集中帶量采購模式下骨科類醫(yī)用耗材的信息化管理

吳文婷（通信作者），蘇玫霏

廣州醫(yī)科大學附屬第二醫(yī)院 （廣東廣州 510260）

骨科類醫(yī)用耗材主要為第三類醫(yī)療器械，且大多價格昂貴，因此，骨科類醫(yī)用耗材的使用情況備受醫(yī)院的關(guān)注。近年來，國家醫(yī)保局多次將骨科類醫(yī)用耗材作為各大醫(yī)療機構(gòu)排查整治的重點，同時骨科類醫(yī)用耗材也逐漸被納入國家集中帶量采購范圍，且鑒于集中帶量采購工作的開展使骨科類高值醫(yī)用耗材的價格呈“斷崖式”下跌，極大緩解了患者的就診壓力，使骨科收治患者人數(shù)增加，所以醫(yī)療機構(gòu)更有必要通過改良措施優(yōu)化骨科類醫(yī)用耗材管理。由于骨科類醫(yī)用耗材種類及數(shù)量均較多，所以對其進行全流程監(jiān)管、追溯需借助信息化手段，從而提升骨科類醫(yī)用耗材的管理水平及醫(yī)院的醫(yī)療服務質(zhì)量[1]。本研究基于骨科類醫(yī)用耗材傳統(tǒng)管理模式中的難點，闡述集中帶量采購模式下通過信息化手段有效優(yōu)化骨科類醫(yī)用耗材的管理過程。

1 傳統(tǒng)管理模式中的難點

1.1 基礎信息量龐大

骨科類醫(yī)用耗材主要分為人工關(guān)節(jié)類、骨科創(chuàng)傷類、脊柱類和運動醫(yī)學類等。因骨科就診患者情況差異大、骨科術(shù)式復雜，致使骨科類醫(yī)用耗材品牌、型號及規(guī)格眾多，從而造成其基礎信息量大、梳理困難。

1.2 驗收環(huán)節(jié)耗時

傳統(tǒng)管理模式下的驗收環(huán)節(jié)不僅需要驗收人員對骨科類醫(yī)用耗材的基本資質(zhì)證照進行核驗，還需要驗收人員判斷供應商提供貨單明細中的產(chǎn)品是否為院內(nèi)備案產(chǎn)品，從而導致驗收環(huán)節(jié)多、時間成本高。

1.3 信息追溯困難

骨科類醫(yī)用耗材備貨數(shù)量大，但實際手術(shù)中使用的只有極少部分[2]。傳統(tǒng)模式下的物資管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)未實現(xiàn)完全聯(lián)動，已使用的骨科類醫(yī)用耗材信息只能以病歷本粘貼標簽的方式保存。備貨及使用信息均無法實時查詢，為骨科類醫(yī)用耗材的快速、有效追溯造成了較大困難。

1.4 結(jié)算風險大

傳統(tǒng)管理模式下的骨科類醫(yī)用耗材結(jié)算多采用紙質(zhì)貨單，即由管理人員對紙質(zhì)貨單結(jié)算內(nèi)容進行核對、簽字確認，并通知供應商據(jù)此開票結(jié)算，最后由管理人員人工辦理入庫[3]。該方式不僅易發(fā)生貨單遺失、校對困難的情況，還易因供應商開票延時導致結(jié)算滯后、貨款堆積等問題，給使用科室及管理部門的后期工作造成了極大的不便。

1.5 集中帶量采購執(zhí)行進度監(jiān)管遲滯

不同于非集中帶量采購類醫(yī)用耗材的監(jiān)管工作，集中帶量采購類醫(yī)用耗材的監(jiān)管工作要求工作人員定期關(guān)注耗材的使用量是否達到集中帶量采購序時進度，對于協(xié)議履行進度滯后或異常的項目，需及時通知臨床使用科室合理調(diào)整使用情況，以保障集中帶量采購協(xié)議量“早干預，早完成”。傳統(tǒng)模式下，骨科類醫(yī)用耗材的集中帶量采購執(zhí)行進度通過收費記錄的型號模糊比對或紙質(zhì)結(jié)算單統(tǒng)計，無法保障監(jiān)管的實時性和準確性。

2 骨科類醫(yī)用耗材的信息化管理

骨科類醫(yī)用耗材主要為接骨板、螺釘、骨針、融合器、骨蠟和骨修復材料、人工關(guān)節(jié)等第三類植入性高值醫(yī)用耗材，因此，其從入院到被患者使用全程均需接受監(jiān)管[4]。圖1 為我院骨科類醫(yī)用耗材的信息化管理流程圖，覆蓋訂單申領發(fā)出、供應商訂單響應、管理部門驗收、使用部門入出庫、收費及結(jié)算等各環(huán)節(jié)。

