破產(chǎn)企業(yè)檔案管理模式初探

劉定

一、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀

（一）企業(yè)破產(chǎn)后檔案管理陷入無序狀態(tài)

在《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）和《中華人民共和國企業(yè)破產(chǎn)法》（以下簡稱《企業(yè)破產(chǎn)法》）兩大破產(chǎn)企業(yè)檔案管理依據(jù)中，《檔案法》尚未明確提出和破產(chǎn)檔案相關(guān)的針對條款，《企業(yè)破產(chǎn)法》第二十五條第一款指出：接管債務(wù)人的財產(chǎn)、印章和賬簿、文書等資料，因此破產(chǎn)管理人接管與債務(wù)人財產(chǎn)直接相關(guān)的包括企業(yè)文書檔案、財會檔案等檔案資料，而其他與文書、經(jīng)濟關(guān)聯(lián)較弱的例如人事檔案、科技檔案等往往被忽視。由于尚未有全國統(tǒng)一的破產(chǎn)檔案管理相關(guān)法規(guī)或者依據(jù)，導(dǎo)致實際案件中破產(chǎn)企業(yè)的檔案管理主要是依據(jù)各參與方對不同檔案的重視程度進行破產(chǎn)資源分配。

（二）企業(yè)破產(chǎn)后檔案管理的三難題

破產(chǎn)企業(yè)檔案管理涉及的主體主要有人民法院、檔案主管部門、破產(chǎn)管理人，破產(chǎn)階段的具體事項具體誰來管、怎么管、管到哪種程度，目前尚未形成規(guī)范統(tǒng)一的標(biāo)準，往往造成有些事項無人管的局面。破產(chǎn)企業(yè)檔案種類繁多，管理人一般只會重點選擇與經(jīng)濟利益相關(guān)較大的檔案進行管理，然而破產(chǎn)的企業(yè)如果成立時間長、員工人數(shù)多、企業(yè)規(guī)模大檔案存量也就相對較大，如果破產(chǎn)管理人或者其他主體沒有足夠大的符合檔案存放要求的空間進行儲存，就形成第二個難題無庫房。同時由于管理人和其他利益相關(guān)方對于破產(chǎn)企業(yè)檔案的側(cè)重點不同，對于自身利益關(guān)聯(lián)度不大的檔案沒有過多關(guān)注，也造成了第三個難題流失嚴重。

（三）企業(yè)破產(chǎn)后檔案管理三難題的產(chǎn)生原因

企業(yè)破產(chǎn)后，經(jīng)人民法院裁定出具相關(guān)法律文書指定破產(chǎn)管理人，破產(chǎn)管理人按照法律要求對破產(chǎn)企業(yè)進行管理，對于人民法院而言，裁定書出具后無法對破產(chǎn)企業(yè)進行及時管理，同時考慮到破產(chǎn)企業(yè)數(shù)量、規(guī)模等，對破產(chǎn)企業(yè)進行管理也不現(xiàn)實，一般只會在重大問題上召集破產(chǎn)管理人進行協(xié)調(diào)，破產(chǎn)檔案管理往往被忽視。同時破產(chǎn)管理人往往都是律師事務(wù)所、會計事務(wù)所、審計事務(wù)所之類，并非專職進行檔案管理的第三方公司，除對于涉及重要業(yè)務(wù)的檔案加以關(guān)注外，對于其他檔案同樣不會給予重視。

檔案管理的基礎(chǔ)是存儲保管，經(jīng)營時間越長、規(guī)模越大的破產(chǎn)企業(yè)，產(chǎn)生的各種類型的檔案也越多，既有數(shù)量也有種類的繁多。在哪里存儲這些破產(chǎn)檔案是一個很現(xiàn)實的問題，按照檔案行政主管部門要求，首先涉密檔案與非涉密檔案需分別保管，涉密檔案庫房應(yīng)配備鐵門、鐵窗、鐵柜、報警器、電子監(jiān)控設(shè)備等防盜設(shè)施，同時所有檔案保管區(qū)域均應(yīng)具備防火、防水（潮）、防高溫、防盜、防蟲、防鼠、防有害氣體、防光、防磁等要求，并要配備消防、溫濕度、通風(fēng)、監(jiān)控等設(shè)備。然而不管是人民法院還是破產(chǎn)管理人都無法提供這么大的空間和完善的硬件存放檔案，能找到空間正常存放已經(jīng)不易，更是無法達到檔案存儲的相關(guān)標(biāo)準。

