企業(yè)所制定的管理制度一定要符合以下幾點(diǎn)：首先，所建立的管理制度一定要符合相應(yīng)的法律法規(guī)，以此來確保管理工作的全面落實(shí)。與此同時(shí)，管理人員在搜集工作過程中還應(yīng)確保各項(xiàng)資料的真實(shí)性與規(guī)范性。然后，及時(shí)補(bǔ)充工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)庫里的資料信息，使各項(xiàng)資料更為詳細(xì)完整。這就需要管理人員認(rèn)真仔細(xì)地對(duì)建筑工程的原始信息以及竣工后的資料進(jìn)行記載和整理，確保數(shù)據(jù)庫中的資料極具權(quán)威性與準(zhǔn)確性，從而發(fā)揮出數(shù)據(jù)庫的最大價(jià)值。除此之外，建筑企業(yè)還可舉辦一些培訓(xùn)來提高資料管理人員的知識(shí)技能和工作積極性，確保他們能更好地?fù)?dān)任自身的崗位職責(zé)。最后，建筑企業(yè)應(yīng)提升資料管理人員的工作態(tài)度和校對(duì)能力，以此來增強(qiáng)建筑資料的精確性。

3.3 對(duì)施工資料進(jìn)行的科學(xué)編制

施工資料能夠反映出施工現(xiàn)場(chǎng)的實(shí)際情況，因此資料管理人員在進(jìn)行資料收集工作時(shí)一定要嚴(yán)格按照相關(guān)的制度真實(shí)精準(zhǔn)對(duì)資料進(jìn)行收集。建筑工程的施工環(huán)節(jié)較多，各環(huán)節(jié)的施工周期和施工方法也有所不同，這就需要資料管理人員從整體出發(fā)，對(duì)工程的各個(gè)環(huán)節(jié)所形成的資料進(jìn)行實(shí)時(shí)收集與整理。如：建筑企業(yè)在編制項(xiàng)目建議書時(shí)，應(yīng)嚴(yán)格按照相關(guān)的法律法規(guī)進(jìn)行編制，積極對(duì)資料進(jìn)行整理和備份，從而保證資料管理工作的順利進(jìn)行。管理工作者應(yīng)對(duì)施工過程中所產(chǎn)生的施工圖紙、技術(shù)型資料等各類資料進(jìn)行全面的檢查與分析，一旦發(fā)現(xiàn)圖紙有變更現(xiàn)象，應(yīng)重新對(duì)該方面的資料進(jìn)行收集，并第一時(shí)間交付給相關(guān)負(fù)責(zé)人，以此來提高資料管理工作的規(guī)范性和科學(xué)性。

3.4 加強(qiáng)工程管理資料的分類工作

建筑工程的施工過程極為繁瑣且施工環(huán)節(jié)眾多，這就使得施工過程中所產(chǎn)生的資料眾多。因此，在進(jìn)行資料管理工作時(shí)，相關(guān)管理人員應(yīng)分類對(duì)資料進(jìn)行收集與整理，通常情況下工程資料可分為監(jiān)理資料、竣工圖紙、基建文件以及施工資料四個(gè)類別。工作人員可分類存放這幾類資料，以便于后期資料查詢工作的展開。同時(shí)，管理人員還應(yīng)有序、科學(xué)地對(duì)收集和整理好的工程資料進(jìn)行裝訂，在裝訂過程中盡量避免出現(xiàn)漏頁、錯(cuò)頁的現(xiàn)象。

3.5 做好資料的記錄與收集工作

建筑工程資料管理工作的涵蓋范圍較廣，其工作內(nèi)容也較為枯燥繁瑣，這就需要管理人員在收集、整理、借閱、管理、保管資料時(shí)做到有條不紊、認(rèn)真負(fù)責(zé)。建筑企業(yè)要想做好資料的記錄與收集工作，就必須遵循以下三點(diǎn)：第一，及時(shí)參與。相關(guān)管理人員應(yīng)深入施工現(xiàn)場(chǎng)并跟緊建筑工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，積極參與施工過程中有關(guān)技術(shù)、質(zhì)量、安全等問題的各項(xiàng)會(huì)議，及時(shí)對(duì)收集的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理核查。第二，保持同步。施工過程中的各環(huán)節(jié)均會(huì)產(chǎn)生相應(yīng)的資料，因此工作人員應(yīng)確保資料的收集管理工作與實(shí)際的施工進(jìn)度相一致，提高工程資料的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。第三，認(rèn)真負(fù)責(zé)。各管理層在進(jìn)行工程資料管理的過程中一定要互相配合，團(tuán)結(jié)協(xié)作，明確每一位工作人員的責(zé)任范圍，對(duì)施工中產(chǎn)生的資料進(jìn)行規(guī)范收集、核查，對(duì)資料的質(zhì)量進(jìn)行嚴(yán)格的把關(guān)，將資料管理工作落實(shí)到位，從根本上提高工程資料記錄與收集工作的效果。

