高校后勤保障部門專項(xiàng)審計(jì)實(shí)踐探究
——以Y 大學(xué)為例

樊 莉

（作者單位：揚(yáng)州大學(xué)）

高校后勤保障部門，是總負(fù)責(zé)學(xué)校后勤工作，為教學(xué)、科研及師生和員工生活提供保障的服務(wù)與管理機(jī)構(gòu)。在審計(jì)年度計(jì)劃安排中，大多數(shù)高校側(cè)重于對(duì)高校領(lǐng)導(dǎo)干部經(jīng)濟(jì)責(zé)任履行情況進(jìn)行審計(jì)，對(duì)后勤保障部門的綜合性專項(xiàng)審計(jì)相對(duì)較少。隨著教育規(guī)模的擴(kuò)大和部門經(jīng)費(fèi)的增加，后勤保障部門的管理內(nèi)容日趨分散化[1]、多樣化，加強(qiáng)對(duì)其的內(nèi)部監(jiān)督，提高管理效能，是學(xué)校高質(zhì)量發(fā)展的必然需求。本文基于審計(jì)工作理論，詳細(xì)介紹Y大學(xué)后勤保障處審計(jì)實(shí)施過程，并針對(duì)審計(jì)過程中遇到的困難提出對(duì)策。

一、案例概況

（一）部門簡介

Y 大學(xué)是A 省省屬高校之一，其后勤保障處是行政管理部門中年度預(yù)算資金安排量最大、業(yè)務(wù)種類最多的部門。2022 年，Y 大學(xué)后勤保障處全年財(cái)政預(yù)算資金安排總額達(dá)到3.62 億元，包含校撥資金1.57 億元，自收自支部門資金2.05 億元。Y 大學(xué)后勤保障處現(xiàn)下設(shè)10 個(gè)二級(jí)部門，分別為綜合管理科、質(zhì)量運(yùn)行與安全管理科、計(jì)劃項(xiàng)目科、醫(yī)療服務(wù)中心、能源動(dòng)力與節(jié)能管理科、飲食服務(wù)中心、公寓服務(wù)中心、物業(yè)服務(wù)中心、公共與衛(wèi)生科和幼教服務(wù)中心。其中，飲食服務(wù)中心與幼教服務(wù)中心采取自收自支的運(yùn)行模式，財(cái)務(wù)單獨(dú)核算。

（二）部門特點(diǎn)

后勤保障處管轄的業(yè)務(wù)種類較多，內(nèi)部管理的難度大，故相較于其他教學(xué)單位、行政管理部門，其專項(xiàng)審計(jì)難度也較大。

1.業(yè)務(wù)分布跨度大

Y 大學(xué)后勤保障處下設(shè)10 個(gè)二級(jí)部門，業(yè)務(wù)涉及工程項(xiàng)目建設(shè)、醫(yī)療服務(wù)、水電服務(wù)、幼教服務(wù)、物業(yè)管理、公寓管理和質(zhì)量監(jiān)督等，包含高校師生日常生活的方方面面。對(duì)于部門專項(xiàng)審計(jì)來說，眾多的業(yè)務(wù)類型要求審計(jì)人員了解不同業(yè)務(wù)的特點(diǎn)和內(nèi)部管理制度，對(duì)審前情況調(diào)查、審計(jì)方法和審計(jì)問題定性都提出了較高的要求。

2.校區(qū)分設(shè)數(shù)量多

Y 大學(xué)是一所由多所高等院校合并組建而成的高校，包含原師范學(xué)院、農(nóng)學(xué)院、工學(xué)院、醫(yī)學(xué)院、水利工程專科學(xué)校和商業(yè)?？茖W(xué)校，具有分設(shè)校區(qū)多、學(xué)生分散等特點(diǎn)。后勤服務(wù)因具有基礎(chǔ)性特點(diǎn)，需要涵蓋所有校區(qū)，而這給庫存材料管理、資金收支情況等業(yè)務(wù)活動(dòng)審計(jì)的開展帶來了極大不便，大大增加了審計(jì)難度。

3.財(cái)務(wù)核算制度多

Y 大學(xué)后勤保障處雖經(jīng)改革調(diào)整后已從后勤集團(tuán)整合為學(xué)校內(nèi)設(shè)部門，但由于其管轄內(nèi)容的特殊性，會(huì)計(jì)核算由校后勤處內(nèi)設(shè)的財(cái)務(wù)科和資產(chǎn)經(jīng)營公司負(fù)責(zé)。由于核算主體不同，核算制度也存在差異，分別為行政事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度和企業(yè)會(huì)計(jì)制度，需要依據(jù)《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則》《事業(yè)單位會(huì)計(jì)制度》和《高等學(xué)校會(huì)計(jì)制度》進(jìn)行管理。財(cái)務(wù)管理性質(zhì)和制度的特殊性也給審計(jì)工作的開展帶來了一定挑戰(zhàn)。