針對性管理的缺失和保管場所空間的不足，必然導(dǎo)致檔案流失。按照檔案管理規(guī)范，所有檔案的出庫、入庫、借閱等均應(yīng)具備相關(guān)手續(xù)，同時檔案管理人員定期對庫存檔案進行盤庫，核對全宗目錄和存儲檔案實際是否對應(yīng)。但在缺人、缺資金、缺關(guān)注的背景下，破產(chǎn)企業(yè)檔案并沒有得到太多關(guān)注，造成檔案遺失或者損毀。

二、對解決相關(guān)問題的探索

近些年各地也都采取了一些積極辦法應(yīng)對相關(guān)問題，筆者關(guān)注到，江西省新余市檔案局聯(lián)合市中級人民法院出臺《關(guān)于新余市破產(chǎn)企業(yè)檔案處置的辦法》（以下簡稱《辦法》），《辦法》明確了破產(chǎn)企業(yè)檔案整理、數(shù)字化、借閱等方面的要求，規(guī)定破產(chǎn)企業(yè)檔案完成規(guī)范化整理與數(shù)字化加工后，將被移交至新余市檔案館實施專責(zé)管理。

江蘇省鎮(zhèn)江市京口區(qū)人民法院和鎮(zhèn)江市破產(chǎn)管理人協(xié)會聯(lián)合出臺《破產(chǎn)企業(yè)檔案管理辦法（試行）》，進一步規(guī)范破產(chǎn)企業(yè)的檔案管理，提升破產(chǎn)企業(yè)檔案歸集、管理、使用效能，對破產(chǎn)企業(yè)檔案管理主體、流轉(zhuǎn)、資金保障等進行了明確規(guī)定。

湖北省十堰市中級人民法院、市檔案局、市檔案館聯(lián)合出臺《關(guān)于十堰市破產(chǎn)企業(yè)檔案處置的辦法》，明確規(guī)定破產(chǎn)企業(yè)檔案清理移交工作應(yīng)當(dāng)納入企業(yè)破產(chǎn)工作程序。法院負責(zé)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)破產(chǎn)企業(yè)檔案處置工作，破產(chǎn)企業(yè)管理人負責(zé)破產(chǎn)企業(yè)檔案處置的具體工作，破產(chǎn)管理人協(xié)會負責(zé)督促破產(chǎn)企業(yè)管理人對檔案的規(guī)范處置，各級檔案主管部門、檔案館會同行業(yè)主管部門負責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)破產(chǎn)企業(yè)管理人檔案處置移交工作。

湖南省益陽市中級人民法院與益陽市檔案局聯(lián)合出臺《益陽市破產(chǎn)企業(yè)檔案處置實施意見》，明確破產(chǎn)企業(yè)文件材料歸檔范圍，嚴格檔案整理、數(shù)字化、保管、移交等方面要求，規(guī)范檔案處置工作流程。破產(chǎn)企業(yè)檔案規(guī)范化整理與數(shù)字化后，將移交同級綜合檔案館實施專責(zé)管理。指導(dǎo)管理機構(gòu)配套出臺《破產(chǎn)企業(yè)檔案管理實施意見》。

廣西南寧市人民政府、市中級人民法院印發(fā)了《關(guān)于進一步完善南寧市企業(yè)破產(chǎn)處置聯(lián)動機制，持續(xù)優(yōu)化營商環(huán)境的實施方案》。實施方案明確將破產(chǎn)企業(yè)檔案管理工作納入企業(yè)破產(chǎn)處置聯(lián)動機制。聯(lián)動機制由市人民政府常務(wù)副市長擔(dān)任總召集人，市中級人民法院院長擔(dān)任副總召集人，市發(fā)展改革委、市檔案局等21家單位為常設(shè)成員單位。在工作職責(zé)中，明確由市檔案局指導(dǎo)做好破產(chǎn)企業(yè)檔案的統(tǒng)一管理，確保檔案的完整與安全。管理人職責(zé)終止后，指導(dǎo)管理人及時完成破產(chǎn)案件檔案材料的收集整理工作，依法依規(guī)妥善保管。

