加強企業(yè)信息化建設(shè)助力數(shù)字化轉(zhuǎn)型的意義

□ 北京 周麗萍

加強信息建設(shè)基礎(chǔ)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型意義非同，信息便捷、高效新型，有助于幫助企業(yè)進一步降本增效作用，著力于實現(xiàn)“全鏈條的數(shù)字化”，使企業(yè)在經(jīng)濟數(shù)字化大環(huán)境中邁向新的模式和發(fā)展新的核心競爭力。企業(yè)謀求高質(zhì)量再發(fā)展，完善信息化建設(shè)是基礎(chǔ)，想要在行業(yè)獲得一定的競爭優(yōu)勢及市場份額，必須要大力推進數(shù)字化建設(shè)。充分發(fā)揮信息化特征，推動數(shù)字化，并以此為基礎(chǔ)提升勞動生產(chǎn)率，最大程度構(gòu)建新型生產(chǎn)力。本文通過物資采購存在事務(wù)繁瑣效率低下、缺乏動態(tài)管理，信息傳達不及時、臻選供應(yīng)商不夠透明等問題，并結(jié)合企業(yè)采購管理上加強信息化建設(shè)夯實數(shù)字化轉(zhuǎn)型進行簡單分析。

一、分析行業(yè)的現(xiàn)狀

在鋼材物貿(mào)行業(yè)，存在環(huán)節(jié)多、鏈條長，整體運行效率不高，伴隨著大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等新一代信息技術(shù)的高速發(fā)展，構(gòu)建信息化向數(shù)字化轉(zhuǎn)型也成為行業(yè)降本增效的有效途徑之一。企業(yè)采購物資過于傳統(tǒng)，耗費更多的時間和精力，在進行集中采購或者委托專業(yè)物質(zhì)貿(mào)易公司進行集中采購，能起到降本增效的作用。但又存在其他問題，例如與上下游如何高效溝通？在給終端客戶供應(yīng)物資銷售價不變時，如何在采購環(huán)節(jié)降低采購成本，如何利用好權(quán)威網(wǎng)站的網(wǎng)價來臻選優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商起到降本作用等。

1.流程環(huán)節(jié)較多，工作效率有待提高。進行物資采購流程，一般有以下幾個步驟：進行采購經(jīng)營策劃、供應(yīng)商進行訪談、選擇供應(yīng)商、供應(yīng)商準入與評定、簽訂采購合同、每日每月采購計劃、貨物運輸及驗收和采購付款、物資質(zhì)量監(jiān)督、發(fā)票對賬等。物資的產(chǎn)品質(zhì)量與其代理的產(chǎn)品或者該廠家生產(chǎn)產(chǎn)品有直接關(guān)系，所以供應(yīng)商調(diào)查訪談也就尤為重要，供應(yīng)商的準入更重要，是質(zhì)量保證的基礎(chǔ)。所以公司的采購人員要聯(lián)合公司總部管理部門的采購人員對供應(yīng)商進行訪談并填寫記錄，進行調(diào)查與評估評定供應(yīng)商，然后針對采購經(jīng)營進行策劃、根據(jù)評定結(jié)果選擇合格供應(yīng)商、簽訂年度采購協(xié)議，再根據(jù)倉儲存貨量或者下游客戶計劃進行月度或者每日制定采購計劃下訂單，這每一步的流程審核上就重復疊加了，整個采購工作明顯存在效率低下的問題，在過程中可以利用數(shù)據(jù)簡化環(huán)節(jié)和審批流過長問題進行系統(tǒng)整合操作，從而進行效率的提升。

2.采購人員專業(yè)能力有待提升。采購人員業(yè)務(wù)水平參差不齊，優(yōu)秀的采購人員不僅僅要具有較高的業(yè)務(wù)能力，要熟悉市場行情、隨時掌握當?shù)毓?yīng)商的動態(tài)情況、熟悉地區(qū)資源庫存情況，還要有較高協(xié)調(diào)溝通能力，更要具有良好的職業(yè)素質(zhì)。由于鋼材價格是波動的，采購員要懂得隨市場變化而進行相應(yīng)的調(diào)整；加上這行業(yè)采購人員更替交錯新人不斷，業(yè)務(wù)水平有限，專業(yè)知識欠缺，采購過程中難以做到隨機應(yīng)變；甚至有些職業(yè)操守不高，和供應(yīng)商互相串通，損害了企業(yè)的利益。如何統(tǒng)一標準化以此提高專業(yè)水平，如何做到陽光透明，結(jié)合這些問題在信息化上加大投入就尤為重要。

