談醫(yī)院院史檔案的管理

陳碧馳/寧波市第二醫(yī)院

黨的十九大以來，我國醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)獲得長足發(fā)展，隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代的日新月異，新一輪醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革的實(shí)施，加快推進(jìn)了全民健康信息化建設(shè)，同時(shí)也為醫(yī)院檔案工作發(fā)展提供了有利的條件。寧波市第二醫(yī)院（原名“華美醫(yī)院”），1843年由美國基督教浸禮會(huì)傳教士瑪高溫（D.J.Macgowan）興辦，1954年更名為“寧波市第二醫(yī)院”，迄今已有180年歷史，是中國最早建立的西醫(yī)醫(yī)院之一。1930年建成的寧波市第二醫(yī)院舊址華美樓，更是見證了寧波乃至浙東醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展，先后被評(píng)為市級(jí)和省級(jí)文物保護(hù)點(diǎn)（單位）。

在漫長的歷史長河中，醫(yī)院積累了許多與醫(yī)院發(fā)展息息相關(guān)的珍貴史料，它們記載了醫(yī)院的發(fā)展歷程，形成了醫(yī)院百年院史檔案資料。對(duì)這些文獻(xiàn)資料進(jìn)行規(guī)范管理和數(shù)字化建設(shè)，不僅有利于加強(qiáng)原件保護(hù)和檔案信息的傳播共享，有效發(fā)揮百年院史檔案的價(jià)值，同時(shí)有利于挖掘醫(yī)院內(nèi)在的文化，提高現(xiàn)代醫(yī)院治理能力，對(duì)于醫(yī)院未來的發(fā)展和建設(shè)具有重要意義。

1 多方采集，豐富院史檔案

華美醫(yī)院是我國近代以來最早興建的西醫(yī)醫(yī)院之一，歷經(jīng)百余年滄桑至今，見證了中國近現(xiàn)代醫(yī)學(xué)發(fā)展的軌跡，在中國西醫(yī)發(fā)展史上具有重要的地位。寧波市第二醫(yī)院的院史檔案除醫(yī)院保存的檔案及移交到寧波市檔案館和收藏于美國浸禮會(huì)歷史協(xié)會(huì)（America Baptist Historical Society）的相關(guān)資料外，還散見于境內(nèi)外期刊報(bào)紙、民間私藏及老華美后代信件、回憶錄等。除日常資料收集外，醫(yī)院還通過院慶等重大活動(dòng)進(jìn)行征集，前往中國醫(yī)學(xué)科學(xué)院北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院檔案館、上海圖書館等地查考，通過多種途徑和渠道，成功收集到一批包括實(shí)物、紙質(zhì)、電子等多種形式的頗有保存價(jià)值的院史檔案資料。2015年，醫(yī)院收到了醫(yī)院職工陳龍江捐贈(zèng)的一份檔案——一張1936年華美醫(yī)院護(hù)士學(xué)校頒發(fā)的畢業(yè)證書，證書的主人李美卿畢業(yè)后選擇留在寧波市第二醫(yī)院，成為一名救死扶傷的“白衣天使”。這張畢業(yè)證書左側(cè)的落款時(shí)間是“中華民國二十五年五月十二日”，這個(gè)時(shí)間是當(dāng)年的國際護(hù)士節(jié)，頗有紀(jì)念意義。2021年初，曾任醫(yī)院護(hù)理部主任的袁瑞芬，將她珍藏了幾十年的華美護(hù)校?；站杞o醫(yī)院。另外，醫(yī)院還通過口述專訪收集院史故事，選用醫(yī)院老后代、學(xué)科創(chuàng)始人、抗疫英雄和援非援藏等重要?dú)v史人物進(jìn)行分批口述專題訪談，錄制的電子音頻錄像作為院史檔案進(jìn)行分類收存。

