基于流程管理的高職教學(xué)課務(wù)管理流程優(yōu)化措施

馮傳蕾

陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院，陜西 渭南 714000

高職教育是我國(guó)教育體系的重要內(nèi)容，在當(dāng)前教育信息化的背景下，高職學(xué)校教學(xué)已越來越呈現(xiàn)國(guó)際化、個(gè)性化的特征，并紛紛引入學(xué)分制方式，但也因此進(jìn)一步加大了學(xué)校教務(wù)管理工作的復(fù)雜性［1］。所以，在高職院校教學(xué)和教育行政管理工作中，要積極采用教育質(zhì)量控制的先進(jìn)管理思想，及時(shí)調(diào)整和完善教學(xué)與教育管理工作流程，以提高院校教育和教學(xué)行政管理工作的實(shí)效性，從而使得學(xué)校教學(xué)與教務(wù)管理工作流程變得更加科學(xué)合理與規(guī)范，有效促進(jìn)高職學(xué)校的社會(huì)經(jīng)濟(jì)與可持續(xù)發(fā)展。

一、高職教學(xué)教務(wù)管理流程與優(yōu)化的重要性

流程管理，作為一個(gè)系統(tǒng)完整的企業(yè)組織與運(yùn)營(yíng)管理理念，目前已經(jīng)被國(guó)內(nèi)的許多公司所接受。也可以說，流程管理就是通過更全面合理的方案，強(qiáng)化組合策略的執(zhí)行，標(biāo)準(zhǔn)化和更精細(xì)的業(yè)務(wù)運(yùn)作，重視服務(wù)顧客和市場(chǎng)，提高企業(yè)內(nèi)部和外部的響應(yīng)速度，從而有效減少經(jīng)營(yíng)管理成本。這正好契合了院校課程和教務(wù)管理工作的總目標(biāo)。所以，在院校課程和教務(wù)管理工作中，以過程管理思想為指引，才能真正提高院校課程與教育管理的效益與品質(zhì)。

同時(shí)，作為校園環(huán)境綜合治理的最主要任務(wù)之一，高職院校的學(xué)習(xí)與教育工作制度是其進(jìn)行的最主要保障。因此，包括了課堂教學(xué)管理工作，也包括了教育行政管理工作［2］。如根據(jù)任務(wù)劃分，主要包括入學(xué)管理任務(wù)、計(jì)劃管理任務(wù)、教材落實(shí)監(jiān)督管理和成果監(jiān)督管理，還有學(xué)歷管理任務(wù)。所以，陜西鐵路工程職業(yè)技術(shù)學(xué)院教學(xué)與總務(wù)各項(xiàng)工作的改進(jìn)是十分關(guān)鍵的，有利于進(jìn)一步提高上課與教政管理人員的全面工作效率。

二、高職教學(xué)教務(wù)管理流程與優(yōu)化存在的問題

（一）管理理念相對(duì)落后

由于學(xué)校課程與教務(wù)管理工作是一個(gè)綜合性很強(qiáng)的教育管理工作，屬于所有工作的總和，不僅需要管理學(xué)生的考試和學(xué)籍，還需要關(guān)注教學(xué)質(zhì)量和工作計(jì)劃。但是，在以往的管理中，這種較為落后的管理思想也造成了教務(wù)管理具有相當(dāng)?shù)奶厥庑?，把教?wù)管理工作看作單純的上下級(jí)管理，所有方面的事情都可以進(jìn)行，這也使得實(shí)際管理工作較為死板。而且，由于當(dāng)前教育技術(shù)的迅速發(fā)展，院校范圍也在逐漸拓寬，教務(wù)管理也越來越復(fù)雜。因此，學(xué)校以往的管理理念早已無法滿足于學(xué)校的發(fā)展，從而產(chǎn)生了以管代管的現(xiàn)狀，致使社會(huì)對(duì)學(xué)校教育行政部門的滿意度與信賴度有所降低。