4.部門相對(duì)獨(dú)立性高

在后勤保障處的實(shí)際管理中，學(xué)校給予其相對(duì)獨(dú)立的自主權(quán)。例如，在人員管理方面，由于幼教服務(wù)中心和飲食服務(wù)中心等部門存在用人需求大、人員流動(dòng)性強(qiáng)等特點(diǎn)，部分聘用人員由其自行管理；在庫存管理方面，校區(qū)數(shù)量多也導(dǎo)致倉庫數(shù)量等隨之增加。本次審計(jì)時(shí)間短、任務(wù)重，而后勤保障處業(yè)務(wù)范圍廣、種類雜，導(dǎo)致審計(jì)人員難以有效掌握實(shí)際情況，發(fā)現(xiàn)問題的難度大大提高，難以作出準(zhǔn)確判斷。

二、審計(jì)實(shí)踐過程

（一）審計(jì)范圍

選取2022 年度后勤保障處財(cái)務(wù)收支情況作為審計(jì)范圍，包含二級(jí)核算部分和在企業(yè)賬套核算部分，必要時(shí)可追溯到以前相關(guān)年度。某些方面如工程建設(shè)情況、非編用工情況等選取2020—2022 年的數(shù)據(jù)作為審計(jì)范圍。

（二）審計(jì)方法

主要采用的審計(jì)方法包括詢問、審核、分析性復(fù)核、監(jiān)盤、穿行測(cè)試等。

（三）審計(jì)程序

1.內(nèi)部控制及管理情況了解

在審計(jì)進(jìn)場(chǎng)前，審計(jì)組充分進(jìn)行審前調(diào)查，了解到后勤保障處工程項(xiàng)目預(yù)算金額大、部門內(nèi)非編用工人數(shù)眾多等情況，確定了部分審計(jì)重點(diǎn)。通過設(shè)計(jì)固定要素表格，要求后勤保障處相關(guān)職能科室進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和填報(bào)，收集有效信息用于進(jìn)一步分析，把握整體情況，減少零散抽查，提高審計(jì)核查效率。

2.實(shí)質(zhì)性程序

（1）工程項(xiàng)目管理情況審計(jì)。對(duì)比工程項(xiàng)目實(shí)施臺(tái)賬填報(bào)的進(jìn)度款支付與校財(cái)務(wù)實(shí)際支付明細(xì)，核查部門填報(bào)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可用性，查看是否存在超進(jìn)度支付工程款項(xiàng)等情況；對(duì)比工程項(xiàng)目開工時(shí)間與立項(xiàng)時(shí)間，查看是否存在未立項(xiàng)便開工或先開工后立項(xiàng)的情況；對(duì)比項(xiàng)目實(shí)施預(yù)算金額與施工單位報(bào)審金額，查看是否存在項(xiàng)目隨意變更或變更未經(jīng)審批的情況；對(duì)比項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)間與實(shí)際送審時(shí)間，查看是否存在延遲送審的情況。

（2）非編用工情況審計(jì)。對(duì)比非編用工人員名冊(cè)與人事處提供的備案名冊(cè)，通過VLOOKUR 函數(shù)查找身份證號(hào)匹配非編人員備案情況；運(yùn)用Excel，以身份證號(hào)部分出生年月字段計(jì)算非編人員的年齡，與實(shí)際繳納社保情況進(jìn)行匹配，查看是否存在未達(dá)到退休年齡便未按規(guī)定繳納社保的情況。

（3）庫存管理情況審計(jì)。詢問相關(guān)職能科室，了解庫房分布地點(diǎn)與庫存管理情況；不提前通知進(jìn)行突擊檢查，要求庫存管理人員按照當(dāng)日庫存管理系統(tǒng)進(jìn)行材料盤點(diǎn)，形成完善的記錄；檢查材料入庫及領(lǐng)用臺(tái)賬原件，查看是否存在未按規(guī)定進(jìn)出庫或賬實(shí)不符的情況。

（4）水電收費(fèi)審計(jì)。審核常規(guī)水電收入項(xiàng)目是否按照學(xué)校規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)計(jì)費(fèi)，是否存在未按規(guī)定收費(fèi)或不合理收費(fèi)的情況。