圖1 骨科類醫(yī)用耗材的信息化管理流程圖

2.1 基礎數(shù)據(jù)庫建設

按照上級部門對醫(yī)用耗材醫(yī)療保障信息業(yè)務編碼標準化及各種骨科類醫(yī)用耗材集中帶量采購工作的開展要求[5-6]，我院梳理了骨科類醫(yī)用耗材的基礎信息，并通知耗材生產(chǎn)廠家提供相關(guān)耗材的名稱、型號、注冊證、廠家、供應商、醫(yī)保代碼及醫(yī)保名稱等信息[7]。同時為保障骨科類醫(yī)用耗材的每個部件都實現(xiàn)全程可追溯，還要求生產(chǎn)廠家提供相關(guān)耗材UDI 條碼的靜態(tài)碼，即標識碼[8-9]。醫(yī)療設備科對上述信息審核無誤后將其導入醫(yī)院物資管理系統(tǒng)并生成對應的醫(yī)用耗材規(guī)格編碼。對于已參與國家集中帶量采購的骨科類醫(yī)用耗材數(shù)據(jù)，醫(yī)療設備科可將該規(guī)格編碼定義到所屬集中帶量采購組套名稱內(nèi)，便于后期監(jiān)管集中帶量采購進度執(zhí)行情況。我院骨科類醫(yī)用耗材基本數(shù)據(jù)庫形成后，可同步至外網(wǎng)供應商物資管理系統(tǒng)，供應商根據(jù)不同術(shù)式維護所需的醫(yī)用耗材，形成相應的骨科套包模板。

2.2 供應商訂單響應

手術(shù)室根據(jù)臨床醫(yī)囑在物資管理系統(tǒng)申領手術(shù)訂單，訂單名稱按照手術(shù)類別區(qū)分[10]。醫(yī)療設備科審核訂單并將其同步至外網(wǎng)供應商物資管理系統(tǒng)。供應商根據(jù)訂單信息綁定對應骨科套包模板，并維護部件批號、效期等信息，最終形成含套包輸入碼的送貨單。

2.3 手術(shù)預出庫及驗收

在物資管理系統(tǒng)的手術(shù)預出庫頁面輸入患者ID 及套包輸入碼，即可形成系統(tǒng)預出庫單，圖2 為未審核狀態(tài)的預出庫單。驗收人員若發(fā)現(xiàn)實物與貨單信息不一致、效期過短或驗收資質(zhì)不合格等情況，需在預出庫單上對部件內(nèi)容進行刪減修改。驗收人員首次驗收完成后，還需手術(shù)室收貨人員再次核對，兩次驗收無誤則該手術(shù)預出庫單審核通過。

圖2 物資管理系統(tǒng)手術(shù)室預出庫頁面

2.4 使用及回收信息追溯

每位患者術(shù)前備用的醫(yī)用耗材信息均保存在手術(shù)預出庫頁面，可通過患者ID 進行索引查詢。術(shù)后已使用的醫(yī)用耗材需在手術(shù)日歷頁面完成錄入操作，手術(shù)室收費人員在該頁面輸入患者ID，調(diào)入該患者手術(shù)預出庫綁定的所有醫(yī)用耗材，之后對未使用的醫(yī)用耗材進行刪減操作。圖3 為已審核錄入的手術(shù)日歷頁面。為避免醫(yī)用耗材刪減過多導致操作失誤，手術(shù)室收費人員可掃描已使用產(chǎn)品的UDI 條碼，掃描完成后，物資管理系統(tǒng)可比對并保留預出庫頁面中的該項產(chǎn)品。對于未使用需回收的醫(yī)用耗材，可在回收頁面進行二次確認，見圖4。