（二）管理模式不夠合理

目前，不少院校已把教學(xué)行政管理工作分成幾個(gè)機(jī)構(gòu)，這些機(jī)構(gòu)形成金字塔形式，帶有較明顯的職能特點(diǎn)。因?yàn)檫@種模式，產(chǎn)生了很大的分散問題，也在很大程度上造成了教學(xué)行政管理工作的整體薄弱。同時(shí)，由于一些職責(zé)在不同部門間的重疊，不但會(huì)提高管理成本，而且還會(huì)妨礙管理的順利實(shí)施，從而導(dǎo)致了高職管理數(shù)據(jù)流動(dòng)遲緩。所以，這些不合理劃分的管理方式導(dǎo)致了職責(zé)和權(quán)力之間的不均衡，其治理機(jī)制也不合理。

（三）信息技術(shù)應(yīng)用不足

在當(dāng)前的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會(huì)中，各大專院校的學(xué)生資料日益寶貴，在學(xué)生資料的保存與檢索上，教學(xué)管理將受到很大的困難與考驗(yàn)。因此，出現(xiàn)資金不足和硬件設(shè)備短缺的現(xiàn)象。原因是在購(gòu)買管理軟件后，學(xué)校與企業(yè)之間會(huì)出現(xiàn)一定的沖突。因?yàn)楦鱾€(gè)學(xué)校的具體狀況和辦學(xué)特色有所不同，管理軟件不能有針對(duì)性地實(shí)時(shí)控制，有些管理軟件會(huì)被閑置或損失。因此，高職教務(wù)管理信息化應(yīng)用不足，難以實(shí)現(xiàn)信息的全面控制。

三、流程再造理論及在高職院校教務(wù)管理中的應(yīng)用

（一）流程再造理論概述

流程是作業(yè)與作業(yè)的交接關(guān)系。以流程為管理核心的流程再造理論盡管過程重構(gòu)理論源于企業(yè)業(yè)務(wù)過程的完善，但是很多國(guó)際職業(yè)技術(shù)在成功的經(jīng)驗(yàn)和國(guó)內(nèi)的技術(shù)建設(shè)上已經(jīng)相當(dāng)成熟，它的核心思想和思想已被廣泛應(yīng)用，其過程要素和環(huán)境特點(diǎn)也清晰地反映在職業(yè)技術(shù)管理中，如成本、質(zhì)量、服務(wù)、競(jìng)爭(zhēng)和變化等。

（二）教學(xué)管理流程再造與信息技術(shù)的關(guān)系

教學(xué)管理流程再造與信息技術(shù)管理業(yè)務(wù)過程重構(gòu)是管理信息化順利進(jìn)行的先決條件，如何突破傳統(tǒng)的教學(xué)管理模式，引進(jìn)和開發(fā)過程的概念，是職業(yè)技術(shù)學(xué)院在引入或開發(fā)新的教學(xué)管理信息系統(tǒng)之前所要解決的問題。并以信息化手段對(duì)教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重組，使管理效率得到提高，服務(wù)質(zhì)量得到提高。一般從事資訊系統(tǒng)開發(fā)建設(shè)的公司，不會(huì)過多考慮教學(xué)管理業(yè)務(wù)流程的運(yùn)作效率，只會(huì)根據(jù)客戶提供的工作流程要求，編寫程式開發(fā)應(yīng)用資訊系統(tǒng)軟件或建網(wǎng)。所以，首先要進(jìn)行業(yè)務(wù)流程再造，然后才能實(shí)施管理信息系統(tǒng)。傳統(tǒng)的串行業(yè)務(wù)處理流程，如果沒有信息技術(shù)的支持，就無法向并行業(yè)務(wù)處理流程轉(zhuǎn)變。其強(qiáng)大的信息處理、遠(yuǎn)程交互、順序控制、監(jiān)控追蹤和決策處理等功能，使之成為理想的業(yè)務(wù)流程再造工具。以“信息流”為基礎(chǔ)，對(duì)高職院校教學(xué)管理活動(dòng)中的信息存儲(chǔ)、管理、通訊、應(yīng)用等方式進(jìn)行徹底變革，對(duì)管理活動(dòng)進(jìn)行優(yōu)化乃至變革，必然推動(dòng)教學(xué)管理流程再造。