2 分類管理，規(guī)范院史檔案

院史檔案涉及種類較多，包括各類文書、照片、聲像和實(shí)物等，每一件院史檔案都有其豐富的歷史意義，是一家醫(yī)院不可缺少的歷史見證和文化支撐。要根據(jù)每一件檔案的類別和特性，對(duì)其進(jìn)行規(guī)范化管理，使其得到更好的保護(hù)，發(fā)揮更大的作用。我們根據(jù)歷史年代按院史檔案的不同載體進(jìn)行歸類編號(hào)、整理歸檔和數(shù)字化，對(duì)每件檔案進(jìn)行基本信息和影像信息的采集，包括分類編號(hào)、名稱、日期、來源、保存位置、物件尺寸和實(shí)物照片等信息。運(yùn)用高速掃描儀、測量儀和高清數(shù)碼照相機(jī)等設(shè)備記錄每件檔案的各項(xiàng)理化特征，按照影像采集技術(shù)要求，盡可能對(duì)每一件藏品整體，局部以及細(xì)部特征進(jìn)行多方位拍攝，確保藏品照片的規(guī)范有序。

我們還將珍貴的院史照片如最早的浸禮醫(yī)局的照片等進(jìn)行數(shù)字化掃描，并按照年代和事件進(jìn)行分類，通過刻入光盤或硬盤并掛接至院史檔案專題數(shù)據(jù)庫等多套制保存等方式實(shí)行多種方案多套制管理；對(duì)華美樓（省級(jí)文物保護(hù)點(diǎn)）1930年建筑藍(lán)圖進(jìn)行數(shù)字化掃描，并用專門木箱保存；將《華美醫(yī)院1843—1950歷史》進(jìn)行數(shù)字化掃描、復(fù)印并翻譯等。開展口述檔案分類整理，主要有：華美老專家講述學(xué)科發(fā)展、抗疫英雄講述戰(zhàn)“疫”故事、黨員講述初心故事等。相關(guān)電子檔案保管基本實(shí)現(xiàn)規(guī)范化，使得電子檔案的保存質(zhì)量和可靠性大幅提高，為數(shù)字檔案發(fā)揮更重要的作用奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

為進(jìn)一步推進(jìn)規(guī)范院史檔案的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，醫(yī)院成立專門檔案小組負(fù)責(zé)，前往浙江省檔案館和寧波市博物館等參觀學(xué)習(xí)，去北京協(xié)和醫(yī)學(xué)院百年院史館、南京鼓樓醫(yī)院等進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，重點(diǎn)學(xué)習(xí)掌握醫(yī)院檔案整理與維護(hù)，拓展院史檔案開發(fā)利用空間。

3 數(shù)字賦能，建設(shè)院史檔案專題數(shù)據(jù)庫

為更好地保管院史檔案和充分發(fā)揮其服務(wù)功能，醫(yī)院為院史檔案建立了一個(gè)專題數(shù)據(jù)庫以實(shí)現(xiàn)一體化管理和服務(wù)。專題數(shù)據(jù)庫以醫(yī)院現(xiàn)有檔案信息系統(tǒng)為基礎(chǔ)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)了完整的信息收集、整理、歸檔、統(tǒng)計(jì)、編研、鑒定、銷毀、移交、查閱、借閱和庫房管理等全方位的高效數(shù)字化管理。在檔案信息系統(tǒng)中獨(dú)立分設(shè)院史檔案門類，按載體性質(zhì)下設(shè)子類；對(duì)前期已經(jīng)整理的院史檔案，將其電子目錄及數(shù)字化影像等信息進(jìn)行導(dǎo)入，完善檔案目錄與其內(nèi)容的內(nèi)部關(guān)聯(lián)。同時(shí)，系統(tǒng)對(duì)掃描完成的圖像文件、各類電子文本自動(dòng)進(jìn)行全文識(shí)別并和相應(yīng)的檔案保存描述性 PDI（分類和目錄）一起建立起相應(yīng)的全文索引庫。