三、破產(chǎn)企業(yè)檔案管理三難題應(yīng)對舉措

為解決破產(chǎn)企業(yè)檔案管理中相對棘手的三個問題，筆者結(jié)合當(dāng)前實際，提出以下建議。

（一）出臺省級層面以上相關(guān)制度和配套管理辦法

從目前各地實踐來看，對于破產(chǎn)企業(yè)的檔案處理一般都是地級市或者區(qū)縣一級法院、檔案行政主管部門、破產(chǎn)管理人等聯(lián)合出臺相關(guān)制度。然而各地對相關(guān)制度側(cè)重點不同，有的側(cè)重管理聯(lián)絡(luò)機制、有的側(cè)重各參與主體責(zé)任、有的側(cè)重經(jīng)費和管理方式，且大都只是指引性文件，對具體操作實施辦法或者配套措施還沒明確。

目前國內(nèi)關(guān)于破產(chǎn)案件的管轄法院大致分為三類， 第一類是一般規(guī)定，具體分為地域管轄和級別管轄：根據(jù)《破產(chǎn)法》第3條規(guī)定，破產(chǎn)案件由債務(wù)人住所地人民法院管轄。2002年最高法下發(fā)的《最高法審理企業(yè)破產(chǎn)案件若干問題的規(guī)定》指出，企業(yè)破產(chǎn)案件由債務(wù)人住所地人民法院管轄。債務(wù)人住所地指債務(wù)人的主要辦事機構(gòu)所在地。債務(wù)人無辦事機構(gòu)的，由其注冊地人民法院管轄。同樣在該文件中規(guī)定，基層人民法院一般管轄縣、縣級市或者區(qū)的工商行政管理機關(guān)核準登記企業(yè)的破產(chǎn)案件；中級人民法院一般管轄地區(qū)、地級市（含本級）以上的工商行政管理機關(guān)核準登記企業(yè)的破產(chǎn)案件；納入國家計劃調(diào)整的企業(yè)破產(chǎn)案件，由中級人民法院管轄。

第二類是專門管轄，各省高院對本省內(nèi)的破產(chǎn)受理法院可以根據(jù)情況制定單獨的管轄規(guī)定。例如，2019年11月1日起，北京市高級人民法院將北京市公司強制清算案件及企業(yè)破產(chǎn)案件的管轄進行調(diào)整，全市區(qū)級以上市場監(jiān)督管理部門核準登記公司的強制清算和破產(chǎn)案件，相應(yīng)的衍生訴訟案件以及跨境破產(chǎn)案件由北京破產(chǎn)法庭集中管轄。

2020年1月開始天津市轄區(qū)內(nèi)區(qū)級以上（含本級）市場監(jiān)督管理機關(guān)核準登記公司（企業(yè)）的強制清算和破產(chǎn)案件由天津市第二中級人民法院設(shè)立天津破產(chǎn)法庭統(tǒng)一管轄。2022年4月陜西省高院下發(fā)了《關(guān)于調(diào)整強制清算與破產(chǎn)案件管轄的通知》，明確了原則上由各中級法院統(tǒng)一管轄轄區(qū)內(nèi)破產(chǎn)案件，并指定轄區(qū)基層法院管轄中級法院受理相關(guān)破產(chǎn)案件的衍生訴訟案件。同時部分地區(qū)中級法院在省高院的支持下也開始試點集中管轄，2022年1月1日起，珠海市區(qū)級市場監(jiān)督管理部門核準登記的公司（企業(yè)）破產(chǎn)及強制清算類案件由珠海市中級人民法院集中管轄。

有鑒于此，各地破產(chǎn)案件管轄法院類型多樣，具體不一，當(dāng)前亟需出臺省級層面以上的破產(chǎn)企業(yè)檔案處理規(guī)范和配套實施辦法，從省級開始試點，最終由最高法、國家檔案局、中央檔案館等出臺相關(guān)制度。由法院、檔案行政主管部門、破產(chǎn)管理人協(xié)會等參與的破產(chǎn)企業(yè)檔案管理制度要涉及以下幾個方面，一是要明確破產(chǎn)企業(yè)檔案管理參與主體。二是要對不同主體的責(zé)任和義務(wù)進行規(guī)范。三是要對破產(chǎn)企業(yè)不同階段的檔案管理者進行梳理，同時出具詳細的配套可行性辦法。