（三）以信息化推動(dòng)高職院校教學(xué)管理流程再造的動(dòng)因

需要管理流程再造工程的機(jī)構(gòu)，大致可分為三類：第一類是難以返回的組織；第二類是目前尚可，但可能處于困境之中的組織；第三類是情況不錯(cuò)，但居安思危，希望比組織對(duì)手的能力強(qiáng)得多。既有內(nèi)因，也有外因，以信息化推動(dòng)高職教學(xué)管理流程再造。高職內(nèi)部信息化應(yīng)用的成熟，是信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)。高職專經(jīng)過十多年的快速發(fā)展，從規(guī)模擴(kuò)張到內(nèi)涵發(fā)展，具有不斷追求卓越、不斷創(chuàng)新的文化底蘊(yùn)，并通過整合信息資源實(shí)現(xiàn)學(xué)校服務(wù)與管理的優(yōu)化再造過程，成為運(yùn)用信息技術(shù)推動(dòng)學(xué)校服務(wù)與管理工作的內(nèi)在動(dòng)力。但是，在信息化建設(shè)已經(jīng)初具雛形的情況下，正是教學(xué)品質(zhì)飛躍的關(guān)鍵時(shí)刻。決策層需要超越信息技術(shù)的視野，認(rèn)識(shí)到信息化促進(jìn)的信息整合、分享與重構(gòu)戰(zhàn)略價(jià)值，以信息化積極投身于促進(jìn)高職專改革發(fā)展的洪流中，在高度競(jìng)爭(zhēng)的環(huán)境中快速發(fā)展。

（四）以信息化推動(dòng)高職院校教學(xué)管理流程再造的方法

高職院校教學(xué)管理流程再造需要注重循序漸進(jìn)、系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)變。從教學(xué)管理的基本過程入手，通過認(rèn)識(shí)與研究面臨的困難，完善與調(diào)整已有的教學(xué)管理過程，以有限的時(shí)間合理調(diào)整教學(xué)架構(gòu)［3］。需要重點(diǎn)關(guān)注業(yè)務(wù)效益導(dǎo)向，減少其他增長(zhǎng)業(yè)務(wù)，進(jìn)行新的增長(zhǎng)業(yè)務(wù)，全面精簡(jiǎn)教學(xué)管理的業(yè)務(wù)規(guī)范，實(shí)現(xiàn)對(duì)現(xiàn)行業(yè)務(wù)流程的改造。漸進(jìn)式持續(xù)改善方法的優(yōu)點(diǎn)，就是對(duì)主要教學(xué)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)置，能夠迅速改善作業(yè)效果，對(duì)整個(gè)教學(xué)管理過程的影響較小。反映了提升辦學(xué)質(zhì)量和教師服務(wù)水平的目標(biāo)，需要在循序漸進(jìn)的過程中制定教學(xué)課程，此方法適用于大部分高職院校。

（五）以信息化推動(dòng)高職院校教學(xué)管理流程再造的效果評(píng)價(jià)

數(shù)字化校園的建設(shè)進(jìn)程也是校園治理變革的進(jìn)程。人們對(duì)管理應(yīng)用程序服務(wù)質(zhì)量的判斷并非由管理人員或服務(wù)供應(yīng)商決定的，而是根據(jù)使用者的要求和期待及使用者對(duì)實(shí)際應(yīng)用成效的主觀感受。關(guān)于學(xué)校管理過程再造有效性的判斷，人們可能采用問卷調(diào)查、學(xué)生意見書、座談會(huì)等方式評(píng)價(jià)其對(duì)教員和學(xué)習(xí)者要求和期待的程度，從而判斷其合理性；該流程的質(zhì)量提升結(jié)果也能夠?qū)γ繉W(xué)期或者每學(xué)年進(jìn)行評(píng)價(jià)；它也能夠判斷流程是否具備對(duì)內(nèi)部或者外部環(huán)境進(jìn)行自我調(diào)節(jié)的功能，也便是流程的適應(yīng)性判斷。

