檔案宣傳工作的現(xiàn)狀與對策研究

文/西安西電高壓開關有限責任公司 高維維

檔案宣傳工作是社會和公眾認識檔案、了解檔案工作的一個重要窗口，是檔案工作貼近實際、走近公眾的有效途徑。隨著社會的快速發(fā)展和科技的不斷進步，檔案宣傳工作的重要性日益凸顯。通過檔案宣傳，讓所有的“圈內人”更加自信、敬業(yè)地做好本職工作，讓更多的“圈外人”了解、熟悉和關注檔案工作，提高公眾的檔案意識，推進依法治檔，最終促進檔案事業(yè)全面穩(wěn)定健康地發(fā)展，這是檔案宣傳工作永恒的主題。

一、檔案宣傳工作的現(xiàn)狀與存在的主要問題

自中華人民共和國成立以來，檔案宣傳工作持續(xù)發(fā)展。檔案宣傳的內容和形式日漸豐富，進入了穩(wěn)步發(fā)展的階段。近年來，隨著宣傳意識的不斷增強和信息技術手段的不斷發(fā)展，檔案宣傳工作更是受到進一步的重視，無論是宣傳理念、宣傳規(guī)模、宣傳工作組織，還是宣傳手段、宣傳渠道、宣傳效果，都有了飛速的發(fā)展。但是，由于歷史的、社會的和人為的種種因素，新時期、新環(huán)境下的檔案宣傳工作仍然面臨著困境。我們必須認真分析當前存在的問題，積極尋求解決對策，才能為檔案工作提供更好的輿論服務和智力支持。近年來，檔案宣傳工作中存在的主要問題有五個方面：

(一)檔案宣傳意識薄弱。檔案宣傳是一項主動作為的服務型工作，需要檔案主管部門和檔案工作者有意識地開展。但總體看來，以下幾點原因造成了檔案宣傳意識薄弱：首先，檔案工作者缺乏主動服務意識，往往認為需要利用檔案的人自然會來查找檔案，不需要宣傳，形成被動工作；其次，檔案工作者缺乏檔案信息資源共享意識，將檔案看作是本單位甚至個人的財物，不愿意提供給社會公眾利用，不想宣傳；最后，保密意識過度，擔心檔案宣傳引發(fā)直接或間接的失密泄密，不能宣傳。這些都直接影響了檔案宣傳工作的主動性，導致檔案宣傳工作有效開展不夠。

(二)檔案宣傳方式單一。目前常見的檔案宣傳方式是檔案專業(yè)報紙和期刊，種類較少，受閱人員有限，因此宣傳的覆蓋面小，無法很好地走向廣大的社會讀者，難以在公眾中產生很好的宣傳效果。其他諸如檔案編研出版物、檔案展覽等形式，由于受到人力、物力、財力等各方面條件的限制，在檔案部門并沒有成為宣傳的主流方式。同時，由于本身受社會角色條件的限制，以及檔案利用工作方式的欠缺，檔案工作在社會傳媒中，如網絡、廣播、電視等，亮相的機會也非常有限，因而這類宣傳方式也極少采用。相對單一的檔案宣傳方式，嚴重制約了檔案宣傳效果。

(三)缺乏有力的服務效果支撐。優(yōu)秀的檔案利用服務是對檔案和檔案工作最好的宣傳。當檔案利用服務不僅滿足用戶提出的需求，而且能激發(fā)并滿足用戶潛在的需求的時候，檔案和檔案工作將會給用戶留下深刻印象。而目前部分檔案工作人員滿足于“守攤度日”的狀態(tài)，在服務的深度和廣度上不愿意投入更多的精力，使用戶無法認識到檔案和檔案工作在社會發(fā)展和進步中的重要地位。這種服務力和影響力的不足，使得檔案宣傳工作的基礎顯得愈發(fā)的薄弱。