基于上述數(shù)字化管理系統(tǒng)，檔案工作人員通過輸入關(guān)鍵詞，可對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫中的電子文件原文進(jìn)行檢索，通過在檢索過程中設(shè)置檢索范圍并進(jìn)行再分層檢索，試運(yùn)行顯示文件檢索的查全率和查準(zhǔn)率明顯提高。另外，在檔案信息系統(tǒng)中開放線上收集和利用功能，醫(yī)院各部門科室可通過辦公網(wǎng)絡(luò)申請(qǐng)系統(tǒng)權(quán)限，向檔案工作人員進(jìn)行檔案材料的移交以及發(fā)起查閱利用申請(qǐng)，通過審核后可直接訪問目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字檔案。檔案工作人員還可通過系統(tǒng)所具備的編研功能，對(duì)院史檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘及分析，可快速智能編寫組織沿革、專題編研等所需的檔案資源。院史檔案資料專題數(shù)據(jù)庫存儲(chǔ)在管理中心專業(yè)服務(wù)器中并進(jìn)行冗余備份，保證數(shù)字資料的安全。

4 有效利用，發(fā)揮院史檔案作用

4.1 為重大活動(dòng)提供有效史料查考

2013年，為紀(jì)念醫(yī)院建院170周年，醫(yī)院以院史照片檔案為依托，公開出版了《世紀(jì)華美 厚德鼎新》紀(jì)念冊(cè)。紀(jì)念冊(cè)分為清代篇、民國篇、解放初期篇和改革開放篇四個(gè)篇章，分別采用不同年代的老照片，記錄展現(xiàn)了醫(yī)院的百年風(fēng)華。

2018年（建院175周年），召開世紀(jì)華美——百年名院與醫(yī)學(xué)人文學(xué)術(shù)高峰論壇，30多位知名專家學(xué)者，圍繞醫(yī)學(xué)史與醫(yī)學(xué)人文展開學(xué)術(shù)研討。在高峰論壇上，由商務(wù)印書館出版的大型圖文檔案系列叢書《寧波華美醫(yī)院百年檔案》第一卷正式發(fā)布，后續(xù)還將陸續(xù)推出第二至四卷，該叢書輯釋了寧波市第二醫(yī)院自1843年創(chuàng)立以來至1951年由人民政府接管前這段百年間的檔案，整理和公布的大多系首次面世的院史檔案資料，有較高的文獻(xiàn)價(jià)值。醫(yī)院還舉辦了“百年光影·見證華美歸來”的主題攝影展，檔案工作人員充分挖掘各類史料，通過200余張照片全景式地再現(xiàn)了我院乃至寧波醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的發(fā)展歷程，充分展現(xiàn)醫(yī)療事業(yè)服務(wù)民生的新篇章。我院的檔案管理工作職能從提供基礎(chǔ)檔案查閱服務(wù)拓展至提供檔案文化產(chǎn)品與文化傳播，讓塵封的檔案以生動(dòng)的展覽、編研作品等走進(jìn)居民，服務(wù)群眾，完成了從群眾需要檔案到檔案服務(wù)群眾的主動(dòng)轉(zhuǎn)變。

為慶祝新中國成立70周年，醫(yī)院開辟了新的黨建陣地，黨建文化長廊正式建成，確定了“世紀(jì)華美，厚德鼎新”為主題，打造了“黨建引領(lǐng) 初心為民”“職工娘家 落地走心”“黨有號(hào)召 團(tuán)有行動(dòng)”“巾幗風(fēng)采 崗位建功”四個(gè)版塊。經(jīng)過對(duì)院史檔案資料的充分挖掘，首次以41張經(jīng)典照片，在文化長廊中介紹醫(yī)院在黨的領(lǐng)導(dǎo)下所取得的歷史性成就。這些照片結(jié)合有關(guān)內(nèi)容，生動(dòng)展現(xiàn)了醫(yī)院黨建文化特色。