3.信息化建設(shè)投入不足。當下處于大數(shù)據(jù)時代，但是受到傳統(tǒng)行業(yè)的特殊性而受到桎梏。公司領(lǐng)導對于信息化建設(shè)認識比較早，但就這個行業(yè)而言，它不像日用百貨一樣在網(wǎng)上隨意上架下架，建筑鋼材貿(mào)易有他獨特的性質(zhì)，上到供應(yīng)商、下到客戶、中間倉庫和承運單位多方需要協(xié)調(diào)，同時受到價格、庫存，產(chǎn)出、運輸?shù)榷喾揭蛩?；如果要貫穿在一起形成一套供?yīng)鏈體系，不論是專業(yè)開發(fā)還是委托開發(fā)，在信息化投入上是不小的支出，這樣龐大的支出對企業(yè)也是不小的壓力，往往投入成本與開發(fā)需求成了矛盾對立體。

4.數(shù)字化程度較低、智能化程度不夠。公司各信息系統(tǒng)雖已實現(xiàn)基本貫通，但數(shù)字化程度較低、智能化程度不夠，又缺乏利用信息化提高管理創(chuàng)新的能力，信息系統(tǒng)對輔助決策的支持力度不足；公司目前仍存在大量事務(wù)性工作，對人力的釋放不足，各部門經(jīng)營分析工作開展不夠；信息化建設(shè)開發(fā)團隊力量有限，缺乏系統(tǒng)架構(gòu)整體設(shè)計人員，現(xiàn)有人員要兼顧開發(fā)、維護、運營，人才、資金方面的投入均嚴重不足。

二、以現(xiàn)有信息化成果應(yīng)用為基礎(chǔ)推動數(shù)字化轉(zhuǎn)型

公司現(xiàn)有的供應(yīng)鏈管理集成平臺，以客商和合同為主體、業(yè)務(wù)審批流程為基礎(chǔ)、采購銷售為主干線、資金和貨物為橋梁、精準額度核算為主核心、購銷存的業(yè)務(wù)單據(jù)為抓手，補差調(diào)整為副手，以動態(tài)往來賬務(wù)為業(yè)務(wù)管理支撐，統(tǒng)一公司范圍內(nèi)業(yè)務(wù)操作平臺。實現(xiàn)了平臺使用者終端客戶、供應(yīng)商、承運商、平臺業(yè)務(wù)員通過的平臺交互與協(xié)同，為各方使用者提供高效優(yōu)質(zhì)的增值服務(wù)。對企業(yè)內(nèi)、外信息共享，數(shù)據(jù)資源統(tǒng)一規(guī)劃、管控與應(yīng)用，利用信息有效控制行為，輔助公司進行決策，幫助公司實現(xiàn)戰(zhàn)略目標。

1.能夠滿足多種業(yè)務(wù)模式功能。供應(yīng)鏈集成平臺的業(yè)務(wù)流程功能比較全面，適應(yīng)各種模式下自定義的管理體系，適應(yīng)各個流程環(huán)節(jié)的復雜需求，適應(yīng)多種成本核算，例如有實際成本法和加權(quán)平均法。供應(yīng)鏈集成平臺在操作流程的環(huán)節(jié)上靈活性強，有強大的風險管控功能，有智能高效的評審功能，可以單級、平級、自動審核，也可以多級、逐級和會簽審核，也可以多級、跨級審核。系統(tǒng)采用自由切換模塊設(shè)計，可以根據(jù)企業(yè)自身的發(fā)展、內(nèi)部管理需要和風險管控要求，對系統(tǒng)進行柔性設(shè)計與自定義系統(tǒng)配置，開發(fā)出符合企業(yè)自身需要和發(fā)展理念相同的系統(tǒng)建設(shè)。不同子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)可以相互打通，滿足各種業(yè)務(wù)協(xié)同需求，提高業(yè)務(wù)協(xié)同效率?？梢赃m應(yīng)鋼廠采購、市場采購、市場直發(fā)、鋼廠直發(fā)、年度月度協(xié)議訂貨等多種采購模式，可以適應(yīng)現(xiàn)貨入庫、直發(fā)入庫、在途入庫、調(diào)撥入庫等多種出入庫模式，可以適應(yīng)工程物流配送、現(xiàn)貨自營、直發(fā)銷售、臨調(diào)銷售等多種銷售模式。