(四)缺乏有效的評估監(jiān)控機制。對檔案宣傳工作的效果進行有效評估，是促進和提高檔案宣傳工作的重要措施。由于對評估工作的認識不足，導致部分檔案管理部門很少甚至完全沒有對檔案宣傳效果進行評估；而評估中缺乏科學的方法，也導致評估結果的客觀性受到影響；評估相關法規(guī)標準缺失，使得評估工作缺乏現(xiàn)實依據(jù)，無法納入正常的工作開展；重要的評估環(huán)節(jié)缺失，大多為事后評估和粗線條的大致評估，事中評估和跟蹤評估基本流于形式。有效評估監(jiān)控機制的缺乏，使得檔案宣傳工作中存在的弱項和短板無法被及時發(fā)現(xiàn)、整改。

(五)宣傳人員隊伍能力素質不足。檔案宣傳工作要求工作人員具有較高的職業(yè)素質，工作人員要熟悉本單位館藏，了解檔案工作業(yè)務流程，對公共關系、傳播學知識等均要有較好的把握。但目前檔案宣傳工作人員更多的是熟悉本專業(yè)知識和技能的專業(yè)人員，宣傳策劃能力、文字表達能力、利用現(xiàn)代傳媒的能力、公關溝通技能等相關素質的缺乏，很大程度上影響了檔案宣傳工作的效果。

二、檔案宣傳工作的對策思考

圍繞國家檔案事業(yè)建設和發(fā)展目標，積極采用多種方式，擴大檔案和檔案工作的社會影響，為檔案事業(yè)協(xié)調可持續(xù)地發(fā)展提供良好的輿論引導和監(jiān)督環(huán)境。這是檔案宣傳工作不變的指導思想。應該在這一思想指導下，加強對策研究，采取有效措施，提高檔案宣傳工作的質量和效益。

(一)準確定位是做好檔案宣傳工作的基本前提。檔案宣傳工作是檔案管理工作的重要組成部分，它不僅可以提升公眾對于檔案的認知意識，還可以增強檔案的法制觀念，推進檔案管理的有序化和法制化。首先，要明確檔案宣傳的目標定位?！皺n案宣傳是向人們傳播檔案、檔案工作有關信息、思想，從而影響人們行為的過程?！睓n案宣傳工作的目標應包含兩個方面：對內，教育激勵檔案工作者明確自身的神圣職責，做好本職工作；對外，向社會公眾展示檔案的魅力，揭示檔案工作的內容，使公眾了解檔案的內在價值，提高社會公眾的檔案意識。換言之，檔案宣傳的目標是“理解與認同”，使檔案工作者和社會公眾從不同的角度理解檔案和檔案工作的重要價值與意義，構筑檔案工作持續(xù)健康發(fā)展的內外部環(huán)境。在實際工作中，2019 年6 月，我們綜合檔案室和宣傳部聯(lián)合拍攝小視頻，利用多媒體以大量篇幅宣傳公司理念、公司文化，使公司各部門更加了解檔案與檔案工作，這是對檔案宣傳目標的有效詮釋。其次，要明確檔案宣傳的內容。檔案宣傳的內容主要應包括三個方面：檔案、檔案工作和檔案人員。以往在宣傳內容上主要以檔案法規(guī)、檔案人員先進事跡為主，今后宣傳內容的重點應更多地放在公眾普遍關注的檔案上。

(二)多渠道多方式的宣傳形式是做好檔案宣傳工作的有效途徑。多渠道開展檔案宣傳工作。對檔案館藏內容的宣傳是檔案宣傳工作的重點，可以從兩個渠道著手：一個是針對普遍受眾的大眾傳媒渠道，包括電臺、電視臺、報紙、網絡等，特點是受眾廣泛，能夠在短時間內讓大量的受眾接受檔案宣傳的內容；另一個是針對部分受眾的專業(yè)傳媒渠道，通過檔案機構主辦專業(yè)或半專業(yè)檔案報紙雜志、出版編研書籍、發(fā)行音頻視頻產品等，特點是專業(yè)性和針對性更強。兩種渠道密切結合，才能使檔案宣傳工作做到社會性與專業(yè)性兼顧。多方式開展檔案宣傳工作。各類檔案宣傳方式特點各異，應有針對性的選擇，并結合使用。其中值得重點關注的三種方式：一是檔案展覽，結合重大事件、重要紀念日、重要人物等，舉辦相關檔案展覽是一種可以提高檔案部門的知名度和公眾的檔案意識的重要方法。通過對參展的檔案原件或高仿真件的面對面的觀看，能夠最大限度地滿足人們親身體驗的需求，強化公眾的直觀感受。二是檔案編研產品，檔案工作者通過對檔案的再加工，將相關專題內容進一步提純、升華，形成檔案編研產品，這種產品濃縮效應可以使公眾從更深層次了解檔案，提升公眾的理性思考。三是網絡宣傳，具有覆蓋面廣、時效性強的優(yōu)勢，這一全新宣傳方式的便捷性超過了其他所有傳統(tǒng)方式，其寬覆蓋、快響應、強交互的特性尤其適合進行檔案宣傳工作。突出檔案特色是檔案宣傳工作的生命力所在。檔案宣傳只有拿出有特色的產品才能吸引公眾的注意，才能達到檔案宣傳的效果。

