數(shù)字民政視角下民政檔案信息化管理研究

李曄菲

民政檔案是民政事業(yè)的重要組成部分，是對個人生存和發(fā)展、對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等不同載體形式的記錄，具體包括低保救助、社團(tuán)、社區(qū)、地名區(qū)劃、婚姻等專業(yè)門類檔案，民政檔案管理是民政工作的基礎(chǔ)性工作，是推動民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的重要途徑。近年來，民政部門積極探索“互聯(lián)網(wǎng)+民政服務(wù)”模式，加快實施“精準(zhǔn)民政”，順應(yīng)信息化發(fā)展的時代趨勢和歷史機(jī)遇，發(fā)揮信息化對民政檔案工作發(fā)展的引領(lǐng)作用，以信息化驅(qū)動民政檔案管理工作走向現(xiàn)代化。

一、數(shù)字民政視角下民政檔案工作發(fā)展方向

（一）進(jìn)一步強(qiáng)化依法治檔

堅持依法治檔為新時期的民政檔案管理工作提供有效指導(dǎo)和科學(xué)規(guī)范，為推進(jìn)民政檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展提供堅實法治保障，有助于提升數(shù)字時代檔案治理效能，助力民政檔案管理工作走向現(xiàn)代化[1]。因此，數(shù)字民政視角下，民政檔案管理要把強(qiáng)化依法治檔作為工作的著力點，從加強(qiáng)檔案管理、規(guī)范檔案收集整理、有效保護(hù)和利用檔案、提高檔案信息化建設(shè)水平等方面，組織民政檔案管理人員對新《檔案法》進(jìn)行深入的學(xué)習(xí)、研究，營造良好的依法管理檔案工作氛圍。樹立法治意識與歷史責(zé)任意識，認(rèn)真貫徹落實檔案工作法律法規(guī)，著力提高民政檔案管理人員關(guān)心檔案、了解檔案、規(guī)范檔案的工作意識，確保檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。同時，以新《檔案法》和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為依據(jù)，對現(xiàn)有的民政檔案法規(guī)、制度和規(guī)范性文件進(jìn)行全面的梳理，結(jié)合民政檔案管理工作實際，對民政業(yè)務(wù)檔案制度進(jìn)行創(chuàng)造性完善，建立起一個系統(tǒng)完備、科學(xué)規(guī)范、運(yùn)行有效的民政檔案工作法治體系，實現(xiàn)對民政檔案的科學(xué)管理、保護(hù)和利用，提高民政檔案管理法治化水平，助力民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

（二）進(jìn)一步優(yōu)化檔案利用服務(wù)

民政檔案管理工作承擔(dān)著為民服務(wù)的職責(zé)使命，檔案利用服務(wù)是檔案管理工作價值的直接體現(xiàn)。在數(shù)字民政視角下，民政檔案管理部門應(yīng)積極順應(yīng)時代發(fā)展趨勢，探索“互聯(lián)網(wǎng)+民政檔案”服務(wù)模式，推進(jìn)信息技術(shù)與民政檔案管理工作的深度融合，建立便捷化、智慧化民政檔案利用服務(wù)體系。同時，民政檔案管理部門應(yīng)強(qiáng)化為民服務(wù)意識，充分發(fā)揮檔案資源優(yōu)勢，擴(kuò)大民政工作檔案的使用范圍與深度[2]。一方面，建立健全社會救助檔案、殯葬服務(wù)單位業(yè)務(wù)檔案、婚姻登記檔案、社會組織登記檔案、民政福利機(jī)構(gòu)檔案、社會工作人員隊伍建設(shè)檔案等民政檔案管理制度，扎實做好相關(guān)檔案的整理歸檔工作，提高民政檔案管理服務(wù)水平。同時，加強(qiáng)社區(qū)檔案的管理，持續(xù)深入開展農(nóng)村檔案工作，打通民政檔案管理“最后一公里”，增強(qiáng)基層社會治理能力。另一方面，樹立以人民為中心的檔案服務(wù)理念，實行“一站式”檔案信息服務(wù)，為民眾提供查檔、復(fù)印等一系列優(yōu)質(zhì)檔案服務(wù)，并根據(jù)民眾對檔案跨省利用的新需求，與其他省份地區(qū)民政檔案管理部門簽訂民生類檔案跨館利用協(xié)議，拓展民生檔案利用服務(wù)的廣度和深度，同時積極推動婚姻登記信息系統(tǒng)的建設(shè)，促進(jìn)“跨省通辦”改革。