2.著重分析采購管理上的功能設(shè)計及應(yīng)用。針對行業(yè)現(xiàn)狀出現(xiàn)的問題，環(huán)節(jié)多，審批復雜，重復工作，人員素質(zhì)業(yè)務(wù)能力專業(yè)水平等問題，從信息化入手，將功能系統(tǒng)化、流程化、標準化；根據(jù)客商管理系統(tǒng)進行供應(yīng)商的評定、準入、再履約評定，將供應(yīng)商進行評分與等級管理，系統(tǒng)自動啟用與禁用；供應(yīng)商動態(tài)管理后分配預付額度；將供應(yīng)商納入線上平臺進行詢比價采購，采購業(yè)務(wù)實現(xiàn)線上招標、競價、評標全過程簡化。平臺公開采購程序簡化、操作透明，增強了報價的時效性和可追溯性；實現(xiàn)了采購付款與財務(wù)系統(tǒng)一體化，申請付款、付款支付與財務(wù)記賬功能合一。①供應(yīng)商動態(tài)等級管理?？蜕坦芾硐到y(tǒng)將供應(yīng)商分等級，其中 A、B、C、D 級為允許合作類，E 級為禁止合作類，按照條件進行系統(tǒng)分類，智能化評估與準入，系統(tǒng)啟用和禁用等功能。對首次合作的供應(yīng)商按照《供方調(diào)查評估表》評分進行評級，合作后按照《供方履約評定表》評分進行動態(tài)調(diào)整。對供應(yīng)商準入可進行入客商庫評價，后續(xù)可對供應(yīng)商、客戶、倉儲及承運單位進行日常評價、交易后評價等；可以對供應(yīng)商和客戶評定進行升級或降級操作，針對戰(zhàn)略合作、合格、不合格、黑名單不同級別的客商采取不同的業(yè)務(wù)策略；根據(jù)上級單位警示名錄在系統(tǒng)中列入黑名單，系統(tǒng)設(shè)置黑名單管理后無法被后續(xù)業(yè)務(wù)操作中獲取信息，禁止一系列合作；業(yè)務(wù)部門可以將線下收集的供應(yīng)商資料信息上傳保存，方便公司內(nèi)信息共享，形成龐大的客商庫，提供多維度（如：標簽、地區(qū)、新承攬、新準入）的數(shù)據(jù)分析能力。

②精準的供應(yīng)商額度管理。階段性對供應(yīng)商做出履約評定，根據(jù)履約能力、供貨質(zhì)量、保障服務(wù)、業(yè)務(wù)合作過程、職業(yè)健康安全、訴訟情況、稅務(wù)評價以及供應(yīng)商的資產(chǎn)狀況等綜合評定，后進行等級管理，對預付的供應(yīng)商進行最大預付額度分配，應(yīng)付的供應(yīng)商是否增大合作量進行判斷，把這些判斷條件梳理出來，在利用信息系統(tǒng)設(shè)定條件，進行供應(yīng)商履約評定管理，直接將結(jié)果量化到客商系統(tǒng)中，針對不同物資大類的戰(zhàn)略合作供應(yīng)商、合格供應(yīng)商系統(tǒng)分配預付額度。

③多樣的物資采購方式。進行物資采購，一般有以下幾種采購方式：招標采購、協(xié)議采購、談判采購、詢比價采購。招標采購：年度內(nèi)價格穩(wěn)定、價格透明且競爭充分的物資通過招投標進行的采購。協(xié)議采購：與生產(chǎn)企業(yè)或其銷售公司簽訂固定年度協(xié)議量進行的采購。談判采購：以談判定價模式從生產(chǎn)企業(yè)或其銷售公司、跨區(qū)域經(jīng)營的集團公司或廠家資源量在當?shù)嘏琶壳暗幕蛸Y源有優(yōu)勢的物貿(mào)企業(yè)、電商平臺等進行的采購。詢比價采購：指對于協(xié)議采購、招標采購和談判采購均不能滿足采購需求的情況下需要臨時配貨采購，在市場上通過詢比價進行的采購行為，采購對 3 家（含）以上供應(yīng)商進行詢價，但是必須在保證鋼材物資質(zhì)量的前提下，選擇綜合利潤最大化的供應(yīng)商。采購人員應(yīng)當根據(jù)市場情況和采購需求，具體需要結(jié)合企業(yè)實際業(yè)務(wù)情況和戰(zhàn)略定位，再根據(jù)客戶需求計劃進行相應(yīng)選取采購方式，達到綜合成本最優(yōu)，又能防控操作層面的廉潔風險。