(三)提升服務質量是達到檔案宣傳效果的實效保證。檔案只有通過提供利用才能發(fā)揮它的作用，而利用工作也恰恰是宣傳工作的一項基本方式。因此，提升服務質量是達到檔案宣傳效果的實效保證。接待好每一個利用者就是最實際、見效最快的宣傳。通過檔案服務利用工作，能夠使公眾更深刻地認識到檔案的作用和價值，宣傳效果切實。公關傳播觀念強調：不僅要干得好，而且要說得好。它的一層含義可理解為，首先要把自身的工作先做好，然后才是對外傳播宣傳。在實際工作中，我們不厭其煩地調取檔案，對每一位借閱者都能做到熱情周到，讓利用者滿意而歸。因此，要做好檔案宣傳工作，就應以強化檔案利用服務工作為起點，完善服務措施，簡化利用手續(xù)，保證服務質量，這些都會在無形中提升檔案工作的聲譽，為檔案宣傳工作提供實質內容和傳播效應。檔案宣傳工作和服務利用工作應相互促進，在服務中宣傳，在宣傳中服務，實現(xiàn)雙贏?！坝袨椴拍苡形弧?，檔案機構應積極主動地承擔社會責任，找準服務社會的切入點，以自己的實際行動和優(yōu)質服務去獲得公眾的了解和好評，這樣檔案工作正面、負責的形象就會深入人心，服務工作也就發(fā)揮了極大的宣傳效應。同樣，為了達到宣傳效果，檔案工作要主動參與配合社會活動，了解社會公眾的信息需求，通過布置宣傳欄、發(fā)放宣傳資料、舉辦展覽等多種方式，有意識地介紹檔案信息資源，吸引公眾走進檔案館，讓他們享受檔案機構提供的各項服務，這也在一定程度上改變了檔案信息資源處于塵封狀態(tài)的現(xiàn)狀，促進了檔案服務利用工作的開展。

(四)評估與監(jiān)督機制是做好檔案宣傳工作的有力制約機制。檔案宣傳工作的有效開展，必須有一套系統(tǒng)的科學的評估與監(jiān)督機制保障，以從制度上確保檔案宣傳工作的實效性，激發(fā)檔案工作人員開展宣傳工作的熱情，從而最終達到為檔案事業(yè)發(fā)展服務的目的。首先應當加強對評估與監(jiān)督重要性的認識。通過對檔案宣傳工作中涉及的所有環(huán)節(jié)和要素的評估與監(jiān)督，可以時刻把握檔案宣傳工作是否按照既定的計劃有序地開展，及時發(fā)現(xiàn)工作中與實際情況不符合的偏差，并監(jiān)督整改，確保整個檔案宣傳工作朝著正確的方向前進。其次將評估與監(jiān)督貫穿于宣傳活動的全過程。檔案宣傳工作是由諸多更加具體細致的工作環(huán)節(jié)構成的，每一個環(huán)節(jié)都有其特殊性和必要性。而所有這些環(huán)節(jié)都與檔案宣傳工作的整體效果相關。因此在評估與監(jiān)督管理中，實施全過程管理。應當注重的不僅僅是某些關鍵環(huán)節(jié)，而應當將所有環(huán)節(jié)納入管理范圍，做到全過程管理。最后評估與監(jiān)督的形式應當內外結合。所謂內外結合，指的是該項工作的實施主體，既可以是檔案部門之外的專門的評估機構，也可以是檔案部門自身。采用外部機構評估，由于其獨立性，因此依據(jù)所獲得的數(shù)據(jù)和情況得到的評估結果更加客觀。內部評估則由于其開展實施更加便利而可以定期或不定期進行，顯得更加靈活。因此應當將兩種評估方式有機地結合運用。