圖3 物資管理系統(tǒng)手術(shù)日歷錄入頁面

圖4 物資管理系統(tǒng)醫(yī)用耗材回收頁面

2.5 物資管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)的聯(lián)動

骨科類醫(yī)用耗材的同一注冊證下包含眾多產(chǎn)品型號，傳統(tǒng)模式下院內(nèi)收費編碼與各品規(guī)醫(yī)用耗材并非“一對一”情況，易導致收費編碼查詢耗時、誤收等情況。自醫(yī)保信息業(yè)務編碼標準化工作開展以來，骨科類醫(yī)用耗材對應的醫(yī)保代碼信息屢次更新，如人工關(guān)節(jié)植入類醫(yī)用耗材醫(yī)保代碼由原20 位擴展為27 位，即要求每一個品規(guī)都有對應的唯一醫(yī)保代碼。后期骨科類醫(yī)用耗材的醫(yī)保編碼將不斷完善，為盡快滿足骨科類醫(yī)用耗材的精準貫徹標準“定位”需求，院內(nèi)針對骨科類醫(yī)用耗材的各規(guī)格編碼形成對應的收費編碼，即完成“規(guī)格編碼-收費編碼-醫(yī)保代碼-UDI 條碼”的四碼映射關(guān)系。以往物資管理系統(tǒng)與收費系統(tǒng)互為“孤島”，雙方數(shù)據(jù)無法完整關(guān)聯(lián)，如今四碼映射為骨科類醫(yī)用耗材的上下追溯、“雙島”互通提供了可靠的途徑，手術(shù)室收費人員將手術(shù)日歷錄入頁面審核后，其使用數(shù)據(jù)便同步傳至醫(yī)院信息系統(tǒng)（hospital information system，HIS）完成收費動作。

2.6 結(jié)算單系統(tǒng)推送

為嚴格規(guī)范“結(jié)算”環(huán)節(jié)，規(guī)避紙質(zhì)單據(jù)結(jié)算風險，保障院內(nèi)骨科類醫(yī)用耗材在流通閉環(huán)后仍可對其進行全局、準確、實時追蹤，醫(yī)院通過物資管理系統(tǒng)的信息渠道通知供應商辦理結(jié)算流程。手術(shù)室收費人員對已使用的骨科類醫(yī)用耗材進行每日核對，物資管理系統(tǒng)將已出庫信息與其映射收費編碼的收費記錄進行比對，對于雙系統(tǒng)比對存在差異的內(nèi)容進行提醒，以告知收費人員及時查清問題。手術(shù)室收費人員每月月初對上個月使用的醫(yī)用耗材進行用后結(jié)算的系統(tǒng)匯總，再由醫(yī)療設備科審核并同步至外網(wǎng)，供應商據(jù)此內(nèi)容通過系統(tǒng)回填票據(jù)信息，并攜票據(jù)至醫(yī)院辦理結(jié)算。

2.7 非工作時間急診手術(shù)

對于非工作時間的急診手術(shù)，一般采用“綠通模式”處理，即在保證產(chǎn)品驗收合格的前提下，先使用，后補辦入庫。緊急情況下，由于備貨產(chǎn)品未通過系統(tǒng)綁定患者的相關(guān)信息，可直接由手術(shù)室收費人員在手術(shù)日歷處通過掃描UDI 條碼錄入收費，無須手術(shù)室進行預出庫處理?！熬G通模式”只適用于非工作時間的急診手術(shù)，由醫(yī)療設備科及手術(shù)室管理人員開通“綠通模式”權(quán)限后方可操作。

2.8 集中帶量采購執(zhí)行進度實時監(jiān)管

骨科類醫(yī)用耗材集中帶量采購協(xié)議量按照使用的骨科系統(tǒng)組套計數(shù)，1 個組套內(nèi)含多個不同類別部件。為便于統(tǒng)計集中帶量采購執(zhí)行數(shù)量，方便實時了解骨科類醫(yī)用耗材集中帶量采購進度，物資管理系統(tǒng)出庫查詢頁面可顯示使用部件所屬的集中帶量采購組套名稱，結(jié)合患者使用人數(shù)，可了解當前集中帶量采購完成進度。對于集中帶量采購執(zhí)行進度超前或滯后的品牌，及時通知臨床調(diào)整使用策略，必要時可限制手術(shù)室對該品牌訂單的申領權(quán)限，以保障按時完成集中帶量采購工作。

3 信息化管理成果

本次骨科類醫(yī)用耗材信息化管理對相關(guān)醫(yī)用耗材的基本數(shù)據(jù)進行了全面擴充和完善，涵蓋各類骨科術(shù)式所需醫(yī)用耗材的各種品規(guī)型號。同時，通過構(gòu)建“規(guī)格編碼-收費編碼-醫(yī)保代碼-UDI 條碼”四碼映射關(guān)系，實現(xiàn)了物資管理系統(tǒng)和收費系統(tǒng)的互通模式，在收費環(huán)節(jié)減少了工作人員的收費編碼查詢操作，規(guī)避了收費過程中的誤收、漏收等風險。在驗收環(huán)節(jié)，外網(wǎng)物資管理系統(tǒng)的醫(yī)用耗材與院內(nèi)已備案信息一致，減少了驗收人員對預出庫單中非本院備案產(chǎn)品的核對過程，僅需對實物驗收即可，相比傳統(tǒng)骨科管理模式驗收時長縮短了7～12 min。在追溯方面，只需通過患者ID 索引即可快速查詢患者術(shù)前備用、已使用、回收、結(jié)算等產(chǎn)品基本信息，實現(xiàn)從入院到結(jié)算各環(huán)節(jié)的追溯。在結(jié)算流程上，信息化系統(tǒng)按時推送需結(jié)算的醫(yī)用耗材信息，而供應商必須據(jù)此信息關(guān)聯(lián)票據(jù)，信息化系統(tǒng)為結(jié)算的及時性、準確性提供了有力保障。