3.6 重視專業(yè)素養(yǎng)的提升

建筑企業(yè)應(yīng)重視管理工作人員專業(yè)知識(shí)和能力素養(yǎng)的提升，加強(qiáng)實(shí)施人才培養(yǎng)戰(zhàn)略，只有這樣才能切實(shí)有效地提高管理工作的整體質(zhì)量。建筑企業(yè)可邀請(qǐng)經(jīng)驗(yàn)豐富或極具權(quán)威的專家開展一些與資料管理有關(guān)的知識(shí)技能培訓(xùn)課和指導(dǎo)課，以此來提高員工的實(shí)際管理能力和自身的專業(yè)知識(shí)，培養(yǎng)員工高度的工作責(zé)任感和積極性。與此同時(shí)，管理工作人員還應(yīng)具有不斷學(xué)習(xí)的良好品質(zhì)，做到與時(shí)俱進(jìn)敢于創(chuàng)新，結(jié)合當(dāng)下建筑行業(yè)的發(fā)展前景及時(shí)對(duì)建筑工程資料管理制度進(jìn)行科學(xué)合理化的完善與革新，從而達(dá)到提升自身專業(yè)素養(yǎng)的目的。建筑企業(yè)所選用的資料管理工作人員一定要具備相關(guān)的知識(shí)儲(chǔ)備和經(jīng)驗(yàn)，盡量做到持證上崗，在進(jìn)行管理人員的選拔工作時(shí)，最好分為筆試和面試兩個(gè)環(huán)節(jié)，從而確保工程資料團(tuán)隊(duì)的整體水平，提升資料管理工作的整體質(zhì)量。

3.7 參建各方均履行工程資料管理職責(zé)

一是施工單位在進(jìn)行施工資料的管理工作時(shí)，應(yīng)建立完善的管理體系，使責(zé)任明確到人。高效精準(zhǔn)地對(duì)施工過程中各分包部門的施工資料進(jìn)行審查，對(duì)施工資料的形成、組卷和歸檔進(jìn)行監(jiān)督，確保各部門資料的真實(shí)性與可靠性。二是建設(shè)單位在參建招標(biāo)完成后應(yīng)第一時(shí)間和招標(biāo)方簽訂合同，對(duì)建筑工程進(jìn)行實(shí)時(shí)的監(jiān)督管理，同時(shí)還應(yīng)明確所簽合同工中的監(jiān)理資料和施工資料的編制責(zé)任。三是監(jiān)理單位依據(jù)相關(guān)法規(guī)受業(yè)主委托而對(duì)整個(gè)施工現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)督的單位，因此監(jiān)理單位應(yīng)建立起完善合理的監(jiān)理資料體系。

3.8 行政部門應(yīng)增強(qiáng)對(duì)工程資料編制的監(jiān)督檢查力度

施工企業(yè)要想提高工程資料管理工作的整體水平，就需要行政主管部門對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查。建筑工程質(zhì)量監(jiān)督站應(yīng)建立在地基、基礎(chǔ)、隱蔽工程、主體、竣工驗(yàn)收等工程施工各階段，應(yīng)充分認(rèn)識(shí)工程資料在質(zhì)量監(jiān)督中的重要作用，督促施工單位應(yīng)高度重視建筑工程資料的收集、整理、歸檔等工作，對(duì)資料收集過程中發(fā)現(xiàn)的問題及時(shí)進(jìn)行修改，避免工程資料編制中出現(xiàn)違規(guī)現(xiàn)象。此外，行政部門還應(yīng)加大對(duì)部門工作人員的管理力度，嚴(yán)厲查處無證上崗、弄虛作假的員工，對(duì)工作人員工作量的分配要科學(xué)合理，從而提高工作人員的工作效率。工程在進(jìn)行竣工驗(yàn)收工作時(shí)，城建檔案管理部門應(yīng)先對(duì)需要驗(yàn)收的工程進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收審查，這就需要建設(shè)單位第一時(shí)間將工程資料移交給檔案管理部門。

4 結(jié)束語

隨著國民經(jīng)濟(jì)的提升和建筑行業(yè)的飛速發(fā)展，越來越多的建筑企業(yè)開始重視工程資料的管理工作。盡管當(dāng)下工程資料管理工作的內(nèi)容繁瑣，既耗時(shí)又耗力，但它卻貫穿在建筑施工的各個(gè)環(huán)節(jié)中，相關(guān)工作人員只有對(duì)其進(jìn)行科學(xué)的管理，才能從根本上提高工程的質(zhì)量。由此可見，良好的工程資料管理手段不僅可以提高工程各環(huán)節(jié)的工作質(zhì)量和效率，而且可以作為工程竣工后的重要依據(jù)和相關(guān)政府監(jiān)管機(jī)構(gòu)手中的有效證據(jù)，從而提升建筑工程資料管理水平，推動(dòng)建筑企業(yè)的發(fā)展。