四、高職教學(xué)教務(wù)管理流程優(yōu)化策略

（一）明確教務(wù)管理的核心流程

對(duì)高職院校的教學(xué)和教務(wù)管理工作而言，很有必要使用流程管理的概念，來對(duì)教學(xué)管理的流程進(jìn)行全面的完善，明確核心流程。教學(xué)核心流程需要服務(wù)于學(xué)生，是創(chuàng)造教學(xué)價(jià)值的活動(dòng)，教務(wù)管理工作的核心流程則是服務(wù)于學(xué)習(xí)者的知識(shí)獲得與掌握流程。當(dāng)學(xué)生步入高職時(shí)，需要先進(jìn)行申請(qǐng)過程以取得高職的學(xué)籍。在進(jìn)入專業(yè)環(huán)節(jié)后，將在學(xué)期末進(jìn)入考試流程。考試結(jié)束后，他或她將進(jìn)入績(jī)效管理流程，全面分析學(xué)生的考試成績(jī)。一旦學(xué)員成績(jī)合格者，即可選擇課程專業(yè)復(fù)習(xí)環(huán)節(jié)；一旦結(jié)果為不合格，即無需補(bǔ)辦學(xué)籍，而且學(xué)生在規(guī)定的學(xué)習(xí)年限內(nèi)，也只能在完成學(xué)科所需的學(xué)時(shí)后方能進(jìn)入畢業(yè)循環(huán)。而同時(shí)，由于第二個(gè)流程中還涉及學(xué)籍、停職和降級(jí)，再加上學(xué)科轉(zhuǎn)分，使得這個(gè)流程更加合理地銜接了學(xué)生學(xué)習(xí)的各個(gè)環(huán)節(jié)，并能夠保障學(xué)生有序、順利地完成學(xué)業(yè)。

（二）把握教務(wù)管理流程的情況

針對(duì)核心業(yè)務(wù)流程，必須重新整合高職教學(xué)教務(wù)的業(yè)務(wù)流程，更加明確教學(xué)教務(wù)全過程控制。首先，通過業(yè)務(wù)流程的有關(guān)資料信息，明確教學(xué)與高職的活動(dòng)過程的業(yè)務(wù)信息，并按照信息建立業(yè)務(wù)流程的概念、業(yè)務(wù)流程運(yùn)行的原則與方式。或者通過流程和服務(wù)管理參與者的相互關(guān)聯(lián)信息，了解組織業(yè)務(wù)流程參與者的實(shí)際工作情況和聯(lián)系，從而形成了組織業(yè)務(wù)流程所有者和服務(wù)促進(jìn)參與者之間形成的服務(wù)管理責(zé)任鏈。通過采用了上述兩個(gè)類型，能夠得到如下的結(jié)論：對(duì)于教學(xué)運(yùn)營(yíng)管理過程和服務(wù)分類管理過程來說，這兩個(gè)過程都需要更多類型的服務(wù)信息。所以，這種業(yè)務(wù)流程也能夠被作為在課程經(jīng)營(yíng)和教務(wù)管理過程設(shè)計(jì)中的重要流程。其次，學(xué)校各分校的教務(wù)崗位、師生承擔(dān)的業(yè)務(wù)都有很多流程，可以認(rèn)真管理系一級(jí)的教務(wù)，是當(dāng)前學(xué)校教務(wù)管理的瓶頸。

（三）完善教務(wù)管理的整個(gè)流程

通過對(duì)教務(wù)的過程進(jìn)行研究和評(píng)估后，我們將針對(duì)具體的約束條件，通過過程設(shè)計(jì)技術(shù)對(duì)其加以消除和改善，提高過程的完整性和相關(guān)性，達(dá)到過程的智能化。首先，對(duì)于高職院校教學(xué)與培訓(xùn)行政部門來說，其金字塔型的部門管理架構(gòu)嚴(yán)重干擾著學(xué)校教學(xué)行政的順利開展［4］。所以，有必要針對(duì)業(yè)務(wù)流程主導(dǎo)的機(jī)構(gòu)進(jìn)行建模，以形成由業(yè)務(wù)流程主導(dǎo)的學(xué)校教學(xué)管理部門架構(gòu)，如教師綜合辦公室、教育信息化技術(shù)支持服務(wù)中心、學(xué)校服務(wù)中心等，從而使得各個(gè)流程部門之間都明確了具體的管理責(zé)任人，來承擔(dān)部門流程和各個(gè)機(jī)構(gòu)業(yè)務(wù)流程之間的責(zé)任關(guān)系，以保障學(xué)校教師利益的實(shí)現(xiàn)。