④采購合同全流程化管理。在線制定戰(zhàn)略協(xié)議、采購合同，可分門別類制作生成不同的制式合同，一鍵完成合同提交，避免了業(yè)務(wù)人員在編輯合同過程中出現(xiàn)的錯行錯字等人為書寫錯誤，也可縮短審核人員的審核時間，結(jié)合企業(yè)微信實現(xiàn)高效合同評審管理，合同附件專業(yè)防偽及歸檔管理、用印簽章、變更、作廢等全功能模式，再以采購合同為依據(jù)貫穿業(yè)務(wù)鏈，確保完整的業(yè)務(wù)鏈條結(jié)構(gòu)，根據(jù)數(shù)據(jù)分析反應(yīng)合同履約情況及動態(tài)風險管理警示功能，實現(xiàn)以合同發(fā)起的全流程化管理。

⑤采購數(shù)據(jù)分析。集成入庫、銷售、出庫等各個報表數(shù)據(jù)進行加工應(yīng)用，以圖表形式展現(xiàn)鋼材工程直發(fā)和直采比例、采購量分析，搭建擴展性強、高性能的數(shù)據(jù)計算和數(shù)據(jù)分析環(huán)境，直觀的展示柱狀圖和餅狀圖，對采購經(jīng)營提供數(shù)據(jù)可視化管理，為運營和決策提供幫助和支撐。

⑥采購付款業(yè)財一體化。業(yè)務(wù)與財務(wù)共享借鑒了先進的財務(wù)管理模式，圍繞財務(wù)循環(huán)，全面管理公司的收入、支出、應(yīng)收和應(yīng)付等業(yè)務(wù)，實現(xiàn)端到端的流程處理與全業(yè)務(wù)報賬。在供應(yīng)鏈集成系統(tǒng)中一鍵錄入提交付款申請，進行付款單的逐級審核、銀企支付、自動生成財務(wù)憑證，這樣一系列程序使得會計無需再重復錄入記賬，不僅制單效率大大提升，還加強了審批人對單據(jù)審核的稽核校驗，更加保障了數(shù)據(jù)的準確性、及時性。業(yè)財交互得以快速推進，為企業(yè)保駕護航發(fā)揮作用。在復雜多變的經(jīng)營環(huán)境下，業(yè)財系統(tǒng)一體化的推進能在企業(yè)在風險預警上發(fā)揮很大作用，促進企業(yè)內(nèi)部控制工作的開展。通過將財務(wù)知識運用到業(yè)務(wù)的各個環(huán)節(jié)中，能有效指導和監(jiān)督業(yè)務(wù)風險，使得業(yè)務(wù)人員能夠運用財務(wù)的視角審視業(yè)務(wù)的合法合規(guī)性，將企業(yè)風險從事后監(jiān)督向事前、事中過渡。有效避免業(yè)務(wù)人員重規(guī)模利潤，輕視業(yè)務(wù)風險，提升了企業(yè)內(nèi)部控制能力，降低了企業(yè)經(jīng)營風險。

三、對數(shù)字轉(zhuǎn)型的構(gòu)想

1.鞏固供應(yīng)鏈集成系統(tǒng)，開拓數(shù)字化建設(shè)。根據(jù)集成管理整合業(yè)務(wù)系統(tǒng)的各種數(shù)據(jù)進行業(yè)務(wù)行為分析、采購分析、銷售分析、財務(wù)分析、運營分析；利用數(shù)字化供應(yīng)鏈實時運行，適應(yīng)行業(yè)不斷變化的情況，敏捷響應(yīng)市場變化。

2.在采購管理方面深挖數(shù)據(jù)分析。做實做大功能開發(fā)，深挖數(shù)據(jù)分析，從采購管理為切入點，將企業(yè)信用信息平臺、客商評估體系與公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)融合打造，方便公司信用信息共享，形成龐大的客商信息庫，多維度進行數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)加以提煉使之數(shù)智化，例如，新供應(yīng)商準入比例、履約率、供貨及時性、成本走勢等多維度分析。