（三）進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對檔案信息化建設(shè)做出了明確的規(guī)定，強(qiáng)調(diào)推動新技術(shù)與檔案工作深度融合，深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型[3]。信息化是民政檔案工作現(xiàn)代化的必然選擇，也是實現(xiàn)數(shù)字民政建設(shè)的動力引擎。因此，在數(shù)字民政視角下，民政檔案管理部門應(yīng)加強(qiáng)民政檔案信息化建設(shè)，進(jìn)一步提高檔案信息化建設(shè)水平。一方面，創(chuàng)新檔案數(shù)據(jù)管理機(jī)制，健全民政檔案資源體系，以實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化，將民政檔案與民政數(shù)據(jù)資源體系相結(jié)合，形成民政政務(wù)數(shù)據(jù)資源“一張圖”，促進(jìn)民政檔案資源共享。另一方面，加快建設(shè)民政數(shù)字檔案室以及民政檔案信息管理平臺，繼續(xù)推進(jìn)存量檔案數(shù)字化，探索增量檔案電子化，促進(jìn)電子檔案應(yīng)歸盡歸、應(yīng)收盡收，推動民政檔案管理的現(xiàn)代化。

二、數(shù)字民政視角下民政檔案信息化管理存在的問題

（一）民政檔案歸檔工作質(zhì)量有待提高

在數(shù)字民政視角下，對民生檔案進(jìn)行歸檔整理和數(shù)字化加工，是推進(jìn)民政檔案信息化管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。結(jié)合當(dāng)前民政檔案信息化管理工作實際發(fā)現(xiàn)，民政檔案在歸檔整理過程中，存在民政檔案歸檔治理能力不足、歸檔文件治理效用發(fā)揮有限等問題，影響民政檔案歸檔整理工作質(zhì)量，阻礙民政檔案信息化管理工作的開展。

1.民政檔案歸檔治理能力不足

在數(shù)字民政建設(shè)背景下，民政工作的相關(guān)決策都需要以真實可信的數(shù)據(jù)為支撐，民政檔案管理人員需要將不同業(yè)務(wù)類別、不同存在形態(tài)的檔案資料，按照一定標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行數(shù)字化處理和整理歸檔，為民政工作的有序開展提供數(shù)據(jù)保障。在此過程中，有時會存在民政業(yè)務(wù)部門與檔案部門二元主體的現(xiàn)象，導(dǎo)致“以一對多”的民政檔案管理體系又面臨著很大的銜接壓力[4]，使得民政檔案整理歸檔工作出現(xiàn)“歸不全，歸不好”的問題，不利于維護(hù)應(yīng)歸檔的民政檔案資源的齊全完整與長期可用性。同時，在數(shù)字民政強(qiáng)調(diào)并遵循的“數(shù)據(jù)驅(qū)動范式”下，隨著民政業(yè)務(wù)流程被不斷優(yōu)化和重構(gòu)，業(yè)務(wù)活動的不斷變化與增加，業(yè)務(wù)、系統(tǒng)與數(shù)據(jù)的多重對應(yīng)等問題的出現(xiàn)，導(dǎo)致民政檔案的歸檔整理工作日益復(fù)雜化。

2.歸檔檔案治理效用發(fā)揮有限

民政工作涉及業(yè)務(wù)寬泛，內(nèi)容動態(tài)變化，資料繁雜瑣碎，會生成海量的民政政務(wù)數(shù)據(jù)，加大了民政檔案歸檔整理的工作難度，受限于人力、資源、財力等多種因素，相對于數(shù)字民政業(yè)務(wù)活動中對檔案資源原始憑證價值需求，在傳統(tǒng)檔案歸檔工作下，檔案部門需要在民政業(yè)務(wù)活動后再對檔案進(jìn)行歸檔，導(dǎo)致檔案歸檔工作存在明顯的滯后性，檔案歸檔整理時效性低、關(guān)聯(lián)性不足等問題日益凸顯，難以在民政工作中切實有效地發(fā)揮檔案治理效用，無法為數(shù)字民政的建設(shè)和發(fā)展提供幫助。同時，在數(shù)字民政和檔案信息化建設(shè)背景下，如何實現(xiàn)檔案資源的共享利用，是民政檔案管理工作的重要內(nèi)容，在傳統(tǒng)檔案管理模式下，人們普遍認(rèn)為檔案具有一定的封閉性，在民政政務(wù)資料歸檔成為檔案后，很難方便地獲得，在一定程度上限制了民政檔案在民政工作中的效用。

（二）民政檔案資源開發(fā)利用效果不佳

數(shù)字民政視角下，民政檔案服務(wù)范圍逐漸由政務(wù)服務(wù)轉(zhuǎn)向社會服務(wù)，民政檔案資源已經(jīng)成為了社會共享的信息資源，因此，在民政檔案信息化建設(shè)過程中，如何實現(xiàn)民政檔案的有效開發(fā)和充分利用，是檔案管理工作的重要內(nèi)容[5]。在民政檔案管理工作中，存在檔案資源開發(fā)利用效果不佳的現(xiàn)實問題。例如，對民政檔案開發(fā)不夠深入，部分民政檔案管理部門提供的檔案資源服務(wù)僅限于現(xiàn)場查閱檔案信息，降低民政檔案利用率。同時，部分民政檔案管理主體存在服務(wù)意識不強(qiáng)、服務(wù)還不夠主動的問題，對群眾的檔案文化需求缺乏了解，無法為群眾提供精準(zhǔn)化、高質(zhì)量的檔案服務(wù)，難以有效發(fā)揮民政檔案資源的利用價值。

