加強(qiáng)企業(yè)物資采購風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防及管控的措施

□ 廣州 高長年

對(duì)于所有的企業(yè)來說，物資采購都是企業(yè)管理工作當(dāng)中非常重要的一項(xiàng)工作，因?yàn)槲镔Y是保障，整個(gè)企業(yè)可以正常經(jīng)營和運(yùn)行的重要基礎(chǔ)之一，所以，對(duì)于企業(yè)來說所采購的物資的質(zhì)量，很大程度上影響著企業(yè)的整體生產(chǎn)經(jīng)營和管理等多方面工作的有效開展。所有的企業(yè)對(duì)于企業(yè)當(dāng)中的物資采購環(huán)節(jié)都是非常重視的，但是在實(shí)際的生產(chǎn)過程當(dāng)中，企業(yè)的物資采購會(huì)面臨非常多的不確定因素，導(dǎo)致企業(yè)物資采購發(fā)生問題的影響因素是非常多的，包括外部的和內(nèi)部的多種因素，這些因素很容易導(dǎo)致企業(yè)的物資采購環(huán)節(jié)受到一些不太好的影響，從而對(duì)企業(yè)的正常運(yùn)行產(chǎn)生一些影響。因此，所有的企業(yè)都需要對(duì)企業(yè)物資采購環(huán)節(jié)當(dāng)中會(huì)出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行更加深入的探究，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際問題來采取更加有效的和有針對(duì)性的措施來解決或者一定程度上控制物資采購當(dāng)中容易出現(xiàn)的這些風(fēng)險(xiǎn)。

一、前言

對(duì)于企業(yè)的物資采購來說，整體的物資涉及的非常多，比如企業(yè)生產(chǎn)所需要的原材料和一些設(shè)備，或者一些工具和其他的輔助材料等，所以企業(yè)的物資采夠其實(shí)主要就是指以生產(chǎn)為目的的原料和主要的材料，以及輔助材料和設(shè)備配件以及工具等生產(chǎn)所需要的物資購買活動(dòng)，很明顯物資采購這個(gè)環(huán)節(jié)是整個(gè)企業(yè)的物資管理過程當(dāng)中非常重要的環(huán)節(jié)，那么，在實(shí)際的工作過程當(dāng)中，就會(huì)發(fā)現(xiàn)在企業(yè)管理當(dāng)中，物資采購所涉及的環(huán)節(jié)非常的多，所需要進(jìn)行的流程也比較長，在這個(gè)過程當(dāng)中出現(xiàn)的各種各樣的風(fēng)險(xiǎn)也比較大，為了更好地讓企業(yè)適應(yīng)當(dāng)前激烈的市場競爭，并在這樣激烈的市場競爭當(dāng)中提高自身的競爭力，就必須要對(duì)企業(yè)的物資采購環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的梳理和整頓，對(duì)當(dāng)中容易出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并根據(jù)這些風(fēng)險(xiǎn)，提出更加有針對(duì)性的解決措施，有效的控制和防范采購過程當(dāng)中出現(xiàn)的這些風(fēng)險(xiǎn)。

二、企業(yè)物資采購當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)分析

因?yàn)檎麄€(gè)企業(yè)的物資采購所要涉及的環(huán)節(jié)和流程都是非常多的，所需要的時(shí)間也比較長，那么，在這樣的長周期的工作過程當(dāng)中，就非常容易產(chǎn)生更多的風(fēng)險(xiǎn)，如果想要在工作的過程當(dāng)中更好地利用一些措施來解決或者避免這些風(fēng)險(xiǎn)的產(chǎn)生，或者在風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生后及時(shí)地解決問題，首先就需要對(duì)企業(yè)采購過程當(dāng)中可能會(huì)出現(xiàn)的問題和風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行深入的分析，進(jìn)一步明確，在企業(yè)物資采購過程當(dāng)中容易出現(xiàn)的所有主要風(fēng)險(xiǎn)和問題，其次再進(jìn)一步探討解決這些問題，或者避免這些風(fēng)險(xiǎn)的具體措施。