在2021年建黨100周年之際，為回顧百年名院崢嶸歲月，破譯百年大黨精神密碼，醫(yī)院又再次挖掘院史檔案作用，在院公眾號(hào)以“紅色印記·華美百年百瞬”為主題進(jìn)行了連載報(bào)道，并印刷成內(nèi)部刊物分發(fā)給相應(yīng)科室，多途徑進(jìn)行推廣宣傳，對(duì)院史檔案的黨建成果進(jìn)行展示，十個(gè)篇章呈現(xiàn)華美百年百瞬，展現(xiàn)了黨領(lǐng)導(dǎo)下的百年華美的奮斗與輝煌。

4.2 為建設(shè)院史博物館奠定基礎(chǔ)

為更好地展示第二醫(yī)院的悠久歷史，醫(yī)院以院史檔案為基礎(chǔ)，著手打造百年院史博物館。院史館坐落于華美樓中，以各歷史時(shí)期和醫(yī)院發(fā)展階段為布局，通過文字、圖片、聲音、影像和實(shí)物等進(jìn)行陳列展覽的，部分珍貴實(shí)物檔案展品采用1∶1的復(fù)制品。主要展示早期醫(yī)院管理者在初始階段艱苦創(chuàng)業(yè)和西醫(yī)開展情況、醫(yī)院由人民政府接管后對(duì)醫(yī)院建設(shè)的支持和幫助，以及醫(yī)院在改革開放后在業(yè)務(wù)發(fā)展、人才建設(shè)和精神文明成果等方面取得的顯著成就。同時(shí)，以實(shí)體檔案資源為核心，利用數(shù)字化成果，通過藏品基本信息數(shù)字化、數(shù)字影像、三維建模等方式，構(gòu)建數(shù)字院史博物館信息資源庫，以醫(yī)院網(wǎng)站和公眾號(hào)為平臺(tái)，運(yùn)用3D云展覽的技術(shù)，向公眾進(jìn)行數(shù)字藏品檔案的展示。

4.3 發(fā)揮院史檔案教化育人功能

醫(yī)院以院史文化為基點(diǎn)，長期以來對(duì)院史檔案不斷更新，弘揚(yáng)醫(yī)者仁心，在人文教育傳承華美精神等方面都發(fā)揮不可替代的作用。

在對(duì)外展示的醫(yī)院公開網(wǎng)站中融入院史板塊，主要分清代、民國、新中國成立后、新世紀(jì)等。華美醫(yī)院自建院之初就拍攝并悉心保存了珍貴的黑白照片，展出百余幅高清老照片，以圖證史、以圖說史。在品牌學(xué)科胸外科設(shè)置歷史文化墻，聚焦新時(shí)代胸外科的偉大成就、偉大變革。在醫(yī)院宣傳墻滾動(dòng)播放《百年華美，醫(yī)路追尋》視頻，通過對(duì)三位外科主任的個(gè)人史、親歷的重大歷史事件和見證的學(xué)科發(fā)展等進(jìn)行文字和影像的采集和整理，記錄和反映了在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，寧波的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)日新月異的發(fā)展。

在抗擊新冠疫情的戰(zhàn)斗中，醫(yī)院部署在公眾號(hào)等新媒體推出《華美人的抗疫之路》視頻，以50余張?jiān)菏芳翱挂哒掌瑸榛A(chǔ)，增加了沙畫、音頻等功能，更形象向觀者展示醫(yī)院從建立到發(fā)展壯大的歷史過程，從阻擊鼠疫到抗擊新冠，體現(xiàn)了華美人勇往直前、英勇奮戰(zhàn)，用行動(dòng)詮釋救死扶傷。

在每年的醫(yī)院新職工崗前培訓(xùn)中，院史文化學(xué)習(xí)作為首要課程，傳承紅色基因、感悟紅色精神、共享紅色資源，通過分享醫(yī)院在醫(yī)治病患、培訓(xùn)醫(yī)護(hù)、防治疫病和健康宣教等各方面取得的成就，詮釋了“華美精神”內(nèi)涵，讓新職工了解到醫(yī)院深厚的百年歷史和文化傳承，為熏陶職工道德情操、凝聚醫(yī)院核心共識(shí)和提升醫(yī)院內(nèi)涵，發(fā)揮了重要作用。