淺析電子檔案管理在高校檔案管理中的應(yīng)用

文/晉中師范高等專科學(xué)校 楊婷婷

隨著時代的進步，高校的檔案管理工作也越來越受到人們的重視。電子檔案在高校檔案管理中的運用，是高校邁向新時代發(fā)展的必經(jīng)之路。任何一所高校在檔案管理這項工作中，電子檔案的作用不容忽視。要不斷總結(jié)、分析、創(chuàng)新，優(yōu)化電子檔案的服務(wù)模式，規(guī)范有關(guān)的業(yè)務(wù)程序和制度，保證電子資料的安全和優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。盡管電子檔案的重要性毋庸置疑，但許多大學(xué)對此并未給予足夠的重視。高校檔案管理工作中，在完成檔案管理工作過程中存在著諸多問題，如檔案內(nèi)容流失、檔案資料不完整等。

一、高校電子檔案管理工作的現(xiàn)狀與問題

(一)管理工作超負荷。從目前的高校檔案管理現(xiàn)狀來看，每年都會發(fā)生大量的數(shù)據(jù)變動、遷移、登記等，這些變動的數(shù)據(jù)都是以百萬為單位的，再加上繼續(xù)深造、就業(yè)等，這些數(shù)據(jù)的變動和頻繁程度，以及地域、時間、空間的特點，以及維護、改動、更新這些都需要大量的人力和資源。

(二)管理工作高要求。信息化時代總在天翻地覆的發(fā)生改變，因此，對檔案管理工作的信息化水平也越來越高。電子信息化是一種快速、高效、方便的處理方式，但是在日常工作中，它的功能還未完全發(fā)揮出來。當(dāng)前，絕大部分學(xué)校的檔案還依賴于紙質(zhì)文件，然而，電子檔案只發(fā)揮著淺顯的作用，例如，交換、檢索、備份等。

(三)檔案管理工作的規(guī)范化水平不夠。由于不同學(xué)校的實際情況不同，其制度和標準也不盡相同，造成了各學(xué)校在檔案管理中的操作不統(tǒng)一，有的甚至產(chǎn)生了矛盾，從而對檔案管理工作產(chǎn)生了不利的影響。

(四)檔案管理人員素質(zhì)不高。近年來，高校檔案管理工作越來越受到人們的關(guān)注。其中，最突出的問題就是高校檔案管理人員的素質(zhì)普遍不高，這也間接地導(dǎo)致了高校檔案管理工作的難度極大地增加。雖然很多大學(xué)都有專門的電子檔案管理員，但他們的學(xué)歷普遍偏低，甚至連專業(yè)都沒有。由于沒有經(jīng)過專業(yè)、全面的電子檔案管理的訓(xùn)練，在檔案管理中不能及時收集、整理有關(guān)的資料，從而使其在高校的檔案管理工作中難以有效地運用專業(yè)知識去管理學(xué)生以及其他的電子檔案，進而增加了今后的高校電子檔案管理與檢索工作的困難程度。

(五)缺乏管理電子檔案的經(jīng)費。在21世紀的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，學(xué)校檔案館作為一個重要的信息集散地，其在高校檔案管理中面臨著很多問題，其中最突出的就是經(jīng)費的投入。在經(jīng)費的使用上，存在著兩個問題：一是各大院校在學(xué)校的基礎(chǔ)設(shè)施、食堂、宿舍等基礎(chǔ)設(shè)施上投入了大量的經(jīng)費，導(dǎo)致經(jīng)費不足。二是一些學(xué)校在經(jīng)費的投入和使用上比較盲目，盡管有關(guān)部門已經(jīng)將一部分經(jīng)費撥付到了電子檔案中，但一些主管人員并沒有按照自己的實際情況來統(tǒng)籌安排經(jīng)費，而是盲目地購買各種數(shù)字資源和設(shè)備，這就導(dǎo)致了大量的資源浪費。