1.外因型風(fēng)險(xiǎn)。所謂的外因型風(fēng)險(xiǎn)，其實(shí)就是指在企業(yè)物資采購的過程當(dāng)中，企業(yè)外部的一些因素對(duì)整個(gè)物資采購過程當(dāng)中產(chǎn)生的一些影響而導(dǎo)致整個(gè)企業(yè)的物資采購出現(xiàn)一些意外和風(fēng)險(xiǎn)。那么，在企業(yè)外部的這些主要影響因素大概有五個(gè)方面：意外風(fēng)險(xiǎn)、價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和欺詐風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)風(fēng)險(xiǎn)詳細(xì)的來說，一旦出現(xiàn)任何一個(gè)問題，都會(huì)對(duì)企業(yè)的物資采購產(chǎn)生非常重大的影響。比如意外風(fēng)險(xiǎn)，就是指在企業(yè)進(jìn)行物資采購的過程當(dāng)中，遇到的各種意外突發(fā)情況所導(dǎo)致的企業(yè)采購的風(fēng)險(xiǎn)，比如在進(jìn)行物資采購的過程當(dāng)中突然受到經(jīng)濟(jì)政策的影響，或者受到一些自然因素的影響而產(chǎn)生了比較大的價(jià)格變動(dòng)，比如，在2021年入冬的時(shí)候，煤炭的價(jià)格一度漲到1800元一噸，但是在后來，國家的調(diào)控下煤炭的價(jià)格迅速回落，那么在這個(gè)過程當(dāng)中如果企業(yè)在價(jià)格比較高的階段購入了大量的煤炭，對(duì)于企業(yè)的物資采購來說，就是非常重大的意外風(fēng)險(xiǎn)，因?yàn)闆]有人會(huì)料到今年的煤炭價(jià)格會(huì)這么高，對(duì)于政府的相關(guān)政策也沒有辦法有效進(jìn)行預(yù)測，因?yàn)檫@樣的高價(jià)格能源導(dǎo)致了后續(xù)生產(chǎn)的整個(gè)價(jià)格都上漲了。而價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)就很好理解了，就是字面意思，如果企業(yè)需要采購的物資的價(jià)格波動(dòng)比較大，那么一旦采購人員的判斷出現(xiàn)失誤，對(duì)所購買的物資的價(jià)格預(yù)判出現(xiàn)了錯(cuò)誤，很容易就會(huì)導(dǎo)致在采購的過程當(dāng)中出現(xiàn)問題，或者是在采購的過程當(dāng)中遇到的一些供應(yīng)商惡意提價(jià)，也會(huì)造成企業(yè)的物資采購的成本偏高，對(duì)整體的生產(chǎn)造成一定的影響。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)指的是在購買物資的過程當(dāng)中，對(duì)于所購買的物資的質(zhì)量檢驗(yàn)出現(xiàn)了疏漏或者采購的供應(yīng)商故意以次充好，后期提供的物資質(zhì)量和前期溝通的物資質(zhì)量不相符，那么對(duì)于企業(yè)來說，如果購買的物資的質(zhì)量出現(xiàn)了問題，就會(huì)對(duì)后續(xù)的生產(chǎn)活動(dòng)產(chǎn)生非常重大的影響。技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)就是指的是在一個(gè)行業(yè)當(dāng)中，所應(yīng)用的一些技術(shù)的更新?lián)Q代比較快，那么所購買的技術(shù)可能很快就會(huì)被淘汰，對(duì)于企業(yè)來說，如果企業(yè)當(dāng)中需要更換的設(shè)備和技術(shù)的速度過快，就會(huì)對(duì)企業(yè)造成比較大的成本浪費(fèi)，對(duì)整個(gè)企業(yè)的發(fā)展起到非常不好的影響。而最后一個(gè)欺詐風(fēng)險(xiǎn)，就是指企業(yè)在進(jìn)行物資采購的過程當(dāng)中，可能會(huì)存在一些欺詐行為，比如一些皮包公司會(huì)進(jìn)行倒買倒賣，或者一些人利用虛假的主體身份和偽造的票據(jù)，以及不存在的產(chǎn)品證明來和企業(yè)簽訂相關(guān)的采購協(xié)議，那么這種欺詐對(duì)于企業(yè)的采購影響是比較大的。