在企業(yè)破產(chǎn)申請、裁定、完成等不同階段，各階段主體要對檔案承擔(dān)保管和安全責(zé)任，在企業(yè)裁定破產(chǎn)之前，人民法院要將檔案和其他固定資產(chǎn)共同納入監(jiān)管中，破產(chǎn)企業(yè)明確責(zé)任人，制定檔案全宗目錄。破產(chǎn)裁定指定破產(chǎn)管理人后，管理人要催促破產(chǎn)企業(yè)出具檔案目錄和移交清單，同時進行盤點，確保移交過程中無遺失、無損毀。

（二）明確破產(chǎn)企業(yè)檔案的移交對象

按照《中華人民共和國檔案法》規(guī)定：“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定，定期向檔案館移交檔案，檔案館不得拒絕接收”“機關(guān)、團體、企業(yè)事業(yè)單位和其他組織發(fā)生機構(gòu)變動或者撤銷、合并等情形時，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定向有關(guān)單位或者檔案館移交檔案”。法律明確支持破產(chǎn)企業(yè)向當(dāng)?shù)貦n案館或者有關(guān)單位移交檔案，當(dāng)?shù)貦n案館具有存儲、保管破產(chǎn)檔案的責(zé)任和義務(wù)，同時破產(chǎn)企業(yè)檔案接收進館后，檔案館應(yīng)組織專業(yè)人員對原有檔案進行除塵消毒、科學(xué)分類、規(guī)范編目、入庫上架，確保破產(chǎn)企業(yè)檔案整理規(guī)范有序，同時實現(xiàn)檔案數(shù)字化同步掃描備份。

在移交對象選擇上，同級綜合檔案館是毫無疑問的第一候選者，目前大部分地區(qū)均是采取管理人、人民法院和檔案行政管理部門的協(xié)調(diào)機制將破產(chǎn)企業(yè)檔案交由檔案館保管存放。通過制定規(guī)章制度，明確檔案館接收是現(xiàn)階段相對較易的實踐模式，尤其是“無產(chǎn)可破”或破產(chǎn)費用不足的破產(chǎn)企業(yè)，提前在有限的破產(chǎn)費用中預(yù)估檔案移交費用，如果破產(chǎn)企業(yè)所在地像廣西南寧一樣具有多方政府部門聯(lián)動機制，則對實質(zhì)化化解相關(guān)難題起到更大的促進作用。

當(dāng)前部分地區(qū)在接收破產(chǎn)檔案上也找到了一些適合當(dāng)?shù)氐穆窂?，例如江蘇省蘇州市對全市改制企業(yè)檔案資源進行集中統(tǒng)一管理，建立蘇州市工商檔案管理中心，構(gòu)建具有蘇州特色的改制企業(yè)檔案資源整合的大檔案格局。在蘇州地區(qū)，蘇州地方檔案館與蘇州市工商檔案管理中心在檔案保管方面是并行的兩個檔案管理場所，《蘇州市檔案條例》第十七條第二款明確了市直屬國有企業(yè)向市工商業(yè)檔案管理機構(gòu)移交。同時隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，第三方檔案服務(wù)機構(gòu)也是層出不窮，部分地區(qū)發(fā)文鼓勵第三方機構(gòu)承擔(dān)相關(guān)檔案業(yè)務(wù)，對破產(chǎn)檔案的移交也是提供了新的思路。然而在目前的大背景下，發(fā)揮并明確檔案館的作用是解決無庫房存儲問題的最為有效的辦法。在此基礎(chǔ)之上鼓勵有條件的地區(qū)進行因地制宜的探索。

需要特別指出的是，由于企業(yè)性質(zhì)不同，破產(chǎn)企業(yè)檔案的歸屬和流向需區(qū)分國有破產(chǎn)企業(yè)和非國有破產(chǎn)企業(yè)。國有企業(yè)原則上全部財和物均屬于國家所有，檔案資源自然不能例外。各國有企業(yè)在一定程度上都和政府機關(guān)具有或多或少的聯(lián)系，同時具備主管機關(guān)或者政府系統(tǒng)主管單位，按照各地慣例，國有企業(yè)破產(chǎn)一般均會成立清算組甚至設(shè)立專班，對于國有破產(chǎn)企業(yè)的賬冊、文書等資料，可由清算組移交國有企業(yè)的上級主管機關(guān)保存，最終由主管機關(guān)移送檔案館，同樣符合檔案管理制度。

