強(qiáng)化董事會(huì)決議全流程管理的幾點(diǎn)思考

文/蔣濰鍶

董事會(huì)決議是董事會(huì)就公司有關(guān)問題進(jìn)行表決而形成并代表董事會(huì)意見的重要文書。本文以助推董事會(huì)運(yùn)作提質(zhì)增效為目的，從董事會(huì)決議起草、表決、簽發(fā)、落實(shí)等環(huán)節(jié)入手，對強(qiáng)化董事會(huì)決議全流程管理進(jìn)行了較為深入的思考。

優(yōu)化決議起草“三階段”，形成高質(zhì)量董事會(huì)決議文本

決議起草是董事會(huì)決議管理的首要環(huán)節(jié)，對董事會(huì)決議文本的質(zhì)量和效力具有直接影響。在工作實(shí)踐中，決議起草可以分為“三階段”，包括會(huì)前的預(yù)擬稿階段、會(huì)上的宣讀稿階段、會(huì)后的正式稿階段。

起草預(yù)擬稿階段，要側(cè)重決議形式的完整性和規(guī)范性。在深入研究董事會(huì)會(huì)議材料的基礎(chǔ)上，構(gòu)建董事會(huì)決議框架文本，預(yù)擬會(huì)議基本信息及專門委員會(huì)對所涉議題的審閱意見等，同時(shí)準(zhǔn)確提煉議題中提請董事會(huì)決策的重點(diǎn)內(nèi)容，例如財(cái)務(wù)預(yù)算（草案）中的關(guān)鍵財(cái)務(wù)指標(biāo)，投資項(xiàng)目的投資總額等。通過完備預(yù)擬稿階段的決議要件，為后續(xù)階段的董事會(huì)決議夯實(shí)基礎(chǔ)。

撰寫宣讀稿階段，要注重決議內(nèi)容“有血有肉”。宣讀稿決議內(nèi)容不僅要體現(xiàn)會(huì)上的表決結(jié)果，更要明確董事會(huì)審批的事項(xiàng)和通過的條件，充分吸納各位董事對經(jīng)理層抓好落實(shí)提出的工作要求，切實(shí)體現(xiàn)董事會(huì)審議的成果。決議宣讀稿在董事會(huì)會(huì)議召開期間同步形成，并作為會(huì)議的最后一項(xiàng)議程，現(xiàn)場宣讀并征求董事意見。

形成正式稿階段，要確保決議的準(zhǔn)確性、有效性和可執(zhí)行性。董事會(huì)決議是企業(yè)的重要文本，經(jīng)董事簽署后，具有法律效力，需格外審慎對待。會(huì)后在決議宣讀稿的基礎(chǔ)上，根據(jù)董事現(xiàn)場意見反饋，對決議宣讀稿作進(jìn)一步修正完善。對于專業(yè)性較強(qiáng)的表述內(nèi)容，同時(shí)提請相關(guān)業(yè)務(wù)部門協(xié)助確認(rèn)，董事會(huì)辦公室在通過交叉復(fù)核后送審簽發(fā)，確保決議內(nèi)容全面、文字嚴(yán)謹(jǐn)、邏輯清晰、表述準(zhǔn)確、措施可行。

把握決議表決“五要素”，保證董事會(huì)決議合法有效

董事會(huì)決議表決是董事會(huì)決議管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響董事會(huì)決議是否合法有效，要堅(jiān)持“集體審議、獨(dú)立表決、個(gè)人負(fù)責(zé)”原則，突出把握決議表決“五要素”。

堅(jiān)持決議分類，強(qiáng)化董事會(huì)對特別重大事項(xiàng)的管控。一般可以將董事會(huì)決議分為普通決議和特別決議。董事會(huì)通過普通決議時(shí)，經(jīng)全體董事過半數(shù)同意；特別重要事項(xiàng)，如通過增加或者減少注冊資本的方案、章程和章程的修改方案、非主業(yè)重大投資方案等特別決議時(shí)，可經(jīng)全體董事三分之二或更高比例的董事同意。通過區(qū)分決議類別，要求董事會(huì)在特別重大事項(xiàng)上形成更為普遍的共識才能生效執(zhí)行，確保決策的科學(xué)性。