(五)高素質的檔案宣傳隊伍是做好檔案宣傳工作的根本保障。檔案宣傳隊伍包括從事檔案宣傳工作的專職或兼職工作人員，他們是檔案宣傳工作的具體實施者，是檔案宣傳工作的主體。他們的能力素質高低將直接影響到檔案宣傳工作的效果。由于檔案宣傳具有跨學科、跨行業(yè)的特點，需要既懂檔案又懂傳播，兼長計算機和外語的人才，目前這樣的人才與其他行業(yè)相比還比較少，在傳播競爭中難以擺脫弱勢?？梢哉f，把復合型人才的引進和培養(yǎng)作為一項戰(zhàn)略來謀劃和實施，全面提高檔案宣傳工作者的素質，是做好檔案宣傳工作的根本保障。

高素質的檔案宣傳工作者應具有以下三種能力：1.全面系統(tǒng)的專業(yè)能力。檔案宣傳工作者應當全面熟悉檔案資源狀況，熟悉檔案工作的一般流程，掌握本單位館藏的特點。這樣才能結合不同的檔案宣傳需求，有針對性地提出和實施不同的工作方案，做到有的放矢，取得實實在在的成效。2.強烈的新聞敏感性和宣傳策劃能力。檔案宣傳應當緊貼社會需求和熱點，才能最大限度地吸引社會公眾的注意力。這就要求檔案宣傳工作者能夠及時捕捉公眾關心的新聞線索，在宣傳策劃能力的支撐下，將館藏與社會新聞有機地結合起來開展宣傳，取得良好效果。3.良好的文字表達能力。與檔案宣傳工作有關的表達手段多種多樣，如文字表達能力、口頭表達能力、多媒體制作水平、網絡應用能力等。文字表達能力作為其他所有能力的基礎，是指對素材的準確篩選并形成以文字為主的宣傳材料的能力。具有良好的文字表達能力才能準確展示檔案宣傳的構思與意旨，使檔案宣傳工作得以順利開展。

（六）應用科學技術，建設信息化管理平臺。檔案部門在做檔案宣傳工作時，首先需要明確當?shù)氐臋n案管理指導文件，并根據(jù)檔案部門內部的實際工作情況，明確宣傳的方式以及宣傳的有效實際，并整理一些違法案例，加深工作人員的法律意識，使其主動參與到檔案管理工作中來，并設立意見欄，整合有效的意見，提升宣傳的效果。在全面推動自身檔案管理時，可積極引入先進科學技術，充分發(fā)揮信息化工具作用，如采取數(shù)字化途徑進行資料登記、存儲，在大數(shù)據(jù)技術支持下提高檔案信息共享能力。信息化管理平臺可以滿足新時期檔案部門檔案管理信息化建設需要，進一步提高檔案信息完整性和準確性，依托數(shù)據(jù)庫技術、人工智能技術提高檔案管理效率。檔案信息化平臺建設屬于長期性工作，可對重要檔案內容進行備份，定期組織開展數(shù)字化技術學習培訓，結合現(xiàn)代化信息設備進行檔案管理風險排查，確保檔案部門檔案宣傳工作能夠穩(wěn)定開展。檔案部門通過信息化服務系統(tǒng)，可以大幅提升檔案管理效率，同時需逐步優(yōu)化檔案管理流程，進一步挖掘檔案信息價值。

檔案部門收藏的檔案資料，無疑為檔案宣傳奠定了良好的基礎。檔案部門還需通過不斷加強自身文化宣傳來提升檔案利用價值，充分發(fā)揮檔案的服務功能，樹立檔案部門形象，改善檔案部門陳舊固化形象。檔案宣傳工作作為橋梁和窗口，我們需從全局謀一域，從長遠謀一時。更加努力地開發(fā)好檔案信息資源，更好地服務于企業(yè)，服務于社會，讓檔案在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大的作用，為社會穩(wěn)定，企業(yè)健康發(fā)展服務。