三、數(shù)字民政視角下民政檔案信息化管理措施

（一）提高民政檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理水平

在數(shù)字民政視角下，可以從有效提升民政檔案歸檔治理能力、充分發(fā)揮民政檔案歸檔治理效用兩方面入手，加強(qiáng)檔案規(guī)范化整理，切實提高檔案標(biāo)準(zhǔn)化整理水平。

1.有效提升民政檔案歸檔治理能力

檔案管理部門應(yīng)按照保證民政政務(wù)紙質(zhì)文件和電子文件真實完整、安全可用的檔案管理要求，與相關(guān)業(yè)務(wù)部門進(jìn)行合作，掌握業(yè)務(wù)記錄及其元數(shù)據(jù)的形成來源，制定相應(yīng)的管理規(guī)定，為業(yè)務(wù)部門提供固化、關(guān)聯(lián)等歸檔事項的原則性和標(biāo)準(zhǔn)化的指導(dǎo)，使民政政務(wù)業(yè)務(wù)流程與檔案管理的要求保持一致，方便檔案管理部門在源自不同主體的記錄之間，構(gòu)建起圍繞同一事項的原始關(guān)聯(lián)[6]，為民政政務(wù)檔案的流動與共享，以及后續(xù)歸檔對接工作的順利開展奠定基礎(chǔ)，促進(jìn)檔案管理工作便捷化、標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展。同時，檔案管理部門應(yīng)與信息部門進(jìn)行積極合作，將各種信息技術(shù)融入到檔案管理過程中，將檔案管理規(guī)則嵌入到業(yè)務(wù)系統(tǒng)之中，以技術(shù)賦能檔案歸檔整體工作，提高檔案管理自動化、智能化水平，提高固化保存、關(guān)聯(lián)整理、歸檔對接等工作的可操作性和可靠性。

2.充分發(fā)揮民政檔案歸檔治理效用

在數(shù)字民政建設(shè)背景下，想要有效地發(fā)揮歸檔文件治理效能，關(guān)鍵在于前移民政檔案管理要求，利用檔案信息化管理優(yōu)勢，更好地發(fā)揮民政檔案在社會治理中的作用。具體而言，即在民政政務(wù)業(yè)務(wù)環(huán)境中，對檔案歸檔整理工作進(jìn)行拆分和重組，業(yè)務(wù)部門按照一定的檔案管理規(guī)則，對政務(wù)文件進(jìn)行檔案化管理，在業(yè)務(wù)完成后，再將已經(jīng)通過業(yè)務(wù)部門初步進(jìn)行檔案化管理的政務(wù)文件轉(zhuǎn)移到檔案管理部門，利用檔案信息化管理系統(tǒng)，對其進(jìn)行集中統(tǒng)一管理。在業(yè)務(wù)部門對政務(wù)文件進(jìn)行歸檔后，便已經(jīng)賦予了政務(wù)文件檔案憑證參考價值，從而使得其可以作為一種較為靈活的政務(wù)資源，為有需要的個人、單位提供跨地區(qū)、跨層級、跨部門的利用，更好地發(fā)揮檔案的治理效用。

（二）提供精準(zhǔn)化民政檔案服務(wù)

民政檔案精準(zhǔn)化服務(wù)是以民政檔案歸檔、檔案需求分析為基礎(chǔ)，圍繞數(shù)字民政建設(shè)內(nèi)容和方向，以及群眾民政檔案需求，遵循“需求引導(dǎo)供給”的服務(wù)理念，利用數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)，分析數(shù)字民政建設(shè)過程中，民政部門和政府各機(jī)構(gòu)的檔案需求，結(jié)合不同的民政政務(wù)服務(wù)場景，進(jìn)行檔案服務(wù)推送，例如，電子證照核對、民政檔案調(diào)取與歸檔、數(shù)字檔案的備份保存服務(wù)等。在此基礎(chǔ)上，借助數(shù)字民政平臺，通過線上調(diào)研、平臺收集、用戶參與等形式，收集群眾對民政檔案精準(zhǔn)化服務(wù)的反饋意見，根據(jù)反饋信息，總結(jié)歸納檔案服務(wù)過程中存在的不足之處，持續(xù)優(yōu)化民政檔案信息化、精準(zhǔn)化服務(wù)流程，提升群眾的服務(wù)體驗。

綜上所述，在數(shù)字政府建設(shè)背景下，加快民政數(shù)字化轉(zhuǎn)型，是數(shù)字時代民政事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的新命題。民政檔案管理作為民政事業(yè)的重要構(gòu)成，在新的歷史條件下，應(yīng)積極順應(yīng)時代發(fā)展規(guī)律和趨勢，探索檔案信息化管理的有效舉措，以標(biāo)準(zhǔn)化檔案歸檔、精準(zhǔn)化民政檔案服務(wù)賦能民政檔案信息化發(fā)展，提高民政檔案管理水平。

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作者單位：河北省民政事業(yè)服務(wù)中心