明確表決方式，忠實(shí)記錄董事表決背后的理由依據(jù)。董事會(huì)決議以舉手、書面投票等方式進(jìn)行表決，每名董事有一票表決權(quán)。表決意見分為同意、反對和棄權(quán)，表示反對、棄權(quán)的董事，應(yīng)說明具體理由。董事會(huì)辦公室忠實(shí)記錄董事的表決意見和理由依據(jù)，在董事會(huì)決議外形成“原汁原味”的會(huì)議記錄，與會(huì)議決議相互佐證、互為補(bǔ)充。

剖析表決事項(xiàng)，做好議案材料的“質(zhì)檢員”。董事表決時(shí)，從自身專業(yè)角度出發(fā)，重點(diǎn)研判議案的合法合規(guī)性、與公司發(fā)展戰(zhàn)略的契合性、風(fēng)險(xiǎn)與收益的綜合平衡性等。董事會(huì)辦公室依據(jù)董事研判重點(diǎn)，做好議案把關(guān)工作：一方面把好形式關(guān)，對于重大投資等議案，可以將法律意見書和風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告作為必備要件；二是把好內(nèi)容關(guān)，跟蹤議案審議流程，準(zhǔn)確把握議案中存在的主要矛盾和關(guān)鍵問題，梳理出提請董事會(huì)關(guān)注的重要事項(xiàng)，幫助董事把議案材料“讀薄”，發(fā)揮好參謀助手作用。

規(guī)范委托表決，制定授權(quán)委托書模板。遇特殊情況，董事不能親自出席會(huì)議時(shí)，可以書面委托其他董事代為出席并行使表決權(quán)。董事會(huì)辦公室制定授權(quán)委托書模板，包含委托人姓名、受托人姓名、授權(quán)范圍、授權(quán)權(quán)限、代為表決的意見、授權(quán)期限等關(guān)鍵信息，由委托董事簽署后交由受托董事，受托董事依據(jù)授權(quán)委托書內(nèi)容行權(quán)。

嚴(yán)格回避表決，確保表決程序依法合規(guī)。董事與董事會(huì)決議事項(xiàng)所涉及的企業(yè)有關(guān)聯(lián)關(guān)系的，應(yīng)予以回避，不得對該項(xiàng)決議行使表決權(quán)，也不得代理其他董事行使表決權(quán)。既要堅(jiān)持回避原則，規(guī)避利益沖突或利益轉(zhuǎn)移；又不應(yīng)擴(kuò)大解釋關(guān)聯(lián)關(guān)系，確保每一位董事的表決權(quán)。存在關(guān)聯(lián)關(guān)系的董事，不計(jì)入董事會(huì)決策該議題所需出席的董事人數(shù)。

加強(qiáng)決議簽發(fā)“四性”管理，確保決議簽發(fā)及時(shí)有序

簽發(fā)工作是董事會(huì)決議管理的重要一環(huán)，直接影響董事會(huì)決議的后續(xù)執(zhí)行，要堅(jiān)持分級分類原則，將董事會(huì)簽發(fā)程序制式化、標(biāo)準(zhǔn)化，從規(guī)范性、及時(shí)性、針對性和保密性“四性”著手，加強(qiáng)董事會(huì)決議簽發(fā)管理。

董事會(huì)決議簽發(fā)的規(guī)范性。董事會(huì)會(huì)議后形成書面董事會(huì)決議，一式兩份，由每位出席董事簽署后，董事長簽發(fā)。董事會(huì)決議簽發(fā)時(shí)按照年、屆、次分別編號。

董事會(huì)決議簽發(fā)的及時(shí)性。為便于經(jīng)理層落實(shí)董事會(huì)決議，有力推動(dòng)工作開展，董事會(huì)會(huì)議后，董事會(huì)辦公室一般于10 個(gè)工作日內(nèi)履行決議簽發(fā)流程，確保決議的及時(shí)發(fā)布，使相關(guān)部門及單位有章可循、有決可依。

董事會(huì)決議簽發(fā)的針對性。嚴(yán)格控制董事會(huì)決議的知悉范圍，一方面根據(jù)議題內(nèi)容明確議題的簽發(fā)范圍，準(zhǔn)確發(fā)放到不同責(zé)任主體，與簽收單位無關(guān)的議題簡略處理；另一方面，根據(jù)議題是否需要對外披露等情況，為該議題單獨(dú)制作董事會(huì)決議。