二、電子檔案管理的優(yōu)勢與問題

(一)電子檔案管理的優(yōu)越性。1.歸檔快速、方便和高效。電子檔案的使用，是與信息化技術(shù)相結(jié)合，使傳統(tǒng)的文件處理過程達到最小化，同時也可以進行文件的收集、分類、儲存、翻閱、統(tǒng)計等工作，極大地提高了文件的歸檔效率，也大大地減少了檔案整理的工作量。尤其是在信息檔案管理方面，充分發(fā)揮其優(yōu)勢，可以保證各類資源的充分利用。2.資源利用的快速、便捷和高效。我們就可以做到把管理信息化檔案這項重要技術(shù),充分及時地融入應(yīng)用到管理電子檔案體系中，這同時也可以及時有效科學(xué)地實現(xiàn)對館藏檔案數(shù)據(jù)進行更加系統(tǒng)完整的歸檔管理，使信息檔案信息的有效資源相互共享，使日后人們文檔的歸檔整理、查找、閱讀利用等一系列工作就變得會更加高效簡便快捷。同時，隨著寬帶網(wǎng)絡(luò)、信息高速傳輸系統(tǒng)等先進技術(shù)產(chǎn)品的快速普及，電子檔案文件的自動查詢、分類、排列、優(yōu)化、過濾刪除等一系列操作也得到了極大的改善，使其能夠充分利用信息的傳輸速度、應(yīng)用能力和存儲信息等優(yōu)點。通過信息資源的共享，可以使資源的選擇更加全面、合理的被利用。3.信息儲存更加安全穩(wěn)固。與以往傳統(tǒng)儲存的大量紙質(zhì)文件載體相比，電子檔案存儲設(shè)備可以更為充分高效地利用如DVD 光盤、U 盤、移動硬盤、內(nèi)存卡等多種先進的載體技術(shù)工具來完成儲存處理和檔案傳送，這些新型設(shè)備突出的主要優(yōu)點則是它們不會完全被來自外界的信息環(huán)境干擾所左右，并且其儲存文件時間長、信息量比較大、穩(wěn)定性好。

(二)電子檔案的管理問題。1.電子檔案資料的完整性。在傳統(tǒng)的檔案文件管理中，一個錯誤或者失誤，都會對檔案的保存工作產(chǎn)生很大的影響，但是由于保存的方式比較簡便，錯誤也很容易被解決。但由于電子文檔的結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，存儲方式多種多樣，因此，由于外部環(huán)境的影響，電子文檔很可能會出現(xiàn)信息的丟失和損壞，所造成的影響與損失都是及其深遠的，有些失誤甚至難以挽回。利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)電子檔案的全面、完整，這就要求利用大數(shù)據(jù)技術(shù)進行數(shù)據(jù)采集與分析，既可以提高電子檔案的準確度，又可以縮短檢索的時間。它是一種新型的數(shù)據(jù)庫，可以利用大數(shù)據(jù)技術(shù)實現(xiàn)對數(shù)據(jù)的采集、存儲和利用。2.電子檔案的存儲安全問題。高校系統(tǒng)的電子檔案協(xié)同管理功能是指以定時、定點傳輸?shù)男畔⒎绞絹韺⑾嚓P(guān)檔案業(yè)務(wù)信息的信息整合或資料共享給其他檔案服務(wù)管理服務(wù)系統(tǒng)，并根據(jù)實際情況來決定其保密性，從而為今后的電子檔案管理改革打下技術(shù)基礎(chǔ)。許多存儲設(shè)備的讀取和寫入速度都很快，但是一旦被竊取，就會受到嚴重的損害。同時，在網(wǎng)絡(luò)中傳輸信息時會存在很大的丟失風(fēng)險，存在著被修改、強制損壞、被盜用等問題。由于學(xué)校所保存的檔案大多是學(xué)校師生的重要資料，所以其安全問題不容忽視。這是因為在大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用中，各個數(shù)據(jù)采集點都采用了分布式的存儲方式，利用大數(shù)據(jù)對數(shù)據(jù)進行記錄，從源頭上保證數(shù)據(jù)的正確性。同時，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個采集節(jié)點上進行數(shù)據(jù)的加密與傳輸，提高了數(shù)據(jù)的安全性。3.電子檔案的長期可讀。電子檔案的數(shù)據(jù)存儲在不同的媒體平臺中，數(shù)據(jù)的讀出和存儲都要有特定的設(shè)備，這就造成了數(shù)據(jù)對軟件和硬件的依賴性?，F(xiàn)在的科技發(fā)展很快，電腦的更新速度也很快，如果兼容的話，很有可能會造成重要數(shù)據(jù)的丟失，這樣大大影響了電子檔案的使用壽命。