（5）采購情況審計(jì)。分析2022 年部門財(cái)務(wù)明細(xì)賬，篩選零星支付較多的科目。本次審計(jì)選取的科目為印刷費(fèi)，審計(jì)人員查看憑證附件，重點(diǎn)關(guān)注印刷服務(wù)單位，分析是否存在未按規(guī)定實(shí)施采購或拆分采購金額規(guī)避招標(biāo)的情況。

3.審計(jì)發(fā)現(xiàn)的問題

（1）工程項(xiàng)目管理方面。立項(xiàng)依據(jù)不充分，存在未立項(xiàng)便開工或先開工后立項(xiàng)的情況（見表1）。例如，2022 年存在35 個(gè)項(xiàng)目未在維修管理小組會(huì)議討論決定或未見項(xiàng)目立項(xiàng)書，42 個(gè)項(xiàng)目開工時(shí)間早于立項(xiàng)時(shí)間。

表1 未立項(xiàng)便開工或先開工后立項(xiàng)的工程項(xiàng)目（示例）

（2）非編用工管理方面。目前，非編用人由各部門提出用工申請(qǐng)，經(jīng)處長辦公會(huì)討論通過，后續(xù)的招聘錄用、合同簽訂及管理、工資標(biāo)準(zhǔn)的確定及調(diào)整均由各二級(jí)部門自行負(fù)責(zé)，未做到定崗定薪。工資調(diào)整由各中心提出調(diào)整方案，經(jīng)二級(jí)部門相關(guān)會(huì)議討論確定，缺少正常的調(diào)薪機(jī)制。同時(shí)，大部分非編用工未在人事處備案，學(xué)校無法掌握后勤保障處整體非編人員用工情況。

（3）財(cái)務(wù)核算制度未及時(shí)更新。飲食服務(wù)中心與幼教服務(wù)中心的財(cái)務(wù)核算為二級(jí)核算，單獨(dú)在后勤保障處設(shè)立財(cái)務(wù)科，未在Y 大學(xué)校財(cái)務(wù)賬內(nèi)核算。財(cái)務(wù)核算機(jī)制仍然采用收付實(shí)現(xiàn)制，未及時(shí)根據(jù)行政事業(yè)單位管理制度的要求建立新賬套，采用平行記賬的方式。

（4）庫存材料出入庫管理混亂。部分水電維修材料入庫即出庫，材料采購驗(yàn)收后，由倉庫保管員驗(yàn)收合格后收入采供部倉庫，直接整批出庫。同時(shí)，對(duì)已領(lǐng)用出庫但實(shí)際未使用完的材料管控不到位，也未定期對(duì)臨時(shí)倉庫材料庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，存在材料丟失、毀損的風(fēng)險(xiǎn)。

（5）部分收入收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一。部分商戶水電費(fèi)收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)不符合學(xué)校制度規(guī)定。例如，Y 大學(xué)校屬車隊(duì)按照制度水費(fèi)核定單價(jià)為3.63 元/噸、電費(fèi)0.60 元/千瓦時(shí)，但實(shí)際收取的水費(fèi)是按3.43 元/噸計(jì)算的；校內(nèi)經(jīng)營的對(duì)社會(huì)開放的餐廳水費(fèi)為3.96 元/噸、電費(fèi)為0.93 元/千瓦時(shí)，但實(shí)際收取的電費(fèi)是按0.60 元/千瓦時(shí)計(jì)算的。

（6）采購計(jì)劃安排不合理。相同采購內(nèi)容未整合，造成采購資金使用效益低下，如各類宣傳打印設(shè)計(jì)制作、圖文標(biāo)牌設(shè)計(jì)制作等分散在各個(gè)中心，各自按照實(shí)際使用需求進(jìn)行印刷制作，未進(jìn)行統(tǒng)一招標(biāo)采購。2022 年全年與印刷服務(wù)單位共發(fā)生95 筆相關(guān)業(yè)務(wù)，均為5 萬元以內(nèi)的零星采購，合計(jì)金額已達(dá)公開招標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)。

4.審計(jì)建議

（1）強(qiáng)化建章立制，加強(qiáng)部門內(nèi)部管理。后勤保障處部分內(nèi)部管理制度未依據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際及時(shí)更新，建議從制度入手，排查內(nèi)部管理疏漏，強(qiáng)化制度建設(shè)，健全長效機(jī)制。一是建立非編人員管理制度，固化人員聘用、工資調(diào)整、辭退補(bǔ)償?shù)葮?biāo)準(zhǔn)，明確二級(jí)部門職能權(quán)限，讓各項(xiàng)業(yè)務(wù)有據(jù)可依。二是改變現(xiàn)有非編人員管理體制，從根本上剝離勞動(dòng)關(guān)系，充分運(yùn)用勞務(wù)派遣機(jī)制將人員管理職能劃分清晰。三是根據(jù)工程項(xiàng)目管理流程完善相關(guān)制度，填補(bǔ)制度空白。