（三）明確破產(chǎn)企業(yè)檔案保護主體責(zé)任

作為破產(chǎn)企業(yè)檔案保護的第一責(zé)任人，企業(yè)所有人或者權(quán)益人在法院裁定破產(chǎn)指定管理人接管企業(yè)之前對所屬企業(yè)的各種資源具有無可爭議的保管職責(zé)，檔案資源的完整性，防止遺失和損壞是后續(xù)所有工作的基礎(chǔ)。

《破產(chǎn)法》第十五條第一款第（一）項規(guī)定，企業(yè)原管理人員應(yīng)當(dāng)妥善保管其占有和管理的企業(yè)檔案資料，但對于未承擔(dān)該責(zé)任義務(wù)的行為如何處罰或者應(yīng)對，在法律責(zé)任條款上卻沒有專門進行明確。

相關(guān)法律中《中華人民共和國會計法》對原管理人員未妥善保管會計資料的行為明確了行政罰款的處罰方式。《中華人民共和國審計法》規(guī)定審計機關(guān)進行審計時，被審計單位不得轉(zhuǎn)移、隱匿、篡改、毀棄財務(wù)、會計資料以及與財政收支、財務(wù)收支有關(guān)的業(yè)務(wù)、管理等資料，不得轉(zhuǎn)移、隱匿、故意毀損所持有的違反國家規(guī)定取得的資產(chǎn)。審計機關(guān)對被審計單位違反前款規(guī)定的行為，有權(quán)予以制止，必要時，經(jīng)縣級以上人民政府審計機關(guān)負責(zé)人批準，有權(quán)封存有關(guān)資料和違反國家規(guī)定取得的資產(chǎn)，對其中在金融機構(gòu)的有關(guān)存款需要予以凍結(jié)的，應(yīng)當(dāng)向人民法院提出申請。但從各地管理實踐來看，很少看到因為遺失財務(wù)、會計檔案進行行政處罰的報道，實際效果并不明顯。因此，為提升企業(yè)破產(chǎn)檔案管理中相關(guān)方的責(zé)任意識，應(yīng)該從法律層面明確債務(wù)人因違反檔案保管義務(wù)而導(dǎo)致檔案損毀時的法律責(zé)任。將檔案保管義務(wù)具體細分，針對相關(guān)方違反義務(wù)造成的結(jié)果程度承擔(dān)不同的責(zé)任。

一是行政處罰責(zé)任，因企業(yè)破產(chǎn)中相關(guān)主體未妥善保管企業(yè)檔案資料，導(dǎo)致破產(chǎn)案件審理困難或者后續(xù)因破產(chǎn)檔案遺失造成民事主體在工齡核定、社保保障等涉及個人切身利益的群體性后果，法院可據(jù)此對責(zé)任主體或者個人處以罰款，在受損方作為民事主體提出訴訟后依法追究責(zé)任主體或者個人的法律責(zé)任。二是民事賠償責(zé)任，因破產(chǎn)檔案遺失或者損毀造成企業(yè)無法進行破產(chǎn)清算，或者破產(chǎn)清算不完整，侵害管理人和后續(xù)債權(quán)人的利益，管理人和債權(quán)人可以向相關(guān)主體責(zé)任人主張相應(yīng)的損失賠償責(zé)任。三是建立職業(yè)信用數(shù)據(jù)庫，破產(chǎn)企業(yè)檔案管理的相關(guān)主體人員例如人力資源、行政、生產(chǎn)制造、財務(wù)、審計、運營等，大都具有相關(guān)職業(yè)資格或者職業(yè)技能等級證書，如果因個人失誤造成企業(yè)破產(chǎn)時沒有妥善保管文書檔案、人事檔案、會計檔案、科技檔案等，同樣是工作的重大失誤，可根據(jù)實際后果做出吊銷職業(yè)證書或者職業(yè)資格、限制行業(yè)就業(yè)或者罰款等處罰。

作者單位：蘇州市相城區(qū)人民法院