三、高校檔案管理電子檔案的創(chuàng)新運用

(一)增強電子檔案存儲裝置和網(wǎng)絡(luò)安全。在采集數(shù)據(jù)時，如果有一個節(jié)點需要對數(shù)據(jù)進行更改，則必須經(jīng)過其他節(jié)點的同意，才能保證該節(jié)點的安全性，從而避免了數(shù)據(jù)文件的丟失。特別是一些財務(wù)檔案和敏感檔案，更是安全的。在網(wǎng)絡(luò)傳輸與保存環(huán)節(jié)中，存在著一切不可避免地風(fēng)險，例如電子檔案的安全性。因此學(xué)校電子檔案的安全性我們要更加重視，主要有：檢查、更新、維護、清理有關(guān)的設(shè)施和網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器，并以此為責(zé)任，建立網(wǎng)絡(luò)安全監(jiān)察員，定期更新存檔的檔案，尤其是重要的檔案文件數(shù)據(jù)，保證在傳輸、儲存、使用中的保密性、發(fā)展性、持續(xù)性、安全性。在將大數(shù)據(jù)技術(shù)用于高校電子檔案信息利用的過程中，應(yīng)該將電子檔案分成多個云存儲系統(tǒng)，在使用過程中，只需要在網(wǎng)絡(luò)上進行審查、申請、審批等操作，就可以將電子檔案的使用過程進行標準化，并且可以對不同身份的用戶進行標識，從而監(jiān)控電子檔案的使用。

（二）人工智能技術(shù)在檔案智能化檢索中的應(yīng)用。檔案查詢在電子文件系統(tǒng)中占有重要地位。智能檢索是利用語音識別技術(shù)，從語音中抽取含有的文字信息，實現(xiàn)人機對話。如果需要更多的信息，可以選擇語音輸入，搜索引擎會經(jīng)過三個步驟：語音轉(zhuǎn)換、自然語言處理和文件檢索，最后得出符合要求的結(jié)果，然后將文件編號和電子版本提供給用戶。當(dāng)查詢需求比較復(fù)雜，如查詢所需資料的關(guān)鍵資訊不清楚時，則需要使用者與搜尋引擎進行互動，并與資料庫管理員進行三方交流，以獲得最佳的使用方式。而語音識別，則可以讓用戶的資料更加的靈活，更加的人性化，同時，系統(tǒng)還會根據(jù)用戶的個人資料，進行智能分析，從而為用戶提供有用的資料。而在智能搜索中，通過大量的數(shù)據(jù)分析，可以實現(xiàn)文本的數(shù)字化和電子化，從而實現(xiàn)對各種文檔的自動檢索。利用OCR 技術(shù)，可以實現(xiàn)對歷史文獻進行深度神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)的識別，提高了對歷史文獻的檢索能力。

（三）人工智能技術(shù)在檔案智能化利用中的應(yīng)用。這種方法是通過建立一個智能化的網(wǎng)絡(luò)平臺來實現(xiàn)對用戶的遠程使用。當(dāng)前，我國許多大學(xué)不但擁有大量的學(xué)區(qū)，而且地域分布十分零散，有些地方還出現(xiàn)了跨省的現(xiàn)象。比如，在申請和就業(yè)的過程中，畢業(yè)生的教育文件非常緊缺，如成績單、錄取名冊、畢業(yè)證書、學(xué)位證書等，由于地理位置的原因，為了讓學(xué)生們足不出戶就能得到所需的資料，所以學(xué)校也可以在網(wǎng)上進行，不過往往要人工錄入大量的資料，進行身份核實和查詢。而在人工智能的幫助下，學(xué)校會根據(jù)學(xué)生的指紋和人臉識別，建立一個龐大的資料庫，讓學(xué)生無論在學(xué)校里，還是在學(xué)校外，都可以通過指紋、人臉識別等方式進行身份認證，然后通過索引鍵來獲得自己想要的資料。與傳統(tǒng)的密碼技術(shù)相比，通過指紋和面部識別技術(shù)，可以保護學(xué)生的個人信息，防止非法盜用學(xué)生的個人資料，防止學(xué)生個人資料被冒領(lǐng)。