2.內(nèi)因型風(fēng)險(xiǎn)。企業(yè)在采購的過程當(dāng)中，除了要面對(duì)外部的這些影響以外，還要面對(duì)企業(yè)內(nèi)部可能會(huì)出現(xiàn)的一些問題所導(dǎo)致的物資采購風(fēng)險(xiǎn)。因此，對(duì)于企業(yè)來說，內(nèi)部會(huì)存在的采購風(fēng)險(xiǎn)也包括五個(gè)方面：計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)、存量風(fēng)險(xiǎn)和責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)，這五大風(fēng)險(xiǎn)是企業(yè)內(nèi)部對(duì)于企業(yè)采購所造成風(fēng)險(xiǎn)的主要原因。計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)對(duì)于整個(gè)企業(yè)的影響來說是最大的，因?yàn)樗^的計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)就是主要體現(xiàn)在企業(yè)要對(duì)市場的需求進(jìn)行預(yù)判，然后根據(jù)市場需求的預(yù)判來決定企業(yè)物資采購的內(nèi)容，所以，如果企業(yè)對(duì)于市場的需求預(yù)判不夠準(zhǔn)確，或者是后期對(duì)于物資采購的需求和市場的需求預(yù)判，不能有效的結(jié)合，所采購的物資就會(huì)出現(xiàn)不符合企業(yè)需要進(jìn)行的生產(chǎn)經(jīng)營需求的問題，導(dǎo)致企業(yè)生產(chǎn)的內(nèi)容沒有辦法符合市場的需求，或者導(dǎo)致企業(yè)缺乏必要的物資來生產(chǎn)原本預(yù)判的生產(chǎn)內(nèi)容。那么企業(yè)所生產(chǎn)的內(nèi)容與市場的需求不符的話，對(duì)于企業(yè)的影響就會(huì)非常大。合同風(fēng)險(xiǎn)主要指的是在企業(yè)進(jìn)行物資采購的時(shí)候，需要簽訂購買合同，在購買合同的過程當(dāng)中，如果對(duì)合同中的一些條款沒有進(jìn)行仔細(xì)認(rèn)真的核對(duì)，一些條款存在著界限不清或者主體模糊等問題，就會(huì)導(dǎo)致物資采購的過程當(dāng)中出現(xiàn)問題的時(shí)候，對(duì)問題的解決缺乏足夠的依據(jù)。這樣的問題會(huì)對(duì)企業(yè)的整體經(jīng)營和發(fā)展存在非常不良的影響。驗(yàn)收風(fēng)險(xiǎn)主要指的是企業(yè)在進(jìn)行物資的購買以后，要讓物資進(jìn)入企業(yè)自己的倉庫，在入庫的時(shí)候就要對(duì)所購買的物資進(jìn)行質(zhì)量的檢查，如果這個(gè)檢查的過程不夠嚴(yán)格，對(duì)于所購買的物資的數(shù)量和規(guī)格以及具體的型號(hào)與質(zhì)量等問題都不能進(jìn)行更加有效的檢驗(yàn)，在后期進(jìn)行生產(chǎn)的過程當(dāng)中，就會(huì)出現(xiàn)非常多的問題。存量風(fēng)險(xiǎn)則是指企業(yè)在進(jìn)行生產(chǎn)的過程當(dāng)中，對(duì)于物資是需要有一定的存儲(chǔ)量的，這個(gè)存儲(chǔ)量計(jì)不能過多，也不能過少，所以這就要求在企業(yè)進(jìn)行購買物資的過程當(dāng)中，要對(duì)所需要的物資進(jìn)行有計(jì)劃的采購，不能讓物資存量和企業(yè)的實(shí)際生產(chǎn)規(guī)模不匹配，如果一旦企業(yè)的物資存量出現(xiàn)問題的話，很容易就會(huì)對(duì)企業(yè)的生產(chǎn)產(chǎn)生一些不好的影響，如果太少會(huì)給企業(yè)帶來損失，如果存量太多，也會(huì)占用企業(yè)的太多資金。最后一個(gè)責(zé)任風(fēng)險(xiǎn)主要指的是在整個(gè)采購環(huán)節(jié)當(dāng)中的所有工作人員的責(zé)任心問題，如果在工作的具體環(huán)節(jié)當(dāng)中所涉及的工作人員責(zé)任心不夠，或者自身的能力不足，對(duì)于采購業(yè)務(wù)還不能有效地完成，就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的物資采購出現(xiàn)或大或小的問題，這也是整個(gè)企業(yè)的物資采購當(dāng)中的一些不可避免的風(fēng)險(xiǎn)。

三、對(duì)企業(yè)物資采購過程當(dāng)中存在風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防和控制措施