其次，各個(gè)重要業(yè)務(wù)流程的主要責(zé)任人需要按照其職責(zé)設(shè)置固定的工作人員，并組成虛擬隊(duì)伍，通過企業(yè)信息化的技術(shù)幫助，通過系統(tǒng)中的工作過程，充分突破時(shí)間與空間約束，推動(dòng)對(duì)不同的業(yè)務(wù)流程開展一站式服務(wù)，從而逐步形成高效簡(jiǎn)單的系統(tǒng)業(yè)務(wù)流程。同時(shí)，在學(xué)校課程建設(shè)與教務(wù)管理工作的過程和優(yōu)化上也應(yīng)有一個(gè)良好的目標(biāo)。主要目的是通過剖析院校教學(xué)和教務(wù)管理工作流程中的缺陷，并研究國(guó)內(nèi)院校教學(xué)和教育行政管理工作的優(yōu)秀個(gè)案，從而合理重組學(xué)校部門架構(gòu)，以便提高學(xué)校教學(xué)和教務(wù)管理工作的品質(zhì)與效能，在最短的時(shí)間里以最低的成本進(jìn)行有效的管理工作，獲得了學(xué)校全體師生的一致肯定。

（四）強(qiáng)化教務(wù)管理流程管理理念

當(dāng)前，在學(xué)校教育課程建設(shè)與任務(wù)經(jīng)營(yíng)觀念上，必須適時(shí)改變觀念，并與時(shí)俱進(jìn)地實(shí)行管理工作。為此，必須完善質(zhì)量管控觀念，并進(jìn)一步探討管理中出現(xiàn)的新情況，并提出有針對(duì)性的辦法，尤其是我們要及時(shí)解決不合理的監(jiān)管難題。因此，在中國(guó)的教育思想上，在學(xué)籍管理工作中，包括報(bào)名、停學(xué)、復(fù)學(xué)和輟學(xué)的一個(gè)過程［5］。這一整套流程的共同特征是管理工作進(jìn)行的時(shí)間和范圍比較分散，持續(xù)時(shí)間較長(zhǎng)。另外，一般的紙質(zhì)學(xué)籍管理系統(tǒng)不但打印成本費(fèi)用昂貴，且其系統(tǒng)沒有建立安全的回路，難以實(shí)現(xiàn)及時(shí)跟蹤，極易給國(guó)家和教師帶來經(jīng)濟(jì)損失。

所以，運(yùn)用過程控制思想的高職教學(xué)與教務(wù)管理工作必須貫徹以學(xué)習(xí)者為核心的控制思想。建立更科學(xué)的制度和方法，并積極引入信息管理方法，以提高管理效率。同時(shí)，對(duì)于管理團(tuán)隊(duì)來說，還需要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)和信息管理能力，促進(jìn)他們?cè)趯?shí)際管理操作中更加規(guī)范和有組織，進(jìn)一步強(qiáng)化管理者的責(zé)任心，提高信息資料100%使用率，進(jìn)而全面提高知識(shí)與技能，從而完成院校教學(xué)與教育工作的一體化管理工作，推動(dòng)院校教學(xué)與教務(wù)管理工作的長(zhǎng)期健康開展。

五、結(jié)語

學(xué)校課程與教務(wù)管理工作的流程和優(yōu)化，有助于提升教學(xué)與教育行政管理工作效率與質(zhì)量，使得教學(xué)管理更加標(biāo)準(zhǔn)化與有組織，達(dá)到學(xué)校課程與教育行政管理工作的系統(tǒng)化。通過學(xué)校的管理人員主動(dòng)運(yùn)用過程管理理念，在思想與技能上全方位提升了課堂與教務(wù)管理工作，從而最大限度地減少了管理成本，并合理銜接了學(xué)生學(xué)習(xí)的各個(gè)環(huán)節(jié)，為學(xué)生有序正常的學(xué)習(xí)創(chuàng)造了條件，以便于在最短的時(shí)間里以最低的管理成本，真正做到有效的教務(wù)管理工作。