（2）同類業(yè)務(wù)整合，強(qiáng)化部門牽頭實(shí)施。建議后勤保障處開展?fàn)款^管理，設(shè)置專人專崗，設(shè)定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。一是收口用人管理，由辦公室牽頭管理非編用工，各部門對(duì)非編人員的崗位調(diào)整、人員增減及時(shí)進(jìn)行實(shí)名制上報(bào)，并及時(shí)掌握各崗位人數(shù)變動(dòng)情況。二是在采購方面，合并同類型采購，按年度統(tǒng)計(jì)采購需求，由辦公室在年初統(tǒng)一完成采購比價(jià)流程，設(shè)定固定服務(wù)供應(yīng)單位，減少同類型業(yè)務(wù)零星購買的情況。

（3）完善內(nèi)部監(jiān)督，降低業(yè)務(wù)管理風(fēng)險(xiǎn)。作為眾多業(yè)務(wù)的歸口管理部門，后勤保障處應(yīng)在編制部門業(yè)務(wù)流程規(guī)范時(shí)重視部門內(nèi)部的監(jiān)督，從業(yè)務(wù)管理源頭降低管理風(fēng)險(xiǎn)。第一，在工程項(xiàng)目管理方面，要切實(shí)加強(qiáng)項(xiàng)目全流程管理，有效落實(shí)歸口部門責(zé)任，減少施工途中的臨時(shí)變更，確保項(xiàng)目滿足使用需求；完善變更簽證等審批流程，要求工程簽證必須在項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前提交審批完畢，并按照發(fā)生的時(shí)間順序做好簽證編號(hào)；明確不同金額項(xiàng)目的審批限額權(quán)限，嚴(yán)格按照提交審批金額設(shè)置多級(jí)審批程序。第二，在庫存管理方面，建立不定期抽檢機(jī)制，確保材料出庫按時(shí)按要求登記，避免進(jìn)庫即出庫的情況再次發(fā)生。

三、提升審計(jì)質(zhì)量的思考

（一）提升審計(jì)人員專業(yè)素質(zhì)和審計(jì)組的綜合審計(jì)能力

審計(jì)人員的綜合素質(zhì)直接決定了審計(jì)質(zhì)量，提高審計(jì)人員的專業(yè)能力是做好高校后勤保障專項(xiàng)審計(jì)工作的基礎(chǔ)要求。首先，在日常工作中，要注重加強(qiáng)審計(jì)人員的業(yè)務(wù)能力培養(yǎng)[2]，幫助其優(yōu)化審計(jì)知識(shí)結(jié)構(gòu)，不斷了解國家、省市、行業(yè)和校內(nèi)的各項(xiàng)規(guī)章制度，打牢審計(jì)組的專業(yè)能力基礎(chǔ)。其次，在組建審計(jì)組時(shí)，也可以適當(dāng)引入?yún)f(xié)同部門人員，這部分人員熟悉其管理業(yè)務(wù)的特點(diǎn)，也對(duì)學(xué)校內(nèi)部管理情況和需求有充分的了解，能達(dá)到“1+1 ＞2”的效果，大大提高審計(jì)效率和質(zhì)量。最后，充分運(yùn)用外部審計(jì)力量，如審計(jì)事務(wù)所，部分不涉及學(xué)校內(nèi)部敏感信息的常規(guī)審計(jì)可由事務(wù)所人員完成，給審計(jì)組減少重復(fù)性工作任務(wù)[3]。

（二）點(diǎn)面結(jié)合開展專項(xiàng)審計(jì)，實(shí)現(xiàn)審計(jì)監(jiān)督范圍全覆蓋

綜合性專項(xiàng)審計(jì)具有時(shí)間緊、任務(wù)重的特點(diǎn)，審計(jì)組很難在規(guī)定時(shí)間內(nèi)對(duì)部門做到全面了解和監(jiān)督。高校在編制年度審計(jì)計(jì)劃時(shí)，可以考慮將綜合審計(jì)與專項(xiàng)審計(jì)相結(jié)合，通過綜合性審計(jì)掌握部門內(nèi)部管理的整體情況，精準(zhǔn)確定需要進(jìn)一步深入監(jiān)督的部分，為開展專項(xiàng)審計(jì)打好基礎(chǔ)。確定審計(jì)重點(diǎn)后，可以組織安排有目標(biāo)的專項(xiàng)審計(jì)，對(duì)某一業(yè)務(wù)類型深入排查存在的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，并形成對(duì)應(yīng)的專項(xiàng)審計(jì)報(bào)告，有的放矢地提出針對(duì)性的審計(jì)建議，有效促進(jìn)某一方面的內(nèi)部管理不斷完善。