四、以管理視角為中心的高校電子檔案管理在高校中的應(yīng)用

(一)運用現(xiàn)代管理思想，對高校電子檔案管理進行數(shù)字化管理。在大學(xué)，電子檔案的應(yīng)用非常廣泛，而且種類繁多。因此，檔案工作人員應(yīng)不斷提升自身的專業(yè)技能，將電子檔案技術(shù)應(yīng)用于實際工作中。這就需要檔案管理人員在管理理念上進行不斷的優(yōu)化與完善，以發(fā)展、創(chuàng)新的眼光看待電子檔案，注重發(fā)揮其積極性。從消極的經(jīng)營理念到主動的服務(wù)。要注重利用科技的長處，將人才與技術(shù)有機地結(jié)合起來，以彌補各種不足。這就像是一個檔案管理員，會覺得自己的位置會被人工智能所取代，因為人工智能有自己的計算能力，可以處理一些重復(fù)的工作。為了方便、快捷的處理，許多大學(xué)都會采用電子文件的方式來進行檔案的管理。在檔案編研、深度挖掘、盤活檔案等方面投入了大量的人力、物力。通過對人才、科技資源的整合，實現(xiàn)了檔案服務(wù)的質(zhì)量從傳統(tǒng)的管理理念到服務(wù)理念的轉(zhuǎn)變，進而促進檔案工作的健康發(fā)展。

（二）強化對電子檔案的認知。在院校的檔案管理中，加強對其重要性的認識，是做好高校檔案工作的先決條件。因此，學(xué)校的檔案管理者必須在思想上緊跟時代步伐，改變自己的經(jīng)營理念，全面認識和反思電子檔案的工作。同時，學(xué)校要加強對電子文件的宣傳，確保學(xué)生對其有一個清晰的認識，從而更好的進行檔案的管理，提高工作的效率。

（三）建立完善的電子檔案管理制度。為了使電子檔案管理更好地應(yīng)用于高職院校，使其更方便、更好地為高校服務(wù)，就必須根據(jù)自己的具體情況，制定一套完整的管理體系，為其提供更好的服務(wù)。當(dāng)前，不少學(xué)校已經(jīng)制定了《電子文件收集管理規(guī)定》《檔案管理人員考核制度》等相關(guān)制度。然而，在實踐中，應(yīng)根據(jù)當(dāng)前的形勢與學(xué)校的檔案管理狀況，分情況實施。

五、結(jié)語

電子檔案對于高校的檔案管理是一個需要不斷探索的領(lǐng)域，如果能夠妥善利用，它就會顯示出其存在的價值和意義。因此，運用電子檔案技術(shù)，保證高校檔案工作的正常進行，是保證每個高校和使用者的合法權(quán)益的重要途徑。高校電子檔案數(shù)字化管理方式的積極創(chuàng)新及其運用，既要積極重視各種現(xiàn)代新科技手段方法的集成運用，又要重視充分調(diào)動發(fā)揮對其創(chuàng)新工作的積極性，更要注重切實充分有效發(fā)揮當(dāng)前高校檔案科技管理方式的技術(shù)高標準，在推進電子檔案科技管理工作方面著力強化高等學(xué)校對其科研工作的專業(yè)技術(shù)研究投入機制和高層次人力資源研究投入，在積極發(fā)揮專業(yè)技術(shù)優(yōu)勢成果的產(chǎn)業(yè)化過程中，實現(xiàn)我省高校檔案技術(shù)管理體制的戰(zhàn)略性轉(zhuǎn)型優(yōu)化與升級。