通過對(duì)企業(yè)進(jìn)行物資采購過程當(dāng)中容易出現(xiàn)的一些風(fēng)險(xiǎn)，以及會(huì)產(chǎn)生這些風(fēng)險(xiǎn)和問題的根本原因以后，主要針對(duì)這些存在的問題，提出相應(yīng)的解決措施或者防范措施，對(duì)一些可以避免的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的解決，對(duì)于一些不可避免的風(fēng)險(xiǎn)，也要提出更加有效的解決措施，讓這些問題在產(chǎn)生以后可以得到及時(shí)的彌補(bǔ)，盡量減小這些風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)帶來的危害。

1.提出完整、準(zhǔn)確的物資采購計(jì)劃。完整、準(zhǔn)確的物資采購計(jì)劃是企業(yè)能夠進(jìn)行采購的前提。企業(yè)生產(chǎn)技術(shù)部門根據(jù)自身的生產(chǎn)情況按年度、季度、月編制物資采購計(jì)劃，并按照企業(yè)的流程進(jìn)行審批。

2.建立完善的物資采購管理流程。對(duì)于一家企業(yè)來說，整個(gè)物資采購是一個(gè)非常復(fù)雜的過程，所需要的環(huán)節(jié)是比較多的，所需要的時(shí)間也會(huì)比較長，如果在整個(gè)的物資采購過程當(dāng)中，可以設(shè)計(jì)一個(gè)比較嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?，有效率的采購流程，設(shè)計(jì)一個(gè)比較完善的物資管理制度，對(duì)于物資采購的整個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，就可以很好地降低在采購過程當(dāng)中出現(xiàn)問題的一些風(fēng)險(xiǎn)。比如從企業(yè)開始進(jìn)行市場的需求調(diào)研，到市場的需求預(yù)判，再到物資的具體購買內(nèi)容的確定，再到具體的采購過程，以及最終的合同簽訂以及產(chǎn)品驗(yàn)收入庫等過程，全部都放到采購制度當(dāng)中來，每一個(gè)環(huán)節(jié)都要制定比較嚴(yán)格有效的制度，并在企業(yè)的實(shí)際采購過程當(dāng)中，有效地落實(shí)這些制度，讓每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以在具體的制度下去進(jìn)行，這樣明確的制度可以避免非常多的問題，同時(shí)還有對(duì)整個(gè)采購過程的管理制度的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行不斷的調(diào)整和完善，讓這樣的制度更加符合企業(yè)自身的現(xiàn)狀和需求，為企業(yè)的物資采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)提供有效的開展依據(jù)。比如在進(jìn)行物資采購的過程當(dāng)中，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)和產(chǎn)品的質(zhì)量根據(jù)一定的要求和內(nèi)容進(jìn)行更加有效的調(diào)查，必須要確保采購的物資是符合企業(yè)需求的，在簽訂采購合同的時(shí)候，對(duì)于合同當(dāng)中涉及的每一條條款都進(jìn)行仔細(xì)的審查，最大程度上保障合同的有效性和公正性，如果采購的每一個(gè)環(huán)節(jié)都可以按照公司的相關(guān)規(guī)章制度做到盡善盡美，那么相信整個(gè)企業(yè)物資采購的風(fēng)險(xiǎn)就會(huì)大大降低。

3.強(qiáng)化采購合同。對(duì)于企業(yè)的物資采購來說，所簽訂的采購合同是非常重要的，合同當(dāng)中不僅會(huì)體現(xiàn)前期已經(jīng)談好了企業(yè)對(duì)于所采購物資的具體需求，以及相應(yīng)的供應(yīng)商索要提供的物資的所有數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等內(nèi)容，還會(huì)涉及后續(xù)出現(xiàn)問題的時(shí)候主要的責(zé)任人應(yīng)當(dāng)歸誰，遇到一些問題時(shí)解決的方案等等。因此，在企業(yè)進(jìn)行物資采購的過程當(dāng)中，就必須要對(duì)合同進(jìn)行強(qiáng)化，有效提高履約的效力，降低企業(yè)在后續(xù)物資采購過程當(dāng)中出現(xiàn)的一些風(fēng)險(xiǎn)。為了有效提高所簽訂的采購合同的效力，在合同簽訂的過程當(dāng)中，就要對(duì)合同進(jìn)行會(huì)簽審批，及時(shí)的發(fā)現(xiàn)合同當(dāng)中存在的一些不合理或者不合法的問題，并對(duì)這些存在的問題進(jìn)行及時(shí)的糾正。如果遇到大額的采購或者一些專業(yè)性比較強(qiáng)的合同，還可以讓不同的更加專業(yè)的部門參與到會(huì)簽當(dāng)中來，有效規(guī)避合同當(dāng)中存在的風(fēng)險(xiǎn)。合同的內(nèi)容如果足夠準(zhǔn)確和真實(shí)，在后續(xù)出現(xiàn)問題的時(shí)候，就可以根據(jù)合同內(nèi)容更加及時(shí)地解決問題。