4 總結(jié)與展望

骨科類醫(yī)用耗材的傳統(tǒng)管理模式存在基礎數(shù)據(jù)缺失、驗收環(huán)節(jié)耗時、追溯過程困難等問題，無法滿足集中帶量采購模式下骨科類醫(yī)用耗材日益精細化的管理需求。因集中帶量采購驅(qū)使，當前骨科類醫(yī)用耗材使用量預估有同比增長趨勢，上級監(jiān)管部門對醫(yī)院的使用監(jiān)管也將愈加重視，而信息化管理為骨科類醫(yī)用耗材在院內(nèi)管理水平的提升提供了有力保障。通過骨科類醫(yī)用耗材管理系統(tǒng)的信息化建設，我院完善了骨科的基本數(shù)據(jù)信息，保障了骨科類醫(yī)用耗材管理上從最初訂單申領到最后系統(tǒng)結(jié)算的全程追溯，做好了實時監(jiān)管集中帶量采購骨科類醫(yī)用耗材的使用進度，簡化了驗收及收費流程，但在信息化管理過程中，仍存在有待提升的方面，具體如下。

4.1 集中帶量采購執(zhí)行動態(tài)提醒

醫(yī)療設備科管理人員需通過手術(shù)室出庫頁面計算集中帶量采購執(zhí)行量，無法實時監(jiān)管。當前除骨科類醫(yī)用耗材外，納入集中帶量采購的其他醫(yī)用耗材類別也日漸增加，監(jiān)管工作逐漸煩瑣。為便于動態(tài)監(jiān)管，系統(tǒng)頁面可另行增加集中帶量采購類產(chǎn)品執(zhí)行進度一覽功能，并同步至臨床使用科室訂單申領頁面，對執(zhí)行進度滯后的集中帶量采購類醫(yī)用耗材，可系統(tǒng)彈窗提醒申領人員。

4.2 急診手術(shù)庫存?zhèn)湄?/h3>

結(jié)合醫(yī)院的實際情況，可對相對簡易的術(shù)式（如椎體成形、運動醫(yī)學類）部分所需醫(yī)用耗材采用備貨管理模式[10]，當庫存數(shù)量少于基數(shù)值時，信息化系統(tǒng)可做到備貨提醒，以備急診手術(shù)使用。

4.3 掃碼驗收校準功能

驗收人員需對產(chǎn)品實物與貨單信息進行核對，但骨科類醫(yī)用耗材型號復雜、數(shù)量眾多，需占用驗收人員大量時間。為緩解驗收人員的工作壓力，保證驗收的準確性，手術(shù)預出庫頁面可增加掃碼貨單比對功能，即通過掃描實物UDI 條碼讀取該實物信息，并與貨單信息校準對比，協(xié)助驗收工作。

4.4 醫(yī)用耗材異常使用監(jiān)管

信息化管理可對已使用骨科類醫(yī)用耗材進行有效追溯，但對術(shù)中骨科類醫(yī)用耗材使用數(shù)量或類別突出的產(chǎn)品無警醒提示功能。為避免骨科類醫(yī)用耗材濫用，降低耗占比，進而降低醫(yī)院運營成本，醫(yī)用耗材異常使用監(jiān)管功能需提上日程。

當前，SPD 模式在骨科類醫(yī)用耗材管理中可較大程度地改善上述問題，如SPD 模式可結(jié)合使用科室的醫(yī)用耗材使用數(shù)量、收費情況、患者信息等，對不合理使用醫(yī)用耗材進行干涉；SPD 的智慧倉儲功能可通過射頻識別系統(tǒng)在極短時間內(nèi)讀取醫(yī)用耗材的基本信息，極大壓縮了人工驗收的時間成本，還可實時提醒庫存管理人員及時補充備貨等。我院后期將結(jié)合SPD 模式的部分管理方式，使當前骨科類醫(yī)用耗材的信息化管理模式更加完善。