3.利用接口獲取網(wǎng)價，推進成本管控。進一步搭建企業(yè)與建筑鋼材網(wǎng)的交互與數(shù)據(jù)共享來核算采購成本。一般網(wǎng)價多數(shù)參考幾個比較權(quán)威性建筑鋼材網(wǎng)站，例如我們行業(yè)內(nèi)參考較多的是我的鋼鐵網(wǎng)和蘭格網(wǎng)，再根據(jù)具體城市、規(guī)格、品牌等條件參考每日指導價。一般鋼材采購的價格組成為：采購價格=基準價+財務(wù)費用+資金占用費；或：采購價格=網(wǎng)價+浮動價+財務(wù)費用+資金占用費。不同貨款的支付方式影響著鋼材采購價格，我們利用供應(yīng)鏈集成平臺系統(tǒng)內(nèi)設(shè)計算公式，抓取數(shù)據(jù)，核算資金占用費，使采購成本分攤更加精準。

利用數(shù)字化分析推進成本管控，搭建采購責任成本管理體系，強化采購人員降本意識，找到成本管理的漏洞，有效實現(xiàn)了目標成本管理。通過建立廠家直采率、直發(fā)率考核指標，節(jié)約采購成本。與廠家締結(jié)戰(zhàn)略合作，對質(zhì)量好、價格優(yōu)的鋼廠資源進行跨區(qū)域推廣，打破了各區(qū)域間的資源壁壘，實現(xiàn)用全國的資源做全國的市場。從宏觀政策、供需兩端、市場庫存、品種基差、區(qū)域價差等多方面對行情進行研判，定期形成成本分析。

4.全員強化數(shù)字化思維。提升員工數(shù)字化技能和數(shù)據(jù)管理能力，將企業(yè)的采購、銷售、倉儲、運輸全業(yè)務(wù)流數(shù)字化轉(zhuǎn)型。

5.以數(shù)字化推動經(jīng)營。加大開發(fā)BI分析和數(shù)據(jù)可視化功能，讓數(shù)據(jù)為經(jīng)營決策提供支持。對目標成本、銷售毛利、應(yīng)收賬款、合同履約等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進行分析；通過可視化數(shù)據(jù)大屏展示經(jīng)營狀態(tài)，對比績效指標找差距，用數(shù)據(jù)說話、用數(shù)據(jù)管理、用數(shù)據(jù)決策、用數(shù)據(jù)創(chuàng)新。

四、企業(yè)推動數(shù)字轉(zhuǎn)型的意義

2020年習近平總書記多次指出，“要 抓住產(chǎn)業(yè)數(shù)字化、數(shù)字產(chǎn)業(yè)化賦予的機遇，抓緊布局數(shù)字經(jīng)濟” 。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型賦能傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)，不僅可以驅(qū)動企業(yè)技術(shù)創(chuàng)新，而且可以改變企業(yè)的創(chuàng)新模式和創(chuàng)新體系，帶動企業(yè)全要素生產(chǎn)率提高。首先，數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以加快企業(yè)的信息化進程，通過大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈、物聯(lián)網(wǎng)等新技術(shù)的應(yīng)用實現(xiàn)傳統(tǒng)制造企業(yè)向智能制造轉(zhuǎn)型，提升企業(yè)的技術(shù)創(chuàng)新能力。

企業(yè)數(shù)字化是大勢所趨，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)謀求高質(zhì)量發(fā)展的必然選擇。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型，可以實現(xiàn)信息化業(yè)務(wù)模式由“被動“轉(zhuǎn)化為“主動”。數(shù)字化轉(zhuǎn)型是企業(yè)求生圖存的主動選擇，降本增效的需要，對標提升的需要，提高市場競爭力的需要，培育增長新動能的需要。以信息化邁入數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化階段是公司十四五發(fā)展愿景目標，信息化建設(shè)服務(wù)能力逐漸衍生為企業(yè)數(shù)智化運營分析能力，數(shù)據(jù)全要素充分融入到各個環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)運營和管理過程中，產(chǎn)業(yè)鏈、供應(yīng)鏈、生態(tài)鏈數(shù)字化水平實現(xiàn)了共同提升和協(xié)同發(fā)展。使公司不斷加強信息化建設(shè)，推進產(chǎn)業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型；推動數(shù)字產(chǎn)業(yè)化發(fā)展，培育新經(jīng)濟增長點；夯實數(shù)字化轉(zhuǎn)型基礎(chǔ)，為傳統(tǒng)產(chǎn)業(yè)賦能升級，向十四五信息化規(guī)劃的目標邁進。