董事會(huì)決議簽發(fā)的保密性。對于涉密議題，單獨(dú)制發(fā)決議并嚴(yán)格按照國家和企業(yè)有關(guān)保密規(guī)定要求履行簽發(fā)程序，對決議進(jìn)行單獨(dú)保管。

堅(jiān)持決議督促“四結(jié)合”機(jī)制，推動(dòng)董事會(huì)決議落地見效

“蓋天下之事，不難于立法，而難于法之必行；不難于聽言，而難于言之必效?！倍聲?huì)決議的生命力在于執(zhí)行，董事會(huì)決議能否得到執(zhí)行，直接影響董事會(huì)運(yùn)作的有效性，影響企業(yè)重大事項(xiàng)是否能夠按照董事會(huì)的要求落實(shí)落地。對此，企業(yè)可建立“四結(jié)合”機(jī)制，即聽取報(bào)告與組織調(diào)研相結(jié)合、全面檢查與重點(diǎn)督導(dǎo)相結(jié)合、定期與不定期相結(jié)合、傳統(tǒng)方式與信息化手段相結(jié)合，以此督促董事會(huì)決議落地見效。

堅(jiān)持聽取報(bào)告與組織調(diào)研相結(jié)合。充分發(fā)揮董事會(huì)專門委員會(huì)作用，采取多樣化的檢查督辦形式。董事會(huì)專門委員會(huì)在定期聽取董事會(huì)決議執(zhí)行情況報(bào)告的基礎(chǔ)上，堅(jiān)持問題導(dǎo)向和風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向，適時(shí)組織專項(xiàng)調(diào)研，對重大投資項(xiàng)目進(jìn)行“回頭看”。

堅(jiān)持全面檢查與重點(diǎn)督導(dǎo)相結(jié)合。董事會(huì)決議情況報(bào)告注重分級分類匯報(bào)，堅(jiān)持問題導(dǎo)向、突出重點(diǎn)。一方面，對全部議案滾動(dòng)更新執(zhí)行情況，直至決議事項(xiàng)完成管理閉環(huán)；另一方面，對重大投資、重組改制等議案形成專項(xiàng)報(bào)告，包括項(xiàng)目基本情況、董事會(huì)決策情況、議案執(zhí)行情況、當(dāng)前存在的問題、下一步工作安排等。

堅(jiān)持定期與不定期相結(jié)合。董事會(huì)辦公室可以每半年組織編制董事會(huì)決議執(zhí)行情況報(bào)告，向集團(tuán)公司董事會(huì)作定期報(bào)告。但決議在執(zhí)行時(shí)情況發(fā)生重大變化的，相關(guān)部門、單位要及時(shí)向董事會(huì)報(bào)告，讓董事會(huì)第一時(shí)間了解項(xiàng)目發(fā)生的重大變化以及采取的應(yīng)對舉措；需要對董事會(huì)決策作出調(diào)整的，重新履行決策程序。

堅(jiān)持傳統(tǒng)方式與信息化手段相結(jié)合。加強(qiáng)董事會(huì)信息化建設(shè)，將董事會(huì)決議督辦智能化、自動(dòng)化、流程化。董事會(huì)信息系統(tǒng)智能提取董事會(huì)決議內(nèi)容，定期根據(jù)職責(zé)分工向主責(zé)部門、單位下發(fā)任務(wù)并限期收集數(shù)據(jù)反饋，實(shí)時(shí)更新董事會(huì)決議執(zhí)行情況，支持董事通過時(shí)間、事項(xiàng)類別等維度對決議情況進(jìn)行比對、分析，以實(shí)現(xiàn)決議事項(xiàng)件件有回音、樁樁有落實(shí)。董事會(huì)信息系統(tǒng)突破了線下傳統(tǒng)方式，使董事會(huì)決議執(zhí)行情況更加透明和可視化。

加強(qiáng)董事會(huì)決議全流程管理，是公司重大事項(xiàng)按照董事會(huì)的要求落實(shí)落地、促進(jìn)董事會(huì)實(shí)現(xiàn)規(guī)范有效運(yùn)行的重要途徑，對于強(qiáng)化董事會(huì)監(jiān)督作用、增強(qiáng)公司綜合管理能力、提升公司治理水平具有重要意義。對此，企業(yè)需高度重視并認(rèn)真做好此項(xiàng)工作。