4.加強(qiáng)采購人員的職業(yè)道德和業(yè)務(wù)能力。不管多么嚴(yán)謹(jǐn)?shù)牧鞒毯椭贫?，最終落實(shí)到位的都是人，如果可以有效地實(shí)現(xiàn)對(duì)整個(gè)參與企業(yè)物資采購流程的所有人進(jìn)行培訓(xùn)，讓參與物資采購的人員都可以具有比較高的職業(yè)道德和比較強(qiáng)的業(yè)務(wù)能力，那么就可以有效避免在企業(yè)的物資采購過程當(dāng)中容易出現(xiàn)的一些問題和風(fēng)險(xiǎn)。如果采購人員具有比較高的職業(yè)道德，那么行賄受賄這樣的問題就會(huì)少很多，采購的物資就不會(huì)出現(xiàn)以次充好或者高價(jià)購買等問題，如果采購人員的業(yè)務(wù)能力比較強(qiáng)，那么它們就可以在物資采購的過程中實(shí)現(xiàn)更加專業(yè)的物資采購，比如在采購的過程當(dāng)中用法律來維護(hù)企業(yè)的相關(guān)利益，購買到更加符合企業(yè)需求的高質(zhì)量的物資等等。企業(yè)定期對(duì)采購人員加強(qiáng)廉潔教育和監(jiān)察，確保采購行為公平、公正、陽光、透明。企業(yè)制定采購人員培訓(xùn)計(jì)劃，對(duì)采購人員進(jìn)行法律法規(guī)、采購流程和方法等方面的培訓(xùn)，加強(qiáng)采購人員業(yè)務(wù)能力。

5.加強(qiáng)供應(yīng)商管理。企業(yè)應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商的營業(yè)范圍、財(cái)務(wù)狀況、稅務(wù)資格、資質(zhì)條件、質(zhì)量保證能力、供貨業(yè)績、服務(wù)信譽(yù)等方面進(jìn)行評(píng)價(jià)，擇優(yōu)選擇供應(yīng)商，建立合格供應(yīng)商名錄。企業(yè)在物資采購時(shí)優(yōu)先選擇長期合作、供應(yīng)良好、質(zhì)量優(yōu)質(zhì)的合格供應(yīng)商，降低采購風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于惡意起訴、斷供、供應(yīng)質(zhì)量不合格產(chǎn)品或者有欺詐等行為的供應(yīng)商，企業(yè)將其列入供應(yīng)商合作警示名錄。

6.采取合理的定價(jià)機(jī)制。企業(yè)根據(jù)采購物資的特征，采取合理的定價(jià)機(jī)制。對(duì)于價(jià)格受市場影響較大的物資，企業(yè)采購時(shí)應(yīng)采取浮動(dòng)價(jià)結(jié)算機(jī)制，根據(jù)市場價(jià)格調(diào)整供應(yīng)價(jià)格，這樣有利于保證買賣雙方的利益，避免在價(jià)格大跌時(shí)企業(yè)受損失，大漲時(shí)供應(yīng)商又不愿意供。對(duì)于價(jià)格長期穩(wěn)定、供應(yīng)充足的物資，企業(yè)可以采取固定價(jià)結(jié)算方式，但雙方要約定好緊急情況下價(jià)格劇烈波動(dòng)的處理方式。

四、結(jié)語

總體來說，在整個(gè)企業(yè)的物資采購過程當(dāng)中，因?yàn)樯婕暗娜撕铜h(huán)節(jié)都比較多，所以存在著非常多的不確定性因素，這些不確定性因素對(duì)于物資采購自然會(huì)產(chǎn)生比較多的風(fēng)險(xiǎn)，因此，只要企業(yè)抓準(zhǔn)自身物資采購所存在的主要問題，就可以進(jìn)行有針對(duì)性的解決，那么一定可以在后續(xù)的工作當(dāng)中，有效降低物資采購的風(fēng)險(xiǎn)。