（三）構(gòu)建評(píng)價(jià)指標(biāo)體系，明確審計(jì)情況評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)

目前，高校開展專項(xiàng)審計(jì)多采用定性評(píng)價(jià)的方式，對(duì)資金使用的定量績效考核相對(duì)較少。在下一步審計(jì)中，審計(jì)組可以對(duì)此進(jìn)行有益嘗試，結(jié)合部門特點(diǎn)和內(nèi)部管理現(xiàn)狀，以學(xué)校發(fā)展目標(biāo)為導(dǎo)向，按照科學(xué)性、可操作性、有用性、系統(tǒng)性、完整性、動(dòng)態(tài)性等原則合理設(shè)置評(píng)價(jià)指標(biāo)[4]，并對(duì)評(píng)價(jià)指標(biāo)進(jìn)行合理的層次劃分，對(duì)部門運(yùn)用學(xué)校預(yù)算資金獲得的工作業(yè)績進(jìn)行定量評(píng)價(jià)，從績效的角度反映部門整體管理效益，提升現(xiàn)階段部門管理的運(yùn)轉(zhuǎn)效率，從而促進(jìn)學(xué)校內(nèi)部管理更加高效。

（四）加強(qiáng)部門信息聯(lián)動(dòng)，強(qiáng)化信息有效溝通

學(xué)校各單位具有一致的目標(biāo)，即維護(hù)學(xué)校利益、推進(jìn)高校治理。因此，可把審計(jì)監(jiān)督與決策管理、組織人事、學(xué)生權(quán)益、財(cái)務(wù)管理等各方面貫通起來，既有助于增強(qiáng)審計(jì)剛性，快速聚力攻堅(jiān)，進(jìn)一步發(fā)揮各部門的職能優(yōu)勢(shì)和特長，精準(zhǔn)找準(zhǔn)切入口，緊盯關(guān)鍵領(lǐng)域，縱深推動(dòng)解決重點(diǎn)難點(diǎn)問題；又能積極利用信息完善審計(jì)重點(diǎn)，持續(xù)健全各項(xiàng)工作機(jī)制，進(jìn)一步做到有重點(diǎn)、全覆蓋審計(jì)。同時(shí)，審計(jì)結(jié)果的有效運(yùn)用也需要各部門參與進(jìn)來，可以在審計(jì)完成后召開部門會(huì)議，各部門集思廣益，結(jié)合實(shí)際提出操作性強(qiáng)的審計(jì)建議，多維度助推審計(jì)成果有效運(yùn)用。

（五）開展審計(jì)整改回頭看，落實(shí)審計(jì)結(jié)果運(yùn)用

有效落實(shí)審計(jì)結(jié)果的運(yùn)用，需要從建立完善的整改運(yùn)行評(píng)價(jià)機(jī)制入手[5]。學(xué)校黨委領(lǐng)導(dǎo)下的審計(jì)委員會(huì)應(yīng)將審計(jì)整改作為核心工作，考慮將回頭看與常規(guī)審計(jì)工作相結(jié)合，有計(jì)劃地在各項(xiàng)審計(jì)任務(wù)中開展以前年度審計(jì)問題的回頭看。同時(shí)，將審計(jì)問題的整改情況作為領(lǐng)導(dǎo)干部履責(zé)考核的重要參考，進(jìn)一步增強(qiáng)審計(jì)發(fā)現(xiàn)問題、整改工作的權(quán)威性，充分發(fā)揮領(lǐng)導(dǎo)干部的領(lǐng)頭作用，推動(dòng)審計(jì)問題改好用好。

四、結(jié)語

后勤部門社會(huì)化程度高，是高校內(nèi)部運(yùn)營體系中的重要部門，其管理水平直接影響整個(gè)學(xué)校服務(wù)師生的水平和資金使用績效。審計(jì)監(jiān)督是高校內(nèi)部監(jiān)督的重要組成部分，加強(qiáng)對(duì)高校后勤保障部門的審計(jì)有利于促進(jìn)高校管理和內(nèi)部監(jiān)督整體進(jìn)步。